Was ist Instandhaltung und wie hilft Software dabei?

• Was ist Instandhaltung und was ist Instandsetzung: Eine Definition
• Instandhaltung: Synonym für Wartung?
• Arten und Ziele der Instandhaltung
• Zustandsorientierte Instandhaltung: Aufgaben und Vorgehensweise
• Was ist Instandhaltung Immobilien: Definition und Bestandteile
• Was ist Instandhaltung Gebäude: Elemente und Strategien
• Beispiel für Definition in der Industrie
• So gelingt die Umsetzung: Industrie, Handel, Bau und andere Branchen

Was ist Instandhaltung und was ist Instandsetzung: Eine Definition

Was ist Instandhaltung eigentlich genau? Obwohl der Begriff in Bereichen wie Handel, Industrie, Bau oder Produktion häufig vorkommt, wird selten erklärt, was sich konkret dahinter verbirgt. Vielleicht fragen Sie sich daher: Gibt es für die Instandhaltung eine DIN-Norm? Wo liegt der Unterschied zur Wartung? Und: Wie kann ich all die Prüftermine und Defekte effizient dokumentieren?

Zunächst ist es hilfreich zu wissen, dass Instandhaltung ein Oberbegriff ist. Die entsprechenden Unterkategorien sind Wartung, Instandsetzung, Inspektion und Verbesserung. Es handelt sich also um die Gesamtheit der technischen und administrativen Maßnahmen, mit denen sichergestellt wird, dass ein Objekt langfristig seine geforderte Funktion erfüllen kann. Zur Definition können die DIN EN 13306 und DIN 31051 herangezogen werden.

Bei der Instandsetzung geht es dagegen ausschließlich um die Wiederherstellung des Soll-Zustandes bei einem Defekt. Für die Instandhaltungsplanung und -organisation empfiehlt sich heutzutage der Einsatz spezieller Software – wie Timly. Sinnvoll ist ein Zusammenspiel mit der Inventardatenbank, da das Firmen-Inventar Gegenstand der Instandhaltungsmaßnahmen ist.

Instandhaltung: Synonym für Wartung?

Viele Menschen verwenden die Begriffe Wartung und Instandhaltung abwechselnd oder gleichzeitig. So kann der Eindruck entstehen, dass es sich um Synonyme handle. Tatsächlich geht es bei der Wartung konkret darum, die Abnutzung eines Objekts zu verlangsamen. Durch regelmäßige Wartungen wird die Betriebssicherheit von Fahrzeugen, Werkzeugen oder Maschinen erhalten. Sie sind somit ein Teil der Instandhaltungsplanung.

In einer guten digitalen Lösung sind daher Prüftermine, Dokumentationen sowie das Tracking von Defekten und Mängeln an einem Ort vereint. Während die Wartung nur technische Maßnahmen meint, beinhaltet die Instandhaltung auch gewisse Maßnahmen des Managements.

Nicht zu vergessen ist zudem der Unterschied Inspektion – Wartung: Die Inspektion ist eine Durchsicht technischer Systeme bzw. Betriebsmittel zur Beurteilung des Ist-Zustandes in Hinblick auf die Unfallverhütung. Gemäß DIN 31051 ist auch die Inspektion ein Bestandteil der Instandhaltung.

Arten und Ziele der Instandhaltung

Die Kombination aller technischen Möglichkeiten sowie vorbeugende Maßnahmen zur Verhinderung von Systemausfällen sind Teil der Instandhaltungsmaßnahmen. Diese haben die optimale Nutzung der Lebensdauer von Anlagen und Maschinen zum Ziel. Wenn Sie auf eine durchdachte Instandhaltungssoftware setzen, verbessern Sie die Betriebssicherheit und erhöhen die Anlagenverfügbarkeit. Rechtzeitige Wartungen, Inspektionen, Reparaturen und Verbesserungen tragen zur Optimierung von Betriebsabläufen bei und reduzieren die Anzahl von Störungen.

Auf Verwaltungsebene ermöglicht eine übersichtliche Instandhaltungsdokumentation eine vorausschauende Planung von Kosten für Prüfungen, Ersatzteile oder Wartungsmaterial. Manche Instandhaltungsstrategien sind reagierend und erhaltend, wie etwa die vorbeugende Instandhaltung (Preventive Maintenance). Bei diesem Modell nutzt man feste Zeitintervalle, die auf allgemeinen Erfahrungen zur Lebensdauer und zum Verschleiß von Komponenten beruhen.

Dies, sowie auch die ausfallorientierte Instandhaltung (Breakdown Maintenance), gelten als unwirtschaftlich und wenig nachhaltig. Schließlich können Geräte auch zwischen den turnusmäßigen Instandhaltungsmaßnahmen ausfallen. Auf der anderen Seite werden durch starre Wartungstermine mitunter voll funktionsfähige Maschinenteile ausgetauscht.

Mit dem Timly Wartungsplaner haben Sie immer alle Wartungstermine und Voraussetzungen im Blick. 

Zustandsorientierte Instandhaltung: Aufgaben und Vorgehensweise

Mit fortschreitender Digitalisierung von Unternehmen wird die zustandsorientierte Instandhaltung immer beliebter. Aber was ist Instandhaltung, die zusastandsorientiert ist? Kern dieser Strategie ist die dauerhafte Kontrolle der Zustände von Anlagenkomponenten mithilfe von Sensoren. Kleinste Abweichungen vom Normalbetrieb, wie Änderungen im Schwingungsverhalten oder im Klangbild, werden über das Internet der Dinge gemeldet.

