Mit IT-Asset-Management-Software das ITAM im Griff behalten

Auf dieser Seite finden Sie Inhalte zu folgenden Themen:

• Das IT-Asset-Management als Herausforderung für Unternehmen
• Was gehört alles zum IT-Asset-Management?
• Wie das IT-Asset-Management mit Timly funktioniert
• Flexibilität durch Cloud-Anbindung und Timly-App
• Alle Termine im Blick – die Kalenderfunktion von Timly
• IT-Asset-Management-Software – Vergleich lohnt sich
• Für IT-Asset-Management-Software Open-Source-Lösung verwenden?
• Unterstützung für Ihren Asset-Management-Prozess

Das IT-Asset-Management als Herausforderung für Unternehmen

IT-Verantwortliche in Unternehmen und Organisationen stehen heutzutage vor der Aufgabe, unterschiedlichste IT-Assets verwalten zu müssen. Eine intuitive IT-Asset-Management-Software macht diese Aufgabe um einiges leichter.

Doch worin genau besteht eigentlich die besondere Herausforderung bei der Verwaltung von IT-Ressourcen? Nicht ohne Grund hat sich das IT-Asset-Management (ITAM) zu einem eigenen Fachgebiet innerhalb der Informationstechnik herausgebildet. IT-Manager sind gefragte Spezialisten auf ihrem Fachgebiet.

Die Aufgabe ist keineswegs damit erfüllt, Ressourcen nur zu verwalten und bei Bedarf Nachschub dafür zu ordern. Genauso komplex wie die IT-Infrastruktur in den meisten Unternehmen geworden ist, wird auch die Aufgabe des Asset-Managements.

Zu verwalten sind physikalische und virtuelle Komponenten. Software-Lizenzen werden zum Teil fest an Hardware gekoppelt. Manche Komponenten im Netzwerk erkennen zu können, ist gar nicht mehr ohne weiteres möglich. Bestandteile des Netzwerkes sind in die Cloud ausgelagert oder fest im Gebäude verbaut.

Hier den Überblick zu behalten, funktioniert keinesfalls mit einfachen Listen oder Tabellen. Mit der IT-Asset-Management-Software von Timly haben Sie die Möglichkeit, jegliche IT-Assets sinnvoll zu erfassen. Wie das funktioniert und warum das so wichtig ist, beantwortet der folgende Artikel.

Was gehört alles zum IT-Asset-Management?

Das IT-Asset-Management (kurz: ITAM) begleitet sämtliche IT-Assets eines Unternehmens während ihres gesamten Lebenszyklus. Dabei besteht der Anspruch, jegliche Einzelbestandteile zu betrachten, die einen eigenen Wartungs-, Lizenz- oder Austauschintervall haben.

Die Server eines Unternehmens umfassen so beispielsweise einen Serverschrank, meist mehrere Rack-Gehäuse, darin befindliche Festplatten und diverse Software-Lizenzen. Der Serverschrank enthält elektrische Anlagen, die dem sogenannten E-Check unterfallen. Die Rack-Komponenten werden über einen bestimmten Zeitraum verwendet und danach getauscht – überwiegend abhängig von der Laufzeit der Gerätegarantie. Die Nutzungsdauer von Festplatten kann davon abweichen. Zum Teil empfiehlt sich zum Schutz vor Ausfällen ein regelmäßiger, vorsorglicher Tausch. Komponentenwechsel und Neuanschaffungen verursachen nicht unerhebliche Kosten und Arbeitsaufwand.

Hier sind strategische Entscheidungen im Service-Management gefragt, die eine sorgfältige Kosten-Nutzen-Analyse erfordern. Gerade in großen Unternehmen macht eine Standardisierung für Beschaffung und Festlegung des jeweiligen Lebenszyklus von IT-Assets Sinn.

Um die bestmöglichen Standards zu entwickeln und nachhaltige Beschaffungsentscheidungen treffen zu können, benötigen Verantwortliche eine solide Datenbasis. Diese ist letztlich nur mit dem Einsatz einer IT-Asset-Management-Software zu generieren. Insellösungen für die Inventarisierung der Assets reichen nicht aus. Weitsichtige Ergebnisse lassen sich nur erzielen, wenn ein genaues Monitoring über Kosten für Anschaffung, Wartung, Reparaturen und Ersatzteiltausch erfolgt.

Die Entwickler von Timly haben dies erkannt und bieten mit ihrer Software zur IT-Inventarisierung eine Möglichkeit, IT-Assets ganzheitlich zu erfassen und für die Dauer ihres Einsatzes in einem Unternehmen zu begleiten.

Wie das IT-Asset-Management mit Timly funktioniert

Timly ist eine flexible Inventarisierungssoftware, die einen ganzheitlichen Ansatz verfolgt. Damit ist gemeint, dass es eine einheitliche Datenbasis gibt, mit der in allen Abteilungen des Unternehmens gearbeitet wird. Es ist zudem möglich, einzelne externe Mitarbeiter oder kooperierende Firmen einzubinden.

Die Software ist so konzipiert, dass damit alle Assets eines Unternehmens sinnvoll erfasst werden können. Dafür sorgen flexible Kategorien, die von den Verantwortlichen genau an ihr Asset-Management-Konzept anpassbar sind. Dadurch wird es möglich, im IT-Bereich – aber auch darüber hinaus – die notwendigen Parameter jeglicher Arbeitsmittel abzubilden.

