TSM und BMS smart umsetzen 1

TSM und BMS smart umsetzen

Prozesse optimieren mit der Timly Cloud Softwarelösung

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TSM und BMS immer im Griff: Die Timly Software und mobile App

Versorgungsprozesse sicher managen – TSM und BMS

Um stets allen für eine verantwortungsvolle Gas- und Wasserversorgung erforderlichen Zertifizierungs- und Qualifizierungsaspekten gerecht zu werden, müssen Versorgungs- und Leitungsbauunternehmen eine Vielzahl komplexer organisatorischer und administrativer Prozesse sicher managen.

Aktuell werden Informationen über den qualifikatorischen Status quo der Mitarbeiter sowie über anstehende Schulungen oder Prüfintervalle von Maschinen und Geräten in vielen Unternehmen dezentral abgelegt und können nur mit einem sehr hohen Zeit- und Personalaufwand sicher überwacht werden.

Um wesentliche Aufgabenstellungen eines Betrieblichen Managementsystems (BMS) umzusetzen, hat die LANG-Gruppe gemeinsam mit der Timly Software AG die Timly Inventar Software entwickelt, die auf die Anforderungen des Leitungsbau maßgeschneidert ist. Diese zentralisiert die Informationen im Unternehmen und schafft Transparenz und Kosteneffizienz.

Gerade im Kontext von BMS und TSM können somit Entscheidungswege verkürzt und klare Strukturen geschaffen werden, sodass neben ausführenden Unternehmen bereits auch Stadtwerke die Lösung erfolgreich einsetzen.

Qualitätsmanagementsysteme wie das Technische Sicherheitsmanagement (TSM) und das Betriebliche Managementsystem (BMS) sind kein Selbstzweck, sondern sie erfüllen wichtige Aufgaben für eine nachhaltige Versorgungssicherheit im Sinne der Daseinsvorsorge.

Gleichwohl werden die Organisationsabläufe im Leitungsbau damit auch zunehmend komplexer, wenn es darum geht, alle die mit diesen Systemen verbundenen Anforderungen und Daten stets sicher und zuverlässig zu überblicken. Für eine vor diesem Hintergrund zukunftsfähige Unternehmensführung bieten digitale Tools ein hohes Potenzial zur Optimierung zahlreicher Prozesse sowie zur Verwaltung der wichtigsten Firmen-Ressourcen.

Am besten aber funktioniert das mit einer speziell für die Anforderungen der Branche konfektionierten Software-Lösung. Aus der Branche für die Branche: dies war auch der entwicklungstechnische Ansatz der gemeinsam von der LANG-Gruppe aus Bodenheim bei Mainz und der Timly Software AG, Zürich, entwickelten Timly Cloud Software – Personalverwaltung und Inventarverwaltung.

TSM – eine qualitative Basis für nachhaltige Versorgungssicherheit

Das „Technische Sicherheitsmanagement“ (TSM) – ein wichtiger Baustein zur Selbstüberwachung eines Versorgungsunternehmens – wurde vom Deutschen Verein des Gas- und Wasserfaches e.V. (DVGW), Bonn, als Qualitätsmanagementsystem konkret auf die Bedürfnisse von Versorgungsunternehmen zugeschnitten. Eine erfolgreiche Zertifizierung garantiert höchste Versorgungsqualität und bescheinigt dem Versorgungsunternehmen eine geordnete, leistungsfähige und qualitätsorientierte Betriebsführung.

Kernaufgabe des TSM ist die Unterstützung des eigenverantwortlichen Handelns der Unternehmen und die gleichzeitige Kompetenzstärkung der technischen Selbstverwaltung der öffentlichen Gas- und Wasserversorgung. Somit trägt das TSM auch dazu bei, Haftungsrisiken zu minimieren und die Handlungssicherheit für Mitarbeiter und Führungskräfte zu gewährleisten.

Alle technisch relevanten Anforderungen an die Qualifikation und Organisation wurden vom DVGW in den Arbeitsblättern G 1000 (Gas) und W 1000 (Wasser) zusammengefasst.

