Beispiele für Digital Asset Management-Systeme: Typen und Software

Was sind Beispiele für ein Digital Asset Management System?

Digital Asset Management (DAM)-Systeme sind speziell konzipierte Softwareplattformen, die es Unternehmen ermöglichen eine große Auswahl von digitalen Assets, wie Dokumente und Bilder, zu speichern, verwalten, kategorisieren und zu verteilen. Diese Systeme haben sich als wichtiger Bestandteil erfolgreicher Unternehmen erwiesen, da sie ihnen die Verwaltung riesiger Mengen von digitalen Inhalten an einem einzelnen Ort ermöglichen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, diese Art von System zu nutzen, wie zum Beispiel diese Beispiele:

• Dokument-Management: Mit Tools wie Timly können wichtige Geschäftsdokumente wie Verträge, Richtlinien und Berichte organisiert und verfolgt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass diese Dokumente leicht zugänglich sind und sicher gespeichert werden, wodurch der Prozess optimiert wird. Dies erleichtert den Dokumentenabruf und das Management.
• Lizenz- und Zertifizierungsverfolgung: Unternehmen können Timly verwenden, um digitale Aufzeichnungen von Lizenzen, Zertifizierungen und andere wichtige Dokumente zu verwalten. Diese Funktion hilft bei der Verfolgung von Ablaufdaten, Erneuerungsanforderungen und Compliance-Status.
• Digitales Bestandsmanagement: Systeme wie Timly rationalisieren die Verwaltung umfangreicher digitaler Produkt- oder Servicebestände für Unternehmen. Es erleichtert die effiziente Organisation, Nachverfolgung und Zugänglichkeit dieser digitalen Assets und verbessert so deren effektive Nutzung im Geschäftsbetrieb.
• Aufzeichnungen für digitale Schulungshandbücher: Mit DAM-Systemen können digitale Schulungsmaterialien und Ressourcen verwaltet und organisiert werden. Dies hilft dabei, den Überblick darüber zu behalten, welche Materialien verwendet werden, wie wirksam sie sind, und kann sie auf dem neuesten Stand halten.
• Wartungs- und Aktualisierungspläne für digitale Tools: Für Unternehmen, die auf digitale Tools und Software angewiesen sind, können DAM-Lösungen wie Timly dabei helfen, Wartung und Updates zu planen und zu verfolgen und so sicherstellen, dass alle digitalen Tools auf dem neuesten Stand bleiben und optimal funktionieren.
• Zuweisung und Nutzung digitaler Assets: Verwalten und verfolgen Sie die Zuweisung und Nutzung digitaler Assets wie Software.

Die korrekte Auswahl des am besten geeigneten Digital-Asset-Management-Tools ist sehr wichtig. Wenn Sie also nach einer Lösung suchen, die alles kann und nicht allzu schwierig einzurichten ist, sollten Sie rechtzeitig darüber nachdenken.

Anwendungen aus der Praxis

Aufgrund der weit verbreiteten Nützlichkeit digitaler Asset-Management-Systeme kann es schwierig sein, sich genau vorzustellen, wie sie effektiv auf Unternehmen angewendet werden können – insbesondere, wenn Sie diese Art von System noch nie zuvor verwendet haben. Damit Sie besser verstehen wie flexibel diese Lösung sein kann, lassen Sie uns ein paar verschiedene reale Anwendungen für Digital-Asset-Management-Systeme durchgehen.

Logistik

Unternehmen, die in der Logistik arbeiten, können beim Einsatz von DAM-Lösungen von mehreren Vorteile profitieren. Dazu gehören: Verbesserung der Koordination zwischen Lieferanten, Händlern und Kunden und die Optimierung der Asset-Verfolgung und -Abfrage. Mit diesen Systemen können Organisationen in der Logistik eine Spitzeneffizienz erzielen. Das wiederum hilft dabei, die Lieferzeiten zu verkürzen und kann sogar helfen strategische Entscheidungen zu treffen.

