DigitalPakt Inventar verwalten – Wie geht es nach der Bewilligung weiter?

Auf dieser Seite finden Sie Inhalte zu folgenden Themen:

• DigitalPakt Schule: Wie geht es nach der Bewilligung weiter?
• Beispielhafte Berichtsregeln: Verwaltungsvorschrift des Kultusministeriums Baden-Württemberg
• Mit Inventarsoftware Schul-Ressourcen leicht überblicken (DigitalPakt Inventar verwalten)
• Schulalltag besser gestalten mit geförderter Hard- und Software

DigitalPakt Schule: Wie geht es nach der Bewilligung weiter?

Endlose Sitzungen, viele Formulare: Es ist ein langer Weg von der regionalen Bedarfsabfrage an Schulen bis zur Auslieferung von digitalen Geräten. Der DigitalPakt des Bundes fördert die Digitalisierung der Schulen (DigitalPakt Inventar verwalten). In vielen Kommunen und Ländern sind zusätzliche IT-Infrastrukturen und Geräte bewilligt oder liegen bereits vor. Erste Erfolge zeichnen sich ab. Jetzt stehen viele Schulämter und Kommunalverwaltungen vor neuen Herausforderungen: Die Förderprogramme des DigitalPakts erfordern eine Administration, auf die viele noch nicht vorbereitet sind.

Nach der Antragstellung wird so manchem Verwaltungsangestellten oder Schulleiter klar: Mit den neuen Geräten, Netzwerken, Lizenzen und Verträgen gehen auch erweiterte Managementbedürfnisse einher. Es braucht also eine gute Verwaltungsstrategie, um den Überblick über Gerätebestellungen und Fördermittelzusagen zu behalten.

Schließlich möchte jeder Fördermittelgeber wissen, wofür die Finanzen konkret eingesetzt wurden. Außerdem sind Zuwendungsempfänger verpflichtet, die Evaluation des DigitalPakt Schule zu unterstützen. Dafür müssen Berichte und Dokumentationen geschrieben und eingereicht werden. Wer also von Anfang an seine DigitalPakt-Ressourcen verwaltungskonform verwaltet, steht auf der sicheren Seite.

Die gute Nachricht: Den zusätzliche Aufwand müssen die Schulen nicht aus eigenen Ressourcen finanzieren. Im November 2020 verabschiedete der Bund die Zusatz-Vereinbarung Administration. Hier werden Bundesmittel zur Verfügung gestellt, um Personalkosten für professionelle Administrations- und Supportaufgaben zu begleichen.

Beispielhafte Berichtsregeln: Verwaltungsvorschrift des Kultusministeriums Baden-Württemberg

Das Ministerium für Kultus, Jugend und Sport in Baden-Württemberg hat beispielhafte Berichtsregularien entwickelt. Hier dürfen Zuwendungsempfänger des DigitalPakts innerhalb von drei Monaten nach Maßnahmenabschluss der Landesinvestitionsbank vereinfachte Verwendungsnachweise vorlegen. Es genügt eine Bestätigung im Nachweis, dass die bewilligten Zuwendungen zweckentsprechend eingesetzt wurden.

Um dies juristisch abzusichern, sollten fortlaufende Dokumentationen zum Inventar, seiner Nutzung, seines Zustands und eventueller Wartungen erstellt werden. Außerdem fallen Verwendungsnachweise und Sachberichte an. Bei diesen anspruchsvollen Anforderungen kann die Investition in eine moderne und sichere Inventarisierungssoftware Sinn machen.

Ein Beispiel aus Baden-Württemberg verdeutlicht die Funktionsweise einer Inventarsoftware wie Timly. Remseck am Neckar ist eine Stadt nordöstlich von Stuttgart. Nach dem Motto „Schulen Fit für die Zukunft“ und „Unsere Kinder sind unsere Zukunft“ plante die Kommune, Mittel aus dem DigitalPakt zu beantragen. Im Mai 2019 wurde dazu eine Bestandsaufnahme an allen Schulen durchgeführt. Nach der Auszahlung der Mittel aus dem DigitalPakt bestellte die Kommune Remseck eine Vielzahl neuer IT-Ressourcen.

Für die sichere und nachvollziehbare Verwaltung der IT-Ressourcen schloss Remseck einen Vertrag mit der Züricher Timly Software AG ab. Bei Timly handelt es sich um ein modernes Dokumentationssystem, das digitale und physische Objekte virtuell katalogisiert. Verschiedene Nutzer*innen können je nach Berechtigungsstufe dezentral Neueintragungen und Änderungen vornehmen.

Mit Inventarsoftware Schul-Ressourcen leicht überblicken (DigitalPakt Inventar verwalten)

Es lohnt sich also für kommunale Schulträger und Schulen, frühzeitig über die Verwaltung der Ressourcen aus dem DigitalPakt nachzudenken. Bereits während der Förderlaufzeit vermeidet eine Software für Inventarverwaltung unnötigen Aufwand. Ob Statistiken zur Nutzungshistorie der Geräte, Supportverträge, Softwarelizenzen oder Reparaturen: Eine Inventarsoftware wie Timly dokumentiert an einem zentralen Ort alle Informationen über das digitale Schul-Inventar und minimiert den händischen Arbeitsaufwand, der bei herkömmlichen Excel-Listen anfällt.

Damit können Fragen wie „Wer hat gerade welches Inventar?“, „In welchem Zustand befindet sich das Gerät?“ oder „Welche Lizenzgebühren fallen an?“ auf Knopfdruck beantwortet werden. So gewinnen Schulleiter*innen und kommunales Verwaltungsangestelte einen zentralen Überblick über digitale Endgeräte, IT-Zubehör und Lizenzverträge. Die Anwendung in der Praxis ist ganz leicht: Etiketten mit QR-Codes, die eine eindeutige Inventarnummer enthalten, werden auf die mit den Fördermitteln angeschafften Objekte geklebt.

Diese Codes können mit einem handelsüblichen Smartphone oder Tablet eingescannt werden. Nun ermöglicht die Software verschiedene Aktionen, die man jedem einzelnen Teil des digitalisierten Inventars individuell zuordnen kann. Ob Abfrage des aktuellen Standortes, Nutzungshistorie oder Reparaturbedarf: Berechtigte User können jederzeit und an jedem Ort alle Informationen abrufen beziehungsweise aktualisieren.