Für Versorgungsunternehmen ist eine TSM Zertifizierung damit eine Bestätigung, dass sie über eine allen versorgungstechnischen Anforderungen gerecht werdende Unternehmensorganisation, sowie über geeignete Prozesse verfügen, die es fortlaufend zu überwachen und zu dokumentieren gilt.

BMS – Qualität in der Bauausführung

Ein weiterer Baustein einer sicheren Gas- und Wasserversorgung ist die technisch einwandfreie Verlegung der Rohrleitungen. Versorgungsunternehmen können dieser Aufgabe nur gerecht werden, wenn ausschließlich leistungsfähige und zuverlässige Unternehmen mit der Erstellung und Instandhaltung leitungsgebundener Infrastrukturen beauftragt werden.

In diesem Zusammenhang hat sich die Zertifizierung nach dem DVGW-Arbeitsblatt GW 301 als Nachweis der qualifikatorischen Eignung von Rohrleitungsbauunternehmen seit langen Jahren bewährt. Für Auftraggeber in der Gas- und Wasserversorgung stellt die GW 301 ein ausgezeichnetes Präqualifikationsverfahren für die Auswahl von Fachfirmen dar.

Ein wesentlicher Bestandteil dieser Überprüfung und Zertifizierung von Rohrleitungsbauunternehmen ist das Betriebliche Managementsystem (BMS). Dabei werden die im Rohrleitungsbau tätigen Unternehmen im Hinblick auf formale, personelle und sachliche Anforderungen geprüft, zertifiziert und regelmäßig überwacht.

LANG-Gruppe: für eine maßgeschneiderte Lösung entschieden

Für beide Managementsysteme, für das TSM wie für das BMS, gilt es eine umfangreiche Dokumentation vorzuhalten in Hinblick auf das Planen und Überwachen sowie die fristgerechte Durchführung von Schulungen oder die Einhaltung von Wartungs- und Prüfintervallen für Maschinen und Geräte und vieles mehr. Sowohl Versorgungsunternehmen als auch die im Leitungsbau tätigen Unternehmen setzen für die Überwachung und Dokumentation größtenteils ein kompliziertes System aus Excel-Dateien, Ablagesystemen und auch selbstgebauten Sharepoint-Lösungen ein.

Diese Systeme sind in aller Regel personengebunden, aufwendig zu unterhalten und oft fehleranfällig. Das war auch die Ausgangssituation der LANG-Gruppe – zumindest bis Anfang 2019. Das komplexe System aus Excel-Dateien war aufwändig zu pflegen und Unterlagen waren dezentral im Unternehmen verteilt. Im Rahmen einer zunehmenden Digitalisierung der unternehmensinternen Prozesse hat man bei LANG sehr deutlich erkannt, dass die althergebrachten Dokumentationspfade sich nicht mehr mit den Anforderungen an eine moderne und zukunftsfähige Unternehmensführung in Einklang befanden.

Eine neue Softwarelösung sollte Prozesse automatisieren, Informationen und Dokumente im Unternehmen zentralisieren, aber auch Führungsunterstützung in Form von Kennzahlen und Auswertungsmöglichkeiten sowie eine administrative Entlastung bieten. Da keine diesem Anforderungsprofil entsprechende Lösung auf dem Markt zu finden war, hat man sich bei LANG dazu entschieden, gemeinsam mit der Timly Software AG, Zürich, die Timly Cloud Lösung zu entwickeln.

Die smarte Entwicklung wurde so konfiguriert, dass sie sowohl Versorger als auch Bauunternehmungen in der Qualitätssicherung und in der Umsetzung einer Vielzahl von Anforderungen der TSM und BMS unterstützt. Somit handelt es sich um eine Lösung „aus der Industrie – für die Industrie“.

Behalten Sie das Technische Sicherheitsmanagement Ihres Unternehmens im Griff

TSM und BMS – Die Timly Software erleichtert das Handling

Doch wie funktioniert die Software ganz konkret vor dem Hintergrund der in den DVGW-Arbeitsblättern G 1000 / W1000 sowie in der GW 301 formulierten Anforderungen?

