Digitaler Wartungsplan – Maschinen verwalten mit Timly

Wartungsplan: Maschinen-Vorlage – Excel ist keine Alternative mehr

Listen aus Tabellenkalkulationsprogrammen wie Excel liegen üblicherweise nur zentral im Büro vor und lassen sich vor Ort, auf Baustellen oder in Werkhallen, schlecht bearbeiten. Das ist nicht mehr zeitgemäß, da Informationen so immer über mehrere Stellen laufen und in den meisten Fällen zumindest eine Doppelerfassung erfolgen muss. Timly ist grundlegend anders konzipiert. Die Informationen landen allesamt in einer zentralen, cloudbasierten Datenbank. Der Zugriff ist mit einem internetfähigen Endgerät möglich.

Die Timly-Software zeigt dem Nutzer immer nur jeweils benötigte Daten an. Ergänzungen und Aktualisierungen sind durch optimierte Eingabefelder von jedem beliebigen Ort aus möglich. Informationen liegen immer dort vor, wo damit gearbeitet werden muss. Alle involvierten Stellen haben Zugriff auf den gleichen, tagesaktuellen Stand. Einen gesonderten Wartungsplan erstellen müssen Sie mit Timly nicht. Sind alle relevanten Termine erstmalig erfasst, übernimmt die Software diese Aufgabe fortan durch den intuitiven Wartungsplaner. 

Wartungsplan-Vorlage: Word und ausgedruckte Formulare führen nicht ans Ziel

Der Begriff der Wartung ist in der Industrienorm DIN 31051 näher definiert. Dort wird unterschieden in:

· Inspektion

· Wartung

· Instandhaltung

· Verbesserung

Diese strikte Trennung dürfte in den meisten Fällen in der Praxis keine Rolle spielen, wenn nach einem Wartungsplan Maschinen gepflegt werden müssen. Vielmehr wird es in vielen Unternehmen gängig sein, alle erforderlichen Überprüfungen, Wartungen und Reparaturen einer Maschine möglichst an einem Termin durchzuführen. Auf ausgedruckte Word-Dokumente und Wartungsanleitungen vom Hersteller können Sie mit Timly verzichten.

Anhand digitaler Vorlagen lassen sich mit dem Wartungsplan Maschinen exakt nach den gewünschten Vorgaben prüfen und instand setzen. Die einheitliche Handhabung lässt sich dabei gewährleisten, ohne überarbeitete Listen und Formulare zeitgerecht unter den Mitarbeitern zu verteilen. Die Aktualisierung im zentralen Speicher ist völlig ausreichend. Danach hat jeder Berechtige in Echtzeit Zugriff darauf.

Der Wartungsplan: Excel ist keine App

Für die praxisnahe, intuitive Bedienbarkeit sorgt die Timly Inventar-App. Sie ist im Gegensatz zu Excel für Smartphones und Tablets optimiert. Der Zugriff auf Profile von Maschinen und Anlagen ist durch ein simples Einscannen des von Timly generierten QR-Codes möglich. Hierdurch ist es auch bei schwierigen Witterungs- und Lichtbedingungen einfach, mit dem Wartungsplan Maschinen vor Ort anhand einer Schritt-für-Schritt-Anleitung zu bearbeiten.

Zudem ermöglicht die App einen reibungslosen Informationsaustausch. Defekte lassen sich damit direkt melden und der anschließende Reparaturverlauf bleibt durch das integrierte Tracking transparent. Nachfragen, umständliche Meldeketten – und damit unnötige Kosten – werden auf diese Weise eingespart. Da Timly weit mehr Ziele verfolgt, als mit dem Wartungsplan Maschinen optimal verwalten zu können, dient die App noch weiteren Zwecken. Hierzu zählt die flexible Zuordnung von Assets an Personen und Standorte.

Dadurch ist ganz nebenbei auch gewährleistet, dass Maschinen bei anstehenden Wartungsarbeiten nicht erst gesucht werden müssen.

