Die Inventur mit Software von Timly

Unternehmen können mit einem digitalen Inventur Programm viel Aufwand sparen

Die Inventur – Definitionen und Begriffe

Mit der Inventur ist die Bestandsaufnahme aller Vermögenswerte eines Unternehmens gemeint. Sie ist Teil der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung, die sich aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) ableiten. Ziel ist es, die Verlässlichkeit im Geschäfts- und Warenverkehr zwischen Unternehmen zu garantieren.

Daher muss jeder Kaufmann bei Aufnahme seines Geschäftsbetriebs den exakten Vermögensstand seines Unternehmens erheben und dokumentieren. Dafür ist die Feststellung sämtlicher Vermögensgegenstände und Schulden notwendig. Der §240 HGB verpflichtet den Kaufmann in der Folge dazu, zum Ende jedes Geschäftsjahres eine Aktualisierung in Form der Aufstellung seines Inventars vorzunehmen.

Verpflichtet hierzu sind Unternehmen, in denen eine doppelte Buchführung erforderlich ist und keine einfache Gewinn- und Verlustrechnung ausreicht. Eine professionelle Inventarisierungssoftware wie Timly ist so konzipiert, dass sie Verantwortliche in Unternehmen bei der Verwaltung der Betriebsmittel bestmöglich unterstützt. Dies zum Beispiel dadurch, dass es Anwendern damit möglich ist, einen permanenten, tagesaktuellen Überblick über das eigene Inventar zu erhalten.

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Die Inventur durchführen: Diese Varianten sind zulässig

Das HGB sieht verschiedene Möglichkeiten vor, wie der Geschäftsabschluss durchgeführt werden darf. Hierdurch wird Rücksicht auf die unterschiedlichen Belange von Unternehmen genommen. Je nach Geschäftszweck ist es möglich, dass ein Betrieb gerade zum Ende des Geschäftsjahres besonders durch Kundenverkehr belastet ist. In diesem Fall können die Verantwortlichen zum Beispiel auf die verlegte Inventur ausweichen.

 

Die wichtigsten Varianten sind:

 

Stichtagsinventur:

Dies ist die „klassische“ Form zur Feststellung des Inventars im Sinne des HGB. Der Stichtag richtet sich dabei nach dem Ende des Geschäftsjahres, was in der Regel am 31.12. eines Jahres der Fall ist. Allerdings ist es möglich, dass die Inventur bis zu 10 Tage vor und nach dem Bilanzstichtag durchgeführt wird. Dadurch muss eine Berechnung des Bestandes zum Jahresabschluss möglich sein.

Verlagerte Inventur:

Diese Form der Bestandsaufnahme ergibt sich aus §241 HGB. Sie erlaubt es Unternehmern, an einem beliebigen Tag innerhalb der letzten drei Monaten vor und bis zu 2 Monate nach dem Bilanzstichtag die Inventur durchgeführt zu haben. Auch bei dieser Variante ist eine Möglichkeit zur Rückrechnung auf das Geschäftsjahresende notwendig.

Permanente Inventur:

Hier ist das Führen eines sogenannten Lagerbuchs Voraussetzung. In diesem muss permanent der Stand an Ein- und Ausgängen des Inventars festgehalten werden. Wenn das gewährleistet ist, wird dem Unternehmer zugestanden, die körperliche Inventur zu einem beliebigen Zeitraum innerhalb des Jahres durchzuführen. Praktisch kann dies während eines Betriebsurlaubes oder im Rahmen von Wartungsarbeiten erfolgen.

Stichprobeninventur:

Manche Warenbestände lassen sich nur mit einem unverhältnismäßigen Aufwand erheben. Zur Erleichterung bietet der Gesetzgeber in solchen Fällen die Stichprobeninventur an. Voraussetzung ist die Anwendung anerkannter mathematisch statistischer Methoden zur Hochrechnung des Bestandes anhand von stichprobenartig erhobenen Werten.

Konkret gefordert ist die körperliche Bestandsaufnahme nach Art, Menge und Wert, durch Zählen, Messen und Wiegen. Dazu kommt die Buch- und Anlageninventur. Bei der Buchinventur erfolgt die Erhebung von Vermögens- und Schuldwerten. Die Anlageninventur umfasst letztlich sämtliches Inventar, also auch Büroausstattung, verbaute Komponenten, Maschinen und Werkzeuge.

Trotz ordnungsgemäßer Buchführung wird Verantwortlichen und Mitarbeitern von Unternehmen durch diese umfassende Bestandsaufnahme der Vermögensgegenstände nach Art, Menge und Wert ein großer Aufwand abverlangt. Dies beeinträchtigt die Arbeitsabläufe in Betrieben erheblich. Allein der Personalaufwand für die Vorbereitung und Durchführung verursacht in der Regel hohe Kosten.

Zum ganzheitlichen Anspruch einer Inventarisierungssoftware wie Timly zählt es aus diesem Grund, für alle Arten der Bestandsaufnahme die passende Hilfestellung zu liefern. Das Erstellen von Inventarlisten entfällt beispielsweise komplett, wenn die Assets eines Unternehmens bereits erfasst sind. Auch bietet Timly alle Voraussetzungen zum Führen eines digitalen Lagerbuchs, das Grundlage für die in vielen Anwendungsfällen effizientere permanente Inventur ist. Hier haben die Entwickler von Timly einen besonderen Schwerpunkt gesetzt.

