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Mit Software öffentliche Verwaltung effizienter machen

Damit Software öffentliche Verwaltung sinnvoll unterstützten kann, sind einige Voraussetzungen notwendig. Eine Besonderheit sind rechtliche Vorgaben, die digitale Verwaltungssysteme dort erfüllen müssen. Dennoch bestehen in der öffentlichen Verwaltung ähnliche Herausforderungen wie in der freien Wirtschaft.

Mit Software oeffentliche Verwaltung vereinfachen
Jennifer Ritz
Jennifer RitzInventar-Expertin8 Min

Wesentliche Erkenntnisse:

  • Die öffentliche Verwaltung umfasst ein breites Spektrum unterschiedlicher Aufgaben. Zum Teil ist sehr spezialisierte Software nötig. Es gibt aber auch Bedarf an sehr allgemeinen Lösungen.
  • An Software in der öffentlichen Verwaltung sind zusätzliche Anforderungen zu stellen. Datenschutz und Datensicherheit spielen eine besondere Rolle. Behörden werden zunehmend auch zum Ziel von Cyberkriminellen.
  • Durch den sinnvollen Einsatz von Software kann oft wertvolle Arbeitszeit eingespart werden. Knappe Ressourcen lassen sich durch intelligente Anwendungen besser ausnutzen. Daher rechnet sich der Einsatz von Software in vielen Bereichen.

Was ist die öffentliche Verwaltung?

Die Intention ist es, mit Software öffentliche Verwaltung effektiver zu machen. Zudem soll durch Digitalisierung auch die Effizienz erhöht werden. Doch was genau fällt eigentlich unter den Begriff der öffentlichen Verwaltung? Regelungen finden sich im Verwaltungsverfahrensgesetz. Daraus ergibt sich, dass Behörden mit Aufgaben der öffentlichen Verwaltung betraut sind. Dies umfasst alle Tätigkeiten, die ein Staat zur Erreichung seiner Zwecke ausführt. Die Tätigkeiten müssen beispielsweise der Aufrechterhaltung der eigenen Rechtsordnung dienen. Von dem Begriff ausgenommen werden die Regierung und die Rechtsprechung. Daher sind in erster Linie ausführende Behörden gemeint. Das können beispielsweise kommunale Ämter oder das Finanzamt sein. Effizienz ist in Zeiten von Personalmangel und Kostendruck auch dort ein Thema. Serviceangebote sollen bürgerfreundlich gestaltet werden. Zudem geht es darum, mit oft knappen Mitteln den besten Wirkungsgrad zu erzielen.

Öffentliche Verwaltung: Digitalisierung erwünscht

In der Öffentlichkeit bekannt geworden ist der “Digitalpakt Schule“. Initiator war dort das Bundesministerium für Bildung und Forschung. Dabei geht es um Fördergelder für die technische Ausstattung in Schulen.

Doch auch die digitale Verwaltung wird zunehmend zum Thema. Erklärtes Ziel ist es, Behördengänge zu vereinfachen. Ein wichtiger Baustein dabei ist der elektronische Personalausweis. Damit können sich Bürger online gegenüber Behörden authentifizieren. Für die sichere Kommunikation soll die De-Mail sorgen. Hier erfolgt der Versand immer verschlüsselt. Zudem lassen sich das Senden und Empfangen von Nachrichten rechtssicher nachweisen.

Ein weiteres, recht etabliertes Beispiel ist die Software Elster. Elster ermöglicht es, alle steuerlichen Angelegenheiten mit dem Finanzamt online abzuwickeln. Dazu benötigen Anwender lediglich ein elektronisches Zertifikat. Neben Steuererklärungen können so auch Meldungen und Anträge gestellt werden. Firmenkunden sind in der Regel bereits verpflichtet, Elster zu nutzen.

Zwar sollen digitale Angebote die Verwaltung vor allem für die Bürger flexibler machen. Aber natürlich profitiert auch die jeweilige Organisation. Mitarbeiter sind nicht mehr an Sprechzeiten und feste Arbeitsplätze gebunden. Anträge können im Homeoffice bearbeitet werden. Auf diese Weise werden Verwaltungsberufe attraktiver. Eltern haben es leichter, Kindererziehung und Beruf miteinander zu vereinbaren. Voraussetzung ist dabei, dass die richtige Infrastruktur geschaffen werden kann. Dafür muss praxistaugliche Software öffentliche Verwaltung unterstützen. Zudem ist leistungsfähige sowie zeitgemäße Hardware nötig.

Was ist eine Verwaltungssoftware?

Unterschieden werden muss in Software zweier Kategorien. Einerseits sind dies Programme, die der originären Tätigkeit dienen. Weiterhin gibt es solche, die für die Gestaltung der Arbeitsprozesse hilfreich sind.

