Lagerverwaltung – Excel hat ausgedient: Wie Timly Warenbestände effektiv verwaltet

• Die Vorteile einer professionellen Lagerverwaltungssoftware nutzen
  
• Als Warenwirtschaftssystem Excel-Vorlage verwenden – ist das sinnvoll?
• Lagerverwaltung: Excel mit Barcode kostenlos nutzen
• Excel: Lagerbestand-Eingang/Ausgang – nur in Handarbeit zu erfassen
• Anschauliche Lagerverwaltung – Excel mit Bildern aufwerten
• Lagerverwaltung Excel: VBA als flexible Lösung?
• Timly – statt für die Lagerverwaltung Excel zu nutzen

Die Vorteile einer professionellen Lagerverwaltungssoftware nutzen

Für die Lagerverwaltung Excel zu nutzen, erscheint naheliegend. Das Office-Paket von Microsoft ist in nahezu jedem Unternehmen vorhanden. Es entstehen also keine zusätzlichen Kosten für die Verwendung. Zudem kann fast jeder Mitarbeiter das Programm rudimentär bedienen. Dennoch lohnt es sich, die Effizienz des Ansatzes zu hinterfragen, für die Lagerverwaltung Excel zu verwenden. Die Software ist – trotz aller Updates und Upgrades – inzwischen seit fast vierzig Jahren auf dem Markt.

Der generalistische Ansatz war vermutlich Teil des Erfolgsmodells – alles lässt sich irgendwie mit einer Excel-Liste lösen. Doch die Arbeitswelt hat sich verändert, ist dynamischer geworden. Daher lohnt ein Blick auf eine spezialisierte Lagerverwaltungssoftware mit Features wie Cloud-Anbindung, Barcode-Scanner und Bereitstellung einer spezialisierten App für Smartphones und Tablets.

Timly hat sich auf den Bereich der Inventar- und Lagerverwaltung spezialisiert. Das zahlt sich beim Bedienkomfort und der Einbettung in Ihre speziellen Arbeitsabläufe aus. Zahlreiche Rückmeldungen aus der Praxis zeigen, dass hier Potenzial für Effizienzsteigerungen und Arbeitszeitersparnis liegt.

Als Warenwirtschaftssystem Excel-Vorlage verwenden – ist das sinnvoll?

Natürlich haben heutige Excel-Versionen nur noch wenig mit dem Tabellenkalkulationsprogramm aus den Achtzigerjahren gemeinsam. Aufwändige Makros und ausgeklügelte Formeln machen aus der Excel-Tabelle häufig beeindruckend komplexe Ein- und Ausgabemasken. Hierin liegt allerdings gleichzeitig die Gefahr, wenn als Lagerverwaltung Excel genutzt werden soll.

Je komplexer eine Datei ist, desto größer wird die Wahrscheinlichkeit einer Fehlbedienung. Eingabefelder müssen in der Regel manuell ausgewählt und in den Fokus genommen werden. Fehler, wie das Verrutschen in der Spalte, können unangenehme Folgen haben und sind im Nachhinein schwer zu lokalisieren.

Weitere Probleme sind die Mehrbenutzerfähigkeit und der Zugriff von Mobilgeräten. Um eine Bedienung aus dem Netzwerk zu ermöglichen, müssen Administratoren eine entsprechende Infrastruktur aufbauen oder in Form des kostenpflichtigen Microsoft Office 365 nachinstallieren. Die Bedienung einer Excel-Liste von unterwegs, über ein Smartphone, wie es eine Lagerverwaltung Software ermöglicht, bleibt eher eine theoretische Option.

Timly arbeitet dagegen mit einer performanten Datenbank, die per Design mehrbenutzerfähig ist. Darin können alle erdenklichen Informationen abgelegt sein. Dem Nutzer werden dennoch immer nur gerade benötigte Datensätze angezeigt. Die Cloud-Anbindung stellt sicher, dass Mitarbeiter mit jeglichen internetfähigen Endgeräten auf den Datenbestand der Lagerverwaltung zugreifen können.

Die speziell für Mobilgeräte entworfene App sorgt dafür, dass eine Bedienung auch bei schlechten Licht- oder Witterungsverhältnissen, etwa in Produktionshallen oder auf Baustellen, möglich bleibt. Verwenden Sie dagegen für die Lagerverwaltung Excel, ist ein Nachpflegen von Warenausgängen in der Regel unumgänglich, wenn der Verbrauch beim Kunden erfolgt ist.

Lagerverwaltung: Excel mit Barcode kostenlos nutzen

Das manuelle Eintippen von langen Individualnummern kostet wertvolle Arbeitszeit und ist fehleranfällig. Zudem sorgen derartige Arbeitsschritte oft für Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern. Eine mögliche Lösung ist die Verwendung von Barcode-Scannern. Dies lässt sich grundsätzlich zwar schon umsetzen, wenn Sie für die Lagerverwaltung Excel verwenden. Ohne Zusatzkosten ist das aber nur sehr rudimentär über die integrierte Suchfunktion möglich. Hierdurch wird zwar der Suchprozess vereinfacht, es führt den Mitarbeiter aber in den meisten Fällen nicht auf das benötigte Eingabefeld, dessen Inhalt in der Regel nicht der Suchbegriff ist. Gerade wenn Tabellen zu bearbeiten sind, die sich nicht vollständig auf einem Monitor darstellen lassen, ist ein solcher Workaround umständlich und kostet wertvolle Arbeitszeit.