Konstruktion

Die Konstruktionsindustrie setzt auf effizientes Management, um den Projekterfolg sicherzustellen. DAM-Lösungen können durch die Erstellung eines zentralisierten Repository für Assets wie Baupläne, Projektpläne und Verträge dabei helfen, die Effizienz zu steigern. Diese Tools helfen dabei, die Zusammenarbeit zu verbessern und regulatorische Themen einzuhalten. Zudem bietet der kontrollierte Zugang auf sensible Dokumente die Möglichkeit der Audit-Trails.

Gesundheitspflege

Gesundheitseinrichtungen, wie Krankenhäuser, profitieren stark von der Leistungsfähigkeit von DAM-Systemen, da sie damit ihre ständig wachsende Sammlung digitaler Assets verwalten. Von Materialien zur Patientenaufklärung bis hin zu Forschungsdokumentationen können Digital-Asset-Management-Systeme hilfreich sein, diese Daten aufzubereiten, zu kategorisieren und leicht verfügbar zu machen. Dadurch wird nicht nur sichergestellt, dass die Informationen aktuell und verfügbar sind, sondern es optimiert auch die Zusammenarbeit.

Welche Arten von Digital Asset Management Systemen gibt es?

Digital-Asset-Management-Systeme sind in verschiedenen Typen erhältlich, wobei jeder darauf abzielt, etwas spezifische Bedürfnisse und Verwendungszwecke anzusprechen. Es kann hilfreich sein, sich die Zeit zu nehmen, sich über diese verschiedenen Arten von Digital-Asset-Management-Systemen zu informieren. Finden Sie das Beste für Ihre Zwecke. Werfen wir also einen Blick auf einige der gängigsten Arten von Digital-Asset-Management-Lösungen:

• Cloudbasiert: Cloudbasierte DAM-Systeme werden auf einem Cloud-Server gehostet, für dessen Zugriff eine Internetverbindung erforderlich ist. Diese Option ist nützlich, wenn Sie nicht in die IT-Infrastruktur investieren möchten und ermöglicht Skalierbarkeit.
• Auf dem Gelände: Lokale Digital-Asset-Management-Lösungen befinden sich am physischen Standort des Unternehmens, daher benötigen Sie für diese Option Ihre eigene Infrastruktur und Hardware. Es gibt Ihnen viel mehr Kontrolle über Sicherheit und Datenverwaltung und ist daher für Unternehmen mit hohen Sicherheitsanforderungen nützlich
• Hybrid: Ein hybrides DAM-System vereint cloudbasierte und lokale Lösungen und bietet eine Mischung aus lokalem und Cloud-Speicher. Dies ist eine gute Wahl, wenn Sie Flexibilität in Bezug auf Speicher und Zugriff suchen und gleichzeitig mehr Sicherheit und Kontrolle genießen möchten.

Für spezielle Anwendungen stehen weitere Digital-Asset-Management-Lösungen zur Verfügung, beispielsweise Marken-Asset-Management-Systeme für Dinge wie Logos, Unternehmensschriftarten und Styleguides oder Produkt-Asset-Management-Systeme, die dazu dienen sollen, digitale Assets über alle Produktionsstufen hinweg zu verwalten.

Was sind Beispiele für Digital Asset Management-Software?

Es stehen verschiedene Softwarelösungen für das Digital Asset Management zur Verfügung – alle mit ihren eigenen einzigartigen Funktionen und geeigneten Anwendungsfällen. Im Kern schaffen sie alle eine einheitliche Plattform für Speichern, Kategorisieren und Teilen digitaler Assets. Einige Lösungen haben dabei einen bestimmten Schwerpunkt. Wenn Sie die für Ihre Anforderungen am besten geeignete Lösung finden, müssen Sie sicherstellen, dass Sie den größtmöglichen Nutzen aus Ihrem DAM-System ziehen. Sehen wir uns daher einige Beispiele an, die Ihnen dabei helfen, die richtige Option für Sie zu finden:

