Fristenmanagement mit Software: Alle Termine im Blick

Auf dieser Seite finden Sie Inhalte zu folgenden Themen:

• Modernes Fristenmanagement in Ihrem Unternehmen
• Alles in einer Hand – Inventarverwaltung, digitale Personalakte und Wartungsplaner
• Vorteile einer digitalen Personalakte
• Ressourcen, Personal und Fristenmanagement gehören zusammen
• Inventarsoftware mit Fristenmanagement im praktischen Einsatz

Modernes Fristenmanagement in Ihrem Unternehmen

Das Fristenmanagement ist in modernen Unternehmen eine echte Herausforderung. Es gilt nicht nur den Überblick zu behalten, wo welche Werkzeuge und Maschinen im Einsatz sind. Mitarbeiter benötigen oftmals eine entsprechende Einweisung oder sogar eine gültige Zertifizierung – die regelmäßig erneuert werden muss. Für Maschinen sind Wartungstermine zu beachten. Elektrogeräte benötigen einen E-Check, abhängig vom Einsatzort möglicherweise mit unterschiedlichen Fristen.

Für Sie und Ihre Mitarbeiter bedeutet es einigen Aufwand, alle Eventualitäten bei den Planungen zu berücksichtigen. Die Software von Timly widmet sich dem Fristenmanagement. Es ist damit möglich, sämtliches Inventar samt aller anstehenden Termine digital zu verwalten. Sie bietet zudem Funktionen, mit denen Sie für den Arbeitsbereich erforderliche Qualifikationen von Mitarbeitern erfassen und mit den zugeordneten Arbeitsmitteln verknüpfen können.

Auf diese Weise fällt es sofort auf, wenn ein Beschäftigter nicht mehr über die erforderliche Genehmigung zum Ausführen einer bestimmten Aufgabe verfügt. Das spart Zeit und Nerven beim Disponenten und bares Geld für Ihr Unternehmen.

Alles in einer Hand – Inventarverwaltung, digitale Personalakte und Wartungsplaner

Es gibt sie noch, die Organisationstalente, die alles im Kopf gespeichert haben: Termine, jede einzelne Frist, Kontakte und wichtige Details zu Kollegen. Wenn Sie einen solchen Mitarbeiter in Ihrem Betrieb haben oder selbst über diese beneidenswerten Fähigkeiten verfügen, kommen Sie womöglich ohne digitale Assistenten aus. Andernfalls ist der Schreibtisch Ihrer Disposition womöglich von Notizzetteln und bunten Post-it-Aufklebern übersät.

Je mehr Informationen für die Planungen notwendig sind, desto mehr Quellen benötigen Sie und Ihre Mitarbeiter, um alle Fakten im Blick zu behalten. Hierdurch erhöht sich die Gefahr, dass im stressigen Alltag Fristen und Termine übersehen werden. Steht eine Maschine aufgrund eines Servicetermins nicht wie geplant zur Verfügung, kann dies zu Verzögerungen und Mehrkosten führen. Verpasst ein Mitarbeiter den Termin zur Auffrischung einer vorgeschriebenen Zertifizierung, drohen Ärger mit Berufsgenossenschaften oder – im Schadensfall – Regressforderungen der Versicherung.

Inventarsoftware wie Timly ist prädestiniert, um Informationen aus unterschiedlichem Kontext miteinander zu verknüpfen. Neben digitalem Fristenmanagement bietet sie zudem noch weitere nützliche Features.

Dabei geht es nicht um schützenswerte private Daten. Die Software von Timly ist selbstverständlich DSGVO-konform gestaltet und bietet die Möglichkeit einer feingranularen Rechteverwaltung. Dennoch liegt der Fokus nur auf rein funktionalen Informationen für das Fristenmanagement. Gegenüber der Disposition mit einer Magnettafel hat sie den Vorteil, dass beim Zuteilen einer Maschine oder eines Fahrzeuges gleich geprüft wird, ob dafür eine Qualifikation erforderlich ist und ob der Mitarbeiter über diese verfügt.

Zudem erhält der Disponent einen Hinweis, wenn Fristen zum Auffrischen von Zertifizierungen zu beachten sind. Von digitalem Fristenmanagement profitieren Mitarbeiter und Unternehmer gleichermaßen, denn es ist jederzeit sichergestellt, dass nur autorisiertes Personal für eine Tätigkeit eingesetzt wird. Mit der Software fällt es zudem leichter, einen Überblick der personellen Ressourcen zu generieren, etwa wenn zu bestimmten Zeiten nicht ausreichend Mitarbeiter mit einer bestimmen Qualifikation zur Verfügung stehen. Auf solche Situationen lässt sich rechtzeitig reagieren, beispielsweise durch Schulungsangebote an die Angestellten.

Ressourcen, Personal und Fristenmanagement gehören zusammen

Werkzeuge, Maschinen und Fahrzeuge gehören zum Inventar vieler Unternehmen und Organisationen. Diese digital zu erfassen und zu verwalten ist gleichermaßen sinnvoll wie effektiv. Jedes Arbeitsmittel zu registrieren, notwendige Informationen zu hinterlegen und diese über eine intuitive Bedienoberfläche zugänglich zu machen, ist das Konzept einer Inventarsoftware wie Timly.

So können alle berechtigten Mitarbeiter jederzeit nachsehen, wo sich die Inventargegenstände befinden und notwendige Informationen aufrufen oder auch aktualisieren und ergänzen. Dieser dynamische Datenbestand ist jedoch nur eine Seite der sprichwörtliche Medaille. Es bedarf immer auch ausreichend qualifizierten Personals, welches die Arbeitsmittel bedienen kann. Daher ist es nur logisch, diese beiden Informationen miteinander zu verbinden und für das Fristenmanagement zu nutzen.