Bei der IT Verwaltung besser aufgestellt sein – mit Timly

IT-Management einfach erklärt und worin die Vorteile liegen

Das IT-Asset-Management (ITAM) gehört in Unternehmen häufig zu den grundlegenden Optimierungsmaßnahmen, die Einsparungen bringen und Abläufe effektiver machen. IT-Assets, vom Rechner bis zur Maus, werden lückenlos erfasst und über ihre Nutzungsdauer begleitet. Dies bedeutet, dass relevante Leistungsmerkmale und Ereignisse dokumentiert werden. Da dies übergreifend für alle Arbeitsbereiche geschieht, wird schnell deutlich, ob Ressourcen angemessen verteilt sind und ob diese im Einzelfall sinnvoll eingesetzt werden.

Besonders reparaturanfällige Modelle lassen sich identifizieren. Unangemessene Abnutzung von Hardware oder Zubehör fällt schneller auf. Durch die Erfassung von Geräten der Peripherie in der IT Verwaltung wird verdeutlicht, dass diese nicht als Verschleißteile betrachtet werden, deren Verlust oder Beschädigung irrelevant wäre. Persönliche Verantwortlichkeiten sorgen zudem erfahrungsgemäß für einen sorgsameren Umgang mit Arbeitsmitteln.

Warum effiziente IT öffentliche Verwaltung besser macht

Behörden und öffentliche Einrichtungen unterliegen häufig anderen finanziellen Rahmenbedingungen als private Unternehmen. Über die Zuteilung von Geldern entscheiden in der Regel übergeordnete Stellen. Zwar versuchen alle Beteiligten, bestmögliche Lösungen zu erzielen. Dennoch stehen Mittel nicht immer dann zur Verfügung, wenn sie gebraucht werden. Fehlende IT-Ausstattung wirkt sich in der Praxis allerdings sehr negativ auf Arbeitsabläufe aus. Timlys IT-Inventarisierung ermöglicht es, alle IT-Assets einer Behörde oder Organisation für die IT Verwaltung zu erfassen und im Fokus zu behalten.

Neben notwendigen Grunddaten lassen sich Detailinformationen und Dokumente in beliebiger Art und Tiefe im Profil des Assets speichern. Ob es sich dabei um Hardware, Zubehör oder Softwarelizenzen handelt, ist unerheblich. Garantielaufzeiten, Reparaturkosten und Lizenzdauer sind

nur einige Parameter, die mit Timly jederzeit problemlos einsehbar sind. Vereinfacht wird dies durch die Möglichkeit, logische Verknüpfungen zu Personen, Räumlichkeiten und Organisationseinheiten zu erstellen. Verantwortliche sehen, welchem Arbeitsbereich welche IT-Ausstattung zugeteilt wurde. Auf diese Weise lassen sich Mängel erkennen und überzählige Ressourcen verschieben.

IT-Management-Systeme vereinfachen Administration und Planung

Timly wird zum zentralen Informationsspeicher für alle Daten und Fakten rund um die eingesetzten Assets in der IT Verwaltung. Aufgrund der transparenten Gestaltung profitieren Mitarbeiter und Vorgesetzte gleichermaßen von der ständigen Verfügbarkeit wichtiger Informationen. So erhält jeder Berechtigte über die Timly-Inventar App wertvolle Hilfestellungen, etwa indem er hinterlegte Betriebsanleitungen oder Arbeitshinweise für ein Asset einsehen kann.

Informationen lassen sich leichter austauschen und vor Ort ergänzen oder aktualisieren. Der integrierte Kalender sorgt für eine automatisierte Verwaltung anstehender Termine. Fällige Sicherheitsüberprüfungen, wie der sogenannte E-Check nach Vorschriften der DGUV, oder notwendige Lizenzverlängerungen meldet Timly zeitgerecht an zuständige Mitarbeiter.