• Timly: Timly ist eine vielseitige, cloudbasierte Digital-Asset-Management-Lösung, die für eine Vielzahl von Branchen geeignet ist, von IT-Assets bis hin zu Werkzeugen und Maschinen. Dieses Dienstprogramm macht es zu einem großartigen Allrounder, der viele Funktionen auf einer intuitiven Plattform bietet.
• Adobe Experience Manager: Der Adobe Experience Manager ist Teil der Adobe Marketing Cloud und bietet ein robustes Digital Asset Management. Es eignet sich besonders für Unternehmen, die bereits die Adobe-Suite nutzen, da es sich gut in diese Plattform integrieren lässt.
• Ecke: Canto ist ein DAM-System, das sich gut für kleinere Unternehmen eignet, jedoch hinsichtlich der Skalierbarkeit eingeschränkt ist. Es handelt sich um eine einfache Plattform, die leicht zu bedienen ist, jedoch hinsichtlich der Funktionalität eingeschränkt ist.
• Daminion: Daminion ist eine spezialisierte DAM-Lösung, die sich an Fotografen und kleinere Teams richtet. Es ist eine gute Option zum Verwalten digitaler Fotobibliotheken, hat jedoch Probleme mit großen Dateien.
• Pimcore: Pimcore ist eine Open-Source-Lösung für das Digital-Asset-Management, die recht fortschrittlich ist – aber viele Anpassungen erfordert, um nützlich zu sein. Es ist nicht ratsam, diese Plattform zu verwenden, wenn Sie mit DAM-Systemen noch nicht vertraut sind.

Welche Arten von Digital Asset Management-Software gibt es?

Wie wir oben erwähnt haben, gibt es viele verschiedene Digital-Asset-Management-Systeme. Die Wahl, die Sie treffen, hängt von Ihren Bedürfnissen und Ihrer aktuellen Infrastruktur ab. Die gängigsten Arten digitaler Verwaltungssoftware enthalten unter anderem:

• Lokale DAM-Lösungen
• Cloudbasierte DAM-Systeme
• Hybride DAM-Software

Für die meisten Unternehmen ist die Wahl eines cloudbasierten Systems wie eine großartige Option, da es Ihnen dies ermöglicht, intern zu skalieren ohne in die IT-Infrastruktur zu investieren. Darüber hinaus kann ein System wie Timly dies sich nahtlos in Ihre aktuellen Abläufe einfügen und somit über eine API in Ihre bestehenden Systeme integrieren.

Was sind Beispiele für eine Digital Asset Management-Bibliothek?

Eine Bibliothek zur Verwaltung digitaler Assets ist ein zentralisiertes Repository für die Speicherung digitaler Assets. In den meisten Digital-Asset-Management-Softwarepaketen finden Sie eine DAM-Bibliothek, da dies die Hauptmethode für die Speicherung und Kategorisierung digitaler Assets ist. Die Struktur, die diese Bibliotheken bereitstellen, ist von zentraler Bedeutung für die Funktionsweise eines DAM-Systems und stellt sicher, dass Benutzer über eine einheitliche Plattform verfügen, um auf verschiedene digitale Assets zuzugreifen, diese zu teilen und zu kategorisieren. Manche Beispiele für Digital Asset Management-Bibliotheken enthalten:

• Timly: Dieses cloudbasierte DAM-System nutzt eine Digital-Asset-Management-Bibliothek zum Speichern, Kategorisieren und Teilen einer breiten Palette physischer und digitaler Assets und der zugehörigen Dateien in jedem Format Ihrer Wahl.
• Bewölkt: Dieses DAM-System verfügt über eine spezielle Digital-Asset-Management-Bibliothek für die Medienverwaltung. Digitale Assets wie Videoclips und Audiodateien lassen sich in dieser Bibliothek einfach verwalten.
• Daminion: Daminion verfügt über eine Bibliothek, die speziell für Fotografen entwickelt wurde und sich daher gut für Fotos und Bildbearbeitungsdateien eignet.

Welche Arten von Digital Asset Management-Bibliotheken gibt es?

