Inventur mit Inventarisierungssoftware von Timly vereinfachen

Die Inventur durchführen: Diese Varianten sind zulässig

Das HGB sieht verschiedene Möglichkeiten vor, wie der Geschäftsabschluss durchgeführt werden darf. Hierdurch wird Rücksicht auf die unterschiedlichen Belange von Unternehmen genommen. Je nach Geschäftszweck ist es möglich, dass ein Betrieb gerade zum Ende des Geschäftsjahres besonders durch Kundenverkehr belastet ist. In diesem Fall können die Verantwortlichen zum Beispiel auf die verlegte Inventur ausweichen.

Die wichtigsten Varianten sind:

Konkret gefordert ist die körperliche Bestandsaufnahme nach Art, Menge und Wert, durch Zählen, Messen und Wiegen. Dazu kommt die Buch- und Anlageninventur. Bei der Buchinventur erfolgt die Erhebung von Vermögens- und Schuldwerten. Die Anlageninventur umfasst letztlich sämtliches Inventar, also auch Büroausstattung, verbaute Komponenten, Maschinen und Werkzeuge.

Trotz ordnungsgemäßer Buchführung wird Verantwortlichen und Mitarbeitern von Unternehmen durch diese umfassende Bestandsaufnahme der Vermögensgegenstände nach Art, Menge und Wert ein großer Aufwand abverlangt. Dies beeinträchtigt die Arbeitsabläufe in Betrieben erheblich. Allein der Personalaufwand für die Vorbereitung und Durchführung verursacht in der Regel hohe Kosten.

Zum ganzheitlichen Anspruch einer Inventarisierungssoftware wie Timly zählt es aus diesem Grund, für alle Arten der Bestandsaufnahme die passende Hilfestellung zu liefern. Das Erstellen von Inventarlisten entfällt beispielsweise komplett, wenn die Assets eines Unternehmens bereits erfasst sind. Auch bietet Timly alle Voraussetzungen zum Führen eines digitalen Lagerbuchs, das Grundlage für die in vielen Anwendungsfällen effizientere permanente Inventur ist. Hier haben die Entwickler von Timly einen besonderen Schwerpunkt gesetzt.

Digitale Geräteverwaltung: Für die Inventur Hilfsmittel verwenden

Eine Inventarisierungssoftware muss in der Lage sein, alle erforderlichen Merkmale eines Assets abzubilden. Timly beinhaltet dafür eine flexible Kategorisierung, die sich genau auf jeden Inventargegenstand anpassen lässt. Es können nur minimal erforderliche Informationen hinterlegt werden, etwa Hersteller, Typ und Standort. Ebenso ist es auch möglich, umfassende Detailinformationen wie Datenblätter und Wartungsnachweise im Profil eines Assets zu speichern. Für die bessere Zuordnung sorgen flexible Containerobjekte, die ihrerseits andere Objekte enthalten können.

Gerade in der IT haben Unternehmen häufig mit zahlreichen virtuellen Werten zu tun, etwa Softwarelizenzen oder virtualisierten Servern. Diese sind durch Timly ganz einfach mit einem realen Standort und einer realen Hardware zu verknüpfen. Alle Assets erhalten bei der erstmaligen Erfassung einen QR-Code. Dieser identifiziert sie fortan im System.

Da die Speicherung des Datenbestandes bei Timly in der Cloud erfolgt, können Mitarbeiter mit der erforderlichen Berechtigung durch das Einscannen des QR-Codes eines Gegenstandes dessen Profil aufrufen. Für den besseren Komfort ist eine für Smartphones und Tablets optimierte Inventar-App bereits im Software-Paket enthalten.

Diese hohe Flexibilität erlaubt es, die permanente Erfassung von Zu- und Abgängen, sowie die Zuordnung zu Personen, Standorten und anderen Gegenständen ohne nennenswerten Zusatzaufwand in die Arbeitsabläufe von Unternehmen zu integrieren. Bei konsequenter Anwendung der Inventarisierung können zu jeder beliebigen Zeit Anzahl, Standorte und Zustand beliebiger Inventar-Kategorien ausgegeben werden.

Für die körperliche Bestandsaufnahme bietet Timly zudem einen Inventur-Modus. Ist dieser aktiv, so genügt das Einscannen des QR-Codes eines Assets, um es abzuhaken. Die Bereitstellung zusätzlicher Hardware, wie zum Beispiel von MDE-Geräten, ist nicht erforderlich.

Inventur – Lager und Bestände im Überblick

Eine große Herausforderung für Verantwortliche ist es, dass die geschäftlichen Aktivitäten eines Unternehmens nur noch in den seltensten Fällen auf einen eng umrissenen Standort zu begrenzen sind. Die Warenwirtschaft wird häufig ausgelagert, Mitarbeiter befinden sich auf Montage und im Außendienst. Das Homeoffice ist fester Bestandteil der Arbeitswelt. Dieser Trend hat beispielsweise Videokonferenzen in kurzer Zeit etabliert. Klassische Besprechungen werden zunehmend zur Ausnahme.

Aus dem gleichen Grund werden ein klassisches Lagerbuch und die Exceltabelle auf dem PC in der Werkhalle für die Inventarverwaltung zum Auslaufmodell. Nur mit einer spezialisierten Inventarisierungssoftware lässt sich die dynamische Asset-Verwaltung von Unternehmen so gewährleisten, dass der Arbeitswand für die Betriebsmittelverwaltung nicht unverhältnismäßig wird. Die mit einem Berechtigungskonzept versehene, Cloud-basierte Speicherung erlaubt das permanente Arbeiten mit dem Datenbestand – unabhängig vom Arbeitsort einzelner Mitarbeiter.

Professionalität maximieren und Kosten minimieren

Die Vereinfachung der Inventur ist nur ein Teilaspekt einer Inventarisierungssoftware wie Timly. Die Inventarisierung aller Assets eines Unternehmens sorgt für eine höhere Effektivität und stützt die Grundsätze einer ordnungsmäßigen Buchführung. Es ist kein mehrfaches Erstellen von Inventarlisten mehr nötig. Anwendungszwecke wie die Sammlung und Bündelung von Informationen, Planung von Wartungen und notwendigen Prüfungen, sowie die jährliche Bestandsaufnahme des Inventars, sorgen für Zeitersparnis und Professionalität im Umgang mit Arbeitsmitteln.

Persönliche Verantwortlichkeiten und die Verfügbarkeit von Informationen „auf Knopfdruck“ senken die Kosten im Umgang mit Ressourcen. Seine Stärken spielt eine Inventarisierungssoftware wie Timly besonders beim Jahresabschluss aus, da die dort benötigten Informationen tagesaktuell im System gespeichert werden. Der hieraus ermittelte Bestand entspricht in der Regel bereits dem Ergebnis der Inventur.