In der ersten Kategorie haben Verantwortliche meist wenig Entscheidungsspielraum. So nutzen Behörden in verschiedenen Bundesländern eigene Entwicklungen. Bestrebungen, eine einheitliche Software einzuführen, wurden bislang selten von Erfolg gekrönt. Bekannt wurde etwa das zwischenzeitlich eingestellte Projekt Fiscus. Darin sollte eine bundesweit nutzbare Software für Finanzämter entwickelt werden. Entsprechend findet sich nicht nur bei den Finanzämtern eine heterogene Softwarelandschaft. Vorgaben, welche Software eingesetzt werden müssen, kommen oft von übergeordneten Stellen.

Anders sieht es bei der zweiten Gattung der Verwaltungssoftware aus. Gemeint sind Anwendungen, die für die allgemeine Organisation eingesetzt werden. Dies kann die Disposition sein. Aber auch Ticketsysteme oder Messenger sind mögliche Dienste. Viele Behörden sind mittlerweile budgetiert. Das bedeutet, Verantwortliche können zum Teil vor Ort über Anschaffungen entscheiden. Software ist letztlich ein Arbeitsmittel. Wird eine Anwendung benötigt, die Arbeitsabläufe unterstützt, ist eine Anschaffung oft möglich.

Über 600 Firmen, Schulen und Städte vertrauen auf Timly

Inventar Management Software Panasonic Logo
Inventarverwaltung Software Sodastream Logo
Stadt Bonn Logo Schulinventar verwalten
Inventarverwaltung Software Isar Aerospace Logo
Inventarverwaltung Software Euromaster Logo
Asset Management Software BASF Logo
Inventory Management Software Philips Logo
Inventory Management Software IHK Logo
Inventory Management Software Siemens Gamesa
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Software für Behörden: Das sind die besonderen Anforderungen

Das Bundesministerium des Innern fördert die Eigenständigkeit der öffentlichen Verwaltung. Unter dem Stichwort “Digitale Souveränität“ wurden Handlungsempfehlungen erarbeitet.

Darin werden drei Säulen beschrieben:

1. Selbständigkeit: Verantwortliche vor Ort haben die Kontrolle über eingesetzte Technologien. Dazu zählt beispielsweise Transparenz über die Funktionsweise. Abhängigkeiten von Anbietern sollen dabei vermieden werden.

2. Selbstbestimmtheit: Es wird selbst entschieden, welche Technologien eingesetzt werden sollen. Dabei wird Verantwortlichen eine echte Wahlfreiheit zugestanden.

3. Sicherheit: Behörden setzen ausschließliche sichere Technologien ein. Basis sind die Schutzziele der Informationssicherheit (Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität).

Einige Standards sind dabei unumgänglich. Benötigen Mitarbeiter von außerhalb Zugriff auf behördeninterne Netz, ist ein VPN Pflicht. Das virtuelle private Netzwerk baut einen verschlüsselten Tunnel auf. Dadurch lassen sich Rechner aus dem Internet sicher einbinden. Zudem kommt dem Datenschutz eine besondere Bedeutung zu. Hier sind die Vorschriften der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zu beachten. So dürfen personenbezogene Daten nur verschlüsselt übertragen werden. Kommen Cloudspeicher zum Einsatz, so müssen diese ebenfalls DSGVO-konform sein. Dazu zählt beispielsweise die Einhaltung anerkannter Sicherheitsstandards. Ebenso dürfen Serverstandorte nur innerhalb der Europäischen Union liegen.

Für bestimmte Komponenten sind zudem Zertifizierungen erhältlich. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnologie pflegt eine Liste zugelassener Produkte. Dabei handelt es sich etwa um Netzwerkbauteile oder Kartenlesegeräte. Aber auch Software zum sicheren Löschen von Daten ist enthalten.

Mitarbeiter nutzt Software oeffentliche Verwaltung

Von der Stundenerfassung bis zur Inventarverwaltung

Es gibt unterschiedliche Ansätze, um mit Software öffentliche Verwaltung zu stärken. Es können kleine Details sein, die in der Addition für wertvolle Zeitersparnis sorgen. Ebenso werden ganze Arbeitsabläufe durch passende Anwendungen vereinfacht. Wir haben ein paar Beispiele zusammengetragen:

