Schulinventar: neue und vorhandene IT-Geräte effizient verwalten
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Über Förderprogramme erhalten Schulen immer mehr IT-Geräte
Schulinventar: Einfachere Verwaltung mit einer Inventarsoftware
Das Schulinventar wurde in den letzten Jahren immer digitaler: Laptops und Beamer ersetzten die klassischen Overhead-Projektoren, Leih-Tablets für Schülerinnen stehen für Homeschooling-Phasen zur Verfügung und die digitale Tafel erweitert vielerorts die Möglichkeiten des Unterrichts. So groß die Freude über Digitalisierungsfördermittel bei vielen Lehrenden und Schulleiterinnen ist, so aufwendig erscheint jedoch oftmals die Verwaltung der neuen Schul-IT-Geräte.
In Förderprogrammen unter dem Namen DigitalPakt stellen Bund und Länder öffentlichen und freien Schulen Mittel zur Investition in IT-Geräte, Netzwerkinfrastruktur und passende Supportleistungen zur Verfügung. Dieses neue Schulinventar muss besonders sorgfältig verwaltet werden. Zum einen da der Fördermittelgeber und kommunale Stellen sehr genau über die Verwendung Bescheid wissen möchten. Zum anderen weil mit steigender Anzahl von Inventarobjekten die praktische Übersicht zur Herausforderung werden kann.
An Schulen, die ihr Inventar offline oder mit rudimentären Lösungen managen, gehen oftmals Informationen verloren. Statische Papier- oder Excel-Listen sollen für Ordnung sorgen, sorgen aber leider oft für Verwirrung bei den Beteiligten. So lassen sich in kleinen Tabellenzellen nötige, vielfältige Daten nicht übersichtlich festhalten. Papiernotizen oder Varianten mit Magnetbrettern sind anfällig für Verschreiber oder andere kleine Unfälle.
Dabei müssen solche DIY-Lösungen (do it yourself) für das Schulinventar längst nicht mehr genutzt werden, denn es gibt bereits bewährte Inventarsoftware für Schulen zu fairen Preisen (ggfs. sogar förderbar). Mit einer solchen individualisierten Software wird der Verwaltungsaufwand für Schul-IT zuverlässig und erheblich minimiert.
IT-Inventarisierung an Schulen: digitale Bestandslisten
Schulverwaltungen, die versuchten, auf herkömmlichem Weg verlässliche Inventuren durchzuführen, mussten zweimal im Jahr mindestens zwei Personen damit beauftragen. Es galt jeweils, die Inventarliste, zum Beispiel eine Excel-Liste für das Schulinventar, im Vier-Augen-Prinzip zu aktualisieren. Dazu suchten die Inventurbeauftragten jedes Gerät oder Objekt auf und verzeichneten es. Dieser Workflow ist sehr aufwendig und unflexibel.
Mit einer digitalen, cloudbasierten Lösung wird die Inventarisierung dagegen zur fortlaufenden Aufgabe, an der sich mehrere Schulmitarbeiterinnen beteiligen können. Auf diese Weise werden Fehleintragungen schneller entdeckt und behoben. Ein wichtiges Feature beim digitalen Schulinventar ist die Zuweisung von Geräten zu Schülerinnen oder Lehrpersonal, die so gespeichert wird, dass man historisch nachvollziehen kann, wer wann etwas entlieh. Dies erleichtert das Wiederauffinden, aber auch die Lokalisierung von Schadensquellen.
Die Timly Software in der Anwendung
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Timly - die flexible Asset-Tracking-Lösung für FlexOffice
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Zeitgemäß und bewährt: QR-Code Inventarisierung von Schulgeräten
In Timly erstellen Sie für jedes Inventarobjekt einen QR-Code, der mittels eines Etiketts angebracht wird. Dieser ist die direkte Verbindung zum passenden Datenbankeintrag in der Inventar Software. Somit kann z. B. ein Lehrer, der ein Notebook in einem Schulraum findet, direkt mit seinem Smartphone herausfinden, wer sich das liegengelassene Gerät zuletzt ausgeliehen hat. Er kann dann die Person aufsuchen oder in der Timly-App eintragen, dass er selbst nun das Gerät ausleihen oder zurück ins Lager bringen wird.
Neben IT-Geräten können Sie in Timly auch diverse weitere Elemente aus dem Schulinventar verzeichnen und verwalten. Dazu können etwa Stühle für Klassenräume, Sprungkästen aus der Turnhalle oder Laborobjekte für den Biologie- und Chemieunterricht gehören.
Es lassen sich sogar immaterielle Objekte verwalten, allerdings in diesen Fällen ohne QR-Code. Denken Sie etwa an die Softwarelizenzen für PCs der Lehrerinnen und Sekretärinnen. In weiterführenden Schulen werden zudem Lizenzen für den Informatikunterricht benötigt, deren Auslaufen rechtzeitig bemerkt werden muss. Wichtig in Hinblick auf Fördermittel, aber auch für langfristig korrekt funktionierendes Schulinventar, sind Supportverträge. Auch diese lassen sich in Timly verwalten und den jeweiligen Objekten zuordnen.
Über 500 Firmen, Schulen und Städte vertrauen auf Timly
Neue, digitale Schulressourcen? – Einfache Inventarverwaltung mittels App!
Speziell für digitales Schulinventar aus DigitalPakt-Mitteln werden rechtssichere Verwendungsnachweise gefordert. Um also die Mittel aus den Förderprogrammen des Bundes am Ende korrekt abrechnen zu können, sollte von Anfang an auf eine klare Dokumentation der Geräte-Verwendung geachtet werden.
Dank unserer Inventarverwaltungssoftware lassen sich Daten für entsprechende Berichte schnell separieren und gebündelt darstellen. Darunter fallen etwa Nutzungshistorien, Verlustmeldungen oder Reparaturaufträge.
Mit der Timly Inventarsoftware kann die Verwaltung zu jeder Zeit auf wichtige Informationen zugreifen
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