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Tipos de activos digitales y software: Ejemplos de sistemas de gestión de activos

Las empresas utilizan cada vez más tipos de activos digitales clave para realizar sus operaciones diarias. Asimismo, un gran espectro de sectores empresariales recurren a sistemas de administración de activos para utilizar diferentes tipos de bienes digitales.

Sistemas de gestión como Timly proporcionan una solución clave para almacenar, gestionar y compartir todo tipo de activos digitales en empresas, como recursos de marketing, datos de empleados y otras formas de contenido online.

Veamos algunos ejemplos de tecnología de gestión de activos digitales. También exploraremos distintos tipos de activos digitales, así como software para gestionarlos.

Centro de servidores, infraestructura necesaria para almacenar y gestionar distintos tipos de activos digitales, como datos, software y contenido
Sandro Aramu
Sandro AramuExperto en inventario8 Min

Objetivos clave

  • Los sistemas de Gestión de Activos Digitales (DAM) son aplicaciones diseñadas para mejorar la gestión de activos.
  • Estas aplicaciones son de varios tipos, como los sistemas locales, los basados en la nube y los híbridos.
  • Son increíblemente útiles en una amplia gama de sectores, y ayudan a optimizar la gestión de activos de las empresas.
  • Existen muchas soluciones diferentes de gestión de activos digitales, entre ellas Timly, que pretende ofrecer una solución de gestión de activos sólida y flexible.

En este artículo

¿Qué se entiende por activos digitales?

Los sistemas de Gestión de Activos Digitales (DAM) son aplicaciones diseñadas para almacenar y categorizar diversas variedades de activos digitales. Las empresas puede utilizar estos software para gestionar datos de empleados, imágenes o documentos.

Estos sistemas de gestión, como Timly, ya son un elemento clave en la operación de varias empresas, pues facilitan el manejo de varios tipos de activos digitales. Además, estas soluciones son ideales para gestionar grandes volúmenes de contenido, desde un solo sitio.

Hay varias formas de utilizar este tipo de sistemas:

Gestión de documentos

Herramientas como Timly pueden organizar y monitorear el tráfico de documentos como contratos, políticas e informes. Un software de gestión agiliza el proceso de recuperación y gestión de activos, garantizando que estos sean fácilmente accesibles y se almacenen de forma segura.

Seguimiento de licencias y certificaciones

Timly es ideal para gestionar diversas clases de activos digitales, como registros de licencias, certificaciones. Esta función ayuda a controlar las fechas de caducidad, los requisitos de renovación y el estado de cumplimiento.

Gestión de inventarios

Sistemas como Timly agilizan la gestión de amplios inventarios digitales de productos o servicios para las empresas. Facilita la organización eficiente, el seguimiento y la accesibilidad de estos activos digitales, mejorando su utilización eficaz en las operaciones empresariales.

Mantenimiento de registros para manuales de formación

Los sistemas DAM pueden utilizarse para gestionar materiales y recursos de formación digitales. Esto ayuda a realizar un seguimiento de los recursos que se están utilizando, su eficacia y estado de actualización.

Mantenimiento y actualización de recursos

Soluciones DAM como Timly pueden ayudar a programar y realizar un seguimiento del mantenimiento y las actualizaciones de recursos. De esta forma, se garantiza que todas las herramientas digitales se mantengan al día.

Asignación y uso de activos

Gestiona y realiza un seguimiento de la asignación y utilización de activos digitales como el software.

Soluciones como Timly ofrecen una solución de gestión de activos digitales sólida y flexible.

Usos prácticos

Los sistemas de gestión de activos digitales tienen una gran utilidad para las empresas. Sin embargo, a veces puede ser complicado visualizar exactamente cómo pueden aplicarse en el día a día.

Para ayudarte a comprender mejor su flexibilidad, repasamos el uso práctico de soluciones de gestión como Timly.

Logística

Las empresas de logística pueden obtener varios beneficios al utilizar soluciones DAM, como mejorar la coordinación entre proveedores, distribuidores y clientes, u optimizar el seguimiento y la recuperación de activos. Esto, a su vez, ayuda a reducir los plazos de entrega, y hasta orienta la toma de decisiones estratégicas. 

Construcción

El sector de la construcción depende de una gestión eficaz para garantizar el éxito de los proyectos. Timly puede ayudar a impulsar la eficiencia creando un almacén de activos como planos, planes de proyecto y contratos.   