  • Zeiterfassungssysteme: Das manuelle Erfassen von Arbeitszeiten ist umständlich und fehleranfällig. Eintragungen können vergessen werden und sind oft auch schlecht zu kontrollieren. Durchgesetzt hat sich daher die softwarebasierte Zeiterfassung. Berechnungen von Überstunden oder Urlaubstagen geschehen vollautomatisch.
  • Dateiaustauschplattformen: Die Übermittlung von großen Dateien stellt häufig ein Problem dar. Dies immer dann, wenn Daten nicht mehr als Anhang einer E-Mail versandt werden können. Abgesicherte Datenräume können für Abhilfe sorgen. Die Übermittlung darüber wird zudem rechtswirksam protokolliert.
  • Aufgabenverteilung per Ticketsystem: Werden Aufgaben zwischen einzelnen Personen verteilt, ist dies nicht transparent. Ticketsysteme bieten viele Vorteile. Bearbeitungsstände bleiben nachvollziehbar. Nachfragen und Missverständnisse lassen sich minimieren. Es gibt spezialisierte Ticketsystem-Software. In manchen Anwendungen sind entsprechende Funktionen auch implementiert.
  • Informationsplattformen: Der Austausch von Informationen wird immer wichtiger. Gleichzeitig sorgen Homeoffice und flexible Arbeitszeiten dafür, dass Mitarbeiter sich seltener sehen. Effektive Informationssysteme helfen dabei, wichtige Daten zur Verfügung zu stellen. Wichtig sind die Übersichtlichkeit und eine gute Durchsuchbarkeit. Letztlich hängt der Erfolg meist von der Akzeptanz bei der Belegschaft ab.
  • Inventarverwaltung: Das Erfassen und Tracken von Inventar und Arbeitsmitteln bringt viele Vorteile. Verantwortliche haben einen permanenten Überblick ihrer Ressourcen. Standorte und persönlich verantwortliche Mitarbeiter lassen sich nachvollziehen. Zustand und anstehende Termine werden in der Software verwaltet. Die professionelle Inventarverwaltung ist zunehmend alternativlos. Im Bereich des IT-Asset-Managements müssen beispielsweise Lizenzlaufzeiten und Patchlevel im Blickfeld bleiben. Lösungen wie Timly sind daher bereits bei zahlreichen Behörden im Einsatz.

Softwarelösungen für öffentliche Einrichtungen

Gerade die besonderen Sicherheitsanforderungen sorgen für besondere Herausforderungen. Lokale Anwendungen haben oft weitgehende Rechte im internen Netzwerk. Verantwortliche sind daher im Vorfeld verpflichtet, diese auf etwaige Sicherheitsrisiken zu prüfen. Eine mögliche Lösung ist es, die Software in einem autarken Netz zu betreiben. Virtualisierung vereinfacht es, verschiedene Netze innerhalb einer physikalischen Infrastruktur zu vereinen. Zugriffe können dann über definierte Softwareschnittstellen erfolgen. So lässt sich etwa ein Zeiterfassungssystem sicher implementieren. Terminals zum Buchen bleiben in ihrem Netzsegment. Daten werden nur im vordefinierten Format abgefragt.

Eine weitere Alternative ist cloudbasierte Software. Software-as-a-Service läuft vollständig auf abgesicherten Servern. Anwender melden sich dort über eine App oder im Webbrowser an und erhalten Zugriff. Dies bietet sich besonders dort an, wo eine hohe Flexibilität notwendig ist. Etwa bei der Inventarsoftware von Timly. Mitarbeiter haben so von verschiedenen Orten die Möglichkeit, auf die Inventarverwaltung zuzugreifen. Sie können von überall Informationen aufrufen und aktualisieren. Der Anbieter garantiert dabei die DSGVO-Konformität. Eine feingranulare Benutzerverwaltung sorgt für Datenschutz. Es ist kein VPN notwendig. Mitarbeiter können von unterwegs oder aus dem Homeoffice auf den Dienst zugreifen. Das behördeninterne Netzwerk muss dafür nicht geöffnet werden.

Der Abschottung des internen Netzwerks kommt eine immer größere Bedeutung zu. Behörden werden regelmäßig Ziel von Cyber-Angriffen. Hintergrund sind beispielsweise Spionagetätigkeiten oder auch Erpressungen durch Einsatz von Verschlüsselungstrojanern.

Die Timly Software in der Anwendung

IT Assets & Möbel
Werkzeugverwaltung
Wartungsmanagement
Lagerverwaltung
GPS-Tracking
Mit Software öffentliche Verwaltung effizienter machen 94
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(Keine Kreditkarte notwendig)

Verwaltungssoftware: Integration als Herausforderung

Anwendungen sollten sich in die vorhandene IT-Infrastruktur einfügen. Dies gilt für lokale Installationen, aber auch für den Datenaustausch. Datenbestände müssen mit vorhandenen Produkten synchronisiert oder nur einmalig übertragen werden. Dafür sollte eine Anwendung über Schnittstellen verfügen. Infrage kommen APIs für den automatischen Austausch. Für den reinen Import reichen oft auch CSV-Tabellen. Dies ist bei der erstmaligen Inbetriebnahme eines Programmes hilfreich. Zudem sichert es die Selbständigkeit der Behörden. Bei einem Anbieterwechsel ist die Migration auf eine andere Anwendung einfach umzusetzen.

