Digitale Personalakte: alle Schulungen & Qualifikationen im Blick

Auf dieser Seite finden Sie Inhalte zu folgenden Themen:

• Alles in einem System: Mitarbeiter-Zertifizierungen einfach verwalten, Schulungen planen und Qualität sichern
• Effiziente Verwaltung von Qualifikationen & zuverlässige Planung von Schulungen
• Qualitätsanforderungen dank HR Software einhalten
• Papier Personalakte adé: die Digitale Personalakte Software für jede Branche

Alles in einem System: Mitarbeiter-Zertifizierungen einfach verwalten, Schulungen planen und Qualität sichern

Jedes Unternehmen schätzt die Qualifikationen seiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, da diese die Arbeitsprozesse vereinfachen und Klarheit über das Know-How jedes Mitarbeiters schaffen. Aus diesem Grund ist es umso wichtiger für Human Resources, stets den Überblick über die Mitarbeiter-Fähigkeiten zu behalten.

Viele Unternehmen entscheiden sich für die manuelle Verwaltung von HR-Dokumenten in Form von Excel-Listen, aber alle Befähigungen der Mitarbeiter auf diesem Wege zu verwalten ist oftmals mühsam und fehleranfällig. Darüber hinaus darf die rechtzeitige Planung von Schulungen nicht außer Acht gelassen werden, da diese fristgerecht durchgeführt werden müssen.

Genau diese Prozesse können dank einer digitalen Personalakte Software, wie die der Timly Software AG, enorm vereinfacht werden, da Erinnerungen an die Fristen automatisch verschickt werden.

Effiziente Verwaltung von Qualifikationen & zuverlässige Planung von Schulungen

Eine elektronische Personalakte ermöglicht die digitale Verwaltung von Mitarbeitern samt ihren Zertifikaten – und das von überall. Auf Smartphone, Tablet und co. können Vorgesetzte oder berechtige Personen ohne Weiteres mobil auf die jeweiligen Informationen und Dokumente zugreifen.

Dank praktischer Suchfunktion lassen sich berechtigte Personen, die ein benötigtes Zertifikat besitzen, wie z.B. die Berechtigung eine bestimmte Maschine zu benutzen, schnell finden. In der digitalen Personalakte können den Mitarbeitern auch bestimmte Arbeitsgeräte permanent oder temporär zugeordnet werden. So weiß man immer sofort, welche Geräte im Besitz des Mitarbeiters sind und welche Maschinen bedient oder welche Fahrzeuge gefahren werden dürfen.

Zudem kann man erkennen, wie lange ein Zertifikat gültig ist und wann es erneuert werden muss. Sollte die Gültigkeit ablaufen, erhält der Vorgesetzte rechtzeitig eine Benachrichtigung. Dies vereinfacht zudem die Planung von Schulungen im System. Sobald bestimmte Mitarbeiter eine Schulung erfolgreich abgeschlossen haben, wird das Zertifikat automatisch in deren digitale Akten übernommen.

Qualitätsanforderungen dank HR Software einhalten

Damit ein effektives Qualitätsmanagement gewährleistet werden kann, ist eine Einführung einer digitalen Personalakte sinnvoll. In digitaler Form können die in der Personalakte enthaltenen personenbezogenen Daten aller HR-Abteilungen problemlos verwaltet werden.

Da es branchenspezifische, festgesetzte Regelwerke mit genauen Qualitätsanforderungen gibt, erleichtert die digitale Verwaltung alle Arbeitsverhältnis relevanten HR-Prozesse. In der Gas- und Wasserwirtschaft gilt es zum Beispiel die DVGW-Regelwerke (wie GW 301 / 302 oder 1000) einzuhalten.

Timlys digitale Personalakte wurde für genau diese Zwecke ursprünglich entwickelt. Vielerlei Unternehmen nutzen bereits Timly, um eine digitale Transformation einzuläuten, und konnten laut der involvierten Experten ein klares Plus in der Beurteilung verzeichnen. Die Inventarsoftware ermöglichte auch die Kontrolle von weiteren Qualitätslabels, wie die des RBV (Rohrleitungsverband) oder der Gütegemeinschaft Leitungstiefbau.

„Über den DVGW aber auch andere Institutionen führen wir regelmäßige Schulungen und Zertifizierungen durch. Diese Maßnahmen können wir nun dank Timly effizienter planen, überwachen und durchführen. Mit der digitalen Personalakte von Timly stellen wir sicher, dass unsere Mitarbeitenden stets über die benötigten Berechtigungen, Unterweisungen und Kenntnisse verfügen.“

Christian Berger, Geschäftsbereichsleiter Wasserversorgung, Singen Stadtwerke