Fristenmanagement mit Software: Alle Termine im Blick

Modernes Fristenmanagement in Ihrem Unternehmen

Das Fristenmanagement ist in modernen Unternehmen eine echte Herausforderung. Es gilt nicht nur den Überblick zu behalten, wo welche Werkzeuge und Maschinen im Einsatz sind. Mitarbeiter benötigen oftmals eine entsprechende Einweisung oder sogar eine gültige Zertifizierung – die regelmäßig erneuert werden muss. Für Maschinen sind Wartungstermine zu beachten. Elektrogeräte benötigen einen E-Check, abhängig vom Einsatzort möglicherweise mit unterschiedlichen Fristen.

Für Sie und Ihre Mitarbeiter bedeutet es einigen Aufwand, alle Eventualitäten bei den Planungen zu berücksichtigen. Die Software von Timly widmet sich dem Fristenmanagement. Es ist damit möglich, sämtliches Inventar samt aller anstehenden Termine digital zu verwalten. Sie bietet zudem Funktionen, mit denen Sie für den Arbeitsbereich erforderliche Qualifikationen von Mitarbeitern erfassen und mit den zugeordneten Arbeitsmitteln verknüpfen können.

Auf diese Weise fällt es sofort auf, wenn ein Beschäftigter nicht mehr über die erforderliche Genehmigung zum Ausführen einer bestimmten Aufgabe verfügt. Das spart Zeit und Nerven beim Disponenten und bares Geld für Ihr Unternehmen.

Alles in einer Hand – Inventarverwaltung, digitale Personalakte und Wartungsplaner

Es gibt sie noch, die Organisationstalente, die alles im Kopf gespeichert haben: Termine, jede einzelne Frist, Kontakte und wichtige Details zu Kollegen. Wenn Sie einen solchen Mitarbeiter in Ihrem Betrieb haben oder selbst über diese beneidenswerten Fähigkeiten verfügen, kommen Sie womöglich ohne digitale Assistenten aus. Andernfalls ist der Schreibtisch Ihrer Disposition womöglich von Notizzetteln und bunten Post-it-Aufklebern übersät.

Je mehr Informationen für die Planungen notwendig sind, desto mehr Quellen benötigen Sie und Ihre Mitarbeiter, um alle Fakten im Blick zu behalten. Hierdurch erhöht sich die Gefahr, dass im stressigen Alltag Fristen und Termine übersehen werden. Steht eine Maschine aufgrund eines Servicetermins nicht wie geplant zur Verfügung, kann dies zu Verzögerungen und Mehrkosten führen. Verpasst ein Mitarbeiter den Termin zur Auffrischung einer vorgeschriebenen Zertifizierung, drohen Ärger mit Berufsgenossenschaften oder – im Schadensfall – Regressforderungen der Versicherung.

Inventarsoftware wie Timly ist prädestiniert, um Informationen aus unterschiedlichem Kontext miteinander zu verknüpfen. Neben digitalem Fristenmanagement bietet sie zudem noch weitere nützliche Features.

Digitale Personalakte integriertes Fristenmanagement

Vorteile einer digitalen Personalakte

Mitarbeiter sind das wertvollste Kapital jedes Unternehmen. Um diese optimal fördern und einsetzen zu können, ist es sinnvoll, einen Überblick über deren Befähigungen und Qualifikationen zu haben.

Dabei geht es nicht um schützenswerte private Daten. Die Software von Timly ist selbstverständlich DSGVO-konform gestaltet und bietet die Möglichkeit einer feingranularen Rechteverwaltung. Dennoch liegt der Fokus nur auf rein funktionalen Informationen für das Fristenmanagement. Gegenüber der Disposition mit einer Magnettafel hat sie den Vorteil, dass beim Zuteilen einer Maschine oder eines Fahrzeuges gleich geprüft wird, ob dafür eine Qualifikation erforderlich ist und ob der Mitarbeiter über diese verfügt.

