Mit Inventarisierungssoftware IT im Griff behalten

Auf dieser Seite finden Sie Inhalte zu folgenden Themen:

• Einfache Inventarverwaltung von IT-Geräten – geht das?
• Inventarisierung – Geräte und Software gehören zur IT-Infrastruktur
• IT-Inventarverwaltung: So funktioniert sie in der Praxis
• Gibt es eine gute Inventarisierungssoftware (IT-Inventar) kostenlos?
• IT-Inventarisierung – Open Source als Alternative?
• Inventarisierungssoftware IT sorgt für Effektivität und Professionalität

Einfache Inventarverwaltung von IT-Geräten – geht das?

Wie Sie mit einer Inventarisierungssoftware IT-Inventar aller Art am besten verwalten können, möchten wir Ihnen in diesem Artikel näherbringen. Ob im Büro, im Lager oder im Außendienst, eigentlich begegnet es einem überall.

Die Rede ist von IT-Inventar, das von klassischen Geräten, wie Rechnern und Laptops inklusive der installierten Software, über Eingabeterminals und Barcode-Scanner bis hin zu Smartphones reicht. Die vollständige Erfassung des IT-Inventars bringt viele Vorteile. Sie behalten einen ständigen Überblick über vorhandene Ressourcen, deren Einsatzorte und des aktuellen Zustands. Dies erleichtert Planung und Kalkulation.

Zudem fördert die digitale Erfassung den nachhaltigen Umgang mit wertvollen IT-Assets. So lassen sich in einer Inventarisierungssoftware IT wie Timly persönlich verantwortliche Mitarbeiter hinterlegen. Dabei haben Sie die Möglichkeit, Auswertungen über Haltbarkeit und Reparaturanfälligkeit einzelner Produktgruppen durchzuführen. Dies sind Faktoren, die in Zeiten knapper und teurer werdender Rohstoffe zunehmend wichtig werden.

Inventarisierung – Geräte und Software gehören zur IT-Infrastruktur

Ein IT-Arbeitsplatz besteht aus Hardware und Software. Deren Verwaltung scheint auf den ersten Blick trivialer als sie tatsächlich ist. Neben den Komponenten, wie Tower, Monitor, Tastatur und Maus, gehören unterschiedlichste Software-Assets dazu. Letztere verursachen oftmals einen Großteil der anfallenden Kosten.

Zu den Betriebssystemen, zum Beispiel Windows, Linux oder MacOS, gehört in vielen Fällen teure Spezialsoftware – On Premise oder im Software-as-a-Service-Modell – dazu. Auch virtuelle Maschinen und andere Software, wie die für ein Active-Directory notwendigen Zugriffslizenzen auf Windows-Server-Betriebssysteme, haben unterschiedliche Laufzeiten und unterliegen eigenständigen Bedingungen.

Auf diese Weise füllt sich schnell ein Aktenordner mit notwendigen Informationen. Eine Inventarisierungssoftware IT ist in der Lage, alle benötigten Daten für IT-Assets zentral zu speichern und miteinander zu verknüpfen. Die erfassten Daten lassen sich danach in jedem benötigten Kontext ausgeben.

So ist es möglich, sich alle zu einem Arbeitsplatz gehörigen Lizenzen anzeigen zu lassen. Genauso können Sie Übersichtslisten von Kategorien ihrer gesamten IT generieren. Laufzeiten von Lizenzen oder Servicetermine wie der E-Check für Hardware werden in Übersichten angezeigt. Das IT-Asset-Management ist mithilfe einer IT-Inventarisierung ganzheitlich möglich. Denn sowohl ausgelaufene Lizenzen als auch defekte Hardware stören Arbeitsabläufe unnötig.

IT-Inventarverwaltung: So funktioniert sie in der Praxis

IT-Inventarisierung ist natürlich kein Selbstzweck. Vielmehr stellt sie eine Möglichkeit der Professionalisierung von Abläufen dar. Das zugrunde liegende Prinzip ist, dass jegliche Geräte der IT-Infrastrukturen über ihre gesamte Nutzungsdauer in der Inventarisierungssoftware IT erfasst bleiben.

Bei der Inbetriebnahme bekommt jedes Asset einen QR-Code, der mittels eines platzsparenden Aufklebers am Gerät oder, im Falle von Software-Inventarisierung, auf dazugehörigen Unterlagen befestigt wird. In der Inventarisierungssoftware IT werden alle notwendigen Daten eingetragen.

Der Umfang richtet sich nach den konkreten Anforderungen und lässt sich flexibel handhaben. Mögliche Kategorien sind unter anderem Herstellerangaben, technische Daten, Bedienungsanleitungen und Wartungshinweise. Der Datenbestand wird zentral in einer vom Anbieter gehosteten Cloud gespeichert. Für die notwendige Sicherheit sorgen DSGVO-konforme Datenschutzvorkehrungen und eine feingranulare Rechteverwaltung.

