Permanente Inventur: Definition, Vorteile und praktische Umsetzung für Unternehmen

Gesetzliche Grundlagen für die permanente Inventur

Das Handelsgesetzbuch (HGB) schreibt im § 240 für Unternehmen, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, grundsätzlich vor, dass einmal im Geschäftsjahr eine Inventur durchgeführt werden muss. Um den Alltagsbetrieb nicht unnötig zu stören, erlaubt §241 HGB sogenannte Inventurvereinfachungsverfahren, die im Einzelfall besser geeignet sein können.

Neben der verlegten Inventur ergibt sich daraus insbesondere die permanente Inventur. Dabei dürfen Verantwortliche des Unternehmens den Zeitpunkt der körperlichen Bestandsaufnahme selbst festlegen. Dadurch können sie ihn beispielsweise in geschäftsarme Zeiten legen oder mit Wartungsarbeiten verbinden.

Voraussetzungen für die permanente Inventur

Die permanente Inventur gibt den Verantwortlichen in Unternehmen mehr Freiheit und Möglichkeiten, die Bestandsaufnahme effektiv in bestehende Prozesse einzubetten. Dennoch müssen einige Voraussetzungen erfüllt werden. Entscheidend für die Praktikabilität ist dabei das Lagerbuch. Darin muss jederzeit der aktuelle Bestand feststellbar sein – und damit auch am Bilanzstichtag.

Die Form, in der das Lagerbuch zu führen ist, wird dagegen nicht per Gesetz bestimmt. Daher ist es auch möglich, ein digitales System zu nutzen. Einzige Voraussetzung bleibt, dass die Bestandsverwaltung den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) entspricht. Das Bundesfinanzministerium hat zudem die Grundsätze der DV-gestützten Buchführungssysteme herausgegeben.

Die sich daraus ergebenden Voraussetzungen für die permanente Inventur haben wir in der nachfolgenden Checkliste für Sie zusammengefasst:

– Permanente Bestandserfassung im Lagerbuch

– Buchungen müssen richtig, prüfbar und nachvollziehbar sein

– Transaktionen dürfen nicht nachträglich veränderbar sein

– Eine Dokumentation und spätere Prüfbarkeit müssen gegeben sein

– Die Datensicherheit muss gewährleistet sein

– Gesetzliche Aufbewahrungsfristen sind zu beachten.

Vorteile der permanenten Inventur

Stichtagsinventur oder permanente Inventur, Vorteile bieten beide Formen der Bestandsaufnahme – aber auch Nachteile. Verantwortliche sollten also im Vorfeld prüfen, ob eine flexible Ausführung wichtiger ist als eine konzentrierte und dafür kurzfristige Aktion. Zu den wichtigsten Vorteilen der permanenten Inventur zählen die folgenden:

Flexibilität: Der Zeitpunkt der körperlichen Bestandsaufnahme, also des Soll- und Ist-Abgleichs, kann nach praktischen Erfordernissen ausgewählt werden.

Effizienz: Vorhandene Mitarbeiter sind in der Lage, in Leerlaufzeiten oder bei der Ausführung geeigneter Tätigkeiten die Inventur durchzuführen. Für Anlagevermögen ist zudem keine körperliche Inventur notwendig, wenn der Bestand im Lagerbuch aktuell gehalten wird.

Materialeinsatz: Zusätzliche Hardware oder andere Ausrüstung sind für die Durchführung der Inventur nicht erforderlich.

Weniger Vorbereitungszeit: Das Erstellen und Ausgeben von Inventarlisten ist nicht notwendig. Gerade bei Nutzung eines digitalen Lagerbuchs liegen die Soll-Bestände immer in Echtzeit vor.

Höhere Qualität: Wenn nur feste Mitarbeiter mit der Inventur betraut werden, steigt häufig die Qualität der Ausführung. Aushilfskräfte müssen erst eingearbeitet werden und kennen unter Umständen Abläufe und Örtlichkeiten nicht.

Hohe Synergieeffekte: Der immer tagesaktuelle Überblick des aktuellen Bestands bringt auch im Rahmen anderer Aufgaben große Vorteile. So vereinfacht er beispielsweise die Lagerhaltung und ermöglicht das Tracken von Material.

