Wie ein softwarebasiertes Werkzeugmanagementsystem die Effektivität steigert

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Werkzeugmanagementsystem dargestellt auf mobilen Geräten

So fungiert eine Inventarsoftware als Werkzeugmanagementsystem

Werkzeuge müssen verfügbar sein und funktionieren. Daher lohnt es sich, das Werkzeugmanagementsystem in Ihrem Betrieb einmal genauer unter die Lupe zu nehmen.

Wenn es hier Optimierungsmöglichkeiten gibt, zahlt sich das schnell aus. Arbeitsabläufe werden nicht gestört, weil Werkzeuge oder Maschinen nicht verfügbar sind oder gar verloren wurden. Die Disposition hat es einfacher, wenn anstehende Wartung- oder Prüftermine nicht erst mühselig aus mehreren Quellen zusammengesucht werden müssen.

Zudem sorgen eine digitale Erfassung und Verwaltung von Arbeitsmaterialien generell für einen nachhaltigeren Umgang mit den Ressourcen. So bietet ein softwarebasiertes Werkzeugmanagementsystem Möglichkeiten wie die Zuordnung von Verantwortlichen und Aufbewahrungsorten. Die Inventarsoftware von Timly vereint diese Funktionen und bietet eine umfassende digitale Verwaltung Ihrer Arbeitsmittel aller Art.

Eine gutes Werkzeugmanagemensystem begleitet Assets über ihre gesamte Nutzungsdauer. Zu Beginn erfolgt die Erfassung und Kennzeichnung mit einem QR-Code. Dieser kann als platzsparender Aufkleber ausgedruckt und am Gegenstand befestigt werden. Danach wird das Profil jeweils durch Einscannen des QR-Codes aufgerufen.

Für die Mitarbeiter werden unterschiedliche Berechtigungen vergeben, je nach konkreter Anforderung beipielsweise nur das Anzeigen von Informationen oder das Zuweisen von Werkzeugen an Verantwortliche. Im Profil lassen sich die benötigten Informationen hinterlegen. Diese umfassen Grunddaten des Gerätes wie Hersteller, Typ und technische Informationen.

Weitere mögliche Eingaben sind aktuelle Verantwortlichkeiten von Mitarbeitern oder Zuordnungen zu Baustellen, Wartungstermine und Bedienungsanleitungen. Aber auch der Zustand eines Werkzeugs bei der Übergabe lässt sich dokumentieren und mit einem Foto dauerhaft abspeichern.

Zentrale Inventarverwaltung

Individuelle Einrichtung

Inventar zuweisen & disponieren

W

Integrierter Barcode-Scanner

Wartungs- & Service Management

Leistung & Defekte tracken

Benutzer- & Rollenverwaltung

GPS Standorte aufzeichnen

Zusätzliche Komfortfunktionen vom digitalen Werkzeugmanagementsystem sind das Anfordern von benötigten Arbeitsmitteln und das Melden von Defekten. Für die Verwaltung sind ein Wartungsplaner und der Inventurmodus integriert. Die Speicherung erfolgt in einer vom Anbieter gehosteten Cloud. Das hat den Vorteil, dass keine Anbindung an das Firmennetzwerk notwendig ist. Eine Verbindung lässt sich mit jedem internetfähigen Gerät herstellen.

Der Zugriff von unterwegs wird durch eine für kleine Bildschirme optimierte Inventar App erleichtert. Bei Smartphones und Tablets dient die Kamera auch als Scanner für den QR-Code. Durch diese umfassenden Funktionalitäten sind keine weiteren Tools zum Verwalten des Werkzeugs notwendig. Alles was Sie für Ihr Werkzeugmanagementsystem benötigen, ist bereits enthalten.

Die Schwizer Haustechnik AG nutzt Timly-Software als mobile Werkzeugverwaltung mit Wartungsplaner

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Timly als Tool-Management-Software

Mit der Inventarsoftware von Timly haben Sie den tagesaktuellen Bestand Ihres Werkzeuges und der Maschinen permanent abrufbereit. Dies vereinfacht eine effektive Disposition. Aber auch eine langfristige Planung erleichtert das Werkzeugmanagementsystem.

