Unternehmensvorstellung

Seit ihrer Gründung im Jahr 1979 hat sich die Willke Gruppe von einem norddeutschen Familienunternehmen zu einem europaweit tätigen Spezialisten im Eisenbahnbau entwickelt.

Mit rund 500 Mitarbeitenden an 13 Standorten in drei Ländern deckt Willke alle wesentlichen Bereiche des Bahnbaus ab – von der Gleiserneuerung über Ingenieurleistungen bis hin zur Instandhaltung.

Innovation und Effizienz stehen bei Willke im Mittelpunkt – und damit auch die konsequente Digitalisierung zentraler Prozesse.

Die Herausforderung

Mit dem Wachstum der Unternehmensgruppe und der Ausweitung auf sieben spezialisierte Geschäftsbereiche wurde die Verwaltung der zahlreichen Maschinen, Werkzeuge und Geräte zunehmend komplex.

Während ERP-Systeme und Excel-Tabellen lange Zeit ihren Zweck erfüllten, stießen sie bei einer dynamischen, standortübergreifenden Organisation an ihre Grenzen.

Zentrale Herausforderungen:

  • Verfolgung von Maschinen, Werkzeugen und Geräten über mehrere Standorte hinweg
  • Hoher Verwaltungsaufwand und Fehleranfälligkeit durch manuelle Einträge
  • Schwierige Nachvollziehbarkeit von Wartungszyklen und Verantwortlichkeiten
  • Fehlende Echtzeitübersicht über Bestände und Qualifikationen

Im Bahnbau, wo jedes Gerät und jede Fachkraft exakt eingesetzt werden muss, sind Zeitverluste und unvollständige Daten nicht nur unpraktisch – sie gefährden Sicherheit, Effizienz und Projektplanung. Das führte Willke 2021 zur Suche nach einer nachhaltigen Lösung – und schließlich zu Timly.

Die Lösung

Gesucht war eine zentrale, cloud-basierte Inventarisierungslösung, die Robustheit, Flexibilität und einfache Bedienbarkeit verbindet. Timly passte perfekt zu dieser Anforderung und konnte in kurzer Zeit erfolgreich implementiert werden.

Einführung und Umsetzung:

  • Aufbau einer einheitlichen, digitalen Datenbasis für alle Anlagenstammdaten
  • Nutzung der Timly App für mobiles Asset Tracking direkt auf der Baustelle
  • Integration von QR-Code-Etiketten zur schnellen Identifikation und Zuordnung
  • Einsatz des integrierten Ticketsystems zur Fehler- und Wartungsverwaltung
  • Digitale Erfassung und Nachverfolgung von Mitarbeiterschulungen und Qualifikationen

Durch die cloud-basierte Lösung haben Mitarbeitende jederzeit Zugriff auf aktuelle Daten – ob aus dem Büro, vom Lager oder direkt von der Baustelle. Die Bedienung ist intuitiv und ermöglicht eine rasche Einarbeitung im gesamten Team.

Die Ergebnisse

Mit Timly konnte Willke seine Inventarverwaltung vollständig digitalisieren und die Effizienz in zahlreichen Bereichen erheblich steigern.

Erreichte Ergebnisse:

  1. 100% digitale Übersicht über alle Assets in Echtzeit
  2. Deutlich reduzierte Such- und Verwaltungszeiten
  3. Vereinfachte Wartungsplanung und -dokumentation
  4. Digitale Verwaltung von Mitarbeiterqualifikationen und -zertifikaten
  5. Gesteigerte Compliance und Arbeitssicherheit durch klare Nachweise
  6. Verbesserte Entscheidungsgrundlagen für Beschaffung und Instandhaltung

Willke nutzt die gewonnenen Daten, um fundierte strategische Entscheidungen zu treffen. Durch die Transparenz im gesamten Maschinen- und Gerätepark werden Investitionen gezielter geplant und die Nutzung vorhandener Ressourcen optimiert.

Wichtige Erkenntnisse

  • Die Digitalisierung zentraler Betriebsprozesse schafft Transparenz, Effizienz und Planungssicherheit.
  • Eine intuitive Softwarelösung wie Timly erleichtert die Akzeptanz im gesamten Team – von der Verwaltung bis zur Baustelle.
  • Durch die Kombination von Asset Tracking, Wartungsmanagement und Mitarbeiterqualifikationen entsteht eine vernetzte, datengestützte Organisationsstruktur.
  • Willke zeigt, dass digitale Transformation im Anlagenmanagement nicht nur ein IT-Projekt ist, sondern ein entscheidender Wettbewerbsfaktor für die Zukunft.