Inventurverfahren Übersicht: Vor- und Nachteile auf einen Blick

Vor der Betrachtung der Inventurverfahren Übersicht sollte der Begriff der Inventur definiert werden. Es handelt sich dabei um die Aufstellung und Aktualisierung des Inventars eines Unternehmens. Zum Inventar zählen demnach:

• Grundstücke und Gebäude
• Vermögen inklusive Bargeld und Anlagen, Schulden sowie offene Forderungen
• Vermögensgegenstände aller Art

Die Aktualisierung erfolgt durch die Bestandsaufnahme zu einem festgelegten Zeitpunkt. Die Pflicht zur Inventur ergibt sich aus der Gesetzgebung des jeweiligen Landes. Für Deutschland ist es das Handelsgesetzbuch (HGB). Verpflichtet zur Durchführung sind alle Unternehmen, die der doppelten Buchführungspflicht unterliegen. Entsprechend nicht umfasst sind Betriebe, die ihren Gewinn per Einnahmenüberschussrechnung ermitteln. Darunter fallen etwa Freiberufler. Ebenso Unternehmer, deren Jahresumsatz unter 800.000 € und deren jährlicher Gewinn unter 80.000 € liegt.

Die Begriffe der Inventurverfahren und der Inventurarten werden oft synonym verwendet. Im Gesetzestext des § 241 HGB ist der Begriff Inventurvereinfachungsverfahren aufgeführt. Dieser umschreibt die Möglichkeiten, eine Inventur durchzuführen. Umgangssprachlich werden sie allerdings häufig als Inventurarten bezeichnet. Letztlich ist die Terminologie nicht entscheidend. Wichtig ist vielmehr, dass einerseits der Zeitpunkt der Bestandsaufnahme festgelegt wird. Die hierfür bestehenden Optionen werden nachfolgend als vier Arten der Inventur bezeichnet. Andererseits wird beschrieben, wie die Inventur konkret durchgeführt werden muss. Zudem wird geregelt, welche Werte von der Inventur erfasst werden müssen. Schließlich gibt es noch Empfehlungen, wie eine Inventur effektiv gestaltet wird. Diese ergeben sich allerdings nicht aus dem Gesetzestext.

Das Handelsgesetzbuch sieht vier Arten vor, in welcher Form eine Inventur erfolgen kann. Hierauf basiert die Inventurverfahren-Übersicht.

1. Stichtagsinventur: Die einfachste Form ist die Durchführung am Ende des Geschäftsjahres. Dies überschneidet sich mit dem Ende des Kalenderjahres. Dabei wird zum Stichtag des Jahresabschlusses die Bestandsaufnahme der Vermögensgegenstände vorgenommen. Die Inventur darf bis zu 10 Tage vor oder nach dem Bilanzstichtag durchgeführt werden. Diese Variante ist besonders aus dem Einzelhandel bekannt. Dort waren früher auch Geschäftsschließungen für die Durchführung der Inventur üblich.

2. Zeitlich verlegte Inventur: Die Inventur wird in einem festgelegten Zeitraum durchgeführt. Dieser beginnt drei Monate vor dem Jahresende und endet zwei Monate nach Jahresbeginn. In diesem Fall muss allerdings eine Rückrechnung auf den Bilanzstichtag möglich sein. Nicht alle Unternehmen können die Inventur zum Jahresende durchführen. Dies liegt beispielsweise an personellen oder betrieblichen Gründen.

3. Permanente Inventur: Am flexibelsten ist die permanente Inventur. Hierbei muss keine explizite Inventur an einem bestimmen Tag durchgeführt werden. Stattdessen wird der Bestand laufend festgehalten. Dafür muss ein Lagerbuch verwendet werden, in dem Zu- und Abgänge dokumentiert werden. Dies kann auch in digitaler Form erfolgen. So wird das Inventar ohne eine körperliche Bestandsaufnahme festgestellt. Diese muss allerdings zur Kontrolle zu einem beliebigen Zeitpunkt im Geschäftsjahr erfolgen. Dabei wird eine mögliche Differenz zwischen Soll- und Ist-Stand festgestellt.

4. Stichprobeninventur: Bestimmte Güter können nicht ohne Weiteres erhoben werden. Zudem ist das zahlenmäßige Erfassen von sehr großen Beständen extrem aufwändig. Hierfür wurde vom Gesetzgeber die Möglichkeit der Stichprobeninventur geschaffen. Dabei müssen anerkannte mathematisch-statistische Methoden angewendet werden. Anhand dieser Methoden wird der Bestand auf Basis von entnommenen Stichproben berechnet.