Zudem sind in der IT-Asset-Management-Software Verknüpfungen möglich. Objekte lassen sich Standorten, Mitarbeitern aber auch anderen Assets zuordnen. So kann etwa ein physischer Server das Attribut „Containerobjekt“ bekommen und ihm dann darauf laufende virtuelle Maschinen und Lizenzen zugeschrieben werden.

Gleiches gilt für die an einem Arbeitsplatz notwendige Peripherie wie Monitore, Tastaturen und sonstige Eingabegeräte. Bei der Erfassung erhält jedes Asset einen QR-Code. Dieser wird per Aufkleber an physikalischen Objekten befestigt. Durch ein Einscannen des QR-Codes kann das Profil eines Gegenstandes aufgerufen werden.

Hierdurch ist es möglich, ohne jeglichen Aufwand Standorte und verantwortliche Personen für jeden Inventargegenstand festzustellen. Die IT-Asset-Management-Software erlaubt dadurch ein lückenloses Asset-Tracking.

Flexibilität durch Cloud-Anbindung und Timly-App

Damit ein Zugriff auf den Datenbestand unkompliziert und dennoch sicher möglich ist, verwendet die IT-Asset-Management-Software von Timly einen DSGVO-konformen Cloudspeicher für die Ablage. Den nötigen Datenschutz gewährleistet ein feingranulares Berechtigungskonzept, mit dem Mitarbeitern nur die notwendigen Rechte eingeräumt werden.

Die Kosten für das Hosting der Cloud sind bereits im Gesamtpaket enthalten. Der Vorteil dieser Lösung ist, dass Verantwortliche sich um die Einbindung von Timly in das firmeninterne Netzwerk nicht kümmern müssen und dennoch an verschiedenen Orten mit dem Datenbestand gearbeitet werden kann. Notwendig ist lediglich eine Internetverbindung.

Für eine einfache Bedienung sorgt die für Smartphones und Tablets optimierte App von Timly. Die ermöglicht es, den QR-Code per Kamera einzuscannen und auf das Profil eines Assets zuzugreifen. Damit können Mitarbeiter für sie relevante Information sowohl einsehen als auch in Echtzeit ergänzen – etwa durch das Melden von Störungen.

Auf Wunsch lässt sich dies in ein Ticketing-System einbinden, das Reparaturaufträge an den Service-Desk oder externe Firmen generiert.

Alle Termine im Blick – die Kalenderfunktion von Timly

Jedes Asset verfügt bei Timly über einen eigenen Kalender. Darin lassen sich anstehende Wartungs- und Prüftermine eintragen. Auch Lizenzlaufzeiten sind hier einfach zu erfassen. Einmal notiert, besteht kaum noch ein Risiko, dass Termine übersehen werden. Dafür sorgen die Option, sich per E-Mail erinnern zu lassen und die praktische Fristenübersicht.

In dieser sind auch Verantwortliche zu hinterlegen. Dadurch ist eine Filterung möglich und jeder Mitarbeiter des IT-Teams sieht auf einen Blick die für ihn anstehenden Aufgaben. Ist ein Task erfüllt, wird dieser im System als erledigt gekennzeichnet. Zudem ist das Hinterlegen von Dokumentationen über getätigte Arbeiten oder erhaltene Prüfberichte möglich. Bei anstehenden Entscheidungen haben Verantwortliche alle notwendigen Informationen in der IT-Asset-Management-Software tagesaktuell vorliegen.

Für IT-Asset-Management-Software Open-Source-Lösung verwenden?

Im Umfeld einer IT-Abteilung hat die Nutzung von Open-Source-Lösungen oftmals einen hohen Stellenwert. Das ist nicht verwunderlich, da dort tätige Fachleute anhand des frei verfügbaren Quelltextes die Funktionsweise der verwendeten Software genau nachvollziehen können. Jedoch ist der Funktionsumfang von Open-Source-Software meist nicht mit dem einer kommerziellen IT-Asset-Management-Software vergleichbar.

Das Hosten von Cloud-Speicher, das permanente Weiterentwickeln der Software und die Bereitstellung eines geschulten Support-Teams sind kostenintensiv. Für den Kunden spart der Einsatz einer erprobten kommerziellen Lösung Arbeitszeit der eigenen Mitarbeiter. Um auftretende Probleme kümmern sich Entwickler und Support-Mitarbeiter von Timly.

Der Austausch mit Bestandskunden sorgt dafür, dass etliche Anforderungen bereits im Vorfeld berücksichtigt werden. Letztlich kommen Verantwortliche von Unternehmen regelmäßig zu dem Schluss, dass ein Einsatz der Asset-Management-Software von Timly die günstigere Alternative ist.

Unterstützung für Ihren Asset-Management-Prozess

Um fundierte Entscheidungen treffen zu können, müssen alle relevanten Informationen – insbesondere über für ein Asset anfallenden Kosten – nicht nur erhoben, sondern gebündelt werden. Hierbei spart es bares Geld, wenn die Informationen nicht immer wieder in mühsamer Kleinarbeit aktualisiert und miteinander verknüpft werden müssen.

Das erledigt die IT-Asset-Management-Software von Timly durch eine permanente Erfassung aller notwendigen Fakten. Je besser der verwendete Datenbestand in der IT-Asset-Management-Software ist, desto einfacher wird der IT-Asset-Management-Prozess.