Bewährte Praktiken für das IT-Asset-Management: Schritte des IT-Asset-Lifecycle-Prozesses und Auswahl von ITAM-Software

Wesentliche Erkenntnisse:

• Die Implementierung gründlicher Regeln und Verfahren während des gesamten Lebenszyklus von IT-Ressourcen gewährleistet die Einhaltung von Vorschriften, Sicherheit und Optimierung, was der Effizienz und Kosteneffizienz des Unternehmens zugute kommt.
• Bei der Auswahl der richtigen ITAM-Software müssen Funktionalität, Skalierbarkeit, Integrationsmöglichkeiten und Gesamtkosten bewertet werden, um die Anforderungen des Unternehmens effektiv zu erfüllen.
• Von der Beschaffung bis zur Entsorgung sorgt die Einhaltung von bewährten Praktiken für das IT-Asset-Management in jeder Phase des IT-Asset-Management-Lebenszyklus für reibungslose Abläufe, Compliance und Ressourcenoptimierung.

Themen in diesem Beitrag:

Bewährte Praktiken für das IT-Asset-Management beinhalten die Implementierung spezifischer Regeln und Verfahren, die die IT-Assets des Unternehmens während ihres gesamten Lebenszyklus überwachen, von der Produktion bis zum Ende ihrer Lebensdauer. Dieser Prozess umfasst den Kauf, die Bereitstellung, die Nutzung, die Wartung und die Entsorgung von IT-Ressourcen am Ende ihrer Lebensdauer. Zu den bewährten Verfahren gehört daher die Pflege eines aktuellen Invetarverzeichnisses, um die Einhaltung von Lizenzvereinbarungen, Sicherheitsmaßnahmen und die Optimierung der Assets zu gewährleisten.

Dies ist von entscheidender Bedeutung für Unternehmen, die ihren IT-Betrieb rationalisieren, die Produktivität steigern und die Kosten senken wollen. Eine genaue Inventur und die Einhaltung von Lizenzvereinbarungen helfen Unternehmen, Strafen bei Nichteinhaltung zu vermeiden. Darüber hinaus ist die Aufrüstung von Sicherheitssystemen unerlässlich, um das Risiko von Sicherheitsverletzungen zu mindern und Finanzen und Ruf zu schützen.

Darüber hinaus sorgt die Optimierung der Assetnutzung für eine effektive Ressourcenzuweisung, eine Maximierung des Werts und eine Minimierung unnötiger Kosten. All diese Praktiken tragen zu einem effizienten IT-Asset-Management bei, das mit den Unternehmenszielen übereinstimmt und die Gesamtleistung verbessert.

Wie macht man IT-Asset-Management?

Um ein effektives IT-Asset-Management durchzuführen, müssen Unternehmen diese Schritte befolgen, um IT-Ressourcen während ihres gesamten Lebenszyklus zu verwalten. Darüber hinaus müssen Sie auch die Anwendungsfälle des Asset Managements verstehen, bevor Sie dies tun.

• Beginnen Sie mit der Erstellung eines Inventars aller IT-Bestände: Hardware, Software, Lizenzen und Peripheriegeräte. Dies erfordert eine gründliche Erfassung der Namen, Modelle, Seriennummern, Kaufdaten und Beauftragten der Assets.
• Als Nächstes klassifizieren Sie jeden Asset auf der Grundlage seiner Art und Verwendung. Kategorisieren Sie zum Beispiel Hardware-Assets wie Desktops, Laptops usw. und Software-Assets nach Anwendungstyp, wie Betriebssysteme, Finanzsoftware usw.
• Drittens: Verfolgen Sie den Standort der Assets und sorgen Sie für eine ordnungsgemäße Dokumentation. Kennzeichnen Sie die Assets mit eindeutigen Identifizierungsmerkmalen und dokumentieren Sie den Einsatz, die Weitergabe und die Stilllegung von Gegenständen.
• Stellen Sie sicher, dass die Assets während ihres gesamten Lebenszyklus verwaltet werden. Berücksichtigen Sie dabei Garantie- und Ablaufdaten, Lizenzverlängerungen und Hardware-Aktualisierungen, um die Nutzung der Assets zu optimieren und Ausfallzeiten zu reduzieren.
• Überwachen Sie regelmäßig die Nutzung, Einhaltung und Leistung von Assets und führen Sie regelmäßige Audits durch, um die Einhaltung von Lizenzvereinbarungen und Sicherheitsrichtlinien zu überwachen.
• Schließlich muss sichergestellt werden, dass die Wartung durchgeführt wird, um die Hardware- und Software-Ressourcen auf dem neuesten Stand zu halten und die Produktivität innerhalb des Unternehmens zu optimieren.

