Digitale Lagerverwaltung: Ressourcen besser nutzen mit Timly

Auf dieser Seite finden Sie Inhalte zu folgenden Themen:

• Mit Software Lagerverwaltung meistern – so geht’s
• Lagerverwaltungssoftware für kleine Unternehmen geeignet
• Ist Ihre digitale Lagerverwaltung Excel-basiert
• Einfache Inventarverwaltung mit QR-Code mittels App!
• Mobil und flexibel mit Inventarverwaltung-App
• Unabhängig vom Standort durch Online-Lagerverwaltung

Mit Software Lagerverwaltung meistern – so geht’s

Das Prinzip ist einfach: Alles ist Inventar. Sowohl Arbeitsmaterialien, Maschinen und Werkzeuge als auch Verbrauchsgegenstände, Büroutensilien und sonstige Güter gehören in die digitale Lagerverwaltung. Bei der Übernahme jeglicher Artikel werden diese in einem zentralen Speicher hinterlegt. Dabei sorgt die Software von Timly dafür, dass die Kategorien an das jeweilige Asset angepasst werden können.

So lassen sich alle notwendigen Informationen zu einem Inventargegenstand hinterlegen, es werden keine unsinnigen Eingaben vom Nutzer abgefragt. Wird ein Arbeitsmittel ausgegeben, so kann Ihre Verwaltung einfach erfassen, an wen und für welchen Zweck dies geschehen ist. Hierdurch ist jederzeit ersichtlich, wo sich einzelnes Inventar befindet. Zudem ist abrufbar, wann und wo Verbrauchsmaterialien verwendet wurden. Durch die ständige Aktualisierung der Lagerbestände ist es möglich, Warnmeldungen und Hinweise per E-Mail versenden zu lassen, wenn bestimmte Füllstände unterschritten werden.

Persönliche Verantwortung sorgt bekanntlich für einen schonenderen Umgang mit Arbeitsmitteln. Ebenfalls ist besser ersichtlich, ob in einzelnen Bereichen Einsparpotenziale bestehen. Ganz nebenbei bietet die digitale Lagerverwaltung von Timly etliche Komfortfunktionen für die Mitarbeiter. So lassen sich Bedienhinweise für Werkzeuge hinterlegen. Eventuelle Vorschäden werden bei der Übergabe dokumentiert und anstehende Termine wie Wartungen sind für jeden Mitarbeiter einsehbar. Auftretende Defekte kann jeder Mitarbeiter in Echtzeit über sein Endgerät, zum Beispiel ein Smartphone, mitteilen.

Lagerverwaltungssoftware für kleine Unternehmen geeignet

Die professionelle Verwaltung von Lagerbeständen, Warehouse Management genannt, ist nicht nur etwas für große Unternehmen mit dediziertem ERP-System. Auch in kleinen Unternehmen mit nur wenigen Mitarbeitern macht es Sinn, Inventar und Verbrauchsmaterialien digital zu erfassen. Gerade Handwerksbetriebe nutzen üblicherweise in Vielzahl an hochwertigen Werkzeugen und Maschinen. Den Überblick zu behalten, wann welche Geräte beschafft und ausgegeben wurden und wann gegebenenfalls Wartungstermine anstehen, ist nicht einfach.

Ausgedruckte Inventarlisten sind nicht zeitgemäß. Die Handhabung auf Baustellen, bei schlechten Beleuchtungs- und Witterungsverhältnissen, ist nicht praktikabel. Derartige administrative Tätigkeiten werden schnell als lästig und zu zeitaufwändig empfunden. Entsprechend steigt das Risiko, dass die Erfassung von Veränderungen und das Melden von Verlust oder Verbrauch unterbleibt.

Wenn Sie gezwungen sind, scharf zu kalkulieren, kann ein vollständiger und tagesaktueller Einblick über verwendetes Inventar und verbrauchte Materialien sehr hilfreich sein, um unnötige Kostenstellen zu identifizieren. Etwa, indem Sie Arbeitsabläufe auf ihre Effektivität überprüfen. Zudem haben Sie mit einer professionellen Inventarverwaltung die Möglichkeit, jegliche Reparaturen und Wartungen pro Gerät zu hinterlegen. Dies vereinfacht es, Arbeitsgerät zu lokalisieren, das einen unverhältnismäßigen Wartungsaufwand verursacht.

Ist Ihre digitale Lagerverwaltung Excel-basiert?

Software ist ein Kostenfaktor. Da liegt es nahe, vorhandene Produkte mit generischen Funktionen auch für andere Aufgaben einzusetzen. Excel ist durch seine Verbreitung und Universalität gut geeignet, Listen und Übersichten zu erstellen. Dennoch hat das Tabellenkalkulationsprogramm gleich mehrere Schwächen, die einen Einsatz als eine professionelle digitale Lagerverwaltung unnötig erschweren.

Die Mehrbenutzerfähigkeit ist bis zum heutigen Tag immer noch nicht so umgesetzt, wie dies bei Datenbank-basierter Software der Fall ist. Zudem ist es schwierig, Artikel unterschiedlicher Kategorien übersichtlich zu erfassen. Wenn sowohl Verbrauchsmaterialien, zum Beispiel Handschuhe, als auch komplexe Maschinen, wie ein Gabelstapler, untereinander erfasst werden sollen, so ist dies nur mit Kompromissen und zulasten einer Inventarkategorie möglich.

Die größte Schwäche ist die fehlende Eignung für dynamische Einträge. Es ist kaum vorstellbar, dass in einer zentralen Exceltabelle – von einer Baustelle aus – Einträge wie aktuelle Defekte oder die Zuordnung zu einem neuen Mitarbeiter vorgenommen werden. Gerade derartige Informationen machen den Mehrwert einer digitalen Lagerverwaltung aus.

Einfache Inventarverwaltung mit QR-Code mittels App!

Eine gute digitale Lagerverwaltung zeichnet sich durch eine intuitive und zeitsparende Handhabung aus. Timly verwendet platzsparende QR-Codes für den Aufruf eines Inventarprofils. Bei der Erfassung kann dieser am Gerät oder am Lagerplatz eines Verbrauchsgegenstandes angebracht werden. Danach ist es für jeden berechtigten Mitarbeiter möglich, durch das Einscannen des QR-Codes die digitale Lagerverwaltung für das Asset aufzurufen.

Dort lassen sich dann Eintragungen wie die Zuordnung zu einem Mitarbeiter oder die Entnahme aus dem Lagerbestand vornehmen. Auch in Werkhallen oder auf Baustellen ist gewährleistet, dass der Zugriff auf das Profil eines Inventargegenstands ohne langwierige Eingaben am Endgerät möglich ist. Dies erhöht die Akzeptanz bei den Mitarbeitern für das Management System und damit die Effektivität der gesamten Softwarelösung für die digitale Lageverwaltung.