Hardware-Inventarisierung mit mobiler App: Laptops, Telefone, Beamer oder Bildschirme besser verwalten

Warum ist eine IT-Inventarisierung per Excel-Vorlage unvorteilhaft?

Natürlich versuchen die meisten Unternehmen, auf die eine oder andere Art ihre Geräte und Lizenzen zu verwalten. Oft besteht das IT-Asset-Management aus einzelnen Tabellendokumenten. Das ist besser als nichts, aber keine moderne und effiziente Methode der Hardware-Inventarisierung. Viele hilfreiche Informationen werden erst gar nicht erfasst und müssen im Bedarfsfall mühsam nachrecherchiert werden.

So notieren manche Verwaltungsmitarbeiterinnen keine Daten zur installierten Software. Es kommt dann zu unnötigen Doppelkäufen oder Verzögerungen im Betriebsablauf, weil Lizenzen unbemerkt ausgelaufen sind. Gerade wenn verteilte Arbeitsplätze die Nutzung virtueller Maschinen erforderlich machen ist ein dezentrales Management vorhandener Software unerlässlich. Excel-Tabellen, die womöglich nicht von allen Endgeräten und Arbeitsorten aus zugänglich sind, helfen häufig nicht weiter.

Ausgedruckte Versionen der Inventarisierungstabellen sind sogar noch fehleranfälliger. Sie bieten ähnlich wenige Funktionen wie Magnetbretter in Lagerhallen und Werkstätten, an denen der Aufenthaltsort von Geräten verzeichnet werden soll. Diese Art von Objektverwaltung ist sehr von konzentrierten Mitarbeitern und zugänglichen einzelnen Räumen abhängig. Sie funktioniert bereits für Möbel, Fahrzeuge oder Werkzeuge oft nicht und ist für IT-Infrastrukturen gänzlich unattraktiv.

Schließlich sind Angestellte heute gewöhnt, Verwaltungsaufgaben durch Mausklicks oder Smartphone-Gesten zu erledigen. Insbesondere, wenn Ihr Unternehmen sehr umfangreiche Räumlichkeiten oder einen hohen Anteil mobiler Arbeitender besitzt, bringt die Hardware-Inventarisierung mit einer mobilen App Vorteile. Schließlich wird kaum jemand besonders motiviert sein, extra in einen bestimmten Raum mit einer Papierliste zu gehen oder eine Verwaltungsmitarbeiterin anzurufen, nur um die Verlängerung einer Lizenz oder die Ausleihe einer Tastatur zu melden.

So geht eine zeitgemäße Hardware-Inventarisierung der Geräte in Unternehmen

Das Thema Hardware-Inventarisierung betrifft heute Unternehmen aus ganz unterschiedlichen Branchen. Dennoch sind sich viele Entscheider und Managerinnen der Brisanz des Themas nur unzureichend bewusst. Durch ineffiziente Inventarisierungstools geht noch immer vielerorts einiges an relevanten Informationen verloren. Durch zu späte Wartung fallen Geräte und Werkzeuge unnötig aus. Verpasste Sicherheitsprüfungen führen zu Versicherungsproblemen.

Eine mangelhafte Standortverwaltung kann Verluste nach sich ziehen: Firmeninventar wird irgendwo „vergessen“ oder „verschwindet“, weil seine Aufenthaltsorte über längere Zeit nicht dokumentiert wurden. Machen Sie die Hardware-Inventarisierung dagegen über eine mobile App möglich erleichtern Sie es Ihren Kollegen und Kolleginnen, Daten zu aktualisieren.

Für das gesamte IT-Inventar, aber auch für Fahrzeuge oder Maschinen, kann ein QR-Code generiert werden. Dieser wird auf das Objekt geklebt und kann dann per Smartphone oder Tablet eingescannt werden. Daraufhin erscheinen diverse Bearbeitungsmöglichkeiten zum Gegenstand. Für eine rasche Hardware-Inventarisierung kann beispielsweise der Standort via GPS-Signal des Smartphones gespeichert und aktualisiert werden.

In einer Inventarisierungssoftware wie Timly ist dann von allen verknüpften Konten aus die Standort-Historie ersichtlich. Auf Wunsch implementieren wir bei Ihnen Softwareaccounts, die mit Ihren bestehenden Active Directory-Daten arbeiten. So lässt sich unkompliziert für den Bereich der gesamten IT einsehen, welcher Mitarbeiter zu welcher Uhrzeit den Standort erfasst hatte. Falls Ihr Unternehmen größere Anlagen, wie Bagger oder mobile Industriegeräte, besitzt können zudem professionelle Echtzeit-Tracker in die Inventarverwaltungssoftware integriert werden.

Die bessere Alternative zur Hardware-Inventarisierung mittels Excel-Vorlage

Leider leisten herkömmliche, oft aus der Not heraus begonnene, Methoden wie die Excel-Inventar-Tabelle keine vollständige Erfassung aller IT-Assets. Sie bieten bestenfalls rudimentäre Übersicht über Lizenzen, Geräte und Wartungsintervalle. Zu einer vollständigen Hardware-Inventarisierung gehören aber auch Informationen zum Zustand des Objektes, zur Ausleihhistorie oder zu verknüpften Software-Assets. Eine wirklich hilfreiche IT-Inventarisierung besitzt Schnittstellen zur weiteren Unternehmenssoftware.

So können direkt Anschlussfragen beantwortet werden, etwa die Frage nach der Zuständigkeit für die Wartungsaufgabe oder die Frage, was das Objekt aktuell für einen monetären Wert hat. Für die Vielzahl der bei der Hardware-Inventarisierung erfassten Daten müssen Sie keine eigenen Server bereithalten. Zu unserem Software as a service-Paket gehört die Anbindung an die Timly-Cloud. Auf diese greifen Sie und Ihre Mitarbeiterinnen jederzeit vom Desktop-PC im Büro, dem Firmentelefon im Home-Office oder auch dem Tablet im Lager aus zu.

Sollten Sie lieber Ihre eigene Server-Infrastruktur für die Inventarisierungsfunktionen nutzen wollen installieren wir eine On Premise-Lösung für Sie. Dies ist nur ein Beispiel dafür, dass unsere Objektverwaltungssoftware flexibel an die Kundenbedürfnisse anpassbar ist. Unter anderem helfen wir Ihnen auch dabei, bestehende Inventardatenbanken in Timly zu importieren – bei Bedarf auch automatisiert und regelmäßig über unsere API-Schnittstelle. Neben der Hardwareverwaltung kommt auch der Software-Inventarisierung eine immer größere Rolle zu. Professionelle Programme werden zunehmend über Abonnementlösungen angeboten.

Die verschiedenen Desktop- oder Nutzerlizenzen sind nicht immer einfach zu überblicken. Damit jeder Mitarbeiter im richtigen Moment die nötige Software nutzen kann können Sie ihm diese als Inventargegenstand zuweisen. Im jeweiligen Mitarbeiterprofil können Angestellte zudem selbst Buchungen vornehmen. Für die langfristige Planung der Software-Assets (aber auch aller anderen Inventarobjekte) eignet sich die Dispositionsfunktion. Mit ihr lässt sich Inventar für zukünftige Zeitpunkte und Mitarbeiter, Externe oder Räume reservieren.