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Bestandsverwaltung ganz einfach organisieren – mit Timly

Jennifer Ritz
Jennifer RitzInventar-Expertin8 Min
Bestandsverwaltung mit Timly Intro Image
Mit Timly wird die Bestandsverwaltung zum Kinderspiel

Bestandsverwaltung via Software hilft Unternehmen bei Planung

Eine funktionierende Bestandsverwaltung ist in modernen Unternehmen von enormer Wichtigkeit, um Kostenkalkulationen und Bestandsmanagement durchzuführen. Mittlerweile setzen viele Firmen spezialisierte Software ein, um Fragen zu Lagerbeständen direkt beantworten und Bestandsaufnahmen direkt umsetzen zu können.

Definition Bestandsführung sowie Lager- und Mengenbuchhaltung

Grundsätzlich geht es bei der Bestandsführung darum, zu beziffern was sich in welcher Menge im Lager befindet. Somit wird der Begriff Bestandsverwaltung synonym verwendet. Für einen eindeutigen Überblick werden alle Objekte der Lagerbuchhaltung mit Artikelnummern versehen. Jede Art von Lagergut besitzt ein eigenes Datenblatt, auf dem neben der Menge weitere Attribute verzeichnet sind.

Eine erfolgreiche Mengenbuchhaltung ist nur in einem geschlossenen Lager gewährleistet, da sichergestellt werden muss, dass Ein- und Ausgänge kontrolliert und dokumentiert werden.

Konventionell wurde diese Dokumentation über Materialscheine erledigt. Mitunter musste der entsprechende Lieferant bzw. der Waren entnehmende Mitarbeiter auch extra zu einer Büromitarbeiterin gehen, die den Vorgang in eine Excel-Tabelle übertrug. Mittlerweile wird die Bestandsverwaltung in den meisten Unternehmen, egal ob klein oder groß, über ein EDV-System bearbeitet.

Dieses kann das ERP-System, ein Inventarprogramm oder ein spezielles Warehouse Management System sein.

Über 600 Firmen, Schulen und Städte vertrauen auf Timly

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Darum ist eine gute Bestandsverwaltung so wichtig

Eine digitale Bestandsverwaltung, die von mehreren Mitarbeitenden aktualisiert werden kann, ist eine optimale Möglichkeit zur Echtzeit-Dokumentation des aktuellen Bestands an Produkten, Rohwaren und Halbfabrikaten.

Die Bestandsführung mit einer Inventarisierungssoftware wie Timly erleichtert die fortlaufende, zeitnahe Verbuchung der Aus- und Eingänge in Ihrem Lager. Schließlich sind korrekte Informationen über die Lagerbestände des Unternehmens essentiell, um zuverlässige Aussagen zur Qualität und Menge der gelagerten Objekte machen zu können. Somit lassen sich u. a. unnötige Einkäufe und Lieferengpässe vermeiden.

Zu den für viele Unternehmen wichtigen Funktionen der Bestandsverwaltung zählt, dass sich Lagerbestände reduzieren lassen, während die Lieferqualität erhalten oder sogar erhöht wird. Eine hohe Kapitalbindung in Form redundanter Lagerware kann somit vermieden werden, ohne dass die Kundenzufriedenheit leiden würde.

Effizientes Bestandsmanagement mit der Timly-App

Bei Timly handelt es sich um eine Inventarverwaltungssoftware, die über nützliche Module für die Bestandsverwaltung verfügt. Sie können Timly über einen Browser in einem Betriebssystem Ihrer Wahl aufrufen. Auf diese Weise erfahren Sie beispielsweise in Ihrem Büro am Desktop-PC den genauen Bestand an Lagerobjekten, auch wenn Sie über mehrere Firmen-Standorte verfügen.

Die Mehrzahl der gesammelten Daten zu Inventargütern und Lagerbeständen stammt in den meisten Unternehmen aus der App-Version von Timly.

Lagermitarbeiter und andere berechtigte Personen können über Mobilgeräte mit installierter Timly-App Einträge zu Waren und Produkten direkt im Lager aktualisieren. Dazu nutzen sie die integrierte Kamera ihrer Geräte, um den QR-Code einzuscannen, der mit Timly für Klebeetiketten erzeugt wurde. Die Etiketten können beispielsweise an Schubladen für Stückgut oder Containern für Schüttgut angebracht werden.

Die Mitarbeitenden aus dem Einkauf wiederum pflegen Bestellungen in die Software zur Bestandsverwaltung ein, damit die anderen Abteilungen sich auf kommende Lieferungen einstellen können. Dies erledigen sie wahlweise in der Browser- oder Mobilversion der Lagerverwaltung Software Timly.

Die Timly Software in der Anwendung

IT Assets & Möbel
Werkzeugverwaltung
Wartungsmanagement
Lagerverwaltung
GPS-Tracking
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Bestandsverwaltung als Teil der Inventarsoftware

In großen Firmen ist die Bestandsverwaltung oft Teil des ERP-Systems. Doch egal, wie groß Ihr Unternehmen derzeit ist, die Lagerbuchhaltung innerhalb der Inventarverwaltungssoftware hat diverse Vorteile. Schließlich ist die Standortverwaltung von Inventargütern vom Ablauf her ähnlich zur gewünschten lückenlosen Aufzeichnung sämtlicher Bestandsbewegungen im Lager.