Kaufen Sie hingegen eine externe Excel-Vorlage hinzu, besteht die Gefahr von Inkompatibilitäten nach Updates. Gerade im produktiven Bereich ist es in einem solchen Fall sehr hinderlich, wenn unterschiedliche Entwickler Ansprechpartner für auftretende Fehler sind. Bei der Timly Inventarverwaltung wird durch das Einscannen des QR-Codes für einen Artikel dessen Profil aufgerufen. Darin lassen sich mit eindeutig benannten Bedienfeldern intuitiv Eintragungen oder Änderungen vornehmen. Kommt es zu Fragen oder Problemen, steht ein professionelles Support-Team zur Verfügung.

Eine der großen Stärken von Timly ist, dass auch nach der Einführung der Lagerverwaltungs- und Inventarisierungslösung ein Austausch zwischen Kunden und den Entwicklern erfolgt. Auf diese Weise sind schon etliche On-Demand-Lösungen in gemeinsamer Arbeit entstanden und nun fester Bestandteil der Software.

Ein eindrucksvolles Beispiel dafür ist die Funktion der cleveren „Selbst-Inventur“, die Timly gemeinsam mit seinem Kunden SodaStream entwickelt hat. Diese ermöglicht die Erfassung von Arbeitsmitteln sogar im Home Office. Mehr zu diesem spannenden Anwendungsfall mit SodaStream.

Excel: Lagerbestand-Eingang/Ausgang – nur in Handarbeit zu erfassen

Letztlich kommt es bei der Lagerverwaltung auf die Aktualität des Bestandes an. Wenn Sie für die Lagerverwaltung Excel einsetzen, sind in vielen Fällen manuelle Nacharbeiten erforderlich. Verbraucht der Kundendienst vor Ort Material, muss dies vom Monteur auf einem ausgedruckten Beleg erfasst werden. Dieser findet später seinen Weg in die Verwaltung, wo der Inhalt für das Rechnungswesen und die Lagerhaltung benötigt wird. Die mehrfache händische Eingabe und Übertragung von Werten sind ineffektiv und fehleranfällig.

Mit Timly’s Lagerverwaltung Software ist es möglich, den Lagerbestand aktiv zu verwalten. Nach dem Einscannen des QR-Codes können per Klick oder Touch-Geste Ein- und Ausbuchungen vorgenommen werden. Die Historie der Entnahme bleibt jederzeit einsehbar. Auch die Kontrolle von Füllbeständen ist integriert. Unterschreitet dieser einen festgelegten Wert, benachrichtigt das System zuständige Mitarbeiter oder externe Dienstleister automatisch.

Anschauliche Lagerverwaltung – Excel mit Bildern aufwerten

Kryptische Individualnummern und sperrige Artikelbezeichnungen verkomplizieren Arbeitsschritte unnötig. Hier liegt die Idee nahe, anstatt von abstrakten Bezeichnungen anschauliche Bilder zu verwenden. Wenn für die Lagerverwaltung Excel zum Einsatz kommt, bringt dies allerdings kaum praktischen Mehrwert. Die Spalten werden entweder unnötig groß – und damit das Tabellenblatt unübersichtlich – oder es ist kaum etwas auf dem Bild zu erkennen.

In Timly können Dokumente aller Art für einen Artikel hinterlegt werden. Zudem ist es möglich, ein aussagekräftiges Profilbild einzubinden. Dies führt dazu, dass mit dem Aufruf eines Profils für einen Gegenstand umgehend eine Abbildung angezeigt wird. Dies trägt stark zur intuitiven Bedienbarkeit bei.

Timly – statt für die Lagerverwaltung Excel zu nutzen

In der Logistik-Branche ist die Digitalisierung ein sehr wichtiges Thema, aber oft genug hinken Unternehmen noch hinterher. Eines der Unternehmen, das bis vor wenigen Jahren für die Lagerverwaltung Excel nutzte, ist der Logistik-Dienstleister FIEGE. Auch in anderen Arbeitsbereichen, etwa beim Wartungsmanagement, war das Tabellenkalkulationsprogramm erste Wahl.

Doch um mit der Zeit zu gehen und Prozesse zu optimieren, ist der Dienstleister auf Timly umgestiegen. Die Verantwortlichen der FIEGE Schweiz heben insbesondere die gestiegene Professionalität bei der Materialverwaltung und die Transparenz durch das Konzept von Timly hervor (siehe spannender Anwenderfall FIEGE). Dies ist nur ein Beispiel von vielen, das belegt, dass es nicht mehr dem aktuellen Stand der Technik entspricht, für die Lagerverwaltung Excel zu nutzen.