Mit der Timly Cloud Lösung lassen sich drei der vier Themenschwerpunkte der G 1000/ W 1000 umsetzen (Punkt 2, 3, 4):

1. Aufbau und Ablauforganisation

2. Personal & Qualifikationen

3. Technische Ausstattung.

4. Vertragspartner

Themenschwerpunkt 2: Automatische Überwachung & Dokumentation der Personalqualifikationen

Das TSM schreibt eine fortlaufende Überwachung der Qualifikationen von Fachkräften und der Fachaufsicht vor. Die Lösung Timly Personal unterstützt Firmen im Rahmen des gesamten Ausbildungsprozesses, der sich in vier Prozessschritte gliedern lässt:

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1. Übersicht über die Qualifikationen im Unternehmen:

Die Kompetenzen, Qualifikationen und Zertifizierungen von Mitarbeitern werden dank Mitarbeiterprofilen transparent. Mit der Timly Personallösung sind zum Beispiel die folgenden Fragen rasch beantwortet:

“Wie viele qualifizierte PE-Schweißer habe ich?”

“Wer ist als Probenehmer Wasser ausgebildet?”

“Wer wurde in der Handhabung der Motorsäge unterwiesen?”

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Mitarbeiterprofil mit Kompetenzübersicht (Beispiel)

2. Automatisierte Überwachung und Benachrichtigung:

Timly Personal übernimmt die Überwachung der Qualifikationen und erinnert die verantwortlichen Personen automatisch proaktiv und fristgerecht via E-Mail, sobald Schulungen und Ausbildungen wiederholt werden müssen. Zudem vereinfacht die bereitgestellte Übersicht die Ausbildungsplanung. Engpässe bei Qualifikationen können frühzeitig erkannt und korrektive Maßnahmen eingeleitet waren.

3. Administrative Unterstützung bei Ausbildungen und Unterweisungen:

Ist eine Schulung erstmals in Timly Personal angelegt, generiert das System die Einladungen für die Mitarbeiter und die Teilnehmerliste. Ist eine Schulung absolviert, kann das System automatisch die Dokumentation übernehmen.

4. Automatische Aktendokumentation:

Das System ergänzt nach Abschluss einer Aus- oder Fortbildungsmaßnahme automatisch im Mitarbeiterprofil die hinzu gekommenen oder erneuerten Fähigkeiten und Kompetenzen.

Themenschwerpunkt 3: Sachgerechte technische Ausstattung

Die nach GW 301 und nach dem TSM-zertifizierten Unternehmen müssen die Funktionsfähigkeit und Funktionssicherheit der vorgehaltenen technischen Ausstattung fortlaufend sicherstellen und dies dokumentieren. Die Timly Inventarverwaltung bietet hier die systemischen Voraussetzungen. Mit Timly Inventar werden Ausstattung und Bestand eines Unternehmens zentral geführt.

Zur sauberen Identifikation erhält jedes Objekt einen eindeutigen QR-Code, der mit jedem Smartphone gescannt werden kann. So steht der digitale Datensatz auch auf der Baustelle zur Verfügung und kann mit wichtigen Dokumenten, wie Gebrauchsanleitungen, Benutzerhinweisen und Zertifikaten ergänzt werden. Damit stehen diese Informationen dort zur Verfügung, wo die Geräte eingesetzt werden.

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Von der mobilen App ganz einfach in die Software über den Barcode Scanner

Starten Sie noch heute mit der digitalen Inventarverwaltung

Überwachungsvorschriften und Prüfintervalle können bei jedem Gegenstand oder Betriebsmittel hinterlegt werden. Das System übernimmt die terminliche Überwachung und informiert den Verantwortlichen auch hier proaktiv per E-Mail.

