Die permanente Inventur: Was ist das?

Wir erklären Ihnen worum es dabei geht und wie die permanente Inventur effizient geregelt werden kann
Die permanente Inventur dargestellt auf mobilen Geräten
Die Verpflichtung zur regelmäßigen Inventur kann für Unternehmen eine Herausforderung darstellen

Was ist die permanente Inventur?

Einmal im Jahr steht die Inventur an. Mit der Inventur bzw. Bestandsaufnahme, werden lückenlos die Art, Menge und Wert aller Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens erfasst. Meist wird bei Gegenständen auch der Zustand dokumentiert.

Die Inventur ist für jedes Unternehmen kostenintensiv, zeitintensiv und kostet eine Menge Nerven. Die permanente Inventur ist eine besondere Art der Bestandsaufnahme. Bei der permanenten Inventur handelt es sich um eine besondere Art der Bestandsaufnahme im Unternehmen und erlaubt es diesem, die Inventur auf mehrere Tage im Jahr zu verteilen.

Das Inventar muss nach § 241 (2) HGB (Inventur) körperlich und buchmässig aufgenommen werden. Wenn der Bestand mittels der permanenten Inventur aufgenommen wird, so wird der Bestand ab dem Zeitpunkt mit der festgestellten Menge fortgeführt.

Die Variante der permanenten Inventur findet vor allem bei Unternehmen mit häufig wechselnden Beständen Anwendung, worunter Kassenbestände als auch Warenbestände fallen.

Umsatzbedingt fallen in einem laufenden Geschäftsjahr Bestandsfortschreibungen aus Zugängen, wie Bareinzahlungen und Wareneingänge, und Abgängen, wie Barauszahlungen und Warenausgängen, an. Der tatsächliche Bestand ändert sich dadurch, sollte jedoch dann zu jedem Zeitpunkt mit dem Buchwert übereinstimmen.

Was sind die Voraussetzungen für eine permanente Inventur?

Wenn ein Unternehmen die Variante der permanenten Inventur einführen möchte, ist das sogenannte Lagerbuch ein Muss. In dem Lagerbuch werden alle Artikel mit ihren Beständen und Lagerbewegungen dokumentiert und nur, wenn alle Zugänge und Abgänge dort niedergeschrieben sind, darf das vereinfachte Inventurmodell der permanenten Inventur angewendet werden.

Durchführung der permanenten Inventur

Bei der Inventur muss für jeden geführten Artikel einmal im Jahr eine körperliche Inventur durchgeführt werden und der tatsächliche Bestand des Artikels ausgezählt werden. Dieser Ist-Zustand und die dazugehörigen Bestandsabweichungen werden dann im Lagerbuch dokumentiert, inklusive des Zeitpunkts der Bestandsermittlung.

Bei der permanenten Inventur ist im Gegensatz zur Stichtagsinventur nicht erforderlich, dass wirklich alle Bestände am selben Tag aufgenommen werden. Die Bestandsaufnahme kann bei der permanenten Inventur an verschiedenen Tagen erfolgen und die aufgenommene Menge auf verschiedene Termine aufgeteilt werden.

Die Inventur darf sich allerdings nicht nur auf Stichproben oder repräsentativen Querschnitt begrenzen, sondern muss immer den gesamten Bestand einschliessen.

Ein Beispiel der permanenten Inventur

Ein Wintersportgeschäft hat während den Sommermonaten genügend Zeit, um eine exakte Inventur für jede einzelne Ware durchzuführen. Die Eingänge und Ausgänge werden alle zum Bilanzstichtag am 31.12. mit Belegen dokumentiert und im Warenwirtschaftssystem erfasst. Die Fortschreibungen werden nun am Ende des Wirtschaftsjahres in die Bilanz aufgenommen.

Wann eine permanente Inventur unzulässig ist

Wenn es sich beim Bestand um besonders wertvolle Wirtschaftsgüter handelt, darf das vereinfachte Inventurverfahren der permanenten Inventur nicht durchgeführt werden. Das gilt auch für Gegenstände, bei denen unkontrollierbare Abgänge (bspw. durch Schwund, Verderben oder Verdunstung) erfolgen können oder welche leicht zerbrechlich sind.

Die Timly Inventarsoftware für die permanente Inventur in unter 2 Minuten einfach erklärt

Frau führt permanente Inventur auf Tablet durch

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Die Vorteile dieses Verfahrens

Frei wählbarer Zeitpunkt

Der wohl grösste Vorteil der permanenten Inventur ist, dass der Zeitpunkt der körperlichen Inventur frei wählbar ist und die Inventurhandlungen somit über das ganze Jahr verteilt werden können.

Kein Zeitdruck

Durch den frei wählbaren Zeitpunkt der Inventur und die Verteilung der Inventurhandlungen auf das Jahr, entsteht kein Zeitdruck und es kann qualifiziertes Personal eingesetzt werden, wodurch schlussendlich bessere Ergebnisse zu erwarten sind und die Fehler reduziert werden.