Sie und Ihre Mitarbeiter können jederzeit nachvollziehen, wo sich ein Arbeitsmittel gerade befindet und in welchem Zustand es ist. Wartungs- und Servicetermine lassen sich übersichtlich darstellen und bereits bei der Zuteilung zu Baustellen berücksichtigen. Es entsteht eine digitale Akte für jedes Werkzeug.

Anhand der Historie von gemeldeten Defekten und erforderlichen Wartungs- und Reparaturarbeiten lassen sich anfällige ungeeignete Werkzeuge identifizieren. Aktuelle Hinweise sind auf diese Weise zudem besser zwischen Verwaltung und Baustelle oder Werkhalle austauschbar.

So ist es etwa möglich, den übernehmenden Mitarbeitern wichtige Arbeitsanweisungen für die jeweilige Maschine zu hinterlegen. Zudem sind durchgeführte Services und Sicherheitsüberprüfungen vom Mitarbeiter vor Ort abrufbar. Dadurch können diese bei Überprüfungen am Arbeitsort die Aktualität erforderlicher Sicherheitschecks nachweisen.

Über 250 Firmen, Schulen und Städte vertrauen auf Timly

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Lang Bauunternehmung ist Kunde der Timly Inventarverwaltung Software
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Digitales Werkzeugmanagementsystem – das sind die Vorteile

In der heutigen Zeit sind die meisten Menschen es gewohnt, alle wichtigen Informationen griffbereit im Smartphone mit sich zu tragen. Hierfür gibt es eine breite Akzeptanz, von der die Aktualität einer verwendeten Inventarverwaltung Software als Werkzeugmanagementsystem profitiert. Eine Übernahme von Geräten ist durch ein simples Einscannen möglich, Fragen zur Handhabung und zu Sicherheitshinweisen beantwortet die App.

Alle Methoden, die zusätzliche Arbeitsschritte bedeuten, wie zum Beispiel Rückfragen an das Büro oder Meldungen an Vorarbeiter, werden leicht aus Bequemlichkeit oder Zeitmangel unterlassen. Aktualisierungen am Ist-Stand können dort vorgenommen werden, wo sie veranlasst wurden. Das vermindert Reibungsverluste und spart Arbeitszeit.

Die Auswirkungen persönlicher Verantwortung und die Verfügbarkeit notwendiger Informationen vor Ort sind hingegen nicht zu unterschätzen. Mitarbeiter gehen deutlich pfleglicher mit Werkzeugen um, wenn sie ihnen persönlich zugeordnet wurden. Die ständige Zugreifbarkeit auf Informationen im Werkzeugmanagementsystem verringert zudem das Risiko ungewollter Beschädigungen durch fehlende Bedienungshinweise.

Wenn Defekte oder Störungen unmittelbar nach dem Auftreten über die App gemeldet werden können, verringert sich die Gefahr, dass dies später vergessen wird. Informationen kursieren permanent in Echtzeit zwischen Baustelle, Disposition und Verwaltung.

Die Möglichkeiten, die sich aus einer zentralen Erfassung von Arbeitsmitteln und Inventar im Werkzeugmanagementsystem ergeben, sind nahezu unbegrenzt. So bietet der Inventurmodus von Timly beispielsweise die Möglichkeit, am Tag der Inventur durch ein bloßes Einscannen der Gegenstände deren korrektes Vorhandensein zu dokumentieren.

Bei der Zuordnung von Mitarbeitern kann auf Wunsch eine Verknüpfung mit erforderlichen Qualifikationsnachweisen erfolgen. Ein Werkzeugmanagementsystem ermöglicht es, mit Inventar zu arbeiten und zu planen.

Timly Inventarverwaltung Software ist DSGVO konform
Die Timly Inventarverwaltung Software wird in Deutschland gehostet
Die Verbindungen mit der Inventarverwaltung Software sind SSL gesichert

Digital durchstarten mit dem Werkzeugmanagementsystem

Ist Toolmanagement mit herkömmlichen Methoden eine Alternative?

