Bei der Inventarverwaltung Open Source zu nutzen, ist teurer als man denkt

• Warum eine spezialisierte Inventarsoftware wie Timly fast immer im Vorteil ist
• Ganzheitliche Inventarsoftware mit Barcode: kostenlos kaum umsetzbar
• Inventarverwaltung webbasiert: Open Source stößt an seine Grenzen
• Für die Inventarverwaltung App verwenden bringt entscheidende Vorteile
• Für die Inventarverwaltung Software kostenlos einsetzen, schafft Risiken
• Inventarverwaltung: Excel kostenlos verfügbar – mit geringerem Funktionsumfang
• Inventarverwaltung: Privat und beruflich trennen, mit Timly
• Hardware-Inventarisierung: Open Source meist nur als Insellösung
• Inventurprogramm kostenlos: Download – professionelles Softwarepaket mit mehr Effizienz

Warum eine spezialisierte Inventarsoftware wie Timly fast immer im Vorteil ist

Wird in einem Unternehmen für die Inventarverwaltung Open Source angewendet, so spart dies Lizenzkosten. Dennoch empfiehlt es sich, den Einsatz kritisch zu hinterfragen. Der Gedanke, der hinter Open Source steckt, ist es, den Quellcode eines Programmes ebenfalls zu veröffentlichen, damit freie Entwickler daran mitarbeiten können. Zudem haben Sicherheitsforscher so die Möglichkeit, die Software auf Sicherheitslücken und auch Datenschutzgrundsätze zu überprüfen.

In vielen Anwendungsbereichen macht dies Sinn – etwa bei populären Webbrowsern. Bei der Inventarverwaltung Open Source zu verwenden, ist dagegen nur sinnvoll, wenn Verantwortliche des Unternehmens die Absicht haben, den Quellcode von Experten untersuchen und bei Bedarf anpassen zu lassen. Dies dürfte in den meisten Firmen nicht der Fall sein. Daher sind sie mit einem kommerziellen Produkt wie Timly, hinter dem ein festes Team professioneller Entwickler steht, besser bedient.

Aber es gibt noch weitere Gründe, auf eine kommerzielle Lösung zu setzen. Dazu gehören der deutlich höhere Funktionsumfang und ein geschulter Support.

Ganzheitliche Inventarsoftware mit Barcode: kostenlos kaum umsetzbar

Open-Source-Projekte leben von einer großen Community, die sich unentgeltlich für die Entwicklung der Software einsetzt. Daher sind solche Konstellationen besonders bei sehr verbreiteten Anwendungen erfolgreich. Im Umfeld von Unternehmen zählen dagegen andere Faktoren. Für die Inventarverwaltung Open Source einzusetzen, schränkt beim Funktionsumfang unnötig ein. Sie ist in der Regel nur als „Insellösung“ für einzelne Anwendungszwecke verfügbar.

Eine professionelle Inventarverwaltung wie Timly ist so konzipiert, dass eine ganzheitliche Erfassung des Firmeninventars, von Möbelstücken bis hin zu Fahrzeugen und Maschinen, möglich ist. Die Software begleitet ein Asset für die Nutzungsdauer im Unternehmen. Sie ist ein zentraler Pool für alle mit der Inventarverwaltung im Zusammenhang stehenden Daten.

Konkret heißt dies, dass sowohl Bedienungsanleitungen und technische Details hinterlegt werden, als auch alle dynamischen Parameter, etwa Standorte und Verantwortliche. Der Wartungskalender verwaltet anstehende Termine des Arbeitsmittels und bei der alljährlichen Inventur unterstützt der Inventur-Modus.

Die Gegenstände lassen sich mit einem QR-Code kennzeichnen. Das Profil eines Assets ist von jedem Arbeitsort mit dem Barcode-Scanner aufrufbar. Wer bei der Inventarverwaltung Open Source einsetzt, verzichtet auf diesen Funktionsumfang.

Inventarverwaltung webbasiert: Open Source stößt an seine Grenzen

Damit der Datenbestand einer Inventar Software von jedem Arbeitsplatz aus zugreifbar ist, obwohl für die Inventarverwaltung Open Source verwendet wird, ist eine komplexe IT-Infrastruktur nötig. Timly ist bereits als Clouddienst umgesetzt. Anwender benötigen lediglich ein internetfähiges Endgerät.

Dies bringt den Vorteil mit sich, dass alle Informationen jedem berechtigten Mitarbeiter permanent zur Verfügung stehen. Egal, ob er sich im Büro, in der Werkhalle oder beim Kunden vor Ort befindet. Die Übergabe von Werkzeug kann auf der Baustelle vorgenommen werden, Defekte lassen sich in Echtzeit melden.