Es gibt eine große Vielfalt an verschiedenen Digital Asset Management-Bibliotheken, die alle Arten digitaler Assets abdecken. Einige Optionen, wie zum Beispiel Timly, sind für den Umgang mit allen Arten digitaler Assets konzipiert, während andere sich auf bestimmte Bereiche konzentrieren. Zu diesen Bereichen gehören:

• Vertragsbibliotheken: Eine Sammlung aller Arten von Verträgen, einschließlich Dienstverträgen, Partnerschaftsverträgen und Arbeitnehmerverträgen.
• Aufzeichnungen über die Schulung des Personals: Digitale Repositorys mit Schulungsmaterialien, Zertifizierungen und Budgetplänen für Mitarbeiter.
• Kundendatenbank: Sichere Datenbanken mit Kundeninformationen, Interaktionsverläufen und Projektdetails.
• Richtlinien- und Verfahrenshandbücher: Digital gespeicherte Unternehmensrichtlinien, Richtlinien und Standardarbeitsanweisungen.
• Marketing-Materialien: Sammlungen digitaler Marketingressourcen wie Anzeigen, E-Mail-Kampagnen und Social-Media-Inhalte.
• Legale Dokumente: Aufbewahrungsorte für rechtliche Unterlagen, Dokumente zum geistigen Eigentum und Compliance-Aufzeichnungen.
• IT-Asset-Register: Digitale Aufzeichnungen von IT-Geräten, Softwarelizenzen und Wartungsplänen.
• Projektmanagementdateien: Digitale Archive von Projektplänen, Fortschrittsberichten und zugehöriger Korrespondenz.
• Aufzeichnungen zur Unternehmenskommunikation: Bibliotheken für interne Kommunikation, Sitzungsprotokolle und Unternehmensankündigungen.

Jede Art von spezialisierter DAM-Bibliothek ist auf die spezifischen Anforderungen von Branchen und Sektoren zugeschnitten. Obwohl sie einen klaren Fokus haben, kann die Entscheidung für eine universellere Lösung wie Timly auch sehr gut funktionieren.

Was macht ein Digital Asset Management System aus?

Ein Digital-Asset-Management-System umfasst eine zentralisierte digitale Plattform um digitale Inhalte wie Bilder, Dokumente oder andere Mediendateien zu verwalten. Im Gegensatz zu nicht-digitalen Asset-Management-System, DAM-Lösungen funktionieren ausschließlich in der digitalen Welt, was das Auffinden und Verteilen von Vermögenswerten erleichtert. Auch digitale Systeme bieten erweiterte Funktionalität in Form von einer erweiterten Suche, einer erhöhten Sicherheit und die Fähigkeit, die Software in andere Anwendunge (wie Content-Management-Systemen) zu integrieren.

Was sind die Unterschiede zwischen einem Digital-Asset-Management-System und einem nicht-digitalen System?

Zu den Unterschieden zwischen einem Digital-Asset-Management-System und einem nicht-digitalen System gehören:

• Zentralisierte Speicherung:: Digitale Systeme verwenden eine einzige, einheitliche Plattform, um alle digitalen Assets zu speichern und sie von überall aus zugänglich zu machen. Nicht-digitale Varianten basieren auf physischer Speicherung und manueller Katalogisierung, was anfällig für Fehler und Störungen ist.
• Erweiterte Suche: Digital-Asset-Management-Lösungen bieten Ihnen erweiterte Suchfunktionen wie Tagging und Metadaten, um schnell das richtige digitale Asset zu finden. Um dies in einem nicht digitalen System zu erreichen, ist eine manuelle Suche erforderlich, die Zeit kostet.
• Zugangskontrolle: Digitale Systeme ermöglichen eine erhöhte Sicherheit, indem sie Benutzerberechtigungen festlegen, die nur autorisierten Benutzern Zugriff gewähren. Die Sicherheit in einem nicht-digitalen System beruht auf physischen Schutzmaßnahmen, was teuer ist.
• Integration: Digital-Asset-Management-Systeme ermöglichen die Integration mit anderen digitalen Plattformen, beispielsweise Content-Management-Systemen. Dies ist in einem nicht-digitalen System nicht erreichbar.

Beispiele für nicht-digitale Asset-Management-Systeme

Obwohl ein großer Teil der nicht-digitalen Asset-Management-Systeme durch digitale Gegenstücke ersetzt wird, gibt es in bestimmten Branchen noch einige davon. Die sind aber bei weitem nicht so flexibel, skalierbar oder funktional. Einige Beispiele für diese Systeme sind:

• Papierbasierte Ablagesysteme
• Physische Bestandsverwaltung
• Archivräume und Lagermöglichkeiten
• Analoge Medienbibliotheken
• Manuelle Wartungsprotokolle
• Termintafeln und Kalender
• Visitenkartenhalter

Ist Dropbox ein Digital-Asset-Management-System?