Prozesse verschlanken und Ressourcen optimal ausnutzen

Mit Software lassen sich häufig wiederkehrende Aufgaben vereinfachen oder komplett automatisieren. Zudem ist es möglich, damit Ressourcen besser auszunutzen. Am Beispiel der Inventarverwaltung wird dies besonders deutlich. Es kommen immer wieder Fragen zu Arbeitsmitteln auf. Sie müssen disponiert, Fristen und Termine beachtet werden. Mitarbeiter benötigen Informationen zur Handhabung oder zu Spezifikationen. Eine Inventarsoftware erfasst sämtliche Assets. Dazu gehören Möbel genauso wie IT-Infrastruktur und Fahrzeuge. Sie lassen sich mit Standorten, Räumen und Personen verknüpfen. Über einen aufgebrachten QR-Code können Mitarbeiter jederzeit wichtige Informationen abrufen. Genutzt wird dafür beispielsweise ein Smartphone. So bleiben anstehende Termine transparent. Wartungshinweise lassen sich einfach hinterlegen. Rückfragen entfallen und wertvolle Arbeitszeit wird eingespart. Aufseiten der Verwaltung hingegen besteht ein tagesaktueller Überblick, wo sich welche Arbeitsmittel befinden. Bestandsaufnahmen und Inventuren werden direkt aus dem System heraus durchgeführt.

Öffentliche Verwaltung: IT-Lösungen bringen Mehrwert

Die Einführung von neuen Softwarelösungen ist mit Kosten verbunden. Zum Teil ist zusätzliche Hardware notwendig. Mitarbeiter müssen beschult und Arbeitsabläufe angepasst werden. Dennoch sind viele Anwendungen wie Werkzeuge zu sehen, die letztlich einen Mehrwert bringen. Der Informationsaustausch wird bei flexiblen Arbeitszeitmodellen zunehmend wichtiger. Mitarbeiter sehen sich durch Gleitzeit und Homeoffice unregelmäßiger. Briefings und Steuerung von Informationen per E-Mail kosten wertvolle Arbeitszeit. Digitalisierung macht hingegen Arbeitsabläufe komfortabler. Auskünfte lassen sich passgenau abrufen, wenn sie benötigt werden. In vielen Bereichen kann mit Software öffentliche Verwaltung effizienter aufgestellt werden.

Software für öffentliche Verwaltung bietet Chancen

Wo Software öffentliche Verwaltung unterstützen kann, bieten sich Chancen. Mitarbeiter werden von administrativen Tätigkeiten entlastet. Dadurch bleibt mehr Zeit, sich auf die eigentlichen Aufgaben zu konzentrieren. Zudem ist es möglich, Ressourcen besser auszunutzen. Das wird besonders am Beispiel der Inventarverwaltung deutlich. Komfortable Softwarelösungen sorgen für mehr Akzeptanz der öffentlichen Verwaltung. Dies einerseits gegenüber dem Bürger als Kunden. Andererseits werden die Arbeitsbedingungen für die eigenen Mitarbeiter auf diese Weise attraktiver.

Häufig gestellte Fragen zum Thema Software öffentliche Verwaltung

Warum sollten sich Verantwortliche Gedanken über zusätzliche Softwarelösungen machen?

Personalmangel und begrenzte Haushaltsmittel sind seit Jahren ein permanentes Problem. Durch den Einsatz von Software lassen sich Arbeitsabläufe beschleunigen und automatisieren. Auf diese Weise lassen sich vorhandene Ressourcen effizienter nutzen.

Wo kann Software öffentliche Verwaltung sinnvoll ergänzen und entlasten?

In den Bereichen Informationsaustausch und Disposition besteht oft Potenzial. Software kann den flexibleren Arbeitsbedingungen Rechnung tragen. Mitarbeiter haben es damit einfacher, notwendige Daten vor Ort abzurufen.

Welche Sicherheitsanforderungen sollte eine professionelle Software mindestens erfüllen?

Die Mindeststandards können sich an der Datenschutzgrundverordnung orientieren. Verschlüsselte Datenübertragung ist daher Pflicht. Wichtig sind zudem sichere Authentifizierungsmechanismen. Dazu zählen kompexe Passwörter und Zwei-Faktor-Authentifizierung. Zudem sollte der Anbieter regelmäßig Sicherheitsupdates zur Verfügung stellen.

Kommen Cloud-Anwendungen für die öffentliche Verwaltung infrage?

Zahlreiche Behörden nutzen Cloud-Anwendungen. Wichtig ist, auf Anbieter mit Server-Standorten in der Europäischen Union zu achten. Zudem ist die Einhaltung der DSGVO obligatorisch. Gerade Software-as-a-Service kann ein Sicherheitsgewinn darstellen. In diesem Fall muss das behördeninterne Netzwerk nicht für Zugriffe von außen geöffnet werden.

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