Un software de gestión de activos también pueden ayudar con cuestiones normativas y de cumplimiento, proporcionando acceso controlado a documentos confidenciales y manteniendo registros de auditoría. 

Sanidad

Las instituciones sanitarias pueden usar sistemas DAM para gestionar su creciente colección de activos digitales, como materiales educativos para pacientes y documentos de investigación.  

Timly puede ayudarte a categorizar y acceder a estos datos. Esto garantiza que la información esté actualizada y disponible. 

Tipos de sistemas de gestión de activos

Las soluciones de gestión de activos digitales están disponibles en tres modalidades clave. Cada una pretende abordar necesidades y usos específicos.

In situ

Los sistemas DAM locales se encuentran en la ubicación física de la empresa; es decir, cuentan con un centro de servidores dedicado a las necesidades de la empresa.

Esta modalidad ofrece mayor control sobre la gestión de datos, por lo que es útil para organizaciones con necesidades de alta seguridad. Sin embargo, requiere de mucha infraestructura y hardware.

Basado en la nube

También existen sistemas de gestión en la nube, proporcionados por agentes externos. Éstos se alojan en servidores que requieren una conexión a Internet.

Esta opción es escalable; puedes incrementar tu almacenamiento si tus necesidades operativas lo requieren. Además, no requiere una gran inversión en infraestructura.

Sistema híbrido

Otra opción popular son los sistemas híbridos, que combinan soluciones in situ y basadas en la nube. Es una buena opción si buscas flexibilidad en términos de almacenamiento y acceso, al tiempo que disfrutas de mayor seguridad y control.

Otras opciones

Existen otras soluciones para usos especializados, como los siguientes;

  • Sistemas de gestión de activos de marca para logotipos, fuentes corporativas y guías de estilo.
  • Sistemas de gestión de activos de producto para gestionar los activos digitales en todas las fases de producción.

Software de gestión de activos digitales 

Existen varias soluciones de software de gestión de activos digitales, cada una con sus propias características y casos de uso adecuados. Dedicar tiempo a conocer estos tipos de activos puede ayudarte a encontrar la mejor solución para tus necesidades.

Veamos algunos ejemplos que te ayudarán a encontrar la opción adecuada para ti:

Timly

Solución adecuada para gestionar activos informáticos, herramientas y maquinaria. Su versatilidad convierte en un gran todoterreno, ya que proporciona muchas funciones desde una plataforma intuitiva.

Adobe Experience Manager

Este programa ofrece una gestión de activos digitales sólida. Es especialmente adecuado para empresas que ya utilizan la suite de Adobe, ya que se integra bien con esta plataforma.

Canto es ideal adecuado para pequeñas empresas. Es una plataforma sencilla y fácil de usar, pero su funcionalidad y escalabilidad son limitadas.

Daminion

Esta es una opción especializada para fotógrafos y equipos pequeños. Es ideal para gestionar fototecas digitales, pero tiene problemas con archivos grandes.

Pimcore

Solución open source bastante avanzada, pero que requiere mucha personalización para ser útil. No es aconsejable si eres nuevo en los sistemas DAM.

Cloudinary

Tiene una biblioteca especializada en gestión de activos digitales que se encarga de la gestión de medios como videoclips y archivos de audio.

Un sistema basado en la nube como Timly es una gran opción, ya que te permite aumentar o reducir la escala sin invertir en infraestructura.

Timly puede adaptarse a tus operaciones actuales, e integrarse con tus sistemas existentes mediante una API, mejorando así la gestión de activos con facilidad.

La planificación y clasificación de las diferentes categorías de activos digitales puede impulsar la colaboración y lluvia de ideas en el negocio.

Tipos de software de gestión de activos digitales

Como mencionamos anteriormente, existen muchos tipos de sistemas de gestión de activos digitales disponibles hoy en día. La elección dependerá en gran medida de tus necesidades y de tu infraestructura actual. Los tipos más comunes de software de gestión de activos digitales incluyen:

  • Soluciones DAM locales
  • Sistemas DAM en la nube
  • Software DAM híbrido

Para la mayoría de las empresas, elegir un sistema basado en la nube como Timly es una excelente opción, ya que permite escalar hacia arriba o hacia abajo sin necesidad de invertir en infraestructura de TI. Además, un sistema como Timly puede integrarse sin problemas en tus operaciones actuales y conectarse con tus sistemas existentes mediante una API, mejorando así la gestión de activos con facilidad.