Jeder verantwortungsbewusste Unternehmer muss sich die Frage stellen, ob die kostenpflichtige Anschaffung einer Software durch deren Nutzen gerechtfertigt ist. Daher haben wir ein paar gängige Alternativen betrachtet.

Verwenden Sie eine Exceltabelle für die Verwaltung Ihres Werkzeuges, ist ein Zugriff durch mehrere Nutzer, von unterschiedlichen Orten aus, kaum praktisch zu gewährleisten. Es mangelt in der Regel an einem zentralen Speicherort, der auch von der Baustelle sicher eingebunden werden kann.

Zudem lässt die Übersichtlichkeit mit zunehmender Menge an Einträgen zu wünschen übrig. An Mobilgeräten sind derartige Tabellen kaum sinnvoll zu nutzen. Müssen hingegen alle Vorarbeiter zu Schichtbeginn erst Meldungen über aktuelle Zuordnungen oder aufgetretene Defekte weitergeben, so behindert das Arbeitsabläufe und kostet wertvolle Zeit.

Die berühmte Magnettafel im Bauwagen ist ohnehin nur für kurzfristige und kleine Projekte geeignet. Ein paralleler Zugriff aus dem Büro ist natürlich nicht möglich, was zwingend eine doppelte Erfassung notwendig macht. Zusätzliche Informationen, über die aktuelle Zuordnung zu einem Mitarbeiter hinaus, lassen sich auf diese Weise kaum verwalten.

Kostenfreie Software hat den Nachteil, dass sie in den seltensten Fällen den kompletten Funktionsumfang eines Software-Pakets wie Timly bietet. Daher werden Sie in der Regel mehrere Produkte benötigen, um alle notwendigen Features abzubilden. Zudem müssen Sie in einem solchen Fall einen möglichen zentralen Speicherort selbst administrieren. Bei einer professionellen Lösung sorgt der Anbieter für die DSGVO-konforme Absicherung des Cloud-Speichers.

Sechs Anwendungsfälle, für die ein softwarebasiertes Werkzeugmanagementsystem geeignet ist

Inventar verwalten

Egal ob IT-Ressourcen, Werkzeuge, Maschinen, Fuhrpark, Mobiliar oder Verträge: Alles in Timly

Mobil überall verfügbar

Genau dort, wo sich Ihr Inventar befindet: Mit integriertem Barcode-Scanner für Smartphones & Tablets

Clever zuweisen

Inventar ganz einfach auf Personen, Räume, Standorte oder externe Dienstleister zuweisen.
n

Digitale Objektakte

Hinterlegen Sie zu Ihrem Inventar digital wichtige Informationen, Dateien, Dokumente & Kontakte.

GPS Erfassung

Speichern Sie mit einem Scan den genauen GPS-Standort des Inventars. Auch historisch nachverfolgbar.

Wartungsplaner

Dokumentation von Reparaturen & Wartungen am Standort des Objektes, sowie Fristenmanagement.

Digitale Werkzeugverwaltung als Arbeitshilfe für innovative Unternehmen

Die Voraussetzungen für ein softwarebasiertes Werkzeugmanagementsystem sind in den meisten Unternehmen vermutlich vorhanden. Zusätzliche Hardware dürfte in den seltensten Fällen notwendig sein. Zwar hängt es von der Organisation der Arbeitsabläufe im Einzelfall ab.

Ohne Frage bietet eine für die Werkzeugverwaltung optimierte Software großes Potential zur Effektivitätssteigerung. Einerseits durch die Einsparung von Arbeitsschritten, anderseits dadurch, dass Informationen dort vorliegen, wo sie benötigt werden.

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Werkzeuge und Maschinen im Bauunternehmen oder Handwerksbetrieb zu verwalten, erfordert einen guten Überblick und vor allem Zeit. Doch mit einer Software für die Werkzeugverwaltung (Handwerk), geht das ganz unkompliziert und schnell. Alles wird digital erfasst und mit dem integrierten Wartungsplaner von Timly behalten Sie auch Wartungstermine sowie die Historie von Geräten und Werkzeugen im Blick.

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