Maschinen-Wartungsplan-Vorlage: PDF als vielseitige Lösung

Wenn anhand vom Wartungsplan Maschinen gewartet werden, ist eine sorgfältige Dokumentation wichtig. So sollten Details wie verwendete Ersatzteile oder Schmierstoffe und zugrunde gelegte Füllmengen erfasst werden. Im digitalen Zeitalter bieten sich dafür ausfüllbare PDF-Dokumente an. Hierdurch entsteht mit der Zeit eine lückenlose Historie aller durchgeführten Wartungen, Reparaturen und Prüfungen. Dies bringt gleich eine ganze Reihe an Vorteilen. Jeder Mitarbeiter kann sich vor Arbeitsbeginn vom ordnungsgemäßen Zustand seiner Maschine überzeugen.

Bei Kontrollen des Gewerbeaufsichtsamtes liegen alle notwendigen Prüfprotokolle ohne Zeitverzug und in bester Qualität vor.Von Hand ausgefüllte Zettel sind aufgrund der vor Ort häufig schwierigen Bedingungen mit Schmutz und Witterungseinflüssen manchmal nicht gut lesbar. Zudem muss eine Übertragung in ein oder mehrere digitale Systeme erfolgen. Dies ist ineffizient und fehleranfällig.

Kommt es zum Garantiefall, können Sie mit Timly gegenüber dem Hersteller problemlos nachweisen, anhand vom Wartungsplan Maschinen nach dessen Vorgaben gewartet zu haben.Die feinmaschige Dokumentation der Wartungsarbeiten erlaubt zudem eine bessere betriebswirtschaftliche Kalkulation über tatsächlich entstehende laufende Kosten eines Arbeitsmittelsfür die geplante Lebensdauer. Auch sehr reparaturanfällige Maschinen und Anlagen fallen auf diese Weise schnell auf. Dies sorgt für mehr Professionalität und Kostenersparnisse im Wartungsmanagement.

Digitaler Wartungsplan: PDF und andere Formulare hinterlegen

Die Timly Inventarverwaltung versteht sich als zentrale Informationssammlung für Informationen, die Arbeitsabläufe im Unternehmen betreffen. Folgerichtig wurde auch die Möglichkeit implementiert, digitale Personalakten darin führen. Der Wartungsplaner dient dazu, nach Wartungsplan Maschinen zu warten. Häufig ist es aber so, dass das bedienende Personal Zertifizierungen oder andere Nachweise bei der Ausführung seiner Tätigkeiten benötigt.

Dies gilt insbesondere für Personen, die mit Prüf- und Wartungsarbeiten in sicherheitsrelevanten Bereichen betraut werden, etwa Elektrofachkräfte. Einerseits bietet die Terminverwaltung eine Gewähr dafür, dass Auffrischungslehrgänge oder Erneuerungen von Prüfungen nicht im stressigen Alltag vergessen werden. Andererseits haben mit Prüfaufgaben beauftragte Mitarbeiter jeweils alle notwendigen Nachweise dabei. Ganz praktisch und aktuell in der Timly-App.

Wartungsplan-Vorlage: kostenlos integrieren mit Timly

Überall dort, wo mit Daten gearbeitet werden muss, stellt sich regelmäßig die Frage der Kompatibilität von Dateiformaten. Verwendet ein Hersteller ein nicht offengelegtes, eigenes Format, so kann dies zu Problemen führen, wenn externe Daten importiert oder eingepflegte Daten exportiert werden sollen. Timly verwendet für den Dateiaustausch allgemein kompatible Formate.

Sind an Ihre Wartungsplan-Vorlage etwa bestimmte Vorgaben zu stellen, können Sie das notwendige Formular ganz einfach in Timly integrieren. So werden Sie nicht vor unnötige Hürden gestellt, wenn Sie zukünftig mit einem digitalen Wartungsplan Maschinen warten möchten.