GPS-Tracking-Software macht Asset-Management effektiv

Standorte, elektronische Geräteakte und mehr – was eine Inventarsoftware leistet

Eine innovative Inventarverwaltung umfasst weit mehr als Basisinformationen über Geräte und deren Standort. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, die GPS-Tracking-Software nicht parallel zu betreiben, sondern erhobene Standortdaten in die Inventarsoftware zu importieren. Timly ist in der Lage, durch die flexible Gestaltung der Asset-Profile, nahezu beliebige Gegenstände zu erfassen. Dafür lassen sich vorgefertigte Schablonen anlegen, denen die benötigten Attribute zugeordnet werden.

Dazu ist es möglich, Dateien aller Art für jedes Gerät zu hinterlegen. Dabei kann es sich um Fotos und Bedienungsanleitungen handeln, aber auch um Wartungsprotokolle und Prüfnachweise. Alle wichtigen Informationen bleiben an einem Ort. Termine nimmt der dazugehörige Wartungsplaner auf.  

Damit Datensätze überall zur Verfügung stehen, also auch auf der Baustelle oder im Homeoffice, arbeitet Timly cloudbasiert. Den komfortablen Zugriff garantiert eine für Smartphones und Tablets optimierte Web-App. Autorisierte Nutzer müssen nur die als Identifizierungsmerkmal eines Assets dienenden QR-Codes mit dem Barcode-Scanner der Timly-App einlesen und erhalten so Zugriff auf dessen Profil. Dadurch stehen alle gewünschten Informationen jederzeit zur Verfügung.  

Aktualisierungen lassen sich direkt am Arbeitsort vornehmen, der Zustand eines Arbeitsmittels kann bei Übernahme dokumentiert und Schäden direkt gemeldet werden. Mit der Timly-App haben alle Mitarbeiter über ihr Smartphone eine direkte Schnittstelle zur Inventarverwaltung. Das Firmennetzwerk muss dafür nicht geöffnet werden. Die Absicherung des autarken Cloud-Servers übernehmen die Experten von Timly. 

Mit Timly als GPS-Tracker-Plattform Abläufe vereinfachen

Gerade in dynamischen Arbeitsumfeldern, etwa auf dem Bau oder in anderen handwerklichen Bereichen, müssen Arbeitsmittel häufig von einem Arbeitsort zu einem anderen bewegt werden. Das macht es schwierig für Vorarbeiter, Werkstattpersonal und Verwaltungsmitarbeiter, die Übersicht zu behalten, wo sich einzelne Maschinen und Werkzeuge gerade befinden. Permanente manuelle Aktualisierungen kosten Zeit und können im stressigen Alltag schon einmal vergessen werden. Timly bietet die Möglichkeit, Verknüpfungen und logische Verbünde zu schaffen. So lassen sich Arbeitsmittel etwa einem Kundendienstfahrzeug zuordnen oder einer größeren Baustelle. Dies sorgt für Übersicht.  

Die Aktualisierung des Standorts einzelner Werkzeuge oder von definierten Container-Objekten kann mithilfe der Schnittstelle zur GPS-Tracking-Software automatisiert werden. GPS-Sensoren zeichnen die Position permanent metergenau auf und übermitteln diese über eine Mobilfunkverbindung an den GPS-Server.

Wie bei einem Navigationssystem im Pkw lässt sich so immer der genaue Aufenthaltsort abrufen. Für den Diebstahlschutz ist es möglich, sogenannte Geo-Fences zu errichten. Es wird ein erlaubter Bereich definiert, in dem ein Gerät verwendet werden darf. Passiert das Gerät den virtuellen Zaun, erfolgt eine Warnmeldung an hinterlegte Verantwortliche. Liegt tatsächlich ein Diebstahl vor, so steigt die Chance, das entwendete Arbeitsmittel auffinden zu können.  Der GPS-Tracker übermittelt schließlich weiterhin den Standort. 

GPS-Server mit Timly und ax–track

Das Schweizer Unternehmen adnexo bietet IoT-Sensoren für das Tracking von professionell genutzten Arbeitsmitteln, Maschinen und Fahrzeugen an. Die Daten laufen zusammen auf der Online-Plattform ax-track. Dort haben Nutzer die Möglichkeit, Standorte und weitere Detailinformationen ihrer Assets übersichtlich auf einer Karte angezeigt zu bekommen. Das Dashboard fasst wichtige Daten zusammen, vom integrierten Nachrichtensystem gehen automatisiert Meldungen an Verantwortliche, wenn voreingestellte Ereignisse eintreten. Timly bindet sich an die etablierte GPS-Tracking-Software des Partnerunternehmens an. Inventardaten lassen sich einfach in die Asset-Management-Software übernehmen und dort weiterverarbeiten.   

GPS-Tracker-Software kostenlos: Im professionellen Umfeld nicht empfehlenswert!

Wenn eine GPS-Tracking-Software kostenlos angeboten wird, ist Vorsicht geboten. Bei einem Einsatz im Unternehmen sind mehrere Faktoren im Vorfeld zu klären. Professionelle GPS-Tracker verwenden eine eigene SIM-Karte, um die Übertragung des Standortes zu ermöglichen. Für entsprechende IoT-SIM-Karten gibt es zwar auch Tarife mit einmaliger Zahlungsweise.  Auf der Empfängerseite muss aber dauerhaft ein Server bereitgestellt werden, der die Standorte entgegennimmt und an den richtigen Nutzer weiterleitet. Dies verursacht üblicherweise Kosten.  

Kommt eine Verknüpfung mit personenbezogenen Daten hinzu, die bei der Standortverfolgung in den meisten Fällen vorliegen dürfte, sind Unternehmen an die strengen Vorgaben der DSGVO gebunden. Dann ist nicht nur einer Server-Standort innerhalb der Europäischen Union Pflicht, sondern auch eine Dokumentation über die notwendige Absicherung. Hier auf kostenlose Anbieter zu setzen, kann also zu Problemen führen.  

Timly und adnexo garantieren die DSGVO-konforme Absicherung der genutzten Server und Übertragungswege. Zudem wird die erforderliche Verfügbarkeit gewährleistet. Dadurch können sich Verantwortlich wirklich auf die eingesetzte GPS-Tracking-Software verlassen. Treten doch einmal Fragen oder Probleme auf, steht ein professioneller Support zur Verfügung.  

Da geht noch mehr: IoT-Sensoren für Messung und Überwachung

Nicht nur GPS-Tracking-Software hilft dabei, Mitarbeiter von Routinetätigkeiten und Nachfragen vor Ort zu entlasten. IoT-Sensoren sind für viele Aufgaben erhältlich: 

– Temperatur- und Feuchtigkeitsmessung: Die Umgebungstemperatur und Feuchtigkeitseintritt spielen beispielsweise in Lagerhallen, in der Produktion oder in Server-Räumen eine Rolle.  

– Distanzmessung: Präzise Entfernungssensoren sind in der Lage, Füllstände von Betriebsmitteln oder Lagerware, wie zum Beispiel Schüttgut, zu überwachen.  

– Messung zurückgelegter Entfernung und von Betriebsstunden: Die Standortaufzeichnung ermöglicht es zudem, zurückgelegte Distanzen oder Betriebsstunden von Arbeitsmaschinen zu ermitteln. 

Neben der Dokumentation der aufgezeichneten Daten können in allen Fallbeispielen Grenzwerte bestimmt werden, die zum Beispiel eine Überprüfung oder Wartung erforderlich machen. Das interne Benachrichtigungssystem setzt Verantwortliche darüber automatisch in Kenntnis.