Prüfungen, Reparaturen und Instandhaltungen am Gegenstand oder Gerät können problemlos direkt im System hinterlegt werden. Neben den geforderten TSM-Überwachungsfunktionen bietet die Timly Inventar Lösung viele weitere Funktionalitäten, welche die Verwaltung des Inventars und den betrieblichen Ablauf vereinfachen:

Inventar einer Baustelle oder einer bestimmten Person zuordnen

Einzelnes Inventar kann in Timly einer Baustelle oder einem Standort wie z.B. einem Raum zugewiesen werden. Weiterhin kann einzelnes Inventar den Mitarbeitern zugewiesen werden, sodass historisch nachvollzogen werden kann, wer welches Inventar bezogen hat. Sie behalten den Überblick. So geht Werkzeugverwaltung einfach.

Standorte erfassen und auf Google-Maps anzeigen

Mit einem Klick kann der Standort eines Geräts oder eines Fahrzeugs an Ort und Stelle mit dem Smartphone erfasst und gespeichert werden.

Einfache Inventur mit dem Smartphone erledigen

Ein integrierter Barcode Scanner in der Timly Cloud Anwendung erlaubt es, eine Inventur mit dem Smartphone durchzuführen.

Themenschwerpunkt 4: Überwachung der Partner

Das TSM Regelwerk schreibt vor, dass Unternehmen ihre Vertragspartner und Dienstleister regelmäßig überprüfen müssen, ob sie die angebotene Leistung in der geforderten Qualität erbringen können. Bei einer entsprechenden Zertifizierung des Partners, kann man von der Befähigung ausgehen, jedoch ist man weiterhin verpflichtet, die Gültigkeit des Zertifikats in regelmäßigen Abständen zu kontrollieren.
Die Timly Cloud bietet hier analog der Timly Inventarlösung die Möglichkeit einer automatischen Überwachung der Partner und deren Zertifizierung sowie die Dokumentation der Überprüfung im System.

Reibungslose Audits dank zentraler Daten und hoher Transparenz

Durch den Einsatz der Timly Cloud Lösung ist es der LANG-Gruppe gelungen, die im Unternehmen vielerorts dezentral abgelegten Daten strukturiert zusammenzuführen. Dies hat dazu beigetragen, ein hohes Maß an Transparenz zu schaffen, die Administration zu entlasten und Kosten zu senken. Als Folge dieser zentralen Datenablage wurde auch für die Geschäftsleitung der Zugriff auf Daten und Auswertungen vereinfacht, was zu schnelleren und effizienteren datenbasierten Entscheidungswegen geführt hat.

Alles in allem also eine Optimierung und Entlastung aller Beteiligten, die nicht zuletzt auch bei der Organisation und Durchführung von der für das Unternehmen erforderlichen Audits deutlich zutage getreten ist. Bislang waren Audits für die LANG-Gruppe mit großem personellem und zeitlichem Aufwand verbunden. Im Rahmen der Durchführung des Prüfverfahrens musste eine Vielzahl von Unterlagen und Dokumenten zusammengestellt werden.

Dank der organisierten und zentralisierten Datenhaltung durch die Timly Cloud konnte der Prozess bereits beim letzten Audit deutlich abgekürzt werden. Mit den integrierten Such- und Filterfunktionen konnten Informationen und Unterlagen nun während des Prüfverfahrens ad-hoc aufgerufen und dem Auditor digital vorgelegt werden. Die LANG-Gruppe blickt nun recht gelassen den nächsten Audits entgegen.

Kurzinterview LANG-Gruppe & Timly

„Ein schnelles Datenmanagement mit hausgemachten Lösungen war nicht mehr möglich!“

Die außerordentliche, auf die Anforderungen des Leitungsbaus zugeschnittene Leistungsfähigkeit von Timly ist nicht zuletzt das Resultat eines konstruktiven Austauschs und einer gemeinsamen Entwicklungsoffensive der Timly Software AG mit der schon seit mehreren Generationen im Leitungsbau tätigen LANG-Gruppe.