Die DSGVO-konforme Einrichtung und Administration der Cloud-Server übernehmen die Experten von Timly. Eine implementierte Rechteverwaltung schützt Daten vor unautorisierten Zugriffen. Diese Server-Infrastruktur muss durch das eigene Unternehmen aufgebaut und unterhalten werden, wenn für die Inventarverwaltung Open Source zum Einsatz kommt. Eine Aufgabe, die auch erfahrene IT-Mitarbeiter nicht „nebenbei“ erledigen können.

Für die Inventarverwaltung App verwenden bringt entscheidende Vorteile

Damit eine Bedienung der Inventarsoftware vor Ort, auf der Baustelle oder im Kundendienst einfach möglich ist, gibt es die Timly-App. Diese ist eigens für Smartphones und Tablets optimiert, sodass Informationen jederzeit eingesehen, aktualisiert und ergänzt werden können.

Ein Barcode-Scanner ist in der App integriert. Damit können QR-Codes von Assets ohne zusätzliche Hardware eingelesen werden. Informationen lassen sich immer in Echtzeit erfassen. Lästige Zwischenschritte, wie das Fertigen von Notizen, entfallen. Ebenso zeitaufwändige Meldungen an Mitarbeiter in Verwaltung oder Werkstatt.

Für die Inventarverwaltung Software kostenlos einsetzen, schafft Risiken

Wenn für eine wichtige Aufgabe wie die Inventarverwaltung Open Source eingesetzt wird, muss eine permanente Verfügbarkeit der Software sichergestellt sein. Ansonsten besteht die Gefahr, dass auftretende Fehler und Unsicherheiten bei Anwendern Arbeitsabläufe zum Stocken bringen und dadurch Termine gefährden.

Bei einem professionellen Softwarepaket wie Timly ist die Hilfe eines geschulten und erfahrenen Support-Teams bereits inklusive. Die Entwickler kümmern sich permanent um die Weiterentwicklung der Software. Funktionserweiterungen und Sicherheits-Updates werden regelmäßig eingespielt. Dies schafft notwendige Planungssicherheit.

Inventarverwaltung: Excel kostenlos verfügbar – mit geringerem Funktionsumfang

Anstatt bei der Inventarverwaltung Open Source einzusetzen, ist der Einsatz von Excel eine mögliche Alternative. Die Software ist in den meisten Firmen ohnehin in Gebrauch, sodass keine zusätzlichen Kosten entstehen. Entscheidende Faktoren für die Effektivität einer Inventarsoftware sind allerdings die einfache Bedienbarkeit und die ständige Verfügbarkeit.

Die Bearbeitung von größeren Tabellen auf mobilen Endgeräten gestaltet sich wenig praxistauglich. Hier ist eine datenbankbasierte Lösung wie Timly im Vorteil. Diese zeigt dem Nutzer dynamisch, je nach Kontext, immer nur die benötigten Daten an.

Funktionalitäten wie die Software-Wartung, der Wartungskalender oder eine feingranulare Berechtigungsverwaltung müssen beim generischen Tabellenkalkulationsprogramm über zusätzliche Skripte realisiert werden. In Timly sind diese und weitere Werkzeuge bereits nativ implementiert.

Inventarverwaltung: Privat und beruflich trennen, mit Timly

Mit Timly spielt der aktuelle Arbeitsort von Mitarbeitern keine Rolle mehr. Ob Homeoffice oder Montage, Arbeitsmittel werden schnell und zuverlässig fest zugeteilt. Standorte und Verantwortliche bleiben über Timly jederzeit transparent. Die verwechslungssichere Zuordnung ist per QR-Code möglich. Mitarbeiter haben vor Ort Zugriff auf notwendige Informationen, Verantwortliche behalten das ausgegebene Inventar jederzeit im Blick.

Steht die alljährliche Inventur an, hilft die praktische Selbstinventur. Dazu scannt jeder Mitarbeiter einfach das ihm zugeteilte Inventar ein und es ist rechtssicher erfasst. Wird für die Inventarverwaltung Open Source verwendet, wäre dafür das Aufsuchen des Firmensitzes notwendig.

Inventurprogramm kostenlos: Download – professionelles Softwarepaket mit mehr Effizienz

Für die Inventarverwaltung Open Source einzusetzen, hat entscheidende Nachteile gegenüber einer professionellen Inventarsoftware wie Timly. Deren Inventarisierungslösung ist seit Jahren bei zahlreichen Unternehmen und Behörden in Gebrauch. Dort wurden wertvolle Erfahrungen gesammelt, die regelmäßig in die Weiterentwicklung einfließen.

Der Einsatz von Timly sorgt für Effizienzsteigerungen in den Arbeitsabläufen. Zudem werden Arbeitsmittel effektiver und nachhaltiger genutzt. Die hierdurch eingesparten Kosten sorgen dafür, dass der Einsatz kostenloser Software sich in fast allen Fällen nicht mehr rechnet.