Dropbox wird als Cloud-basierter Dateispeicher- und Freigabedienst verkauft, hat aber das Potenzial, wie ein sehr einfaches Digital-Asset-Management-System zu funktionieren. Es kann einen zentralen Ort für Speicherung, Dateifreigabefunktionen und grundlegende Suchfunktionen bieten. Darüber hinaus ist es als Digital-Asset-Management-System jedoch unglaublich begrenzt. Es fehlt:

• Jede Form von erweiterten Suchfunktionen oder Metadaten.
• Keine Workflow- oder Projektmanagement-Tools.
• Keine Möglichkeit, die Plattform anzupassen oder in andere Systeme zu integrieren.
• Fehlende Berichts- oder Analysetools.

Obwohl es also als rudimentäres DAM-System verwendet werden kann, ist es wirklich nicht zweckdienlich, wenn es darum geht, die Vorteile einer echten DAM-Lösung auszuschöpfen.

Ist SAP ein Asset-Management-System?

SAFT ist ein Konglomerat, das eine umfangreiche Palette digitaler Lösungen anbietet, diese fallen jedoch unter eine breitere Kategorie, die als „Unternehmensressourcenplanung (ERP)” bezeichnet wird. Darüber hinaus liegt der Fokus dieser Systeme in erster Linie auf physischen Vermögenswerten, sodass es sich nicht um eine praktikable Form der digitalen Vermögensverwaltung handelt. Wenn Sie sich also für SAP entscheiden, wird Ihnen dies wahrscheinlich Vorteile bringen. Allerdings wird es Ihnen auch viele Werkzeuge bringen, die Sie nicht benötigen, ohne Ihnen tatsächlich eine einheitliche Möglichkeit zur Verwaltung aller Ihrer Vermögenswerte zu bieten. Suchen Sie stattdessen nach einer spezialisierten Asset-Management-Lösung wie Timly, da diese alle Ihre Anforderungen abdeckt.

Warum brauchen Sie ein Digital Asset Management? Die Notwendigkeit erforschen

Die Verwaltung digitaler Assets wird immer wichtiger; so auch die Akzeptanz digitaler Inhalte. Unternehmen in allen Branchen müssen sich darauf verlassen können, dass digitale Assets funktionieren – das ist die Rolle eines Digital-Asset-Management-System dabei zu helfen. Hier sind einige Gründe, warum Sie diese Lösung in der heutigen Zeit benötigen:

Betriebseffizienz

DAM-Lösungen schaffen eine zentralisierte Plattform für alle digitalen Assets, was dazu beiträgt, den Zeitaufwand für die Suche nach den richtigen Assets zu verkürzen. Es rationalisiert auch viele der beteiligten Prozesse, wie Batch-Upload oder automatisiertes Tagging, wodurch weitere Ressourcen freigesetzt werden. Es kann auch eine stärkere Zusammenarbeit bringen, indem digitale Assets verschiedenen Gruppen zur Verfügung gestellt werden. All dies führt zu mehr Effizienz am Arbeitsplatz und spart viel Zeit für diejenigen, die dort arbeiten.

Vermögenssicherheit und Compliance

DAM-Systeme sind eine fantastische Möglichkeit, die Sicherheit digitaler Vermögenswerte zu erhöhen, da sie durch die Zugangskontrollen robust sind und nur autorisierten Benutzern Berechtigungen gewähren. Regelmäßige Backups und eine integrierte Verschlüsselung tragen dazu bei, dass digitale Vermögenswerte jederzeit sicher und verfügbar sind. Diese Lösungen stellen sicher, dass Vermögenswerte korrekt und im Einklang mit den neuesten gesetzlichen Vorschriften verwendet werden. Dazu gehören sogar Dinge wie Softwarelizenzen. Dadurchst es weniger wahrscheinlich, dass Unternehmen nicht konform handeln.

Häufig gestellte Fragen zu Beispielen für Digital Asset Management-Systeme