Digitale Inventur in der Hand behalten – mit der App von Timly

Die Inventur: Ganzheitliche Inventarverwaltung als Schlüssel

Die Verpflichtung, Vermögenswerte und Schulden eines Unternehmens zu erheben, führt zur Aufgabe der Inventur. Diese kann auf unterschiedliche Weise praktisch umgesetzt werden. Letztlich ist aber immer die körperliche Bestandsaufnahme aller Assets eines Unternehmens notwendig. Mit Timly ist es kein Problem, das gesamte Inventar eines Unternehmens sinnvoll zu erfassen. Die Speicherung erfolgt cloudbasiert, an einem zentralen Ort. Das ermöglicht, die notwendigen Parameter der Assets ganzjährig mit nur geringem Aufwand aktuell zu halten.

Timly setzt auf eine moderne App, die für die Nutzung auf Smartphones und Tablets optimiert wurde. Durch das Einscannen des QR-Codes eines Gegenstands lässt sich von allen berechtigten Mitarbeitern das jeweilige Profil aufrufen. Das ermöglicht es, permanent vor Ort wichtige Informationen wie Standort und Zustand zu ergänzen. Für Massenartikel bietet die Inventur Software Timly zusätzlich Funktionen wie die Erfassung als digitaler „Zwilling“ und Füllstandverwaltung von Verbrauchsgegenständen.

Egal für welche Form der Inventur sich Verantwortliche entscheiden: mit Timly ist alles möglich. Um die klassische Form der Bestandsaufnahme durchzuführen, lässt sich die App in den Inventurmodus schalten. Danach reicht für die digitale Inventur das einmalige Einscannen des QR-Codes. Die Bereitstellung spezieller MDE-Geräte entfällt.

Für die permanente Inventur bietet Timly alle notwendigen Voraussetzungen, um ein digitales Lagerbuch darin zu führen. Die einmal im Jahr fällige körperliche Erfassung mit Scanner kann zu einem beliebigen Zeitpunkt ausgeführt werden – zum Beispiel im Rahmen von ohnehin fälligen Wartungsterminen. Letztlich lässt sich mit Timly zu jedem Zeitpunkt des Jahres feststellen, wo sich welches Inventar befindet und in welchem Zustand es gerade ist.

Dies sind ohne Zweifel Informationen, die nicht nur für die digitale Inventur benötigt werden. Sie ermöglichen den professionellen Umgang mit Assets aller Art auch aus den Gesichtspunkten der Nachhaltigkeit und der Optimierung von Arbeitsabläufen.

Muss Inventur handschriftlich sein?

An die Form der Inventur und deren Protokollierung sind bestimmte Anforderungen zu stellen. Diese umfassen zu erhebende Informationen, zu denen Artikelbezeichnungen, Individualnummern, Stückzahlen und aktuelle Beschaffenheit zählen. Diese Informationen sieht Timly ohnehin für jedes erfasste Asset vor.

Daher fehlt zur Vervollständigung der Aufnahmeliste für die digitale Inventur nur noch das Datum der körperlichen Bestandsaufnahme. Dies wird im Inventurmodus automatisch beim Einscannen des QR-Codes gesetzt. Eine Erfassung per Scanner ist dabei gleichwertig zu jeder anderen Eingabemethode. Die Verwendung von unpraktischen und nicht zeitgemäßen ausgedruckten Listen gehört mit Timly endgültig der Vergangenheit an und wird ersetzt durch die effektivere digitale Inventur.

Mobile Inventur mit Scanner als praxistaugliche Lösung

Um die digitale Inventur störungsfrei in die eigenen Arbeitsabläufe einbetten zu können, muss diese möglichst intuitiv ausführbar sein. Für Mitarbeiter von Unternehmen bietet der Einsatz einer Inventar-App viele Vorteile. Sie haben ohne Aufwand Zugriff auf Informationen, die ihnen den Arbeitsalltag erleichtern. Dazu zählen digitale Betriebsanleitungen, Dokumentationen und Möglichkeiten, Arbeitsmittel online anzufordern.

Das schafft erfahrungsgemäß die erforderliche Akzeptanz zur aktiven Nutzung einer digitalen Inventarverwaltung. Vor oder nach einem turnusmäßig auszuführenden Arbeitsschritt das Arbeitsmittel für die digitale Inventur im Inventurmodus einzuscannen, stellt keinen nennenswerten Mehraufwand dar. Davon profitieren Verantwortliche und Mitarbeiter gleichermaßen und die Inventur wird zugleich zur Routineaufgabe.

Die Arbeitswelt verändert sich: Selbstinventur im Homeoffice gefällig?

Noch vor wenigen Jahren war es die Ausnahme, dass feste Mitarbeiter dauerhaft von zu Hause aus gearbeitet haben. Das hat sich in kurzer Zeit gravierend geändert. Homeoffice und Telearbeitsplätze sind in Unternehmen und Behörden zum Standard geworden.

Dies bringt neue Herausforderungen bei der Verwaltung zugeordneter Arbeitsmittel mit, die sozusagen aus dem direkten Einflussbereich der Verantwortlich verschwinden. Timly hat auf diese Problemstellung in kürzester Zeit reagiert. Gemeinsam mit SodaStream, dem weltweit führenden Hersteller für Wassersprudel-Systeme, wurde die Selbstinventur entwickelt.

Damit ist es möglich, Mitarbeitern eine Aufforderung zur körperlichen Bestandsaufnahme zu senden. Diese müssen danach lediglich die QR-Codes aller übernommenen Arbeitsmittel einscannen und die digitale Inventur ist rechtssicher abgeschlossen. Als lästig empfundene, zeitaufwändige Fahrten zum Firmenstandort entfallen. Die Selbst-Inventur im Home Office ist natürlich gleichermaßen geeignet, um Assets zu erfassen, die von Mitarbeitern im Außendienst oder auf Montage mitgeführt werden.

Digitale Inventur: SAP und andere Standards

Die Konvertierung und Weiterverarbeitung von Datenbeständen ist in vielen Fällen problematisch. Software-Hersteller verwenden gerne proprietäre Formate, um Kunden an das eigene Produkt zu binden. Zur Philosophie von Timly gehört es, Inventarverwaltung einfach zu machen. Folgerichtig wurde bei der Entwicklung darauf geachtet, Schnittstellen zu auf dem Markt vorhandenen Warenwirtschaftssystemen zu schaffen und nicht etwa eine Insellösung zu bilden.

Entsprechend ist es auch möglich, Informationen aus anderen Systemen zu integrieren oder Lösungen zum Export und zur Weiterverarbeitung von benötigten Daten zu nutzen. Die Experten von Timly unterstützen in diesem Bereich übrigens auf Wunsch und helfen beim Thema Konvertierung sowie Migration. Das Ergebnis einer körperlichen Bestandsaufnahme lässt sich nach Abschluss direkt in das vorhandene ERP-System übernehmen. Eine Doppelerfassung oder andere Nacharbeiten sind nicht erforderlich.