Nachfolgend eine Gegenüberstellung der permanenten Inventur mit der Stichtagsinventur in den wichtigsten Punkten:

Nachteile und Grenzen der permanenten Inventur

Vom Gesetzgeber sind bestimmte Einschränkungen bei der Wahl der Inventurart gemacht worden. Dies bringt in der Praxis auch Nachteile mit sich. Das Führen des Lagerbuchs muss mit hoher Sorgfalt und Zuverlässigkeit erfolgen. Aktuelle Bestände müssen jederzeit daraus hervorgehen. Buchungen sollten daher umgehend vorgenommen werden.

Um dies mit vertretbarem Aufwand zu gewährleisten, ist eine entsprechende Infrastruktur notwendig. Diese kann beispielsweise mit einer Inventarsoftware wie Timly umgesetzt werden.

Weitere Einschränkungen sind:

• Eine Zählung von Gütern per Stichprobe ist nicht zulässig
• Besonders hochwertige Bestände sind von der permanenten Inventur ausgenommen
• Handelt es sich um Güter, deren Menge sich durch natürliche Abgänge verändert, ist eine permanente Inventur ebenfalls nicht gestattet

Praxisbeispiele: So funktioniert die permanente Inventur

Die Buchhaltung bei einer permanenten Inventur gestaltet sich anspruchsvoll. Es sollten klare Abläufe beschrieben werden, um die Bestände jederzeit exakt feststellen zu können. Dazu sind immer diese drei Schritte erforderlich:

1. Der Anfangsbestand muss vollständig erhoben werden. Die Speicherung muss in einer Weise erfolgen, dass alle erforderlichen Mitarbeiter einfachen Zugriff darauf haben. Unautorisierter Zugriff sollte jedoch nicht möglich sein.

2. Zugänge, Abgänge und Umlagerungen müssen umgehend erfasst werden. Dafür ist es notwendig, dass Mitarbeiter an jedem Arbeitsplatz direkt auf das Inventursystem zugreifen können.

3. Der Zeitpunkt der körperlichen Inventur muss festgeschrieben werden. Dies kann beispielsweise abschnittsweise in verschiedenen Arbeitsbereichen oder an besonders geeigneten Zeitpunkten erfolgen.

Zur Veranschaulichung sollen die nachfolgenden Beispiele dienen. Die Entscheidung für ein bestimmtes Verfahren richtet sich immer nach den konkreten Gegebenheiten vor Ort und den dort etablierten Arbeitsprozessen.

Inventur im produzierenden Gewerbe

Für unterschiedliche Arbeitsbereiche werden Abschnitte gebildet. Für jeden Abschnitt kann festgelegt werden, welcher Monat geeignet für die Inventur ist. Im Lager beispielsweise dann, wenn der Bestand am geringsten ist. In Produktionsabschnitten hingegen bieten sich Zeiträume an, in denen Maschinen ohnehin für Wartungen angehalten und möglicherweise teildemontiert werden müssen.

Wichtig ist, dass ein Gesamtüberblick erstellt werden kann. Dadurch wird sichergestellt, dass keine Bereiche und Artikel übersehen werden. Eine softwareseitige Überwachung mit entsprechendem Fristenplaner eignet sich hierfür besonders.

Inventur im Einzelhandel

Für die Inventur erfolgt der körperliche Abgleich, ob Soll- und Ist-Bestände identisch sind. Eine Eingruppierung kann nach Lagerplätzen oder Warengruppen erfolgen. Diese lassen sich dann ebenfalls sequenziell abarbeiten. Ein Inventurplan hilft dabei, strukturiert vorzugehen. Entsprechende Fristen können für jede logische Einheit in einem Fristenmanagementsystem hinterlegt werden.

Inventur im Handwerk

Entsprechend wichtig sind im Handwerk die Zuordnungen zu Standorten oder Fahrzeugen. Diese können als Basis für einen logischen Verbund, auch Container genannt, festgelegt werden. Bei der Übergabe erfolgt eine Umbuchung auf den entsprechen Container. Danach bucht ein Verantwortlicher die Bestände weiter. Für jeden Container wird zudem der Zeitpunkt der körperlichen Inventur festgelegt.

Moderne Umsetzung: Software & ERP-Integration

Timly bietet mit seinem ganzheitlichen Ansatz eine Lösung, die maßgeschneidert ist für die permanente Inventur. Artikel aller Art lassen sich damit erfassen und tracken. Funktionen wie das smarte Check-in und Check-out, der Inventurmodus sowie der Fristenplaner erfüllen Anforderungen für Unternehmen aus nahezu allen Branchen. Die wichtigsten Funktionen stellen wir im Folgenden vor.

