So verwalten Sie den Bestand Ihrer IT-Assets: Schritt-für-Schritt-Prozessablauf

Wesentliche Erkenntnisse

• Die Bestandsaufnahme von IT-Ressourcen ist ein Prozess, der es Unternehmen ermöglicht, vorhandene IT-Ressourcen wie Hardware und Software effektiv zu nutzen.
• Dieser Prozess betrachtet den gesamten Lebenszyklus von IT-Assets, von der Anschaffung bis zur Entsorgung, und stellt sicher, dass sie durchgehend optimal funktionieren.
• Ein effektives IT-Asset-Bestandsverwaltungssystem wie Timly kann Unternehmen dabei helfen, mehr aus ihren IT-Ressourcen herauszuholen und außerdem Erkenntnisse zu gewinnen, die als Orientierungshilfe für das Unternehmen dienen.

In diesem Artikel

• So verwalten Sie den Bestand an IT-Assets
• Prozessablauf der Anlagenbestandsverwaltung: Optimierung der Abläufe
• Der Unterschied zwischen Asset Management und Inventory Management für den Prozess
• Welche Risiken bestehen, wenn der Anlagenbestand nicht gepflegt wird?

So verwalten Sie den Bestand an IT-Assets

Um zu lernen, wie man den Bestand an IT-Ressourcen verwaltet, hilft es, zu erklären, was es ist. Beim Management von IT-Asset-Inventar handelt es sich um den Prozess der Verfolgung, Wartung und Verwaltung technologiebezogener Ressourcen eines Unternehmens. Der Anwendungsbereich ist weitreichend und deckt alles ab: Hardware, wie Computer, Server, Software, Käufe und Lizenzen. Da die Technologie unsere Arbeitsweise immer weiter vorantreibt, ist die Bestandsaufnahme von IT-Ressourcen komplexer – und wichtiger – geworden als je zuvor. Wenn Sie wissen, welche IT-Ressourcen Ihnen zur Verfügung stehen und welche Funktionen sie haben, können Sie die vorhandene Technologie besser nutzen.

Das IT-Asset-Inventarmanagement geht über die Verwaltung und Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs hinaus. Es ist auch ein wichtiger Teil von strategische Planung und Entscheidungsfindung. Sie können dadurch informierte Entscheidungen treffen, bei der Frage, in welche Technologie Sie investieren wollen? Mit dieser Art der Verwaltung können Sie Ihre Geschäftsziele auf optimierter Art und Weise erreichen.

Der Umfang des IT-Asset-Managements

IT-Asset-Management (ITAM) ist unglaublich nützlich für Unternehmen, die das Beste aus ihren vorhandenen IT-Ressourcen herausholen möchten. Es geht über die einfache Bestandsverwaltung und Deckung hinaus und bietet Lösungen für Kauf, Wartung, Nutzung, Entsorgung und mehr. Der Umfang von ITAM umfasst:

• Hardware verwalten: ITAM hilft bei der Verfolgung physischer IT-Ressourcen, wie Hardware, als auch Computerserver oder Komponenten. Es überwacht, wie diese Assets genutzt werden, und verwaltet jeden Asset während seiner gesamten Lebensdauer. Dabei kann ITAM sogar bei der Planung von Upgrades und Ersatzlieferungen behilflich sein.
• Software verwalten: ITAM kann auch die Softwareverwaltung übernehmen, um sicherzustellen, dass alle Anwendungen auf dem neuesten Stand und lizenziert sind. Es kann auch Erkenntnisse darüber gewinnen, wie Software verwendet wird, um sie zu optimieren.
• Zusätzliche Ressourcen: In manchen Fällen kann ITAM zusätzliche Ressourcen abdecken, die über Hardware und Software hinausgehen. Es könnte beispielsweise auch in der Lage sein, Cloud-Dienste oder mobile Geräte zu verwalten.

Die Bedeutung eines effektiven IT-Asset-Inventars

Die Bestandsverwaltung von IT-Assets ist nur dann sinnvoll, wenn sie effektiv funktioniert. Durch die korrekte Einrichtung wird sichergestellt, dass eine genaue Bestandsverwaltung der IT-Ressourcen möglich ist, was wiederum Vorteile wie die folgenden ermöglicht:

