Ordnung schaffen mit einer modernen online Inventarverwaltung

Auf dieser Seite finden Sie Inhalte zu folgenden Themen:

• Die online Inventarverwaltung: das optimale Werkzeug für Ihre Mitarbeiter
• Inventar Software kostenlos: so gelingt der Zugriff auf Stammdaten
• Durch EDV-Inventarverwaltung werden Prozesse digital
• Service, Sicherheit und Wartung: die Inventarverwaltung webbasiert
• Als Inventarverwaltung App flexibel und mobil einsetzbar
• Gefangen in alten Systemen: das Problem mit Inventarverwaltung Excel

Die online Inventarverwaltung: das optimale Werkzeug für Ihre Mitarbeiter

Das klassische Magnetbrett, Excel und lokal installierte Programme haben eine große Gemeinsamkeit: jedes dieser Systeme ist aufgrund mangelnder Sicherheit, Skalierbarkeit und Erreichbarkeit nicht mehr zeitgemäß. Während der Geschäftsbetrieb ein strenges Tempo vorgibt, verlieren sich Vorfälle wie die Vergabe von Arbeitsmitteln immer häufiger.

Dies passiert nicht, wenn Mitarbeiter eigenverantwortlich mit einer online Inventarverwaltung arbeiten. Hier werden durch QR-Codes, ein persönliches Inventar und leicht bedienbare Menüs sämtliche Ereignisse erfasst. Dabei lassen sich nicht nur Zeit einsparen und Fehler vermeiden.

Sind Mitarbeiter selbst mit der Erfassung ihrer Objekte im Inventar vertraut, sollte dies ortsunabhängig geschehen. Hierzu muss auf ein stets aktuelles Datenbanksystem zugegriffen werden, welches im besten Fall über das eigene Smartphone oder Tablet geschieht. Dezentral gespeichert, sind bei einer online Inventarverwaltung sämtliche Daten immer zugänglich und aktuell gehalten – für jedermann.

Gegenüber Excel und Co. ist nicht mehr nur eine Person mit der online Inventarverwaltung vertraut, sondern die Datenübermittlung findet dezentral statt: dieser Job wird von jedem Mitarbeiter bei minimalem Aufwand wahrgenommen. Auf diese Art wird zudem die Zugänglichkeit sämtlicher Informationen sichergestellt.

Inventar Software kostenlos: so gelingt der Zugriff auf Stammdaten

Mit jedem gescannten Objekt entsteht ein Datensatz im Inventar Ihres Unternehmens. Damit auf diese Daten bequem zugegriffen werden kann, lassen sich moderne Systeme bereits über Web-App-Ansichten im Browser öffnen.

Mit den eigenen Login-Daten werden somit sämtliche Geräte zur Informationsquelle für Ihr Inventar: lediglich ein Browser wird hierzu benötigt. Dank sicherer Datenübertragung kann daher sogar ein privates Smartphone oder Tablet für den Login verwendet werden. Dieser Vorteil minimiert die Kosten für Mitarbeitergeräte und schafft Flexibilität am Arbeitsplatz.

Nicht zu vernachlässigen sind die geringen und konstanten Kosten, welche einer eigenen Software im selben Umfang gegenüberstehen, neben dem Aufwand und Risiko in der Entwicklung bei der “Make” Entscheidung. Die online Inventarverwaltung inkludiert bereits das Hosting, DS-GVO konforme Backups sowie die Bereitstellung neuer Features in der Zukunft.

Hierbei fällt monatlich der gleiche Betrag bei konstanter Anzahl der Mitarbeiter an. Wer sich von Excel oder analogen Erfassungen des Inventars (z.B. IT-Inventarisierung) lösen möchte, sollte zur Kostenkontrolle einen Blick auf online Varianten werfen. Oft ist dies der Grundstein für eine digitale Landschaft im Arbeitsumfeld von Betrieben jeder Art.

