Was ist eine Inventarnummer?

Wozu werden Inventarnummern vergeben?

Die Inventarnummer ist klein und unscheinbar, hat aber eine große Bedeutung. Ohne sie geht schnell viel schief, weil sie für Ordnung und Nachvollziehbarkeit sorgt. Wenn Sie beispielsweise morgens in der Werkhalle ein Gerät ohne Inventarnummer finden, wissen Sie zunächst nicht, wer dieses heute nutzen soll oder wie sein Zustand ist. Sie sind darauf angewiesen, dass zufällig ein Kollege vorbeikommt, der mehr weiß.

Natürlich hat jedes Objekt und jede Lizenz an sich eine Bezeichnung. Doch diese kann in einem Unternehmen oder sogar in einer Abteilung mehrfach vorkommen. Sie können beispielsweise drei Bohrmaschinen eines bestimmten Modells besitzen oder zwanzig Einjahres-Lizenzen für eine CAD-Software. Eine Inventarnummer, die nur einmal vorkommt, ist dagegen mit einer Buchsignatur in der Bücherei oder der Personalausweisnummer von Bürgerinnen zu vergleichen.

Wenn jedes Inventarobjekt eine eigene, eindeutige Nummer erhält, können Sie auf professionelle Weise einen Überblick über das Inventar behalten. Schließlich hat die Vorgehensweise mit Objektbeschreibungen Grenzen und ist nur für wirklich kleine Betriebe geeignet. Für eine klare Identifikation Ihrer Inventargüter vergeben Sie Inventarnummern. Diese können im Allgemeinen aus Nummern, Ziffern und Sonderzeichen bestehen. Allerdings sollten Sie nach der Entscheidung für ein Schema diesem fortlaufend folgen.

Eine typische Inventarsoftware lässt sich so einstellen, dass sie die Inventarnummer automatisch vergibt. Bei der Neuerfassung eines Inventarobjekts kann also automatisiert eine passende Folgenummer erscheinen, die ins bisherige Nummernstruktur-Schema passt. Prinzipiell kann eine Inventarnummer auf Papierlisten oder in Excel-Tabellen stehen. Doch haben diese klassischen Vorgehensweisen Nachteile, die Sie in Zeiten mobiler Apps und cloudbasierter Software nicht mehr hinnehmen müssen.

Schließlich ist das Inventarmanagement mit dem Anbringen der Nummer an das Objekt noch längst nicht erledigt. Für eine schnelle und bequeme Verwaltung müssen die eindeutigen Objektnummern auch in einem effizienten Inventarsystem erfasst und genutzt werden. Solch eine durchdachte Übersicht in der Inventarverwaltung vermindert Geräteverluste und -ausfälle, daher sollten Sie keinesfalls auf die Vergabe von klar zugeordneten Objektnummern verzichten.

Verwendung der Inventarnummer: Beispiel Baubranche

Eindeutige Inventarnummern sind der Schlüssel zur gelungenen Werkzeugverwaltung. Dank einer Kennzeichnung der unternehmenseigenen Inventarobjekte mit speziellen Nummern können viele Ausfälle und Verluste sowie unnötiger Suchaufwand vermieden werden.

Einige Bauunternehmen verwenden bereits klassische Etiketten mit einer Inventarnummer auf dem Werkzeug. Diese Nummer muss sich bei der Verwaltung am Magnetbrett oder in Exceltabellen wiederfinden. Gerade lange Inventarnummern in großen Betrieben können aber mühselig mit dem Auge zu erfassen sein. Es kann zu Zahlendrehern beim Ablesen und Vergleichen in der digitalen Tabelle oder an der magnetischen Pinnwand im Lager kommen. Schnell schiebt man den Magneten in die falsche Spalte oder erwischt die Zeile mit einer ähnlichen, aber falschen Nummer.

Damit der Trennschleifer oder die Leiter nicht aus Versehen im Wagen eines anderen Mitarbeiters vermutet wird, kann eine elektronische Erfassung der Inventarnummer helfen. Ist die Nummer beispielsweise im QR-Code integriert, brauchen Sie diese nur mit dem Smartphone oder Tablet zu scannen, wenn Sie ein Werkzeug ausleihen oder zurückbringen.

Bei einer guten Inventarverwaltungssoftware bietet die Inventarnummer Zugang zum kompletten Lifecycle-Tracking des Gerätes oder Fahrzeugs. Nach dem Kauf werden eine eindeutige Objektnummer vergeben sowie Leistungsdaten erfasst und eventuell Betriebsanleitungen und Wartungstermine hinterlegt. Künftig kann jeder Mitarbeiter die Inventarnummer scannen und auf diese Daten zugreifen.

So lässt sich auch auf der Baustelle einfach nachschauen, ob Zubehör zum verwendeten Werkzeug im Unternehmen vorhanden ist. Auch Fragen zu technischen Daten des Geräts oder seinem Alter können nun von unterwegs aus geklärt werden.

Die Timly Werkzeugverwaltung Software im Einsatz auf der Großbaustelle „Zukunft Bahnhof Bern“ 🚧 ⛓ 🛠
Frau bedient Tablet fuer online Inventarverwaltung

Timly Software: Inventarnummern vergeben – Inventar effizient managen

Wie lässt sich die Inventarisierung heutzutage besser gestalten?

