Excel-Lagerverwaltung und Inventarisierungssoftware von Timly im Vergleich

• Welche Vorteile eine spezialisierte Lösung für die Lagerverwaltung bietet
• Excel-Lagerverwaltung selbst erstellen – Anleitung suchen oder etablierte Lösung verwenden
• Mit Barcode-Scanner oder durch Excel Lagerbestand – Eingang/Ausgang dokumentieren
• Excel-Lagerverwaltung mit Bildern? Inventarisierungssoftware verarbeitet beliebige Formate
• Excel-Lagerverwaltung Version 1.45 – Download: Nutzung im Netzwerk nicht möglich
• Excel-Lagerverwaltung: VBA als Sicherheitsrisiko
• Excel-Lagerverwaltung ohne VBA – Inventarisierungslösung bietet mehr Funktionsumfang
• Excel-Lagerverwaltung-Download: Support und Service Fehlanzeige
• Excel-Lagerverwaltung-Vorlage ersetzt keine professionelle Inventarisierungssoftware

Welche Vorteile eine spezialisierte Lösung für die Lagerverwaltung bietet

Die Idee, eine Excel-Lagerverwaltung zu verwenden, liegt nahe. Lizenzen für die Software sind in den meisten Unternehmen ohnehin vorhanden. Zudem können Mitarbeiter das Programm häufig zumindest rudimentär bedienen. Zwar lassen sich mit etwas Know-how erstaunliche Funktionsumfänge mit einer Excel-Tabelle abdecken.

Eine spezialisierte Inventarisierungssoftware wie Timly sorgt allerdings dafür, dass der erfasste Datenbestand um ein Vielfaches effektiver eingesetzt werden kann. Dies bewirken zum Beispiel das Konzept einer cloudbasierten Lösung und die im Software-Paket enthaltene App. Wir stellen im Folgenden vor, welche Möglichkeiten sich daraus im Vergleich zu einer Excel-Lagerverwaltung ergeben.

Excel-Lagerverwaltung selbst erstellen – Anleitung suchen oder etablierte Lösung verwenden

Eine Excel-Vorlage ist ein Stück weit wie ein Baukasten. Es lassen sich durch Formeln und Formatierungen datenbankähnliche Oberflächen konstruieren. Für bestimmte, eher statische Anwendungszwecke reicht dies oft aus. Ein Lager ist allerdings wohl der dynamischste Ort in einem Unternehmen. Eingang und Ausgang von Waren erfolgen zigfach am Tag.

Zudem befinden sich Lagerbestände nicht immer an einem Ort und der Verbrauch geschieht zum Teil vor Ort, beim Kunden. In derartigen Konstellationen stößt jede Excel-Datei an ihre Grenzen. Es ist viel manuelle Nacharbeit erforderlich, wenn die Datenbestände aktuell bleiben sollen.

Timly ist nach dem Software-as-a-Service-Prinzip (SaaS) designt. Die Inventarisierungssoftware kann direkt auf jedem internetfähigen Endgerät benutzt werden. Die angezeigten Datenbestände werden, je nach Kontext, immer dynamisch für den Nutzer generiert. Dadurch bleiben sie übersichtlich und sind leichter zu verarbeiten.

Der Zugriff ist problemlos von jedem beliebigen Ort aus möglich. Dadurch können auch Kundendienstmitarbeiter oder Angestellte im Homeoffice ihren Materialverbrauch in Echtzeit dokumentieren. Funktionen wie eine Füllstandkontrolle mit automatischer Benachrichtigungsfunktion vervollständigen den Komfort einer spezialisierten Lösung wie Timly.

Mit Barcode-Scanner oder durch Excel Lagerbestand – Eingang/Ausgang dokumentieren

Für den mobilen Zugriff auf den Datenbestand bietet Timly eine für Smartphones und Tablets optimierte App an. Die in der Lagerverwaltung erfassten Assets lassen sich mit einem QR-Code kennzeichnen. Danach können die jeweilige Kategorie des Lagerbestandes oder das Profil von Inventargegenständen durch Einscannen mit der App aufgerufen werden.

Zusätzliche Hardware ist nicht nötig. Als Barcode-Scanner dient die Kamera des Gerätes. Auf diese Weise ist es problemlos möglich, den Eingang und Ausgang von Waren direkt vor Ort zu dokumentieren. Aktuelle Datenbestände liegen so immer in Echtzeit an allen beteiligten Stellen vor. Die Füllstandkontrolle lässt sich auf Wunsch auch mit einer Bestellfunktion an externe Dienstleister koppeln, die bei Unterschreiten einer bestimmten Menge automatisch Nachschub ordert.

Gerade in diesem Bereich haben gängige Lösungen für Excel die größten Schwierigkeiten. Ein Mehrbenutzerfähigkeit ist meist nur zum Teil gegeben. Die Bedienbarkeit von umfangreichen Exceltabellen auf Smartphones ist kaum als praxistauglich zu bezeichnen. Daher sind bei dieser Form der Lagerverwaltung häufig zusätzliche Schritte, wie das temporäre Erfassen und spätere Übertragen von Datenbeständen in die Excel-Lagerverwaltung, notwendig.