• Einsparmaßnahmen: Eine genaue Bestandsaufnahme der IT-Ressourcen hilft, Überkäufe oder unnötige Anschaffungen zu vermeiden. Dadurch werden die Budgets im Wesentlichen gestrafft, wodurch die Betriebskosten so niedrig wie möglich gehalten werden können.
• Einhaltung: Durch die Führung genauer Bestandsaufzeichnungen bleibt Ihr Unternehmen konform hinsichtlich der Softwarelizenzierung oder regulatorischen Änderungen. Dadurch wird Ihr Unternehmen vor möglichen rechtlichen Problemen oder Strafen im Zusammenhang mit der Nichteinhaltung geschützt.
• Effizienz: Durch die Einrichtung eines präzisen IT-Asset-Managements werden Ihre Geschäftsabläufe effizienter. Probleme werden viel früher erkannt, was minimale Ausfallzeiten gewährleistet. Es kann auch bei Dingen wie der Ressourcenzuweisung und der Optimierung der Nutzung Ihrer aktuellen Ressourcen hilfreich sein.
• Sicher: Durch eine genaue Bestandsaufnahme der IT-Ressourcen wird Ihr Unternehmen zudem sicherer und vor Sicherheitslücken in veralteter Software oder Hardware geschützt.

Prozessablauf der Anlagenbestandsverwaltung: Optimierung der Abläufe

Der Prozessablauf für die Verwaltung des IT-Asset-Inventars bietet einen umfassenden Überblick über die Lebenszyklen von Vermögenswerten: vom Kauf bis zur endgültigen Entsorgung. Durch die Einführung eines solchen Prozesses kann Ihr Unternehmen lernen, wie man IT-Ressourcen effizient und effektiv nutzt, wartet und so optimal wie möglich stilllegt. Dies wiederum stellt sicher, dass die Ziele Ihrer Organisation konsequent erreicht werden. Sehen wir uns also die folgenden Schritte dieses Prozesses an:

• Erwerb: Dies ist die erste Phase der Asset-Inventarverwaltung und hilft bei der Beschaffung von IT-Assets. Es hilft Ihnen dabei, Ihre Kernbedürfnisse zu ermitteln, die für Sie besten verfügbaren Optionen zu recherchieren und eine Kaufentscheidung zu treffen. In dieser Phase erhalten Sie auch eine gute Vorstellung davon, wie Sie neue Anlagen in die bestehende Infrastruktur integrieren.
• Einsatz: Nach der Akquisitionsphase möchten Sie Ihr neues IT-Asset einführen. Diese Phase hilft Ihnen, das neue Asset in eine Arbeitsumgebung zu bringen und sollte Tests, Konfiguration und Bewertung der Funktionsfähigkeit des neuen Assets umfassen.
• Betrieb und Instandhaltung: Hierbei handelt es sich um eine fortlaufende Phase im Prozess, in der die IT-Ressourcen kontinuierlich überwacht werden, um sicherzustellen, dass sie wie vorgesehen funktionieren. Wenn dies nicht der Fall ist, ist diese Phase wichtig, da sie potenzielle Probleme aufzeigen kann.
• Stilllegung: Jedes IT-Asset erreicht irgendwann den Punkt der Stilllegung – entweder weil es veraltet, oder weil es überflüssig ist. In dieser Phase geht es darum, alte IT-Ressourcen sicher außer Betrieb zu nehmen, sensible Daten sicher von Festplatten zu löschen oder diese gemäß den Vorschriften zu recyceln.
• Entsorgung: Der letzte Schritt ist die Entsorgung, die darauf abzielt, die stillgelegten IT-Anlagen am besten zu entfernen. Dies wird typischerweise durch die Einhaltung gesetzlicher oder umweltbezogener Vorschriften erreicht.

5 Best Practices für die Verwaltung des IT-Inventars

Die Verwaltung des Anlagenbestands kann den größten Nutzen und Nutzen bieten, wenn sie in einem System eingerichtet wird. Um dies zu erreichen, können Sie eine empfohlene Vorgehensweise integrieren, um sicherzustellen, dass jede Phase optimal für Ihr Unternehmen funktioniert. Um Ihnen dabei zu helfen, gehen wir unten ein paar Tipps für jede Phase durch:

