Effektives Software-Lizenzmanagement mit Timly

Software Asset Management in Unternehmen als Optimierungsfaktor

Beim Software Asset Management geht es darum, die auf der verwendeten Hardware laufenden Betriebssysteme und Anwendungen als eigenständige Artikel zu betrachten. Ein Beispiel ist das Betriebssystem Microsoft Windows, das häufig als OEM-Lizenz mit einem Rechner oder Laptop ausgeliefert wird. Ist hier beispielsweise firmenintern ein Upgrade von Windows 10 auf Windows 11 geplant, so muss umständlich und zeitaufwändig festgestellt werden, welche Lizenzen auf welchen Geräten aktiviert sind.

Mit Timly ist es möglich, jedes Programm und jedes Betriebssystem gleich bei der Installation mit allen relevanten Daten zu erfassen. Dabei lassen sich logische Container bilden, mit denen einer Hardware die darauf installierte Software zugeordnet wird. Etwaige Lizenzlaufzeiten werden in den Kalender eingetragen. Zeitgerecht vor Ablauf von Verlängerungsfristen erhalten Verantwortliche Erinnerungen per E-Mail. Sind Updates oder Patches geplant, so sehen IT-Administratoren im Software-Lizenzmanagement von Timly übersichtlich, wo sich welches Gerät befindet und wer Ansprechpartner ist.

Für das Lizenzmanagement ITIL als Standard ansetzen

Im ITIL-Standard für das IT-Service-Management sind sieben Grundprinzipien aufgeführt, nach denen sich Organisation und damit auch Lizenzmanagement-Lösungen richten sollten. Zu den wichtigsten Prinzipien, die unmittelbaren Einfluss auf die ein Software-Lizenzmanagement haben, zählen:

– Beginnen, wo man steht: Vorhandene Lösungen sollen möglichst integriert und weiterverwendet werden.

– Ganzheitliche Betrachtung: Es sollen bei allen Maßnahmen immer die Auswirkungen auf angrenzende Arbeitsbereiche und das gesamte Unternehmen berücksichtigt werden.

– Einfachheit und Praktikabilität: Abläufe müssen im Alltag möglichst intuitiv gestaltet werden. Sie dürfen Arbeitsabläufe nicht unnötig erschweren.

– Optimierung und Automatisierung: Wiederkehrende Aufgaben sollen, wo möglich, automatisiert werden, um Mitarbeiter zu entlasten und Fehlerquellen zu verringern.

Timlys Inventarsoftware hilft dabei, Grundsätze und Standards einzuhalten. Durch die strukturierte Erfassung sämtlicher im Unternehmen verwendeter Assets haben Verantwortliche es leicht, notwendige Informationen zu generieren und zusammenzuführen.

Insbesondere im Software-Lizenzmanagement sorgen die einfache Handhabbarkeit und smarte Funktionen für Entlastung von Mitarbeitern. Stehen im Rahmen von Zertifizierungen Software-Audits an, ist es ein Zeichen von Professionalität, wenn alle notwendigen Daten jederzeit „auf Knopfdruck“ vorliegen.

Das Lizenzmanagement-Tool von Timly

Die Inventarsoftware von Timly arbeitet als cloudbasierter Service. Ein Zugriff kann letztlich von jedem Endgerät aus erfolgen. Für die bessere Bedienbarkeit sorgt die digitale Personalakte von Timly, die insbesondere für Smartphones und Tablets geeignet ist. Assets lassen sich zudem mit QR-Codes kennzeichnen. Dadurch reicht es aus, wenn im Barcode-Scanner der App ein QR-Code eingelesen wird, um das Profil eines Assets aufzurufen.

Mitarbeiter können sich auf diese Weise im Software-Lizenzmanagement zeitsparend einen vollständigen Überblick der installierten Software auf einem administrierten PC oder Server verschaffen. Eintragungen können gleich vor Ort ergänzt oder aktualisiert werden. Praktische Filterfunktionen und Kalenderübersichten unterstützen die IT-Administratoren bei ihrer täglichen Arbeit.

Wird beispielsweise eine Sicherheitslücke in einer verwendeten Software bekannt, so lassen sich die betroffenen Geräte ohne viel Aufwand feststellen. Strategische Entscheidungen können immer auf Basis der vollständig vorliegenden Informationen getroffen werden.

Beim Lizenzmanagement Aufgaben automatisieren

Das Software-Lizenzmanagement bedarf nach der Ersteinrichtung keiner manuellen Eingriffe mehr. Steht eine Verlängerung an, benachrichtigt das System selbständig den festgelegten Personenkreis. Das Einbinden externer Dienstleister ist an dieser Stelle ebenfalls möglich. So lassen sich beispielsweise automatische Bestellprozesse an festgelegte Termine koppeln.

Das Risiko, auslaufende Lizenzen zu übersehen, wird praktisch auf null gesenkt. Mitarbeiter müssen Lizenzlaufzeiten zudem nicht mehr umständlich in Unterlagen oder variierenden Menüpunkten der Software suchen. Ein Blick in die Timly-App genügt und die benötigten Informationen über installierte Software stehen zur Verfügung.

Für das Lizenzmanagement Excel-Vorlage nutzen reicht nicht

Wenn es um das Verwalten statischer Daten geht, ist in vielen Unternehmen Excel die erste Wahl. Überschreitet eine IT-Infrastruktur aber eine gewisse Komplexität, so reicht das Tabellenkalkulationsprogramm schnell nicht mehr aus. Eine Mehrbenutzerfähigkeit ist nur unzureichend umgesetzt. Der Zugriff von mobilen Endgeräten aus ist kaum praktikabel.

Die administrierten Endgeräte befinden sich durch Home-Office und wechselnde Arbeitsorte häufig gar nicht mehr im Zugriffsbereich der IT-Administratoren. Das datenbankbasierte Software-Lizenzmanagement von Timly ist dagegen für dynamische Anwendungsszenarien konzipiert. Jeder berechtigte Mitarbeiter kann in Echtzeit an jedem Ort mit dem Datenbestand arbeiten.

Verknüpfungen und smarte Aktionen werden nativ in der Software umgesetzt und müssen nicht durch sicherheitskritische VBA-Skripte nachträglich realisiert werden.

Als Lizenzmanagement-Software Open-Source einsetzen birgt Risiken

Das Software-Lizenzmanagement mit einer Open-Source-Lösung umzusetzen, kann eine kostengünstige Alternative sein. Im professionellen Umfeld eines Unternehmens bringt dies aber einige Risiken mit sich. So bestehen keine Ansprüche auf Support und Fehlerbehebungen.

Mit Timlys Inventar-App erwirbt der Kunde hingegen ein ausgereiftes und in der Praxis erprobtes Produkt. Das Support-Team hilft bei Fragen und Problemen. Die erfahrenen Entwickler arbeiten permanent an der Verbesserung der Software. Dabei fließen auch immer wieder Wünsche und Anregungen von Kunden in neue Funktionen mit ein. Der cloudbasierte Zugriff erfordert zudem eine Absicherung der verwendeten Server. Sobald personenbezogene Daten verarbeitet werden, greifen die strengen Vorschriften der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Die Experten von Timly sorgen für die sichere Implementierung von Verschlüsselung und DSGVO-konforme Konfiguration der Cloud-Server. Die Mitarbeiter der Kunden werden so entlastet und können sich auf die IT-Infrastruktur des Unternehmens konzentrieren.