Warum kostenlose Inventarsoftware nicht für jedes Unternehmen geeignet ist

Kostenlose Inventarsoftware im Einsatz – ist das effizient?

Zu einer modernen Betriebsführung gehört auch eine professionelle und effiziente digitale Verwaltung der Betriebsmittel. Idealerweise sollte jederzeit nachvollziehbar sein, welches Inventar vorhanden ist und wo es sich befindet. Allerdings gibt es, je nach Art und Größe Ihres Unternehmens, Unterschiede bei den Anforderungen an die verwendete Software.

Verfügen Sie über mehrere Standorte, ist eine Vernetzung notwendig. Benötigen viele Mitarbeiter einen regelmäßigen Zugriff, so bietet es sich an, auch mobile Endgeräte mit Barcodescannern einzubinden. Zudem sind unterschiedlichste Inventar-Kategorien denkbar, beispielsweise von Software über Büroausstattung bis hin zu Maschinen, für die Wartungsintervalle zu berücksichtigen sind.

Wir möchten uns mit der Frage beschäftigen, ob kostenlose Inventarsoftware in der Lage ist, diese komplexen Anforderungen zu erfüllen und welche Gründe für eine kostenpflichtige Software wie Timly sprechen.

Wir haben doch ein Office-Paket – ist Inventarverwaltung mit Excel kostenlos möglich?

Excel ist eine leistungsfähige und etablierte Anwendung, die in den meisten Unternehmen ohnehin im Einsatz ist. Findige Anwender gestalten oftmals komplexe Tabellen mit einem erstaunlichen Funktionsumfang. Für sehr kleine Unternehmen, die entsprechend über wenig Inventar verfügen, lassen sich mit Excel-Tabellen manche Bedarfe für eine faktisch kostenlose Inventarsoftware abbilden.

Allerdings geht der generische Ansatz von derartigen Anwendungen oftmals zulasten spezieller Anforderungen. So ist die Mehrbenutzerfähigkeit zwar integriert, in der Praxis kann es aber zu Problemen kommen, sofern mehrere Mitarbeiter zeitgleich auf den Datenbestand zugreifen und Eingaben machen. Zudem leidet die Übersichtlichkeit stark, wenn umfangreiche Tabellen auf kleineren Bildschirmen eingesehen werden müssen.

Insbesondere ist es umständlich, die Struktur der Tabelle nachträglich zu verändern, wenn weitere Datenfelder zu einer Kategorie benötigt werden. Sortierungen und Abfragen sind ebenfalls mit Excel für die IT Inventarisierung nur eingeschränkt oder mit entsprechender Fachkenntnis möglich. Eine speziell für diesen Anwendungszweck erstellte Software bietet in der Regel mehr Komfort und Flexibilität als eine mit Excel umgesetzte kostenlose Inventarsoftware.

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In App-Stores gibt es eine Inventur App kostenlos – ist das eine Alternative?

Bei kostenlosen Apps sollten Sie die Intention des Herausgebers hinterfragen. Es gibt Enthusiasten, die eine Software nebenberuflich veröffentlichen und großartige Produkte kostenlos zur Verfügung stellen. Allerdings muss man solchen Entwicklern zugestehen, dass sie nicht immer zeitnah auf bekanntgewordene Fehler oder Sicherheitslücken reagieren können. Zudem ist es jederzeit möglich, dass die Entwicklung aus Zeitmangel oder sonstigen Gründen eingestellt wird.

Andere kostenlose Inventarsoftware hat in der freien Version einen eingeschränkten Funktionsumfang. Entwickler setzen darauf, dass Benutzer im Laufe der Zeit feststellen, dass ihnen Funktionen fehlen und sie diese kostenpflichtig nachkaufen. Einem professionellen Umfeld kaum vermittelbar sind natürlich solche Apps, die sich durch Werbeeinblendungen finanzieren. Von besonderer Wichtigkeit sind vorhandene Schnittstellen und Exportmöglichkeiten.

Bei einer notwendigen Umstellung auf ein anderes Produkt muss es möglich sein, den Datenbestand in einem gängigen Format zu exportieren. Sie sollten kostenlose Inventarsoftware also genau prüfen, bevor Sie diese für eine solch wichtige Schlüsselfunktion in Ihrem Unternehmen einsetzen. Eine effiziente Inventarisierungssoftware bietet problemlose Import & Export Funktionen für Ihre Daten.