• Erwerb: Stellen Sie in der Anschaffungsphase sicher, dass Sie eine gründliche Bedarfsanalyse und Budgetierung für Ihre IT-Ressourcen durchführen. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie nicht zu viel ausgeben oder Fehlinvestitionen tätigen. Sie möchten außerdem mit Anbietern zusammenarbeiten und Produkte auswählen, die Ihren Unternehmensanforderungen entsprechen und gleichzeitig den neuesten Industriestandards entsprechen. Stellen Sie abschließend sicher, dass Sie ab dem Zeitpunkt des Kaufs eine ordnungsgemäße Dokumentation für Ihre neuen Vermögenswerte aufbewahren, da Sie so eine klare Historie jedes Vermögenswerts erhalten.
• Einsatz: Um sicherzustellen, dass die Bereitstellungsphase reibungslos verläuft, führen Sie einen standardisierten Prozess für Installation und Konfiguration ein. Dadurch sollte der Rollout reibungslos und problemlos verlaufen. Möglicherweise möchten Sie den Vorgang auch zusammen mit den Konfigurationseinstellungen zum späteren Nachschlagen dokumentieren.
• Betrieb und Instandhaltung: Eine gute Praxis, die Sie während der Betriebs- und Wartungsphase einhalten sollten, besteht darin, Ihre Aufzeichnungen regelmäßig zu aktualisieren. Dadurch bleiben Sie stets auf dem Laufenden und sorgen für minimale Ausfallzeiten. Sie können auch einen proaktiven Wartungsplan und ein Überwachungssystem einführen, um Probleme so früh wie möglich zu erkennen.
• Stilllegung: Eine gute Faustregel bei der Stilllegung alter IT-Ressourcen ist die Sicherung aller Daten. Um sicherzustellen, dass dies eingehalten wird, denken Sie über die Verwendung eines standardisierten Prozesses zum Löschen und Außerbetriebnehmen von Daten nach, damit nichts Wichtiges verloren geht.
• Entsorgung: Überprüfen Sie immer noch einmal die aktuellen Compliance- und Umweltvorschriften, bevor Sie mit der Entsorgung beginnen. Für den Fall von Audits sollten Sie außerdem eine detaillierte Aufzeichnung aller veräußerten Vermögenswerte führen.

Was ist IT-Asset-Inventory-Management?

Das IT-Asset-Inventarmanagement ist ein Rahmenwerk zur Verwaltung und Optimierung von IT-Assets innerhalb eines Unternehmens. Es deckt beides ab: Hardware und Software – sowie alle angrenzenden Ressourcen, die für den IT-Betrieb benötigt werden. Dieses Framework soll nicht nur den täglichen Betrieb und die IT-Funktionalität unterstützen, sondern auch dazu beitragen, Unternehmen mehr Einblicke zu verschaffen, um die strategische Planung zu verbessern. Zu den Hauptzielen des IT-Asset-Inventarmanagements gehören:

• Nachverfolgung von Vermögenswerten: Behalten Sie einen umfassenden Überblick über alle IT-Ressourcen im Unternehmen, einschließlich Spezifikationen, Standorte, Nutzung und Lebenszyklus.
• Vermögenswerte nutzen: Stellen Sie sicher, dass alle verwendeten IT-Ressourcen so effektiv wie möglich genutzt werden, und reduzieren Sie so Ausfallzeiten und Verschwendung.
• Lebenszyklusverwaltung: Abdeckung des gesamten Lebenszyklus von IT-Assets von der Anschaffung bis zur Entsorgung.
• Einhaltung: Sicherstellen, dass IT-Assets gesetzeskonform und vollständig lizenziert sind, um die mit der Asset-Verwaltung verbundenen Risiken zu mindern.
• Kostenmanagement: Überwachung und Optimierung aller mit IT-Ressourcen verbundenen Ausgaben, wie z. B. Anschaffungen und Reparaturen.
• Strategische Planung: Bietet nützliche Einblicke, die bei zukünftigen IT-Asset-Investitionen helfen und eine Strategie auf der Grundlage der aktuellen Asset-Nutzung und -Leistung leiten.

Warum ist es wichtig, bei der Verwaltung von IT-Inventarbeständen einen klaren Prozess zu haben?

Ein klarer Prozess für die Verwaltung von IT-Inventarbeständen ist wichtig, weil er zur allgemeinen Effizienz, Sicherheit und zum Erfolg des Unternehmens beiträgt. Durch die Einbindung eines strukturierten Prozesses in das IT-Asset-Management werden alle Ressourcen optimal genutzt. Dies reduziert Ausfallzeiten und hält die Produktivität aufrecht. Es identifiziert außerdem überflüssige Vermögenswerte und verringert das Risiko unnötiger Anschaffungen.

Durch einen strukturierten Ansatz für das IT-Asset-Management können Sie wichtige Informationen erhalten. Sie können lernen, wann der richtige Zeitpunkt ist, in neue Technologien zu investieren, oder Wege dafür finden, bestehende Vermögenswerte umzufunktionieren, um mehr Umsatz zu generieren. Letztlich geht es um die Optimierung der Ressourcen für das Unternehmen – also darum, sicherzustellen, dass alles auf Hochtouren läuft und die größtmögliche Kapitalrendite erzielt wird.