Inventur mit Inventarisierungssoftware von Timly vereinfachen 3

Wie SodaStream die Inventur mit Timly vereinfacht hat

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Digitale Geräteverwaltung: Für die Inventur Hilfsmittel verwenden

Eine Inventarisierungssoftware muss in der Lage sein, alle erforderlichen Merkmale eines Assets abzubilden. Timly beinhaltet dafür eine flexible Kategorisierung, die sich genau auf jeden Inventargegenstand anpassen lässt. Es können nur minimal erforderliche Informationen hinterlegt werden, etwa Hersteller, Typ und Standort. Ebenso ist es auch möglich, umfassende Detailinformationen wie Datenblätter und Wartungsnachweise im Profil eines Assets zu speichern. Für die bessere Zuordnung sorgen flexible Containerobjekte, die ihrerseits andere Objekte enthalten können.

Gerade in der IT haben Unternehmen häufig mit zahlreichen virtuellen Werten zu tun, etwa Softwarelizenzen oder virtualisierten Servern. Diese sind durch Timly ganz einfach mit einem realen Standort und einer realen Hardware zu verknüpfen. Alle Assets erhalten bei der erstmaligen Erfassung einen QR-Code. Dieser identifiziert sie fortan im System.

Da die Speicherung des Datenbestandes bei Timly in der Cloud erfolgt, können Mitarbeiter mit der erforderlichen Berechtigung durch das Einscannen des QR-Codes eines Gegenstandes dessen Profil aufrufen. Für den besseren Komfort ist eine für Smartphones und Tablets optimierte Inventar-App bereits im Software-Paket enthalten.

Diese hohe Flexibilität erlaubt es, die permanente Erfassung von Zu- und Abgängen, sowie die Zuordnung zu Personen, Standorten und anderen Gegenständen ohne nennenswerten Zusatzaufwand in die Arbeitsabläufe von Unternehmen zu integrieren. Bei konsequenter Anwendung der Inventarisierung können zu jeder beliebigen Zeit Anzahl, Standorte und Zustand beliebiger Inventar-Kategorien ausgegeben werden.

Für die körperliche Bestandsaufnahme bietet Timly zudem einen Inventur-Modus. Ist dieser aktiv, so genügt das Einscannen des QR-Codes eines Assets, um es abzuhaken. Die Bereitstellung zusätzlicher Hardware, wie zum Beispiel von MDE-Geräten, ist nicht erforderlich.

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Inventur – Lager und Bestände im Überblick

Eine große Herausforderung für Verantwortliche ist es, dass die geschäftlichen Aktivitäten eines Unternehmens nur noch in den seltensten Fällen auf einen eng umrissenen Standort zu begrenzen sind. Die Warenwirtschaft wird häufig ausgelagert, Mitarbeiter befinden sich auf Montage und im Außendienst. Das Homeoffice ist fester Bestandteil der Arbeitswelt. Dieser Trend hat beispielsweise Videokonferenzen in kurzer Zeit etabliert. Klassische Besprechungen werden zunehmend zur Ausnahme.

Aus dem gleichen Grund werden ein klassisches Lagerbuch und die Exceltabelle auf dem PC in der Werkhalle für die Inventarverwaltung zum Auslaufmodell. Nur mit einer spezialisierten Inventarisierungssoftware lässt sich die dynamische Asset-Verwaltung von Unternehmen so gewährleisten, dass der Arbeitswand für die Betriebsmittelverwaltung nicht unverhältnismäßig wird. Die mit einem Berechtigungskonzept versehene, Cloud-basierte Speicherung erlaubt das permanente Arbeiten mit dem Datenbestand – unabhängig vom Arbeitsort einzelner Mitarbeiter.

Beispiel aus der Praxis

Der Weltmarktführer für Wassersprudel-Systeme SodaStream gehört zu den zufriedenen Anwendern von Timly. Zugleich ist das Unternehmen ein Musterbeispiel für ein erfolgreiches, global agierendes Unternehmen mit flexiblen Arbeitsformen. Die lückenlose Erfassung der IT-Assets des Unternehmens führte dort zur erheblichen Vereinfachung der Verwaltung von IT-Endgeräten.

Für die praktische Durchführung der Inventur entwickelte Timly gemeinsam mit SodaStream eine innovative neue Funktion, die Selbstinventur.

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Die praktische Selbst-Inventur von Timly verhilft SodaStream zu mehr Effizienz bei der Inventur

Hiermit ist es möglich, den Mitarbeitern zum Stichtag eine Aufforderung zur Durchführung der Bestandsaufnahme von zur Verfügung gestellten Arbeitsmitteln zuzusenden. Die nicht am Haupt-Standort befindlichen Angestellten scannen dabei ihre Assets einfach selber ein. Das ineffektive persönliche Erscheinen vor Ort entfällt.

Professionalität maximieren und Kosten minimieren

Die Vereinfachung der Inventur ist nur ein Teilaspekt einer Inventarisierungssoftware wie Timly. Die Inventarisierung aller Assets eines Unternehmens sorgt für eine höhere Effektivität und stützt die Grundsätze einer ordnungsmäßigen Buchführung. Es ist kein mehrfaches Erstellen von Inventarlisten mehr nötig. Anwendungszwecke wie die Sammlung und Bündelung von Informationen, Planung von Wartungen und notwendigen Prüfungen, sowie die jährliche Bestandsaufnahme des Inventars, sorgen für Zeitersparnis und Professionalität im Umgang mit Arbeitsmitteln.

Persönliche Verantwortlichkeiten und die Verfügbarkeit von Informationen „auf Knopfdruck“ senken die Kosten im Umgang mit Ressourcen. Seine Stärken spielt eine Inventarisierungssoftware wie Timly besonders beim Jahresabschluss aus, da die dort benötigten Informationen tagesaktuell im System gespeichert werden. Der hieraus ermittelte Bestand entspricht in der Regel bereits dem Ergebnis der Inventur.

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