Zudem erhält der Disponent einen Hinweis, wenn Fristen zum Auffrischen von Zertifizierungen zu beachten sind. Von digitalem Fristenmanagement profitieren Mitarbeiter und Unternehmer gleichermaßen, denn es ist jederzeit sichergestellt, dass nur autorisiertes Personal für eine Tätigkeit eingesetzt wird. Mit der Software fällt es zudem leichter, einen Überblick der personellen Ressourcen zu generieren, etwa wenn zu bestimmten Zeiten nicht ausreichend Mitarbeiter mit einer bestimmen Qualifikation zur Verfügung stehen. Auf solche Situationen lässt sich rechtzeitig reagieren, beispielsweise durch Schulungsangebote an die Angestellten.

Alle Fristen immer im Blick: Timly im Einsatz auf der Großbaustelle „Zukunft Bahnhof Bern“ 🚧 ⛓ 🛠

Timly Fristenmanagement auf verschiedenen Geräten dargestellt

Digitales Fristenmanagement umfasst sowohl Geräte, als auch große Maschinen und Anlagen

Ressourcen, Personal und Fristenmanagement gehören zusammen

Werkzeuge, Maschinen und Fahrzeuge gehören zum Inventar vieler Unternehmen und Organisationen. Diese digital zu erfassen und zu verwalten ist gleichermaßen sinnvoll wie effektiv. Jedes Arbeitsmittel zu registrieren, notwendige Informationen zu hinterlegen und diese über eine intuitive Bedienoberfläche zugänglich zu machen, ist das Konzept einer Inventarsoftware wie Timly.

So können alle berechtigten Mitarbeiter jederzeit nachsehen, wo sich die Inventargegenstände befinden und notwendige Informationen aufrufen oder auch aktualisieren und ergänzen. Dieser dynamische Datenbestand ist jedoch nur eine Seite der sprichwörtliche Medaille. Es bedarf immer auch ausreichend qualifizierten Personals, welches die Arbeitsmittel bedienen kann. Daher ist es nur logisch, diese beiden Informationen miteinander zu verbinden und für das Fristenmanagement zu nutzen.

Bereits überzeugt von Timly

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Inventarsoftware mit Fristenmanagement im praktischen Einsatz

Der Datenbestand einer Inventarsoftware lebt von Aktualität und flexibler Zugreifbarkeit. Timly ist Cloud-basiert und speichert alle Datensätze sicheren, selbst gehosteten Speicher. Somit ist der Zugriff von überall aus möglich. Gekennzeichnet wird das Inventar mit platzsparenden QR-Codes. Daher lässt sich der Datenbestand auch mit einer App aufrufen.

Bild zeigt Fristenmanagement als Illustration
Vor Ort können so persönliche Zuteilungen erfolgen und erforderliche Qualifikationen abgerufen werden. Damit stehen für das Fristenmanagement notwendige Daten immer da zur Verfügung, wo mit ihnen gearbeitet werden muss: Im Büro, in der Werkstatt und auf der Baustelle.

Haben Sie Ihre Fristen bereits im Griff?

Intuitive Inventarverwaltung

Mit Timly erhalten Sie Zugang zu einer effizienten Fristenmanagement-Software – eine kostenlose Demo ist verfügbar. Ein breites Spektrum an ausgeklügelten Funktionen ermöglicht die einfache Digitalisierung Ihres Inventars.

Inventar verwalten

Egal ob IT-Ressourcen, Werkzeuge, Maschinen, Fuhrpark, Mobiliar oder Verträge: Alles in Timly

Mobil überall verfügbar

Genau dort, wo sich Ihr Inventar befindet: Mit integriertem Barcode-Scanner für Smartphones & Tablets

Clever zuweisen

Inventar ganz einfach auf Personen, Räume, Standorte oder externe Dienstleister zuweisen.

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Digitale Objektakte

Hinterlegen Sie zu Ihrem Inventar digital wichtige Informationen, Dateien, Dokumente & Kontakte.

GPS Erfassung

Speichern Sie mit einem Scan den genauen GPS-Standort des Inventars. Auch historisch nachverfolgbar.

Wartungsplaner

Dokumentation von Reparaturen & Wartungen am Standort des Objektes, sowie Fristenmanagement.

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