Es sind unterschiedliche Methoden notwendig, um eine Bestandsaufnahme durchzuführen. Dies liegt entsprechend an den verschiedenartigen Vermögenswerten, die relevant sind.

• Buchinventur: Hierbei werden alle Werte erfasst, die nicht körperlich existieren. Es handelt sich also um Guthaben, Schulden, offene Forderungen und angelegtes Vermögen.
• Anlageninventur: Dies umfasst die Feststellung von Inventar, Maschinen und Arbeitsmitteln. Dabei geht es nicht nur um die Präsenz der entsprechenden Assets. Relevant sind auch Details wie Alter, Zeitwert und Nutzungsdauer.
• Körperliche Inventur: Gemeint ist das klassische Zählen, Messen und Wiegen von Gütern. Die körperliche Bestandsaufnahme bezieht sich somit vornehmlich auf Waren und Verbrauchsgüter. In Ausnahmefällen sind auch Schätzungen erlaubt. Dies aber nur, wenn ein Gut aufgrund seiner Art nicht exakt erfasst werden kann.

Stichtagsinventur

Vorteile: Die Durchführung erfolgt konzentriert in einem kurzen Zeitraum. Hilfskräfte werden nur für wenige Tage benötigt. Die Inventur kann zudem zeitgleich mit dem Jahresabschluss erfolgen. Hierfür müssen insbesondere Buchwerte möglicherweise ohnehin erhoben werden.

Nachteile: Ein normaler Geschäftsbetrieb ist unter Umständen nicht möglich. Gerade im Einzelhandel ist das Jahresende jedoch oft eine umsatzstarke Zeit. Zudem sind in einigen Branchen über die Feiertage viele Mitarbeiter im Urlaub. Die Gewinnung von Aushilfskräften kann sich schwierig gestalten.

Verlegte Inventur:

Vorteile: Der Zeitpunkt der Durchführung kann flexibler festgelegt werden. Die Durchführung ist dennoch in einer konzentrierten Aktion möglich. Es kann Rücksicht auf geschäftliche Beeinträchtigungen genommen werden. Die Gewinnung von Personal ist unter Umständen einfacher.

Nachteile: Es muss eine Rückrechnung auf den Bilanzstichtag durchgeführt werden. Dies verursacht zusätzlichen Aufwand. Während der Inventur wird der Geschäftsbetrieb möglicherweise dennoch beeinträchtigt.

Permanente Inventur:

Vorteile: Die Bestandsaufnahme muss nicht für alle Güter gleichzeitig erfolgen. Sie kann im Rahmen anderer Tätigkeiten oder zu geschäftsarmen Zeiten durchgeführt werden. Durch die Verteilung ist meist kein zusätzliches Personal notwendig. Zudem liegen die Bestände permanent tagesaktuell vor.

Nachteile: Das Führen des Lagerbuchs verursacht einen zusätzlichen Aufwand. Dies insbesondere, wenn keine geeignete Software zur Verfügung steht.

Stichtagsinventur:

Vorteile: Große Bestände müssen nicht manuell gezählt und womöglich umgelagert werden. Das spart erheblich Arbeitszeit und Aufwand. Der Geschäftsbetrieb wird nicht unnötig gestört.

Nachteile: Es müssen zuverlässige Methoden zur Hochrechnung vorliegen. Abweichungen sind nur bis zu 1 % vom tatsächlichen Ist-Stand zulässig. Die Stichprobe muss repräsentativ sein. Ansonsten fallen Fehlbestände möglicherweise nicht auf.

Als Basis der Inventur dient die Inventaraufstellung. Das Handelsgesetzbuch schreibt sie bei der Aufnahme des Geschäftsbetriebs vor. Dies unterstützt die Gewährleistung der Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung. Neben den steuerlichen Gründen wird eine Verlässlichkeit im Geschäftsverkehr hergestellt. Geschäftspartner müssen sich auf die Liquidität eines Unternehmens verlassen können. Die systematische Erfassung des eigenen Inventars bietet aber auch Verantwortlichen eines Unternehmens Vorteile. Planung und Disposition werden vereinfacht.

