Gerätemanagement in Unternehmen: geringer Aufwand dank Verwaltungssoftware

Wenn ein Unternehmen wächst, vergrößert es nicht nur den Mitarbeiterstamm, sondern auch sein Inventar. Neue Möbel, schnellere Computer, besseres Werkzeug, modernere Fahrzeuge – Das alles sind Investitionen, die sich langfristig lohnen sollen. Doch die zusätzlichen Geräte wollen auch verwaltet werden (Gerätemanagement):

  • Wer benutzt was und wann?
  • Wo befindet es sich?
  • In welchem Zustand ist es?
  • Naht eine Wartungsfrist?
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Gerätemanagement: Definition und Relevanz

Fragen zum Standort, zur Nutzungsdauer oder zu Prüffristen gehören genauso zum Gerätemanagement wie Daten zum Kaufdatum, die Gebrauchsanweisung oder die Reparaturhistorie. Im Rahmen der Geräteverwaltung erfassen Mitarbeiter*innen neue Inventarobjekte und disponieren deren Einsatz. Mit klassischen, statistischen und analogen Methoden sind die Bedürfnisse vieler Institutionen und Betriebe heutzutage jedoch kaum noch abzudecken. Eine cloudbasierte Software zur zentralen Geräteverwaltung kann Abhilfe schaffen und so Arbeitsprozesse optimieren.

Aus diesem Grund haben sich in den letzten Jahren viele Unternehmen ganz unterschiedlicher Branchen für eine Software zum Gerätemanagement entschieden. Durch die stärkere Einbeziehung aller Mitarbeiter*innen über eine Verwaltungsapp lassen sich Gerätedaten zeitnah aktualisieren. Der Verwaltungsaufwand insgesamt wird geringer und die Verantwortung wird auf mehrere Schultern verteilt. Die Steuerung der Geräteverwaltung liegt federführend bei der Gerätemanagement-Software statt bei einer einzelnen Mitarbeiterin.

Manchmal wird der Begriff Device Management als Synonym für die generelle Geräteverwaltung verwendet. Im engeren Sinne sind mit Devices allerdings nur Geräte der Informations- und Kommunikationstechnik gemeint. Dabei betreffen Fragen der Geräteverwaltung auch heute noch viele analoge Arbeitsobjekte. Man denke nur an Werkzeuge, die von Handwerkern an wechselnden Arbeitsorten genutzt werden. Bei jedem Tausch unter Kollegen oder Subunternehmern schriftliche Übernahme- oder Übergabeprotokolle auf Papier auszufüllen und diese sicher aufzubewahren ist im Alltag meist nicht praktikabel.

Eine Geräteverwaltung Software kann in unterschiedlichsten Branchen zum Einsatz kommen:

Bau & Handwerk

Handel & Industrie

Ämter & Schulen

Gesundheitswesen

Transport & Logistik

Nah- / Fernverkehr

Das kann eine gute Gerätemanagement-Software leisten

Eine Software für die Geräteverwaltung ist dann zu empfehlen, wenn sie über ein Grundgerüst verfügt, das prinzipiell in allen Branchen angewendet kann – ob Handel und Industrie, Bauunternehmen, Öffentliche Verwaltung und Schulen. Dazu sollte es die Möglichkeit geben, das Programm an individuelle Ansprüche anzupassen, also z. B. Formulare und Felder zu ändern oder Module, die ein Unternehmen nicht benötigt, zu deaktivieren.

Zentrale Inventarverwaltung

Individuelle Einrichtung

Inventar zuweisen & disponieren

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Integrierter Barcode-Scanner

Wartungs- & Service Management

Leistung & Defekte tracken

Benutzer- & Rollenverwaltung

GPS Standorte aufzeichnen

Gerätemanagement auf Desktop Browser dargestellt

Um die Nutzung für möglichst viele Mitarbeiter*innen zu vereinfachen, sollte eine moderne Geräteverwaltung für Apple-, Android- und andere Mobilgeräte verfügbar sein. Zudem muss sie sich unkompliziert auf Desktopgeräten und Notebooks aufrufen lassen. Die Zugriffsmöglichkeit auf das Gerätemanagement per Smartphone-App (via QR-Code-Scan) ist eine der Säulen der immer weiter verbreiteten Inventarverwaltungssoftware Timly. Ein weiteres Grundprinzip ist die zentrale Speicherung der Gerätedaten in der sicheren, europäischen Cloud.

Optimalerweise gehen die Funktionen einer guten Gerätemanagement-Software über die reine Inventarisierung hinaus. Viele Unternehmen bestätigten bereits die Nützlichkeit der Module „Wartungsplaner“ und „Inventurmodus“ von Timly. Ein zufriedener Timly-Anwender ist der Linzer Kühltechnik-Spezialist Hauser. Das Unternehmen entschied sich für eine modulare Gerätemanagement-Software, um seine über 5.000 Geräte besser zu verwalten.