Im Kurzinterview äußern sich die beiden Autoren des Fachbeitrags, Philipp Baumann, Geschäftsführer und Gründer bei Timly, und Sebastian Lang, Geschäftsführer der LANG GmbH Bauunternehmen seit 1891, zu der erfolgreichen Zusammenarbeit.

Herr Baumann, was war der Startpunkt für die Entwicklung der Timly Software?

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Philipp Baumann, CEO Timly Software AG

“Es ist ein wesentlicher Kern unserer Unternehmensphilosophie, Softwarelösungen in Richtung sehr konkreter Praxisanforderungen zu entwickeln. Dies kann naturgemäß nur funktionieren, indem man sich mit einem Partner aus der Industrie über konkrete in einer Branche vorhandene Probleme und Optimierungspotenziale austauscht.

Über diesen Ansatz sind wir mit der LANG-Gruppe aus Bodenheim in Kontakt gekommen. Gemeinsam mit LANG haben wir daraufhin begonnen, einen leistungsfähigen cloudbasierten Dokumentationsansatz für die Arbeitskräfte-Qualifizierungen & Zertifizierungen zu adressieren.”

Hat Herr Baumann offene Türen bei Ihnen eingerannt, Herr Lang?

“Der initiale Anstoß kam von uns. Herr Baumann hat die Digital-Expertise mit an den Tisch gebracht, wir die Expertise aus der Bauindustrie. Durch das Zusammenführen dieser beiden sich ergänzenden Kompetenzfelder haben wir gemeinsam ein wirklich innovatives Produkt geschaffen, das auf die Bedürfnisse unserer Branche abgestimmt ist.

Doch lassen Sie mich kurz den Hintergrund unserer Initiative erläutern. Die LANG-Gruppe besitzt verschiedene Zertifikate und Zulassungen. Hier etwa die nach GW 301, GW 302, das Gütezeichen RAL 961 Kanalbau oder das Gütezeichen RAL 962/2 Kabelleitungstiefbau.

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Sebastian Lang, Geschäftsführer der “LANG GmbH Bauunternehmen seit 1891”

Qualitätsorientiertes Arbeiten gehört zur DNA unseres Unternehmens. Deshalb unterziehen wir uns regelmäßig diesen anerkannten Überprüfungsverfahren und stellen damit die gleichbleibend hohe Qualität unserer Bauleistungen und die definierten Standards sicher. Wesentliche Voraussetzungen in diesem Zusammenhang sind die berufliche Fort- und Weiterbildung unserer Mitarbeiter sowie die einwandfreie technische Ausstattung in unserem Unternehmen.

Ein zuverlässiges Management all dieser Teilaufgaben ist mit einem hohen organisatorischen und dokumentarischen Aufwand verbunden. Wir haben für uns ganz klar erkannt, dass ein schnelles und zuverlässiges Handling dieser relevanten Daten nicht länger auf Basis hausgemachter Excel-Tabellen möglich war.”

Was hat sich durch den Einsatz von Timly verändert?

“In der Timly Cloud haben wir ein hoch nutzwertiges Werkzeug installiert, das genau auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten ist, uns administrativ entlastet und viele der erforderlichen Überwachungsfunktionen übernimmt. Wir sind überzeugt, dass wir mit der Timly Cloud Lösung unseren unternehmerischen Sorgfaltspflichten nun noch besser genügen und die Qualitätssicherung verbessert haben, um unserer Unternehmerverantwortung in diesen Bereichen rechtssicher nachzukommen.”

Intuitive Inventarverwaltung mit Timly

Inventar verwalten

Baugeräte, IT-Inventar, Mobiliar oder Verträge: Alles in Timly

Überall mobil

Mit integriertem Barcode-Scanner auf dem Smartphone

Clever disponieren

Inventar auf einzelne Personen, Orte oder Kunden zuweisen

All-in-one

Dateien, Dokumente und Kontakte hinterlegen

GPS Erfassung

GPS-Standorte speichern und historisch nachverfolgen

Wartungen planen

Dokumentation von Reparaturen und Wartungen

Kostenfreien Testzugang anfordern

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