Wenn es darum geht, Möbel, Fahrzeuge, Lizenzen, Geräte oder Werkzeuge zu inventarisieren, setzen auch Unternehmen anderer Branchen gern noch auf analoge Hilfsmittel oder digitale Listen, die nur auf bestimmten Desktop-PCs verfügbar sind. Somit müssen alle Mitarbeiter für die Bestandsverwaltung immer erst in einen speziellen Raum gehen. Ist aber das Inventar (Bestandsverzeichnis) so schlecht zu erreichen, steigt die Verlockung dazu, Änderungen erst später einzutragen.

Leiht sich eine Mitarbeiterin „mal kurz“ ein Gerät der Kollegin aus und möchte deswegen nicht zum Beispiel drei Etagen tiefer in den Raum mit der Inventarliste gehen, steigt die Chance, dass sie es am Ende ganz vergisst oder noch weiter verleiht. Möchte nun eine andere Kollegin dasselbe Gerät nutzen, schaut sie zwar in der Inventarliste nach, findet aber nur den veralteten Standort. So befindet sich zwar eine Inventarnummer am Gerät, doch um diese zu entdecken, müsste man sich erst im Betrieb nach dem tatsächlichen Standort durchfragen.

Mit einer mobilen Software für die Inventarverwaltung hingegen ist die Erfassung der Inventarnummer schnell erledigt. Die Angabe, dass man sich etwas ausleiht oder zurückbringt, ist nur wenige „Klicks“ auf dem Diensthandy entfernt. Weil die Mithilfe beim Aktuell-Halten der Inventardatenbank mit Software wie Timly so einfach ist, wird vollständige Transparenz über die Aufenthaltsorte und Zustände von Inventargegenständen eher erreicht als bei der Nutzung starrer, traditioneller Hilfsmittel. Ein digitalisiertes und über eine Cloud erreichbares Inventarverzeichnis gestaltet viele Arbeitsprozesse effizienter.

Bereits überzeugt von Timly

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Inventarnummern sinnvoll vergeben mit moderner Software

Nummern selber lesen und manuell abtippen war gestern. Heute verwendet man Etiketten mit scannbaren QR-Codes, in welche die Inventarnummer integriert ist. Diese klebt man auf Geräte, Möbel, Fahrzeuge usw., um sie mit dem Diensthandy oder -tablet einzuscannen, wenn eine Änderung bezüglich des Inventarobjekts erfasst werden soll. Dafür können Sie als Timly-Kunde die mobile Inventar App verwenden, die sowohl für iOS / iPhone / iPad als auch für Android-Geräte zur Verfügung steht.

Inventarnummer auf mobilem Geraet

Die Inventarnummer erlaubt es, Informationen zu Objekten in der Timly Inventar Software aufzurufen

Und so verwalten Sie Ihre Bestände effizient mit Inventarnummern:

Nach dem Kauf eines Gerätes Inventarnummer in Software vergeben

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Für dieses neue Inventarobjekt Daten eintragen und evtl. zugehörige Dokumente hochladen

Etikett mit QR-Code ausdrucken und an Gerät anbringen

Gerät in Lager oder zu Nutzer bringen, Standortwechsel in Software eintragen

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Bei Nutzung wird Code gescannt und Datenblatt des Objektens aufgerufen

Verantwortlicher notiert Änderung bzgl. des Objektzustands in Inventar App

Die Timly-Funktion "Wartungsplaner" weist auf Fristen und Wartungen hin

Planung und Reservierung des Einsatzes von Inventar beim Kunden, für Mitarbeiter oder Projekte, im Voraus mit der Inventarisierungssoftware.

Warum soll man sich für eine Inventarisierungssoftware entscheiden?

Eine professionelle und umfassende Software, in der Inventarnummern und Daten zu Geräten, Produkten, Werkzeugen, Fahrzeugen und mehr verknüpft sind, bietet nicht nur eine mobile App, sondern auch eine Weboberfläche zur Softwarenutzung im Browser. So kann die Inventarverwaltung sicherer, moderner und zeitsparender geschehen als mit herkömmlichen und fehleranfälligen Lösungen.

Intuitive Verwaltung Ihres Inventars

Mit Timly erhalten Sie Zugang zu einer effizienten Inventur Software. Ein breites Spektrum an ausgeklügelten Funktionen ermöglicht die einfache Digitalisierung Ihres Inventars.

Inventar verwalten

Egal ob IT-Ressourcen, Werkzeuge, Maschinen, Fuhrpark, Mobiliar oder Verträge: Alles in Timly

Mobil überall verfügbar

Genau dort, wo sich Ihr Inventar befindet: Mit integriertem Barcode-Scanner für Smartphones & Tablets

Clever zuweisen

Inventar ganz einfach auf Personen, Räume, Standorte oder externe Dienstleister zuweisen.

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Digitale Objektakte

Hinterlegen Sie zu Ihrem Inventar digital wichtige Informationen, Dateien, Dokumente & Kontakte.

GPS Erfassung

Speichern Sie mit einem Scan den genauen GPS-Standort des Inventars. Auch historisch nachverfolgbar.

Wartungsplaner

Dokumentation von Reparaturen & Wartungen am Standort des Objektes, sowie Fristenmanagement.

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