Für die Inventarverwaltung sind inzwischen spezielle Softwareprodukte vorhanden. Damit ist es möglich, Assets aller Art zu erfassen und während der Nutzungsdauer zu verwalten. Dadurch bleiben Standorte, Verantwortliche und Zustand des Inventars transparent. Die Bedienung ist denkbar intuitiv. So stehen Hilfsmittel wie eine Web-App zur Verfügung. Der Datenbestand wird in der Cloud gespeichert. Dadurch besteht von allen Arbeitsorten Zugriff darauf.

Umfasst ist so auch die Verwaltung von IT-Assets. Rein virtuelle Werte, etwa Softwarelizenzen, lassen sich einer Hardware oder einem Arbeitsbereich zuordnen. Dies vereinfacht die Inventur erheblich. Für die nachträgliche Inventarisierung von IT-Assets gibt es optimierte Software. Die Anwendung Lansweeper durchsucht selbständig das Firmennetzwerk nach Komponenten. Mithilfe spezieller Clientsoftware werden auf Servern und PCs installierte Programme festgestellt. Erkannte IT-Assets lassen sich nahtlos in Timly übernehmen.

Die Art und Weise der Durchführung einer Inventur hängt natürlich von der Beschaffenheit der Artikel ab. Grundsätzlich gilt aber, dass diese möglichst genau festgelegt werden sollte. Gerade wenn Aushilfskräfte beschäftigt werden, vermeidet dies Fehler. Bei der herkömmlichen Bestandsaufnahme macht eine Arbeitsteilung Sinn. So können zwei Personen als Zähler und Schreiber zusammenarbeiten. Der Zähler gibt die erhobenen Daten durch, die vom Schreiber notiert werden. Auch die Erfassungsrichtung sollte vorgegeben werden. In der Regel also von links nach rechts und von oben nach unten. Wird eine Inventarsoftware für die Inventur genutzt, kann dies Abläufe vereinfachen. Dann reicht im Idealfall das Einscannen von Barcodes auf den Assets. Ergänzt werden kann die Bestandsaufnahme durch die Selbstinventur. Diese richtet sich an Mitarbeiter, die abseits vom Firmenstandort arbeiten. Wenn sie dort Arbeitsmittel nutzen, kann die Registrierung vor Ort geschehen. Inventarsoftware wie Timly bietet hierfür eigens eine Funktion an.

Bei allen Methoden aus der Inventurverfahren Übersicht ist der Einsatz von Software sinnvoll. Zumindest Listen werden in der Regel elektronisch erstellt, beispielsweise per Excel. Ob diese auch vor Ort ausgefüllt werden können, hängt von den Umständen ab. So müssen Faktoren wie ausreichend Hardware und vorhandene Stromquellen berücksichtigt werden. Ist ein Warenwirtschaftssystem im Einsatz, lassen sich Inventurlisten üblicherweise generieren. Noch einfacher wird es mit einer speziellen Inventarsoftware. Dann nämlich, wenn diese über einen Inventurmodus verfügt. Der muss einmalig aktiviert werden. Danach reicht beispielsweise das Einscannen aufgeklebter Barcodes für die rechtssichere Erfassung.

Besonders geeignet sind Mobilgeräte. Dann können Mitarbeiter diese während der Inventur bei sich tragen. Sind genügend Laptops vorhanden, ist das eine gute Voraussetzung. Unter Umstände werden zusätzlich Handscanner benötigt. Dies, wenn die Erfassung über Barcodes erfolgt. Nötigenfalls müssen Registrierstationen eingerichtet werden. Dort können die Inventurkräfte manuell erhobene Werte eingeben. Im Vorteil ist hier spezialisierte Inventarsoftware. Dort ist die Inventur bereits als Funktion vorgesehen. Entsprechend kann sie dann per App über ein Smartphone durchgeführt werden. Handelt es sich um eine Web-App, können auch private Geräte von Hilfskräften zum Einsatz kommen. Diese muss nämlich nicht installiert werden. Daten werden nur temporär auf dem Gerät gespeichert. Als Barcode-Scanner dient bei Smartphones in der Regel die Kamera.

Die Inventurverfahren Übersicht hilft dabei, das richtige Verfahren auszuwählen. Zudem wurden ein paar Hinweise zur Durchführung gegeben. Generell ist festzustellen, dass eine softwarebasierte Inventarverwaltung auch die Inventur vereinfacht. Anforderungen an ein digitales Lagerbuch sind damit erfüllt. Standorte und Zustand von Arbeitsmitteln werden laufend aktualisiert. Das spart Vorbereitungszeit. Die Durchführung wird ebenfalls vereinfacht. Dafür sorgen Smartphones mit Web-Apps und Funktionen wie die Selbstinventur.