IT-Management: Aufgaben lösen mit Timly

Bei der IT Verwaltung und öffentliche Einrichtungen effektiv zu gestalten bedeutet, aus den jeweils zur Verfügung stehenden Möglichkeiten das Beste herauszuholen. Gerade Kommunen sind häufig sehr heterogen aufgestellt und betreuen unterschiedlichste Einrichtungen von der reinen Verwaltung bis hin zum Bauhof. Timly ist dafür ausgelegt, flexibel eingesetzt zu werden. Daher ist die Software als cloudbasierter Dienst umgesetzt worden. Anwender benötigen lediglich eine Zugangsberechtigung und ein internetfähiges Endgerät.

Für die einfachere Handhabung werden alle erfassten Assets mit einem QR-Code gekennzeichnet. Dadurch können Anwender mit dem in der Timly-App integrierten Barcode-Scanner ohne Aufwand das Profil jedes erfassten Gegenstands aufrufen.

Soll beispielsweise in der Woche ungenutzte Hardware aus Sportstätten an anderen Einsatzorten genutzt werden, können Ihre Mitarbeiter Standort und Verantwortlichkeiten jederzeit und tagesaktuell anpassen. Es bleibt lückenlos nachvollziehbar, wo IT-Assets genutzt wurden und der jeweils aktuelle Zustand bei der Übernahme kann fotografisch gesichert und im Profil hinterlegt werden.

Das Thema Sicherheit ist bei Timly von besonderer Wichtigkeit. Die eingesetzten Cloud-Server unterliegen den strengen Standards der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Eine sichere Verschlüsselung schützt die Übertragung von Informationen. Für den Datenschutz sorgt das feingranulare Berechtigungssystem von Timly. Jedem Mitarbeiter werden nur die für seine Aufgabe notwendigen Daten angezeigt.

Durch effektive IT Verwaltung Jobs attraktiv machen

Homeoffice und mobiles Arbeiten haben gerade in Behörden und öffentlichen Organisationen einen festen Platz eingenommen. Zum Teil werden hierdurch bereits Büroräumlichkeiten eingespart oder mit mehreren Mitarbeitern im Wechsel belegt. Wenn keine festen Arbeitsplätze mehr zugeteilt sind, kommt der IT Verwaltung eine besondere Bedeutung zu.

Mit Timly haben Sie ein effektives Werkzeug, um zur Verfügung stehende Ressourcen bestmöglich auszunutzen. Es lässt sich so immer nachvollziehen, wo sich Arbeitsmittel befinden und welche persönliche Ausstattung einem Beschäftigten zur Verfügung steht.

Eine Übergabe an Arbeitskollegen kann direkt vor Ort in der Timly-App dokumentiert werden. Mitarbeiter müssen nicht mehr befürchten, für Verluste oder nicht selbst verursachte Schäden verantwortlich gemacht zu werden. Dabei ist für die Nutzung der softwarebasierten IT Verwaltung nicht zwingend weitere Hardware notwendig. Gängige Smartphones und Tablets reichen aus, um die Timly-App in vollem Umfang nutzen zu können.

Schule, Stadtverwaltung und Ministerium: Timly überzeugt in der Praxis

Bester Beweis für die hohe Praxistauglichkeit von Timly bei der IT Verwaltung sind die zahlreichen Rückmeldungen zufriedener Kunden. Dazu zählen beispielsweise die Stadtverwaltung Ludwigshafen, das Landratsamt Rosenheim, die Hochschule EPFL in Lausanne und das saarländische Ministerium für Arbeit, Soziales, Frauen und Gesundheit.

Die ständig wachsende Zahl der Anwender zeigt, dass Timly den richtigen Ansatz bei der Verwaltung von IT-Ressourcen gewählt hat. Vereinfachung der Administration, eine digitale Inventur, die ständige Verfügbarkeit von Informationen und die Automatisierung der Terminverwaltung sind nur einige der Vorzüge, die Timly mitbringt. Sie geben damit die richtige Antwort auf ständig knapper werdende Ressourcen.