Es gibt verschiedene Strategien zur Integration von ITAM-Best-Practices, um das IT-Asset-Management während des gesamten Lebenszyklus zu optimieren. Hier sind einige Best Practices, die Sie berücksichtigen sollten:

• Führen Sie ein aktuelles Inventarmanagement für alle aktuellen und veralteten Assets.
• Verwaltung von Assets vom Zeitpunkt des Erwerbs bis zur Veräußerung.
• Sicherstellung der Einhaltung von Lizenz-, Regulierungs- und Sicherheitsrichtlinien, um das Risiko von Geldstrafen bei Nichteinhaltung zu verringern.
• Verfolgen und dokumentieren Sie alle Inventartransaktionen, um Verantwortlichkeit und Transparenz zu demonstrieren.
• Nutzen Sie Automatisierungstools und integrieren Sie Asset-Management-Prozesse in IT-Systeme wie IT-Service-Management (ITSM) und Konfigurationsmanagement-Datenbanken (CMDB), um Effizienz und Genauigkeit zu verbessern.

Um erfolgreiche Asset-Management-Strategien zu gewährleisten, müssen Unternehmen regelmäßige Überprüfungen der Assets durchführen, um Unstimmigkeiten zu erkennen, die Nutzung der Assets zu optimieren und die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen. Die Implementierung einer zentralisierten ITAM-Plattform oder die Verwendung von Softwarelösungen kann für Transparenz sorgen, die Inventarverwaltung optimieren und Prozesse automatisieren.

Eine proaktive Wartung ist unerlässlich, um die Leistung zu optimieren, Ausfallzeiten zu reduzieren und die Lebensdauer von IT-Ressourcen zu verlängern. Außerdem kann die effektive Verwaltung von Anbietern dazu beitragen, die besten Vertragsangebote zu sichern, das Auslaufen von Lizenzen zu verfolgen und Beschaffungsprozesse zu optimieren.

Um die richtige ITAM-Software auszuwählen, müssen Unternehmen mehrere Kriterien berücksichtigen:

• Bewertung der Funktionen der Software für die Inventarsverwaltung, das Lebenszyklusmanagement, die Einhaltung von Vorschriften und die Berichterstattung.
• Sicherstellen, dass die Software mit den Ressourcen des Unternehmens und dem zukünftigen Wachstum mitwachsen kann.
• Überprüfung, ob die ausgewählte Software in bestehende IT-Systeme, wie z. B. Service-Management-Tools und Datenbanken, integriert werden kann.
• Entscheidung für robuste und benutzerfreundliche Plattformen, um eine einfache Übernahme durch die Beteiligten mit minimalem Schulungsbedarf zu gewährleisten.
• Analyse der Gesamtkosten für Lizenzen, Implementierung und Wartung.

Zu den beliebtesten ITAM-Softwareoptionen auf dem Markt gehören ServiceNow IT-Asset-Management, SolarWinds Asset Management und IBM Maximo. Diese Lösungen sind bekannt für ihre Funktionalität, Skalierbarkeit und Integrationsmöglichkeiten. Darüber hinaus entwickelt sich Timly zu einem bemerkenswerten Konkurrenten in der ITAM-Landschaft und bietet Funktionen zur Überwachung und Verfolgung von Assets während ihres gesamten Lebenszyklus sowie zur Erleichterung von Inventarprüfungen.