Konkrete Anliegen waren etwa die schnellere Identifizierung reparaturanfälligen Inventars und die Automatisierung des Wartungs- und Service Managements. Beim Inventar von Hauser handelt es sich um IT-Ressourcen, Werkzeuge und andere Geräte. Die Einführung der Software verlief laut Unternehmensverantwortlichen auch deshalb problemlos, weil die digitale Geräteverwaltung für Mitarbeiter*innen selbsterklärend zu handhaben ist.

Timly Inventarverwaltung Software Kunden - Sodastream
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Bislang konnten wir nur gute Erfahrungen machen. Wir haben Timly bereits für ca. 90 von 250 vorgesehenen Technikern freigeschaltet, dabei gab es keinerlei Probleme. Anfragen bei kleineren (Darstellungs-)Fehlern wurden schnell behandelt. Seitens unserer Monteure ist die Live-Schaltung und auch die Nutzung sehr Reibungslos vonstattengegangen. Hier war die Rückmeldung, dass nach einer ca. einstündigen Einschulung alles selbsterklärend ist.

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Sascha Gusenbauer
Teamleiter Disposition Montage
HAUSER GmbH
Gerätemanagement gezeigt in mobilen Apps

Mobiler Zugriff – Gerätemanagement per App in Ihrem Unternehmen

Ist eine Geräteverwaltung-Software, die kostenlos ist, sinnvoll?

Einige Firmen versuchen, mit einer Gerätemanagement Freeware Lösung ihre Verwaltungsprobleme zu beheben. Doch im Bereich Geräteverwaltung sind Open Source und unregelmäßige Updates weniger hilfreich als feste, fachkundige Ansprechpartner*innen, wenn es um die individuelle Anpassung der Software an die Unternehmensbedürfnisse geht.

Die Inventarverwaltung mit Freeware kommt allenfalls für ehrenamtliche Vereine oder sehr kleine Betriebe in Frage. Sobald es um größere Inventarmengen und die Verantwortung für hochpreisige Objekte geht, brauchen Sie eine wirklich zuverlässige, bewährte Softwarelösung.

Durch ineffiziente Verwaltung mit statischen Excel-Listen oder gar Papiertabellen und -listen in Lager oder Werkstatt entsteht in vielen Fällen eher Chaos als gelungenes Gerätemanagement. Ausleihprozesse werden nicht korrekt vermerkt, Magnete fallen von der Tabelle ab, Exceldateien werden nicht rechtzeitig gespeichert oder Dokumente werden verlegt, weil die zuständige Bearbeiterin gerade nicht anwesend war.

Die Liste möglicher menschlicher und strukturbedingter Fehler ist lang. In der Folge gehen viele Informationen verloren, Geräte werden nicht ausreichend gewartet oder können nicht zum richtigen Zeitpunkt gefunden und genutzt werden.

Die Investition in durchdachte mobile Geräteverwaltung-Software lohnt sich

Ineffizientes Gerätemanagement und mangelhafte Inventarverwaltung führen letztendlich zu finanziellen Einbußen im Unternehmen. Darüber hinaus verschlechtern sie das Betriebsklima. Die geschicktere Variante ist es, rechtzeitig für eine softwarebasierte Erfassung und Verwaltung der Arbeitsmittel, Fahrzeuge und Geräte zu sorgen.

Mit der individuell anpassbaren Geräteverwaltung-Software von Timly haben Sie und Ihre Mitarbeiter*innen langfristig alle Daten rund um Ihr Inventar im Blick und können bei Bedarf auf einen versierten und freundlichen Support zurückgreifen.

Effizientes Gerätemanagement auf allen Geräten verfügbar

Jetzt umsteigen auf effiziente Inventarsoftware

Intuitive Verwaltung Ihres Inventars

Mit Timly erhalten Sie Zugang zu einer effizienten Gerätemanagement Software. Ein breites Spektrum an ausgeklügelten Funktionen ermöglicht die einfache Digitalisierung Ihres Inventars.

Inventar verwalten

Egal ob IT-Ressourcen, Werkzeuge, Maschinen, Fuhrpark, Mobiliar oder Verträge: Alles in Timly

Mobil überall verfügbar

Genau dort, wo sich Ihr Inventar befindet: Mit integriertem Barcode-Scanner für Smartphones & Tablets

Clever zuweisen

Inventar ganz einfach auf Personen, Räume, Standorte oder externe Dienstleister zuweisen.

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Digitale Objektakte

Hinterlegen Sie zu Ihrem Inventar digital wichtige Informationen, Dateien, Dokumente & Kontakte.

GPS Erfassung

Speichern Sie mit einem Scan den genauen GPS-Standort des Inventars. Auch historisch nachverfolgbar.

Wartungsplaner

Dokumentation von Reparaturen & Wartungen am Standort des Objektes, sowie Fristenmanagement.

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