Mit Timlys Inventarverwaltung inventarisieren Sie bei Bedarf standortübergreifend und erhalten auf Wunsch Benachrichtigungen über das Erreichen von selbstdefinierten Minimalwerten der Füllstände. Dadurch lassen sich Nachbestellungen anhand tatsächlicher Lagerbestände statt festgelegter Zeitabstände auslösen.

Für die Angestellten ist es praktisch und leicht verständlich, wenn der Mechanismus um das QR-Code-Scannen und die Datenbank-Aktualisierung sowohl für die Lagerbestände als auch für die Geräte, Werkzeuge, Maschinen und Fahrzeuge im Unternehmen anzuwenden ist. Somit gelingt die Einarbeitung neuer Kollegen und Kolleginnen leichter und die Motivation, Geräte-Defekte zu melden, Standortwechsel von Assets einzutragen oder Entnahmen von Halbfabrikaten anzuzeigen, steigt.

App für Bestandsverwaltung erleichtert die Materialwirtschaft

Durch die vereinfachte Bestandskontrolle mit Timly wissen Sie jederzeit, welche Arbeitsmittel und Materialmengen zur Verfügung stehen – und in welchem Zustand. Letztendlich führt eine moderne Software für die Bestandsverwaltung zu mehr Effektivität, weil sie eine nachhaltigere Planung von Einkauf, Produktion und Lieferung ermöglicht.

Zudem bietet Timly statistische Auswertungen für die erfassten Waren sowie inventarisierten Geräte, Werkzeuge und Anlagen. Dies unterfüttert anstehende Firmenentscheidungen mit hilfreichen Daten.

Neben der hohen Funktionalität in Sachen Bestandsverwaltung überzeugt Timly auch mit durchdachten Details im Bereich Inventar- und Personalverwaltung. So teilen Sie bei Bedarf Werkzeuge, Möbel oder Fahrzeuge bestimmten Mitarbeitern zu oder erfassen Schulungen und Zertifikatslehrgänge von Kollegen für eine verbesserte Aufgabenzuteilung.

Nicht zu vernachlässigen sind zudem die Funktionen für die Dokumentation von Wartungen und die Erinnerungen an nahende Prüftermine. Ebenso wie sich in Timly jedes Gerät über seinen gesamten Nutzungszeitraum hinweg verwalten lässt, kann auch gebundenes Kapital im Lager oder in der Versandabteilung in der cloudbasierten Datenbank erfasst werden.

Abläufe bei der Inventur verbessern

Des Weiteren ist eine gute Bestandssoftware bei der Inventur eine große Hilfe, zu deren jährlicher Durchführung die meisten Unternehmen gesetzlich verpflichtet sind. Anstatt zu diesem Zeitpunkt zusätzliches Personal anzuheuern und die Betriebsabläufe einzuschränken, empfiehlt sich eine dauerhafte Inventur mittels Lagerverwaltungssoftware.

Aber auch, wenn Sie lieber beim jährlichen Modus bleiben, hat Timly einen passenden Lösungsansatz: Im speziellen Inventurmodus scannen die Mitarbeitenden die Ware bzw. die Geräte ein und haken deren Vorhandensein ab bzw. bestätigen die angezeigte Mengenangabe – oder korrigieren sie, falls eine Abweichung besteht.

Um Inventuraufgaben sowie die ganzjährige Inventarisierung an geeignete Mitarbeitende zu übertragen, ist eine übersichtliche Rollen- und Rechteverwaltung nötig. Diese setzt Timly ebenso gut um wie die Mehrmandantenfähigkeit und die Einbindung mehrerer Firmenstandorte. Bei all dem bleiben Sie flexibel: Die modulare Software wird vom Timly-Team in Zusammenarbeit mit Ihnen und unter Berücksichtigung Ihrer aktuellen Unternehmensbedürfnisse passgenau implementiert.

Kapitalkosten senken mit Bestandsverwaltung-Software

Viele Firmen verfolgen dauerhaft das Ziel, den Lagerbestand auf den wirklichen Bedarf zu senken bzw. zu steigern. Damit sollen die Kosten für die Bestandsführung gesenkt und das Just-in-Time-Prinzip umgesetzt werden.

Mittels Software für das Bestandsmanagement bauen Sie sowohl Überkapazitäten ab als auch produktionsgerechte Situationen auf.

Bestandsverwaltung mit Timly wird am Laptop genutzt NEU
Die Software von Timly ermöglicht es, jederzeit und von überall Inventar und Assets zu verwalten
In der Folge sorgt ein effizientes Warenwirtschaftsprogramm für eine deutliche Kostenreduktion – auch abseits des Lagers.

Mit einer modernen Inventarisierungssoftware wie Timly, die zeitgleich als Software zur Bestandsverwaltung fungiert, sparen Sie auf lange Sicht nicht nur Geld, sondern erhöhen auch die Mitarbeiterzufriedenheit dank erhöhter Zuverlässigkeit in Sachen Rohwaren, Werkzeuge, Wartungen und mehr.

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