Im Folgenden finden Sie einige wichtige Schritte zur Umsetzung der bewährten Praktiken für das IT-Asset-Management:

• Bewertung: Bewerten Sie Ihre Asset-Management-Prozesse und ermitteln Sie Bereiche, die anhand der ITIL-Richtlinien verbessert werden können.
• Planung: Stellen Sie sicher, dass ein detaillierter Plan vorhanden ist, der die Ziele der Organisation, den Zeitplan für das Projekt und die für den Erfolg erforderlichen Ressourcen enthält.
• Schulung: Bereitstellung von ITIL-Schulungen für spezielle Mitarbeiter, um die Einhaltung der Best Practices zu gewährleisten.
• Prozessgestaltung: Nutzen Sie den ITIL-Rahmen, um Asset-Management-Prozesse wie Identifizierung, Nachverfolgung und Lebenszyklusmanagement zu entwickeln.
• Umsetzung: Führen Sie die neuen Prozesse schrittweise ein und erweitern Sie sie je nach Bedarf.
• Überwachung: Sorgen Sie für eine kontinuierliche Überwachung der Inventarverwaltungsprozesse, um Feedback einzuholen und entsprechende Anpassungen vorzunehmen.

Eine erfolgreiche Fallstudie zur ITIL-Implementierung findet sich bei gemeinnützigen Organisationen wie World Vision International. Durch die Anpassung an die ITIL-Prozesse und -Richtlinien konnte die Effizienz der Inventarverfolgung und -verwaltung verbessert werden.

Was ist ITIL Asset Management?

Das ITIL-Asset-Management umfasst die Umsetzung der Grundsätze und der bewährten Praktiken für das IT-Asset-Management (ITIL), um einen Überblick über die IT-Assets des Unternehmens von Anfang bis Ende zu erhalten. Das ITIL-Framework stellt sicher, dass Standardrichtlinien befolgt werden, um die mit dem IT-Servicemanagement verbundenen Verfahren zu optimieren, und umfasst somit auch das Asset Management.

Durch die Implementierung von ITIL-Best-Practices können Unternehmen das IT-Asset-Management verbessern, indem sie sich auf die Identifizierung, Verwaltung, Nutzung und Stilllegung von Assets konzentrieren. Das übergreifende Ziel von ITIL ist es, sicherzustellen, dass die Assets gut verwaltet und auf die Ziele der Organisation abgestimmt werden, um so Kosteneffizienz und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten.

Darüber hinaus integriert ITIL die Asset-Management-Methoden mit anderen IT-Service-Management-Prozessen, um die Effizienz zu steigern und die Funktionalität zu optimieren. Durch die Einbindung von IT-Asset-Management-Verfahren in die Organisation können Sie daher eine bessere Transparenz der Assets erreichen, Kosten und Risiken reduzieren und das allgemeine Wohlergehen der für die Beteiligten bereitgestellten IT-Services sicherstellen.

Die Verwaltung von Hardware-Assets ist in der IT wichtig, um sicherzustellen, dass physische IT-Assets effizient, sicher und kostengünstig genutzt werden. Dies sollte vom Zeitpunkt der Anschaffung bis zum Ende ihrer Lebensdauer gewährleistet sein. Der Schwerpunkt liegt auf der Implementierung gründlicher Techniken zur effektiven Wartung und Nachverfolgung von Hardware-Assets.

Ein zentraler Speicher oder eine Datenbank ist entscheidend für die Dokumentation von Hardware-Informationen, einschließlich der Spezifikationen, des Eigentums, des Verbleibs, der Lizenzvereinbarungen und des Garantiestatus. Sobald diese Informationen erfasst sind, müssen regelmäßige physische Prüfungen durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass die Informationen und der Status der Assets mit der Datenbank übereinstimmen und um eventuelle Unstimmigkeiten zu erkennen.

Darüber hinaus würde die Kennzeichnung von Assets den Prozess der Erkennung und Überwachung physischer Assets vereinfachen. Software zur Verfolgung von Assets ist auch wichtig, um sicherzustellen, dass die Verwaltung von Assets automatisiert wird und aktuelle Informationen, Wartungspläne und Aktualisierungen zur Einhaltung von Vorschriften bereitgestellt werden.