Durch EDV-Inventarverwaltung werden Prozesse digital

Was früher mit Scannern und externen Computern erfasst werden musste, kann heute bequem über jede Form von Endgeräten ins System aufgenommen oder ausgebucht werden. Ein Vorteil, welcher insbesondere beim Disponieren von Objekten relevant wird.

Während das Smartphone als QR-Code Scanner fungiert, kann das Inventar in Echtzeit einem Mitarbeiter zugewiesen werden. Durch die fehlende Verzögerung ist die doppelte Vergabe von Objekten somit nicht möglich, was Konflikte und Engpässe vermeidet.

Als Mitarbeiter in der Disposition ist es stets gut zu wissen, wo die Objekte und Arbeitsmittel im Einsatz sind. Ob Fahrzeuge, Werkzeug oder weitere Objekte, die GPS-Funktion moderner Erfassungssysteme schafft Klarheit. Bereits integriert in der online Inventarverwaltung, kann der Verbleib in Echtzeit auf einer Karte angezeigt werden.

Zusätzliche Informationen über den Mitarbeiter, Rückgabezeiträume und den Zustand von Objekten sind ebenfalls schnell ersichtlich.

Als Inventarverwaltung App flexibel und mobil einsetzbar

Während Mitarbeiter im Alltag Objekte und Betriebsmittel verwenden können, lassen sich die gewonnenen Daten effizient im Controlling und dem Backoffice verwenden. Besonders in der Dokumentenverwaltung trumpft die moderne online Inventarverwaltung auf: Verträge, Leistungsberichte und vieles mehr sind an einem Ort gespeichert.

Das vereinfacht die Auswertung und Evaluation für Neuanschaffung, Abschreibung und weitere Ereignisse. Für die Erstellung von Berichten lassen sich darüber hinaus zahlreiche Tools verwenden – selten war der Echtzeit-Überblick im Unternehmen so schnell erreicht. Eine Inventarisierungssoftware verschafft Abhilfe im Verwaltungschaos.

Mithilfe von Rollen- und Rechtevergabe, lassen sich Dokumente für bestimmte Mitarbeiter freigeben, während sie für andere Kollegen unter Verschluss bleiben. Die Rollenfreigabe ist besonders dann wichtig, wenn Personaldaten und Verträge mit den entsprechenden Personen und Objekten verknüpft werden.

Ohne Datenschutzrisiken ist die online Inventarverwaltung darüber hinaus mit diversen sinnvollen Features gefüllt:

Gefangen in alten Systemen: das Problem mit der Inventarverwaltung Excel

Jedes System kommt ohne entsprechenden Fahrplan an seine Grenzen. Besonders betroffen hiervon sind Mappen in Excel, welche mit steigender Anzahl an Geschäftsvorfällen zum Scheitern verurteilt sind. Als KMU sind über die Zeit hinweg mehr Informationen notwendig als lediglich die Verwendung von Objekten.

Vielmehr geht es um Sicherheit durch Planung, damit Engpässe und doppelte Vergaben im System vermieden werden können. Die Lösung hier ist ein vollumfängliches System in Kombination mit offenen API-Schnittstellen (beispielsweise zu DATEV).

Für eine online Inventarverwaltung ist es unabdingbar, die gesammelten Daten im Unternehmen intern weiterzureichen. Damit dies automatisch geschehen kann, schaffen API-Schnittstellen die Verbindung zwischen Programmen verschiedenster Arten. So können der Grad der Abnutzung und die Nachfrage von Artikeln für die Buchhaltung mit einem Klick abgerufen werden.

Gleiches gilt für Informationen zur Budgetplanung und die Verwendung von Betriebsmitteln über eine selbst definierte Periode hinweg. Zusammen mit Ihren bestehenden Programmen ist eine online Inventarverwaltung die solide Grundlage für die Erfassung von Daten. Verpassen Sie mit einer Inventarsoftware keine Chancen auf Wachstum mehr, dank effizienter Datengewinnung und dauerhafter Übersicht.