Verwaltung mobiler Geräte mit Software neu strukturieren

Mobile Device Management als Herausforderung in Unternehmen

Für die umfassende Verwaltung mobiler Geräte ist zunächst eine detaillierte Erfassung sämtlicher relevanter Daten erforderlich.

Dazu zählen:

– Gerätetyp, technische Daten, verbaute Hardware

– Fest zugeordnetes Zubehör

– Installierte Software inklusive Versionsnummern und Patchlevel

– Persönliche Zuordnungen zu Mitarbeitern

– Ansprechpartner in der Administration

– Relevante Termine, wie Garantieablauf, Lizenzlaufzeiten, Prüf- und Wartungstermine

Bei der Vielzahl an unterschiedlichen Geräten, die üblicherweise in Unternehmen im Einsatz sind, wird dies sehr schnell zur Herausforderung. Dennoch sollte das Mobile Device Management keinesfalls vernachlässigt werden.

In der Regel beinhalten mobile Endgeräte eine große Menge sensibler Daten und verfügen häufig über hinterlegte Zugangsdaten für Ressourcen im Firmennetzwerk. Wird eine Sicherheitslücke in verwendeter Software bekannt, droht daher eine Gefahr für die unternehmensweite IT-Sicherheit. Eine sorgfältige Erfassung der aufgeführten Daten erleichtert es im Fall der Fälle, schnell und wirksam zu reagieren.

Mit Timlys Inventarverwaltung ist es möglich, all diese Informationen zusammenzuführen. Verantwortliche in der IT-Abteilung sehen beispielsweise ohne nennenswerten Rechercheaufwand, auf welchen Geräten potenziell vulnerable Software installiert ist und wo sich die Geräte befinden. Das Warnen betroffener Mitarbeiter und das spätere Einspielen von Sicherheitsupdates wird so erheblich vereinfacht.

Unabhängig davon, ob dies beim konkreten Gerät über eine MDM-Lösung möglich ist. Neben dem Sicherheits-Aspekt gibt es natürlich noch etliche weitere Gründe, für eine zentralisierte Verwaltung mobiler Geräte mit Timly. Dazu gehören zum Beispiel die Planung von Wartungs- und Prüfterminen und die Ressourcenschonung durch persönliche Verantwortlichkeiten für ausgegebene IT-Assets.

Verwaltung mobiler Geräte als Teil des IT-Asset-Managements

Das Besondere an Timly ist, dass mit der Inventar Software letztlich jegliche Assets erfasst werden können. Seine besonderen Stärken spielt das Programm immer dann aus, wenn eine Vielzahl unterschiedlicher Informationen gebündelt erfasst werden soll. Timly bietet flexible Kategorien, mit denen sich Eigenschaften aller Arbeitsmittel, vom Schreibtischstuhl bis hin zum Server, abbilden lassen.

Die Container-Funktion sorgt zudem dafür, dass die Verwaltung durch das Erstellen logischer Verbünde erheblich vereinfacht wird. So kann einem Mobilgerät Equipment und Software fest zugeordnet werden. Auch räumliche Einheiten sind mit Timly darstellbar.

Auf diese Weise können Informationen beliebig feingranular erfasst werden, bis hin zu Versionsnummern und Handbüchern installierter Software. Dennoch sehen IT-Verantwortliche mit Timly sofort, zu welchem Gerät ein Softwareprodukt gehört und wo es sich befindet.

Mobile Device Management: On-premises mit fehlender Flexibilität

Lokal installierte MDM-Software ist im Normalfall nicht flexibel genug, um die Verwaltung mobiler Geräte ganzheitlich umzusetzen. Sogenannte On-premises-Lösungen stehen nur Mitarbeitern zur Verfügung, die gerade Zugriff auf das Firmennetzwerk haben.

Mit Timly ist dies nicht notwendig. Die Software arbeitet als cloudbasierter Dienst. Es wird lediglich eine Internetverbindung benötigt, um auf den Datenbestand zugreifen zu können. Alle Informationen laufen auf dem DSGVO-konformen Cloud-Server zusammen.

Je nach Berechtigungslevel können Mitarbeiter Informationen abrufen, ergänzen und aktualisieren. Für die einfachere Handhabung lässt sich jedes erfasste Gerät mit einem QR-Code kennzeichnen. Der unkomplizierte Zugriff erfolgt mit der Timly-App, in der ein Barcode-Scanner zum Einscannen der QR-Codes integriert ist. Auf diese Weise haben Mitarbeiter aus dem Homeoffice und auf Geschäftsreise jederzeit die Möglichkeit, wichtige Informationen über ihr Arbeitsmittel einzusehen.

Verantwortlichkeiten lassen sich tagesaktuell eintragen, ebenso auftretende Schäden oder Mängel. Das integrierte Ticketing-System eignet sich, um den Reparaturverlauf zu tracken. Unterschiedliche Hersteller und Betriebssystemversionen sind mit Timly kein Hindernis mehr für eine einheitliche Verwaltung. Schnittstellenproblematiken zwischen Softwareprodukten für die Verwaltung mobiler Geräte gehören der Vergangenheit an.

Geräteverwaltung aktivieren ist kein ganzheitlicher Ansatz

Die Geräteverwaltung mittels MDM-Software endet mit den Möglichkeiten des Betriebssystems. Das zeitgleiche Ausrollen von Software und das Festsetzen einheitlicher Berechtigungen ist auf diese Weise zwar möglich. Parameter der Hardware und des Zubehörs lassen sich aber nur ungenügend abbilden.

Um die Administration von mobilen Endgeräten zu automatisieren und Berechtigungen auf den Endgeräten einzuschränken, ist Mobile Device Management ein adäquater Ansatz. Um andere wichtige Informationen zu verwalten, wird in diesem Fall aber immer noch mindestens ein weiteres Softwareprodukt benötigt.

Informationen wie Zustand von mobilen Endgeräten, IT Wartung und aktueller Standort müssen dann manuell verknüpft werden. Befinden sich die verwendeten Softwarelösungen innerhalb des Unternehmens in unterschiedlicher Zuständigkeit, drohen auch Situationen, in denen temporär kein Zugriff auf zur Verwaltung mobiler Geräte benötigte Daten besteht. Timly ist für alle berechtigten Mitarbeiter stets verfügbar. Informationen liegen jederzeit vor, wo sie benötigt werden.

MDM und Datenschutz: Verwaltung mobiler Geräte mit Timly ist unproblematisch

MDM-Software verschafft Administratoren eine weitreichende Kontrolle über die eingebundenen Endgeräte. Da sich darauf häufig sensible Informationen bis hin zu personenbezogenen Daten der Nutzer befinden, kann dies mit dem Datenschutz kollidieren. Spätestens, wenn private Geräte für berufliche Zwecke benutzt werden, endet häufig das Einverständnis der Mitarbeiter.

Bei Bring-your-own-device-Modellen (BYOD) haben Administratoren mit Timly die Möglichkeit, sicherheitsrelevante Informationen transparent zu erfassen. Sowohl Verantwortliche als auch betroffene Mitarbeiter sehen, welche Daten gespeichert wurden. Zugriffs- oder gar Fernsteuerungsmöglichkeiten haben die IT-Beschäftigten bei der Verwaltung mobiler Geräte mit Timly nicht. Datenschutz und Datensicherheit werden mit Timly gleichermaßen gewährleistet.