Tool Management: Software sorgt für Ordnung bei der Werkzeugverwaltung

Was eine Tool Management Software mitbringen muss

Ein smartes Tool Management System (TMS) lässt sich heutzutage nur noch softwarebasiert umsetzen. Ausgedruckte Listen und Geräteakten, die im Büro und weit abseits der aktuellen Arbeitsorte des Unternehmens geführt werden, sind schnell veraltet. Aktuelle Informationen regelmäßig nachzupflegen kostet Arbeitszeit und wird in der Praxis oft aus Zeitdruck oder Bequemlichkeit unterlassen.

Wirklich effektiv ist ein TMS dann, wenn es möglich ist, von jedem infrage kommenden Einsatzort darauf zurückzugreifen. Eine intuitive Bedienbarkeit ist eine wichtige Grundvoraussetzung für die Akzeptanz in der eigenen Belegschaft. Deren Bedeutung sollte nicht unterschätzt werden, denn die Datenqualität lebt in der Regel von der Sorgfalt bei der Erfassung. Deswegen ist ein spezialisiertes TMS immer im Vorteil gegenüber generischen Lösungen wie zum Beispiel Exceltabellen, die eigentlich nur sinnvoll an einem ausreichend großen Monitor im Büro bedienbar sind.

Werkzeugausgabesysteme als Basis für das effektive Werkzeugmanagement

Das TMS muss in der Praxis so ausgelegt sein, dass Mitarbeiter sich von jedem möglichen Arbeitsort darin anmelden können. Zudem sollte der Aufruf des Datenbestandes mit einem Mobilgerät möglich sein. Nur dann ist gewährleistet, dass etwa auf einer Baustelle ohne nennenswerten Aufwand eingetragen werden kann, an welchen Mitarbeiter ein Werkzeug ausgegeben wurde. Timlys Inventarsoftware ist aus diesem Grund als cloudbasierter Dienst umgesetzt.

Die Daten lagern auf einem Server, die Software läuft dort zentral. Nutzer benötigen lediglich einen PC oder ein anderes internetfähiges Endgerät, um mit Timly browserbasiert arbeiten zu können. Das Thema Sicherheit kommt trotz der Auslagerung von Daten in die Cloud nicht zu kurz. Die verwendeten Server entsprechen den strengen Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Eine integrierte Rechteverwaltung gewährleistet, dass autorisierte Nutzer nur auf für sie vorgesehene Inhalte zugreifen können. Erfassen lässt sich in Timly jedes erdenkliche Arbeitsmittel. Dafür sorgen flexibel anpassbare Profile. Neben allen gewünschten Informationen können dort auch Dateien abgelegt werden, etwa Fotos, die den aktuellen Zustand dokumentieren, oder Prüfprotokolle von Maschinen. Jedes Asset verfügt über einen eigenen Kalender, der alle anstehenden Termine verwaltet. Eine smarte Erinnerungsfunktion versendet auf Wunsch zeitgerecht Hinweise an hinterlegte Ansprechpartner.

Werkzeugverwaltung mit App und QR-Code sorgt für Praxistauglichkeit

Mitarbeiter sind es heutzutage gewohnt, wichtige Informationen per App über ihr Smartphone zu erhalten. Auch Transaktionen wie Bestellungen und Buchungen werden inzwischen zum großen Teil über Apps getätigt. Folgerichtig bietet Timly eine Web-App an, mit der sich das TMS von jedem Smartphone und Tablet nutzen lässt.

Für eine einfache Aufrufbarkeit von Inventarprofilen sorgen QR-Codes. Diese lassen sich als Aufkleber an Geräten oder Ablageorten anbringen. Durch ein simples Einlesen im Barcode-Scanner der App hat jeder berechtigte Mitarbeiter die Möglichkeit, zeitsparend Informationen aufzurufen oder zu aktualisieren. Das Erfassen von aktuellen Standorten ist so sekundenschnell erledigt. Ebenso die Anforderung von Arbeitsmitteln und das Melden von Schäden. Wichtige Dokumente liegen mit der Timly-Inventar App zudem immer am jeweiligen Arbeitsort vor.

Tool Management mit IoT-Trackern smart gestalten

Die Inventar Software von Timly wird permanent weiterentwickelt. Zahlreiche in der Praxis gefragte Features fanden in den letzten Jahren Einzug in das Programm und machen Timly zu einem der Marktführer. Ein Beispiel ist die Möglichkeit, IoT-Sensoren des Kooperationspartners adnexo nativ einzubinden.

So sorgt ein IoT-Tracker dafür, dass Standorte von hochwertigen Maschinen auf Knopfdruck zu ermitteln sind. Das Geofencing zieht einen virtuellen Zaun um das Arbeitsmittel. Wird es daraus entfernt, schlägt die Software Alarm. Zu den weiteren unterstützen IoT-Sensoren zählen Temperaturfühler, Feuchtigkeitssensoren und Distanzmessgeräte. Automatisierte Überwachung entlastet Mitarbeiter und spart in der Praxis wertvolle Arbeitszeit.

Zur Ressourcenschonung gehört auch ein Tool Management System

Eine mögliche Stellschraube zur Kostenersparnis beim Tool Management sind innovative Reparatur- und Recycling-Verfahren. Hiervon werden unterschiedliche Varianten auf dem Markt angeboten. Mindestens ebenso wichtig ist allerdings, bereits im Vorfeld einen schonenden Umgang mit Arbeitsmitteln zu fördern. Hierfür ist eine persönliche Verantwortlichkeit für die „eigenen“ Werkzeuge ein essenzieller Baustein.

Wenn Werkzeuge fest an Mitarbeiter zugeordnet werden, erhöht dies erfahrungsgemäß die Bereitschaft, diese sorgsam zu behandeln und fachgerecht zu pflegen. Mit Timly kann ein solches System ganz einfach umgesetzt werden. Die Übergabe ist jederzeit mit der App möglich. Die Historie in der digitalen Akte von Arbeitsmitteln hilft zudem dabei, Parameter wie Haltbarkeit und Reparaturanfälligkeit im Hintergrund zu überwachen.

Wichtig: Test vor der Einführung empfehlenswert

Die Entwickler von TMS-Lösungen haben oft unterschiedliche Schwerpunktsetzungen. Daher lohnt es unter Umständen, vor der Entscheidung Testphasen durchzuführen. Timly ist seit jeher besonders dafür geeignet, Arbeitsmittel im dynamischen Umfeld von Bau und Handwerk zu verwalten. Verantwortliche sollen jederzeit nachvollziehen können, wo sich Assets befinden und in welchem Zustand sie sind. Besonderen Wert legen die Entwickler aber auch auf die einfache Handhabung. Timly sorgt bei Mitarbeitern in der Praxis für einen echten Mehrwert, indem wichtige Informationen in der App jederzeit griffbereit sind.