Die Vorteile einer Betriebsmittelverwaltung Software für Handel, Industrie, Bau und Verwaltung

Auf dieser Seite finden Sie Inhalte zu folgenden Themen:

• Betriebsmittelverwaltung Software: Definition und Nutzen
• Lässt sich die Betriebsmittelverwaltung mit Excel erledigen?
• Macht die Betriebsmittelverwaltung mit Freeware Sinn?
• Vorteile einer professionellen, cloudbasierten Betriebsmittelverwaltung Software
• Fazit

Betriebsmittelverwaltung Software: Definition und Nutzen

Mit Betriebsmitteln sind Arbeitsmittel, Geräte und Maschinen gemeint: greifbare oder digitale Mittel, ohne die die Arbeit nicht gut getan werden kann. Ein passendes Computerprogramm zur Ressourcenverwaltung kann Arbeitsprozesse optimieren, weil Facharbeiter weniger Zeit mit der Vorbereitung oder Suche von Werkzeugen, Lizenzen oder Hardware verbringen müssen.

Neben der effizienten Verwaltung neuer und älterer Betriebsmittel dient eine solche Software auch dazu, dass keine Prüf- und Wartungstermine mehr verpasst werden. Somit erhöht eine Inventarsoftware die Sicherheit im Betrieb und kann die Lebensdauer der Betriebsmittel verlängern. Damit dies korrekt funktioniert, ist jedes Betriebsmittel mit allen wichtigen Daten eindeutig in der Datenbank der Software verzeichnet.

Eine Betriebsmittelverwaltung Software wie Timly zeigt im Anwendungsfall schnell an, wo sich ein Betriebsmittel befindet, also welcher Mitarbeiter es gerade nutzt oder in welchem Lagerfach es auf seinen Einsatz wartet. Damit dies gelingen kann, muss bei jeder Ortsänderung der auf das Gerät aufgeklebte Code gescannt und eine Eingabe in der Timly-App oder am PC vorgenommen werden. Immaterielle Güter können manuell in der Datenbank der Betriebsmittelverwaltung Software angewählt werden.

Lässt sich die Betriebsmittelverwaltung mit Excel erledigen?

Viele Unternehmen verwalten ihr Inventar noch immer manuell, etwa mit Magneten oder Papier in einem Lagerraum. Andere haben Excel-Listen erstellt und lassen einzelne Personen die Daten aller Mitarbeiter eintragen. Diese Systeme sind fehleranfällig, weil sie auf die Anwesenheit und Konzentrationsfähigkeit Einzelner oder die physische Intaktheit schlecht gesicherter Übersichtspläne setzen. Schnell gehen Informationen verloren und es entstehen Missverständnisse.

Ohne richtige Benutzerverwaltung und ein durchdachtes Rechtemanagement helfen auch eventuell vorhandene selbstgebaute Cloudlösungen mit hochgeladenen Tabellen nicht. Es genügt auch nicht, eine Mail-Adresse von jedem Mitarbeiter zu haben, um Betriebsmittel wiederzufinden. Wichtig ist vielmehr eine lückenlose Dokumentation, und zwar von mehr Einzelinformationen zu Betriebsmitteln als es jede Excel-Tabelle leisten kann.

Ob es um die Verwaltung von Schulbedarf, handwerklichen Geräten und Werkzeugen oder der Computerausrüstung in den Büros geht: Mit einer modernen Betriebsmittelverwaltung Software wird die Dokumentation einfacher und sicherer. Die Verantwortung für das Firmeninventar verteilt sich dabei auf nahezu alle Mitarbeiter, sodass Krankheit oder Urlaub Einzelner kein Problem für die Verwaltung der Betriebsmittel mehr darstellen.

Macht die Betriebsmittelverwaltung mit Freeware Sinn?

Wenn Sie bei einer Management Software nach preisgünstigen Varianten suchen, begegnen Sie möglicherweise Angeboten für Freeware Betriebsmittelverwaltung Software. Diese erledigt in den meisten Fällen einige Aufgaben Ihres Betriebes; andere Verwaltungsaufgaben kann sie wiederum nicht abdecken. Ihre Mitarbeiter werden dann neben der Software weiter Zettel, Excel-Tabellen oder Magnetbretter verwenden.

Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit dafür, dass Dateneingaben vergessen werden, weil nun an mehreren Orten Notizen gemacht werden müssten. Dadurch wird die Inventarverwaltung ineffizient und die vermeintlich gesparten Gelder verliert die Firma an anderer Stelle, etwa weil Hardware ausfällt oder Werkzeug verloren geht (siehe auch Werkzeugverwaltung).

Auch wenn das Auslaufen von Verträgen für Lizenzen oder Support nicht bemerkt wird, kann dies kostenintensive Folgen haben. Denken Sie zudem an Gebrauchsanleitungen: Wie oft werden diese Hefte verlegt, sodass wertvolle Facharbeiterzeit mit deren Suche oder fehlerhaftem Bedienen von Maschinen verbracht wird? – Anstatt also diverse Freeware Inventarsoftware durchzuprobieren sollten Sie lieber Ihre spezifischen Anforderungen an eine Betriebsmittelverwaltung Software notieren und einem professionellen Anbieter wie Timly übermitteln.

Wir können unsere erprobte Software an den Bedarf Ihres Unternehmens anpassen, sodass Sie alle benötigen Funktionen in einer App vorfinden und sich nicht mehr mit notdürftigen Behelfslösungen befassen müssen.

Fazit

Eine hilfreiche und effiziente Betriebsmittelverwaltung Software ist so sinnvoll wie naheliegend: In eine professionelle, spezialisierte Inventarsoftware zu investieren, ist langfristig preisgünstiger als auf kostenlose Teillösungen oder umständliche Behelfsmethoden zu setzen.

Sie ersparen Ihren Mitarbeitern und sich selbst unnötig komplizierten Verwaltungsaufwand und frustrierende Erlebnisse mit defekten Geräten oder nicht rechtzeitig verlängerten Serviceverträgen (Stichwort Compliance!), wenn Sie eher heute als morgen in eine moderne und individuell anpassbare Betriebsmittelverwaltung Software investieren.