Vorteile von Cloud-Lösungen für die permanente Inventur

Die Inventarsoftware von Timly funktioniert als cloudbasierter Service. Für den Aufruf steht eine Web-App zur Verfügung. Dadurch ist es an jedem Arbeitsort möglich, Bestände zu buchen. Die benötigte Netzwerk-Infrastruktur wird vom Anbieter administriert.

Eine feingranulare Benutzerverwaltung ermöglicht es, nur Berechtigten den für sie erforderlichen Zugriff zu erteilen. Dieser erfolgt verschlüsselt, der verwendete Server entspricht den strengen Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

QR-Code-Erfassung und Inventurmodus

Timly bietet die Möglichkeit, Assets aller Art per QR-Code zu kennzeichnen. Auch für Mitarbeiter und Standorte oder Fahrzeuge ist eine entsprechende Individualkennung möglich. Dadurch können Warenbewegungen in Echtzeit mit der App gebucht werden. Im Inventurmodus reicht das Einscannen des Barcodes in der Timly-App, um den Artikel rechtssicher zu erfassen.

Strukturierung mittels logischer Container

Mit der Inventursoftware von Timly haben Sie die Option, beliebige Verbünde zu definieren. Diese können sich an räumlichen oder strukturellen Gegebenheiten orientieren. Assets werden den Containerobjekten zugeordnet.

Steht die Inventur für einen Bereich an, lässt sich der Soll-Bestand in Echtzeit anzeigen. Dies ist insbesondere auch bei verbauten Komponenten wichtig. Im Einzelfall darf dann sogar auf die körperliche Bestandsaufnahme für Anlagen verzichtet werden.

Integration in ERP-Systeme

Datenbestände der Buchhaltung aus bestehenden Softwaresystemen sollten sich bereits bei der initialen Inventur integrieren lassen. Mehrfacherfassungen bedeuten einen unnötigen Zeitaufwand und sind eine zusätzliche Fehlerquelle. Timly verfügt über eine universelle REST-API. Sie ermöglicht den automatisierten Datenaustausch mit anderen Anwendungen.

Für viele verbreitete Lösungen Standardprodukte wie zum Beispiel SAP, DATEV und Microsoft Dynamics sind die Integrationen bereits vorbereitet.

Vergleich der permanenten Inventur mit anderen Verfahren

Verantwortliche in Unternehmen stehen vor der Herausforderung, die richtige Form der Inventur für ihr Unternehmen zu finden. Die unterschiedlichen Arten haben Vorteile und Nachteile. Gerade durch die fortschreitende Digitalisierung eröffnen sich zudem unter Umständen Möglichkeiten, die Inventur effektiver zu gestalten.

Wesentliche Faktoren und Unterschiede fassen wir noch einmal in Kürze zusammen.

Stichtagsinventur

Ideal ist diese konzentrierte Form der Inventur, wenn zum Jahresende – etwa zwischen den Feiertagen – der Betrieb ohnehin ruht. Dadurch kann die Inventur zügig und ohne Ablenkung erfolgen. Im restlichen Jahr werden Arbeitsprozesse nicht beeinträchtigt.

Verlegte Inventur

Diese Art der Inventur eignet sich für Unternehmen, die zum Jahresende eine umsatzstarke Zeit haben oder denen dann, zum Beispiel aufgrund der Feiertage, nicht genügend Personal zur Verfügung steht.

Stichprobeninventur

Die Stichprobeninventur erlaubt eine Hochrechnung des Bestands anhand anerkannter mathematisch-statistischer Methoden auf Basis von Stichproben. Wie bereits erwähnt, ist diese Form der Bestandsaufnahme nicht im Rahmen der permanenten Inventur zulässig, da aktuelle Bestände so nicht jederzeit feststellbar sind.

Hier ist also eine Abwägung erforderlich, ob der Verzicht auf die Stichprobenmethode unverhältnismäßige Nachteile mit sich bringen würde.

Wenn Sie die permanente Inventur oder eine andere Inventurart mit Timly in ihrem Unternehmen praxisnah und kostenlos testen möchten, sprechen Sie uns gerne an. Wir bieten Ihnen eine maßgeschneiderte Lösung, bei der Sie zwischen unterschiedlichen Modellen von der Inventur Light bis zur Inventur Pro.

Häufig gestellte Fragen zur permanenten Inventur