Daher muss sichergestellt werden, dass Standards und Protokolle für die Erfassung, Bereitstellung, Wartung und Stilllegung von Assets vorhanden sind, um die gesetzlichen Vorschriften einzuhalten. Darüber hinaus ist es für eine optimale Hardwarenutzung, Risikominderung und Verbesserung der IT-Infrastrukturverwaltung von entscheidender Bedeutung, diese Best Practices zu befolgen.

Vorbeugende Wartung im Hardware Asset Management

Vorbeugende Wartung im Hardware Asset Management bedeutet, die Funktionalität und Lebensdauer von Hardware-Assets proaktiv zu erhalten. Damit soll das Risiko eines unerwarteten Ausfalls von Hardwareassets verringert und gleichzeitig ihre Lebensdauer verlängert werden. Zu diesem Zweck müssen Unternehmen für regelmäßige Überprüfungen, Reinigung und den Austausch von Komponenten auf der Grundlage von Herstellerempfehlungen oder Leistungsdaten sorgen.

Ein effektiver Wartungsplan beginnt mit einer gründlichen Bewertung der Hardware-Ressourcen, um kritische Komponenten, Wartungsanforderungen und die Häufigkeit der Wartung der Hardware zu bestimmen. Daher ist es wichtig, einen Zeitplan zu erstellen, in dem die für die Wartung erforderlichen Aufgaben, Zuständigkeiten und Fristen festgelegt werden. Darüber hinaus hilft die Implementierung von Automatisierungstools dabei, Erinnerungen bereitzustellen, Zeitpläne zu straffen und sicherzustellen, dass die Wartung pünktlich durchgeführt wird. So können Unternehmen sicher sein, dass sie durch die regelmäßige Durchführung präventiver Wartungsmaßnahmen die Wahrscheinlichkeit von Hardware-Fehlfunktionen verringern, die Lebensdauer der Assets verlängern, Ausfallzeiten minimieren und die betriebliche Effizienz steigern können.

Verfolgung des Lebenszyklus von Hardware-Assets

Um den Lebenszyklus von Hardware-Assets zu verfolgen, müssen Sie Methoden wie Asset-Tagging, Seriennummernverfolgung und Asset-Management-Software-Systeme einsetzen. Die Kennzeichnung von Assets ermöglicht die Zuweisung eindeutiger Identifikatoren für die Hardware; daher werden Barcodes oder RFID-Etiketten zur Identifizierung und Verfolgung der Assets während ihres gesamten Lebenszyklus verwendet. Darüber hinaus werden Seriennummern zur Aufzeichnung und Überwachung jedes einzelnen Geräts verwendet, um die gesamte Geschichte und Nutzung des Geräts zu verfolgen.

Darüber hinaus wird Asset-Management-Software zur Verfolgung von Hardware-Assets eingesetzt, die Funktionen zur Inventarverwaltung, Wartungsplanung und Lebenszyklusberichte umfasst. Sie nutzt Cloud-Computing-Technologie, Datenbankmanagement und IoT-Geräte, um die Nachverfolgung zu automatisieren und Echtzeitdaten zum Status und zur Leistung von Assets zu liefern.

Durch den Einsatz dieser Methoden können Unternehmen Hardware-Assets effektiv überwachen und sicherstellen, dass der Lebenszyklus eines jeden Artikels klar verfolgt und optimiert wird, um seine Lebensdauer zu maximieren.

Die Schritte des IT-Asset-Management-Lebenszyklus umfassen einige Phasen, darunter Beschaffung, Bereitstellung, Nutzung, Wartung und Entsorgung.

• Beschaffung: In dieser Phase geht es um Planung, Budgetierung, Auswahl des richtigen Anbieters und den Kauf von IT-Ressourcen.
• Bereitstellung: Die Assets werden dann konfiguriert, eingerichtet und in die Infrastruktur des Unternehmens integriert.
• Nutzung: In dieser Phase liegt der Schwerpunkt auf der Betriebsunterstützung, d. h. der Überwachung der Nutzung und Leistung der Assets.
• Wartung: Regelmäßige Wartung, Updates, Reparaturen und Upgrades werden durchgeführt, um die Leistung der Assets zu sichern und zu verbessern.
• Beseitigung: Sobald das Asset das Ende ihrer Lebensdauer erreicht hat, wird sie auf verantwortungsvolle und nachhaltige Weise stillgelegt oder entsorgt.