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Kostenlose Inventarverwaltung in der Cloud

Daten und Dienste werden vermehrt in die Cloud ausgelagert. Dies hat viele Vorteile. Üblicherweise ist auf den Endgeräten keine Installation nötig und die Funktionen werden komplett vom Cloud-Server abgebildet (Software as a Service, kurz: SaaS).

Zudem können mehrere Benutzer von unterschiedlichen Standorten parallel auf den Datenbestand zugreifen. Es gibt Entwickler, die kostenlose Inventarsoftware cloudbasiert anbieten.

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Aufwändige EDV-Geräte sind bei einer effizienten Inventar Software nicht mehr notwendig
Wenn Sie wichtige Daten aus Ihrem Unternehmen einem Cloud-Anbieter anvertrauen, ist allerdings besondere Vorsicht geboten. Die Absicherung der Übertragung und die geschützte Speicherung von Daten ist kostenintensiv. Insofern sollten Sie kritisch hinterfragen, ob ein Anbieter dies ohne eine entsprechende Bezahlung gewährleisten kann.

Insbesondere dann, wenn personenbezogene Daten wie Mitarbeiternamen erfasst werden, haben Sie nach den geltenden Datenschutzbestimmungen eine besondere Verpflichtung bei der Auswahl von Server-Standorten und getroffenen Schutzmaßnahmen.

Hier kann es sich auszahlen, einen dauerhaften Vertragspartner wie Timly zu haben, der Ihnen etwa Konformität mit der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) garantiert.

Starten Sie mit der effizienten Inventar Software durch

Ist flexible Inventarverwaltung als App, oder am PC und Mac kostenlos möglich?

In herausfordernden Zeiten wie diesen sind Sie als Verantwortlicher eines Unternehmens sicherlich gut beraten, laufende Kosten niedrig zu halten. Für manche Bereiche ist es möglicherweise sinnvoll, kostenlose Software einzusetzen.

Überall dort, wo der Arbeitsaufwand durch inkompatible Formate oder nicht intuitiv bedienbare Software allerdings überproportional steigt, kann es wirtschaftlicher sein, auf ein kommerzielles Produkt zu setzen.

Kostenlose Inventarsoftware bildet meistens nur einen Teilbereich der Betriebsmittelverwaltung zufriedenstellend ab. Die Anpassung auf individuelle Bedürfnisse, etwa die Lauffähigkeit auf unterschiedlichen Plattformen, erfordert einen nicht unerheblichen Arbeitsaufwand vom Entwickler. Zudem sind die Zeiten statischer Softwareprodukte – die einmal entwickelt und danach nicht mehr verändert werden – im professionellen Bereich vorbei.

In den meisten Fällen ist eine regelmäßige Aktualisierung notwendig. Gerade bei vernetzten Anwendungen müssen Entwickler beispielsweise immer mal wieder auf bekanntgewordene Sicherheitslücken von Drittanbieter-Modulen reagieren. Hier zahlt sich die Zusammenarbeit mit einem verlässlichen Partner für Cloud-Software schnell aus.

Nicht zu unterschätzen ist auch der integrierte Support bei einem Anbieter wie Timly, den kostenlose Inventarsoftware in der Regel nicht bieten kann. Aufgrund der in einem professionellen Support-Team vorhandenen Erfahrung ist es möglich, schnell auf Anregungen, Wünsche und Probleme zu reagieren.

Dies spart bei Ihnen wertvolle Arbeitszeit, die Ihre Mitarbeiter stattdessen effektiver für die Bewältigung Ihres Kerngeschäfts einsetzen können.

Intuitive Verwaltung Ihres Inventars

Mit Timly erhalten Sie Zugang zu einer effizienten Inventar-Software. Ein breites Spektrum an ausgeklügelten Funktionen ermöglicht die einfache Digitalisierung Ihres Inventars.

Inventar verwalten

Egal ob IT-Ressourcen, Werkzeuge, Maschinen, Fuhrpark, Mobiliar oder Verträge: Alles in Timly

Mobil überall verfügbar

Genau dort, wo sich Ihr Inventar befindet: Mit integriertem Barcode-Scanner für Smartphones & Tablets

Clever zuweisen

Inventar ganz einfach auf Personen, Räume, Standorte oder externe Dienstleister zuweisen.

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Digitale Objektakte

Hinterlegen Sie zu Ihrem Inventar digital wichtige Informationen, Dateien, Dokumente & Kontakte.

GPS Erfassung

Speichern Sie mit einem Scan den genauen GPS-Standort des Inventars. Auch historisch nachverfolgbar.

Wartungsplaner

Dokumentation von Reparaturen & Wartungen am Standort des Objektes, sowie Fristenmanagement.

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