So kann eine sich anbahnende Störung identifiziert werden und dagegen vorgegangen werden. Ein stabiles und sicheres Internet als Kommunikationskanal zwischen Sensoren, Datenbank und Anwender ist hierfür Voraussetzung. Dem Unternehmen muss eine leistungsfähige Cloud als zentraler Ort für die Speicherung und Auswertung der Instandhaltungsdaten zur Verfügung stehen. Es empfiehlt sich die Implementierung eines drahtlosen Long Range Wide Area Networks, welches an die Anforderungen des Internet of Things angepasst ist.

Über entsprechende Gateways ist eine sichere, bidirektionale Kommunikation mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung realisierbar. Diese Art des Managements während des Lebenszyklus der Maschinen und Geräte kann zu nachhaltigeren Produktionsprozessen und Unternehmensstrategien führen. Notwendige Instandhaltungsmaßnahmen lassen sich durch die Sensorennutzung punktgenau dann ausführen, wenn tatsächlich Handlungsbedarf besteht.

Neben der höheren Maschinenverfügbarkeit durch die Vermeidung außerplanmäßiger Stillstände punktet diese Instandhaltungsstrategie mit geringeren langfristigen Kosten und einem niedrigeren Ressourcenaufwand – verglichen mit präventiven und ausfallorientierten Instandhaltungsmodellen.

Was ist Instandhaltung Immobilien: Definition und Bestandteile

Auch im Bereich der Gebäudeinstandhaltung gibt es eine Reihe von administrativen Maßnahmen sowie Maßnahmen zur Erhaltung des funktionsfähigen Zustandes. Schließlich sind, um den Wert und die Bewohnbarkeit von Wohngebäuden zu erhalten, bestimmte Instandhaltungsmaßnahmen und ihre Dokumentation nötig. Für Gewerbeimmobilien ist es ähnlich.

Viele Unternehmen verwalten noch immer ihre Wartungstermine und Inspektionsdokumente auf Papier oder in Excel-Listen. Diese Vorgehensweise gilt als ineffizient und risikobehaftet: Schnell geht ein Tabellenblatt verloren oder ein Mitarbeiter übersieht eine nötige Eintragung.

Um die korrekte Dokumentation defekter Bauteile oder stattgefundener Wartungen sicherzustellen, installieren manche Unternehmen kostenlose Software zum Instandhaltungsmanagement. Diese ist jedoch nicht auf die individuellen Bedürfnisse abgestimmt und besitzt häufig einen zu geringen Funktionsumfang. Letztendlich entstehen unnötige Opportunitätskosten, wenn (Bau)Unternehmen nicht rechtzeitig auf eine kostenpflichtige, spezialisierte Lösung für die Verwaltung von Inventar und Instandhaltungsmaßnahmen setzen.

Was ist Instandhaltung Gebäude: Elemente und Strategien

Ein wichtiger Teil der Gebäudeinstandhaltung ist die Inspektion, mit der üblicherweise ein Baufachmann oder Techniker beauftragt ist. Dieser hält Veränderungen am Gebäude oder an Geräten fotografisch und schriftlich fest und sucht nach deren Ursachen. Neben dieser Beurteilung des Ist-Zustandes sind weitere Elemente der Instandhaltung:

– die Berücksichtigung inner- und außerbetrieblicher Forderungen,
– die Einhaltung der Ziele der Instandhaltung und
– die Erfüllung festgelegter Instandhaltungsstrategien.

Zudem sind derzeit gerade an Gebäuden bestimmte Verbesserungen relevante Instandhaltungsmaßnahmen. Jetzt und in den Folgejahren werden vielfach Gebäudeaufwertungen durch das Energieeinsparungsgesetz oder das Erneuerbare-Energien-Wärmegesetz gefordert.

Sämtliche Elemente der Gebäudeinstandhaltung müssen korrekt dokumentiert werden. Das Anlegen und Aktualisieren entsprechender Datenbankeinträge gelingt mit einer cloudbasierten Software für Instandhaltung flexibler als mit einer fest auf einem PC installierten (Tabellen)Software. Denn wenn Schäden, neue Termine oder Instandhaltungsnotizen direkt am Mobilgerät im Gebäude oder Firmenfahrzeug eingetragen werden können, wird dies seltener vergessen oder aufgeschoben.

Beispiel für Definition in der Industrie

Was ist Instandhaltung in der Industrie? Auf eine Produktionsanlage bezogen versteht man unter Instandhaltungsmaßnahmen alles, was der Überwachung, Erhaltung und Wiederherstellung der für die Produktionszwecke erforderlichen technischen Leistungsfähigkeit der Produktionsanlage dient. Eine Instandhaltungssoftware muss daher schnell anzeigen können, wie es aktuell um die Sicherheit und Funktionalität der industriellen Anlage bestellt ist. Sie sollte optimalerweise einen Überblick darüber bieten, welche Maschinen und Anlagen wie häufig defekt bzw. rentabel sind.

Der Trend ging in den letzten Jahren weg von präventiven und hin zu zustandsorientierten Instandhaltungsmaßnahmen. Grund war die fortschreitende Digitalisierung. Allerdings wird es bei diesem Instandhaltungsmanagement schwieriger, ohne gute Softwareunterstützung den Überblick zu bewahren. Und das Dokumentieren des funktionsfähigen Zustandes aller Anlagen, Inventargüter und Fahrzeuge ist zu relevant, um auf ein mangelhaftes Programm zu setzen.

Eine Testphase mit kostenfreier Instandhaltungssoftware kann allenfalls für ein junges Unternehmen mit geringem Budget sinnvoll sein, um ein Gespür dafür zu erhalten, welche Funktionen benötigt werden.