Excel-Lagerverwaltung mit Bildern? Inventarisierungssoftware verarbeitet beliebige Formate

Mit einer Excel-Liste können auch Dateien verknüpft werden. Diese werden dann durch Verlinkungen in einer dafür vorgesehenen Spalte angezeigt. Handelt es sich allerdings um eine zuvor unbestimmte Anzahl an Dateien, beispielsweise der tagesaktuellen Dokumentation bestimmter Assets durch Fotos, so müssen immer neue Spalten ergänzt werden und die Tabelle wird unübersichtlich. Zudem bergen derartige Dateioperationen ein großes Fehlerpotenzial.

Bei Timly werden digitale Akten für jeden erfassten Gegenstand oder für jede Lagerbestandskategorie angelegt. Darin können neben dynamischen Parametern, wie aktuelle Stückzahlen und Bestellstatus, auch Beispielbilder und beliebige Dokumente gespeichert werden. Diese bleiben dauerhaft mit dem Profil des Gegenstandes verknüpft und lassen sich übersichtlich anzeigen.

Ist beispielsweise die Qualitätskontrolle einer Warenlieferung notwendig, kann diese direkt in Timly dokumentiert werden. Ebenso Ereignisse wie Transportschäden oder Fehlbestände. Mit der Timly- Inventar App ist dies ohne viel Aufwand direkt am Lagerort möglich.

Excel-Lagerverwaltung Version 1.45 – Download: Nutzung im Netzwerk nicht möglich

Die Software Excel gehört seit Jahrzehnten zu den Standardprogrammen der Office-Suite. Sie wurde immer wieder überarbeitet und neue Funktionen hinzugefügt. Dennoch wurde Excel ursprünglich für die Nutzung auf einem Einzelplatz-PC im Büro konzipiert. Manche Entwickler von Lösungen für eine Excel-Lagerverwaltung weisen in ihrem Produktbeschreibungen von vornherein darauf hin, dass eine Mehrbenutzerfähigkeit nicht gegeben ist.

Soll diese dennoch umgesetzt werden, so muss ein Netzwerkspeicher zur Verfügung stehen, der von den gewünschten Arbeitsorten zugreifbar ist. Hierfür muss das Firmennetzwerk unter Umständen geöffnet werden und wird angreifbar. Eine Inventarisierungssoftware wie Timly arbeitet autark vom Firmennetzwerk. Es werden DSGVO-konforme Cloud-Server verwendet. Einrichtung und Administration übernehmen die Experten von Timly.

Excel-Lagerverwaltung: VBA als Sicherheitsrisiko

Notwendige Funktionen wie eine Nutzer- und Rechteverwaltung sind bei Timly bereits integriert. Den Anforderungen des Datenschutzes wird Rechnung getragen, indem Nutzern nur die für sie vorgesehenen Daten angezeigt werden. In einer Excel-Lagerverwaltung können derartige Features durch externe Skripte realisiert werden. Hierfür ist allerdings das Aktivieren von sogenannten Makros in der Office-Software aller zugreifenden Arbeitsplatzrechner notwendig.

Dies stellt ein Risiko dar, da Makros für Cyberkriminelle immer noch ein beliebtes Einfallstor zum Einschleusen von Schadsoftware sind. Das Öffnen einer präparierten Anlage kann bereits ausreichen, um einen Verschlüsselungstrojaner nachzuladen und zu aktivieren. Sicherheitsexperten raten daher schon seit Jahren von der Verwendung von VBA-Skripten ab.

Excel-Lagerverwaltung ohne VBA – Inventarisierungslösung bietet mehr Funktionsumfang

Eine Lagerverwaltung mit Excel ermöglicht es, den erhobenen Datenbestand für die reine Mengenerfassung zu nutzen. Eine smarte Inventarisierungslösung wie Timly betrachtet die Themen Inventar und Lagerhaltung jedoch ganzheitlich. Das Ziel ist es, jeden Datenbestand nur einmal im Unternehmen speichern und aktuell halten zu müssen.

So verwandelt sich die Lagerverwaltung von Timly durch Aktivierung des Inventur-Modus in eine Inventursoftware. Handelt es sich bei dem Lagerbestand um Arbeitsmittel, so verwaltet der Wartungsplaner Termine aller Art für die erfassten Assets. Das Einbinden von GPS-Tracker zur Überwachung und Dokumentation von Raumtemperatur oder Feuchtigkeitssensoren, die bei Eintritt von Wasser warnen, sind nur einige der möglichen weiteren Funktionen, die bereits in Timly integriert wurden.

Excel-Lagerverwaltung-Download: Support und Service Fehlanzeige

Treten bei einer selbsterstellten Excel-Tabelle Probleme auf, so müssen eigene Mitarbeiter Arbeitszeit aufwenden, um diese zu beheben. Mit der Software-Lösung von Timly erwerben Anwender zugleich Anspruch auf die Unterstützung durch einen kompetenten Support. Zudem hat es sich etabliert, dass ein enger Austausch zwischen Kunden und Entwicklern gepflegt wird. Hieraus entstehen immer wieder Ideen für die praxistaugliche Erweiterung oder Optimierung von Funktionen.