Más de 600 empresas, escuelas y ciudades confían en Timly

Inventar Management Software Panasonic Logo
Asset Management Software Sodastream Logo
Proyecto Hombre Alicante gestion de inventario Timly
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Inventory Management Software Euromaster Logo
Asset Management Software BASF Logo
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ITG Centro Tecnologico Nacional gestion de inventario Timly
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ITG Centro Tecnologico Nacional gestion de inventario Timly
(No se requiere tarjeta de crédito)

Bibliotecas de gestión de activos

Una biblioteca de gestión es un repositorio centralizado para almacenar activos digitales. La mayoría de los software de gestión de activos digitales ―como Timly, Cloudinary o Daminion― ya cuenta con su propia biblioteca de activos.

La estructura de estas bibliotecas es clave para el funcionamiento de un sistema DAM, ya que garantiza que los usuarios dispongan de una plataforma unificada para acceder, compartir y categorizar los distintos tipos de activos digitales.

Algunos ejemplos de bibliotecas de gestión de activos digitales incluyen:

  • Timly: Este sistema DAM basado en la nube utiliza una biblioteca de gestión de activos digitales para almacenar, categorizar y compartir una amplia gama de activos físicos y digitales junto con sus archivos de soporte en cualquier formato que elijas.
  • Cloudinary: Este sistema DAM cuenta con una biblioteca especializada en la gestión de medios. Activos digitales como videoclips y archivos de audio son fáciles de gestionar en esta biblioteca.
  • Daminion: Daminion presenta una biblioteca diseñada especialmente para fotógrafos, lo que lo hace ideal para fotografías y archivos de edición de imágenes.
Persona escribiendo en una computadora portátil, ilustrando las clases de activos digitales y su gestión en un entorno digital

¿Qué tipos de bibliotecas de gestión de activos digitales existen?

Existe una gran variedad de bibliotecas de gestión de activos digitales que abarcan todo tipo de activos digitales. Algunas opciones, como Timly, están diseñadas para gestionar todo tipo de activos digitales, mientras que otras se centran en determinadas áreas. Estas áreas incluyen:

  • Bibliotecas de contratos: Una colección de todo tipo de contratos, incluidos acuerdos de servicios, acuerdos de asociación y contratos de empleados.
  • Registros de Formación del Personal: Repositorios digitales de materiales de formación, certificaciones y planes presupuestarios de los empleados.
  • Base de Datos de Clientes: Bases de datos seguras que contienen información sobre los clientes, historiales de interacción y detalles de los proyectos.
  • Manuales de Políticas y Procedimientos: Políticas, directrices y procedimientos operativos estándar de la empresa almacenados digitalmente.
  • Materiales de marketing: Colecciones de activos de marketing digital como anuncios, campañas de correo electrónico y contenido de redes sociales.
  • Documentos legales: Repositorios de archivos legales, documentos de propiedad intelectual y registros de cumplimiento.
  • Registros de Activos Informáticos: Registros digitales de equipos informáticos, licencias de software y programas de mantenimiento.
  • Archivos de Gestión de Proyectos: Archivos digitales de planes de proyectos, informes de progreso y correspondencia relacionada.
  • Registros de Comunicación Corporativa: Bibliotecas de comunicaciones internas, actas de reuniones y anuncios corporativos.

Cada tipo de biblioteca DAM especializada se diseña teniendo en cuenta las necesidades específicas de industrias y sectores. Aunque tienen un enfoque claro, optar por una solución más polivalente como Timly también puede funcionar muy bien.

Sistema de gestión digital vs no digital

A diferencia de un sistema de gestión de activos análogo, las soluciones DAM funcionan únicamente en el ámbito digital, lo que facilita la localización y distribución de activos.

Algunas de las principales diferencias entre un sistema de gestión de activos digitales y uno no digital son:

  • Almacenamiento centralizado. Los sistemas digitales utilizan una plataforma única para almacenar todos los activos digitales, haciéndolos accesibles desde cualquier lugar. Las variantes no digitales dependen del almacenamiento físico y la catalogación manual, que es propensa a errores y desorden.
  • Búsqueda avanzada. Las soluciones digitales como Timly ofrecen funciones de búsqueda como etiquetado y metadatos para encontrar rápidamente el activo digital adecuado. Hacer esto en un sistema no digital requiere una búsqueda manual, que lleva tiempo.
  • Control de acceso: Los sistemas digitales optimizan la seguridad, estableciendo permisos que solo brindan acceso a usuarios aprobados. La seguridad en un sistema no digital depende de salvaguardas físicas, que pueden ser costosas.
  • Integración. Los sistemas de gestión digitales pueden integrarse con otras plataformas digitales, como los sistemas de gestión de contenidos. Esto no es posible en un sistema análogo.