Die besten Verfahren für jede Phase erfordern daher eine gründliche Planung, Dokumentation, Nachverfolgung, Automatisierung und die Einhaltung von Richtlinien und Vorschriften. Auf diese Weise können die Assets während ihres gesamten Lebenszyklus effektiv verwaltet werden.

Asset-Management-Tools umfassen eine Reihe von Software und Technologien, die dafür sorgen, dass Assets während ihres gesamten Lebenszyklus effizient verwaltet werden. Einige Asset-Management-Tools umfassen:

• Inventarverwaltungssoftware: Sie ermöglicht die Verfolgung und Verwaltung von Assets wie Hardware, Software, Lizenzen und anderen Geräten.
• ITSM-Werkzeuge: Asset Management und Service Desk sind integriert, um das Incident Management und die Serviceanfragen zu optimieren.
• CMDB: Eine Datenbank, die Informationen über IT-Assets enthält und ein Repository für die Konfiguration von Elementen bietet.
• Systeme zur Inventarverfolgung: Nutzen Sie Technologien wie RFID, Barcode-Scanning oder GPS, um den Standort von Assets in Echtzeit zu verfolgen.

Durch das Planen, Dokumentieren, Analysieren und Einbeziehen von Best Practices für jedes dieser Tools können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Assets gut verwaltet werden, wodurch ihre Lebensdauer verlängert und unerwünschte Kosten reduziert werden.

Was sind die wichtigsten Prozesse und Praktiken der Inventarverwaltung?

Die wichtigsten Prozesse und Praktiken des Asset Managements stützen sich auf eine Reihe von Phasen, die darauf abzielen, IT-Assets während ihres gesamten Lebenszyklus effektiv zu verwalten und zu optimieren. Sie sind:

• Identifizieren Sie Assets: Identifizieren Sie alle IT-Bestände innerhalb des Unternehmens.
• Verwaltung der Bestände: Vollständige Auflistung aller IT-Bestände, einschließlich Eigentümer, Standort, Status und Seriennummern.
• Lebenszyklus-Management: Verwaltung der IT-Assets vom Kauf bis zum Ende der Nutzungsdauer. Dies beinhaltet regelmäßige Wartung und Upgrades, um eine optimale Nutzung bis zur Außerbetriebnahme zu gewährleisten.
• Verwaltung der Einhaltung der Vorschriften: Sicherstellen, dass die IT-Assets den gesetzlichen Anforderungen, Lizenzen und Richtlinien entsprechen.
• Risikomanagement: Ermittlung von Risiken, Sicherheitslücken und Verstößen gegen die Vorschriften, die sich auf das Eigentum an den Assets auswirken und möglicherweise zusätzliche Kosten verursachen könnten.

Durch die Befolgung dieser Prozesse können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Assets effizient arbeiten und eine bessere Sichtbarkeit und Kontrolle ermöglichen. Darüber hinaus werden die Kosten gesenkt und die Entscheidungsfindung innerhalb der Organisation verbessert.

Selbstprüfung der Verwaltung von IT-Assets

Die Durchführung regelmäßiger Selbstprüfungen der IT-Asset Management ist wichtig für die Instandhaltung der Assets, die Optimierung der Nutzung und die Verringerung des Risikos von Fehlfunktionen. Darüber hinaus helfen regelmäßige Selbstprüfungen den Unternehmen, Ungenauigkeiten, Diskrepanzen und Nichteinhaltung von Vorschriften innerhalb des Inventarverzeichnisses zu erkennen.

Es ist von entscheidender Bedeutung, andere Abteilungen wie die Finanz-, Beschaffungs- und Rechtsabteilung einzubeziehen, um sicherzustellen, dass die IT-Assets mit den Unternehmenszielen in Einklang stehen. Die Dokumentation von Prüfungsergebnissen, die Umsetzung von Korrekturmaßnahmen und die Überwachung des Fortschritts sind wichtige Schritte, um eine kontinuierliche Verbesserung der Asset-Management-Praktiken voranzutreiben und Transparenz und Verantwortlichkeit gegenüber den Unternehmenszielen zu demonstrieren.