Der Unterschied zwischen Asset Management und Inventory Management für den Prozess

Obwohl Vermögensverwaltung und Bestandsverwaltung ähnlich klingen, dienen sie deutlich unterschiedlichen Zwecken. Bestandsverwaltung überwacht die Lagerbestände, den Standort und den Status der in einer Organisation gefundenen Produkte. Dies kann bestimmte Hardware- oder Softwarelizenzen umfassen. Es ist ein Prozess, der sich auf das kurz- bis mittelfristige konzentriert. Im Wesentlichen wird überprüft, ob das Unternehmen über ausreichende Ressourcen verfügt.

IT-Asset-Management versucht, den gesamten Lebenszyklus der IT-Ressourcen eines Unternehmens zu verwalten. Hier geht es also um die langfristige Ausrichtung. Dadurch wird sichergestellt, dass Unternehmen über die gesamte Lebensdauer hinweg den größtmöglichen Wert aus ihren Vermögenswerten ziehen. Das Asset Management umfasst Hardware wie Server, Softwarelizenzen und sogar die zugehörige Infrastruktur für die IT-Assets.

Im Hinblick auf praktische Implikationen strebt die Vermögensverwaltung einen strategischen Ansatz zur langfristigen Vermögensplanung, -nutzung, -anlage und -vorsorge an. Bei der Bestandsverwaltung liegt der Schwerpunkt mehr auf der operativen Entscheidungsfindung für das Unternehmen, beispielsweise darauf, wie viele Vermögenswerte zur Lagerung aufbewahrt werden sollen.

Wie verwalten Sie Ihre Vermögenswerte und Ihr Inventar?

Die effektive Verwaltung Ihrer Vermögenswerte und Bestände erfordert Planung und den Einsatz von Technologie wie Timly. Damit Sie lernen, wie Sie Ihre Vermögenswerte und Ihr Inventar so effektiv wie möglich verwalten, gehen wir im Folgenden einige praktische Tipps durch:

• Asset-Management-Software: Asset-Management-Software wie Timly kann den Prozess der IT-Asset-Verwaltung erheblich vereinfachen. Sie können jedes Asset während seines gesamten Lebenszyklus verfolgen, Wartungsarbeiten planen, Softwarelizenzen aktualisieren und bei der Entscheidungsfindung helfen.
• Bestandsprüfungen: Führen Sie geplante Audits der Anlagen durch, um sicherzustellen, dass sie wie vorgesehen funktionieren und in gutem Zustand sind.
• Trainieren Sie Ihr Team: Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter im Umgang mit Tools wie Timly für die Vermögensverwaltung gut geschult sind, da dies eine reibungslosere und effektivere Einführung von Software ermöglicht.

Welche Risiken bestehen, wenn der Anlagenbestand nicht gepflegt wird?

Wenn Sie keinen Bestand an Vermögenswerten führen, ist das eine schlechte Nachricht für Ihr Unternehmen. Es können zahlreiche Probleme auftreten, wenn Sie sich dafür entscheiden, Ihren Anlagenbestand nicht zu pflegen, wie zum Beispiel:

• Schlechte Budgetzuweisung: Mangelnde Sichtbarkeit der vorhandenen Vermögenswerte kann zu einer Fehlallokation von Budgets führen, entweder zu Mehrausgaben in einigen Bereichen oder zu Unterfinanzierung in anderen.
• Fehlkäufe: Ohne eine klare Bestandsaufnahme besteht die Gefahr, dass Vermögenswerte gekauft werden, die das Unternehmen bereits besitzt, von denen es aber nichts weiß, was zu verschwenderischen Ausgaben führt.
• Erhöhte Ausfallzeit: Wenn Sie Ihre Anlagen nicht nachverfolgen, müssen Sie wahrscheinlich mit längeren Ausfallzeiten rechnen, da Sie sie nicht bei Bedarf reparieren oder austauschen.
• Softwarelizenzierung: Wenn die von Ihnen verwendete Software über eine Lizenz verfügt und diese abläuft, könnten Sie in rechtliche Schwierigkeiten geraten.
• Verschwendete Ressourcen: Schlecht verwaltete Anlagen können zu Ineffizienzen in Ihrem gesamten Betrieb führen, vom zu hohen Energieverbrauch bis hin zur Verlangsamung der Produktion.
• Skalierungsprobleme: Es wird Ihnen schwer fallen, Ihr Unternehmen zu vergrößern, wenn Sie nicht wissen, was Ihr Betrieb leisten kann.

Häufig gestellte Fragen zur Verwaltung des IT-Asset-Inventars