Ejemplos de sistemas de gestión de activos no digitales

Una gran parte de los sistemas de gestión de activos análogos están siendo sustituidos por sus homólogos digitales. Aún así, todavía existen algunos sistemas no digitales. Éstos no dependen del software para funcionar, pero carecen de flexibilidad, y no escalables ni funcionales.  

Algunos ejemplos de estos sistemas son:

  • Sistemas de archivo en papel
  • Gestión del inventario físico
  • Salas de archivo y almacenes
  • Mediatecas analógicas
  • Registros manuales de mantenimiento
  • Tablones de anuncios y calendarios
  • Tarjeteros

El sistema de gestión de inventarios elegido por nuestros clientes

El software Timly evoluciona continuamente para satisfacer las necesidades de nuestros clientes. En varias historias de éxito, te mostramos cómo Timly optimiza los procesos en las empresas, ahorrando así un esfuerzo significativo. Con Timly, la gestión de inventario es pan comido.

Activos de TI y mobiliario
Seguimiento de herramientas
Gestión del mantenimiento
Gestión de stocks
Seguimiento GPS
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(No se requiere tarjeta de crédito)

Dropbox

Dropbox es un servicio de almacenamiento y compartición de archivos basado en la nube, pero tiene potencial para funcionar como un sistema muy básico de gestión de activos digitales. Puede proporcionar una ubicación centralizada para el almacenamiento; cuenta con capacidades para compartir archivos; y funciones básicas de búsqueda.

Más allá de eso, Dropbox es increíblemente limitado como sistema de gestión de activos digitales.

 

  • Cualquier forma de funcionalidad de búsqueda avanzada o metadatos.
  • No hay herramientas de flujo de trabajo ni de gestión de proyectos.
  • No hay forma de personalizar o integrar la plataforma con otros sistemas.
  • Falta de informes o herramientas analíticas.

SAP

SAP ofrece una amplia gama de soluciones digitales, conocida como Planificación de Recursos Empresariales (ERP, en inglés). Estos sistemas se centran principalmente en los activos físicos, por lo que no es una forma viable de gestión de activos digitales.

Optar por SAP puede ofrecerte muchas herramientas que no necesitarás, pero sin tener una forma unificada de gestionar todos tus activos.

¿Por qué adquirir un sistema DAM? 

La gestión de activos digitales se está convirtiendo en una necesidad cada vez mayor debido a nuestro creciente consumo digital. Las empresas dependen de varios tipos de activos digitales para funcionar, y un sistema como Timly facilita el uso de estos recursos.

He aquí algunas razones por las que necesitas esta solución:

Eficiencia operativa

Las soluciones DAM crean una plataforma centralizada para todos los activos digitales, lo que ayuda a reducir el tiempo para encontrar los activos adecuados. También agiliza procesos implicados en el manejo de datos, como la carga por lotes o el etiquetado automático.

Un sistema de gestión puede fomentar una mayor colaboración, al poner los activos digitales a disposición de distintos grupos. Todo esto conduce a optimizar las operaciones de trabajo.

Seguridad de los activos y conformidad

Los sistemas DAM son una forma fantástica para fortalecer la seguridad de los activos digitales.En términos de cumplimiento, estas soluciones garantizan que los activos se utilizan correctamente, y de acuerdo con la normativa legal más reciente.

También ofrecen controles de acceso que sólo permiten privilegios a los usuarios autorizados. Además, las copias de seguridad periódicas y el cifrado incorporado ayudan a garantizar que los activos digitales estén seguros y disponibles en todo momento.

Preguntas frecuentes sobre ejemplos de sistemas de gestión de activos digitales

¿Cuáles son los ejemplos de un Sistema de Gestión de Activos Digitales?

Hoy en día existen varios tipos destacados de sistemas de gestión de activos digitales, como los basados en la nube, las soluciones locales y las opciones híbridas que combinan ambos. Tomar una decisión sobre cuál es el más adecuado para ti suele reducirse al precio, la escalabilidad y las necesidades de infraestructura.

¿Cuáles son los ejemplos de un software de gestión de activos digitales?

Hoy en día existe una amplia gama de aplicaciones de gestión de activos digitales, todas ellas con sus propias características y funcionalidades. Algunos de los proveedores más destacados de software de gestión de activos digitales son Adobe Experience Manager, Bynder y Timly.

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