Jedem Mitarbeiter werden ausschließlich die unbedingt erforderlichen Rechte in der Inventarisierungssoftware IT eingeräumt. Ein einfaches Profil erlaubt beispielsweise nur den Aufruf von für die Bedienung einer Anlage notwendigen Informationen. Mögliche erweiterte Rechte sind die Zuweisung von Verantwortlichen und Standorten oder das Eintragen von Service-Terminen.

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Ein großer Vorteil der Cloud-basierten Speicherung ist die Zugreifbarkeit von nahezu jedem erdenklichen Standort. Mitarbeiter können mobile Geräte nutzen, um im Außendienst oder auf Geschäftsreisen den Datensatz eines IT-Assets aufzurufen. Dadurch ist es möglich, Defekte oder sonstige Probleme umgehend zu melden.

Der Zustand eines übergebenen Arbeitsmittels lässt sich auf diese Weise in der Inventarisierungssoftware IT gleichermaßen protokollieren und mit einem Foto dokumentieren. Für mobile Geräte steht eine entsprechend optimierte App zur Verfügung. Die Kamera eines Smartphones oder Tablets fungiert in diesem Fall als Scanner für den QR-Code, über den der Datensatz eines Gerätes aufrufbar ist.

Eine Vereinfachung, die Ihre Mitarbeiter beispielsweise bei Arbeiten in einem unübersichtlichen Serverraum zu schätzen lernen werden. Es hat sich gezeigt, dass die Verwaltung von Arbeitsmitteln möglichst einfach gestaltet sein muss, damit sie nicht aus Bequemlichkeit oder Zeitnot unterbleibt. Eine intuitive Bedienung der Inventarisierungssoftware IT fördert hingegen die automatische Erfassung aller relevanten Fakten.

Gibt es eine gute Inventarisierungssoftware (IT-Inventar) kostenlos?

Warum für etwas zahlen, das es auch kostenlos gibt? Diese Frage ist sicherlich berechtigt, sofern der Funktionsumfang der verglichenen Produkte identisch ist. Administrative Tätigkeiten, wie das Erfassen von Inventar oder die Überprüfung im Rahmen einer Inventur, sind meistens nicht beliebt in der eigenen Belegschaft. Stupide Tätigkeiten werden gerne aufgeschoben und unterliegen einer gewissen Fehleranfälligkeit durch fehlende Konzentration und Motivation.

Ist der Datenbestand einer Inventarliste jedoch erst einmal veraltet oder fehlerhaft, ist ein großer Aufwand notwendig, ihn wieder zu bereinigen. Deswegen ist es wichtig, dass Sie nicht mehrere Software-Lösungen parallel betreiben, um alle erforderlichen Funktionen abdecken zu können. Eine Erfassung darf möglichst nur einmalig erforderlich sein. Danach muss jegliche Aktualisierung so einfach und intuitiv wie möglich durchführbar sein.

Heutzutage trägt beinahe jeder Mitarbeiter ein Smartphone bei sich und kann damit durch das einfache Einscannen des QR-Codes auf das Profil eines Inventargegenstandes zugreifen. Gerade IT-affine Mitarbeiter werden es womöglich als spannendes Feature empfinden, auf diese Weise alle notwendigen Informationen der Inventarisierungssoftware IT stets griffbereit zu haben. Eine entsprechende Akzeptanz fördert ganz nebenbei die regelmäßige Nutzung eines Produkts.

IT-Inventarisierung – Open Source als Alternative?

Open-Source-Software bietet spannende Programme, die durch die Offenlegung des Quellcodes maximale Transparenz versprechen. Häufig entstehen sie als Forschungsprojekte im Umfeld von Universitäten oder sind das Produkt von findigen Programmierern.

Wenn allerdings die Arbeit nur auf den Schultern einiger weniger Entwickler ruht, besteht jederzeit die Gefahr, dass eine Weiterentwicklung aus Zeitmangel oder anderer Ausrichtung der eigenen Pläne eingestellt wird.

Auch die Bereitstellung von Fehlerbehebungen und Sicherheits-Patches kann nicht in der gleichen Frequenz erfolgen, wie bei einem professionellen Entwicklerteam. Support beschränkt sich bei Open-Source-Software häufig auf Foren, in denen andere Nutzer mehr oder minder wertvolle Tipps geben.

Der Einsatz einer Inventarisierungssoftware IT deckt einen derartigen Kernbereich eines Unternehmens ab, dass eine sorgfältige Auswahl erfolgen sollte. Professioneller Support und die permanente Überarbeitung der Software gehören zu Grundlagen, auf die Sie dabei nicht verzichten sollten.