Weniger Arbeitsaufwand

Der Arbeitsaufwand der Bestandsaufnahme kann minimiert werden, in dem diese bei niedrigen Warenbeständen durchgeführt wird. Es ist selbsterklärend, dass Sie durch die Reduzierung von Arbeitsaufwand effektiv Kosten sparen.

Kein Stillstand im Betrieb

Dadurch, dass die Inventurhandlungen auf das ganze Jahr verteilt werden können und in einzelnen Etappen erfolgen, kommt es zu keinem Stillstand des Betriebs und die Prozesse im Unternehmen werden nicht so stark beeinflusst.

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Die Nachteile der permanenten Inventur

Erhöhte Anforderungen an die Buchhaltung

Es entstehen hohe Anforderungen an die buchhalterische Erfassungen, welche jedoch durch Warenwirtschaftssysteme und andere technische Lösungen wie beispielsweise Timly minimiert werden können.

Einschränkungen beim Produktumfang

Die Anwendungsmöglichkeiten der permanenten Inventur sind leicht eingeschränkt und können leider nicht auf alle Produktgruppen angewendet werden.

Eine ausführliche Beschreibung der Einschränkungen finden Sie hier.

Der Einsatz von Timly zur permanenten Inventur

Wie schon erwähnt, sind mit der permanenten Inventur auch hohe Anforderungen an die buchhalterische Erfassung verbunden. Inventarlisten zu erstellen, ist ohnehin schon eine grosse Sache und auf dem herkömmlichen Weg müssen aufwendige Exceltabellen angelegt werden. Das erfolgt im Optimalfall nach dem Vier-Augen-Prinzip. Aufwendig und zeitintensiv.

Die Digitalisierung spielt uns hier allerdings in die Karten und macht das Erstellen von Inventarlisten einfach wie noch nie zuvor. Mit der Inventar Software von Timly lässt sich das Inventar nämlich einfach und effizient verwalten und das alles online. Die Inventarverwaltung ist auch über das Smartphone und Tablet vollumfänglich nutzbar.

Prozesse der permanenten Inventur auf dem Desktop PC dargestellt
Mit einer effizienten Inventarsoftware wird die permanente Inventur für Ihre Mitarbeiter ganz einfach

Es lassen sich frei definierbare Kategorien und Eingabefelder anlegen und Timly verfügt über umfangreiche Detailseiten mit Dokumenten, Services, Standorten, Nutzungsdaten und Zuweisungshistorie. Die Daten können ganz einfach in der Cloud gespeichert werden, welche täglich, basierend auf modernsten IT-Systemen und selbstverständlich DSGVO-konform, gesichert werden.

Des Weiteren sind Schnittstellen zu gängigen Systemen verfügbar, wodurch sich Timly ganz einfach in bisher vorhandene Verwaltungssysteme integrieren lässt und von Synergieeffekten profitiert werden kann. Lernen Sie die Software kennen, die Ihnen die permanente Inventur vereinfacht:

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Übersicht über das Inventar jederzeit und von überall

Kompatibilität mit mobilen Geräten wie Smartphones oder Tablets

Integrierter Barcode / QR-Code Scanner

Einfache, massenweise Inventarisierung möglich

Zuweisen des Inventars auf einzelne Personen oder Orte

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Dateien, Dokumente oder auch Kontakte hinterlegen

GPS-Standort Tracking inkl. Standorthistorie

Machen Sie Ihre Inventur effizienter: Software-gestützt

So funktioniert die Inventarverwaltung mit Timly

Die Inventur funktioniert mit Timly ganz einfach und effizient. Beispielsweise können in der Baubranche alle Maschinen und Geräte mit einem QR-Code Etikett versehen werden, gescannt und dadurch ganz einfach im Verwaltungssystem erfasst werden. Wenn schon eine Inventarliste vorhanden ist, kann diese ganz einfach in Timly importiert und weitergeführt werden.

Das Smartphone oder Tablet kann im „Inventur Modus“ wie eine Art Scanner genutzt werden. So kann jeder Mitarbeiter auch ganz einfach sein Handy für die Inventur nutzen und die Maschinen und IT Inventarisierung erfassen. Inventar, das vielfach im Unternehmen vorhanden ist wie z.B. Stühle und Tische, können mit dem Scanner von Timly unkompliziert massenweise inventarisiert werden. Eine physische Inventur wird so im Handumdrehen durchgeführt.

In der Terminübersicht von Timly lassen sich Inventur-, Prüfungs- und Wartungstermine hinterlegen und eventuelle Schäden an den Maschinen oder Geräten mit Bild festgehalten werden. So lassen sich bei einer permanenten Inventur auch mehrere Inventurtermine einstellen und geraten niemals in Vergessenheit. Die Inventarliste ist ohne grossen Aufwand clever und effizient erstellt.

Intuitive Verwaltung Ihres Inventars

Mit Timly erhalten Sie Zugang zu einer effizienteren permanenten Inventur. Ein breites Spektrum an ausgeklügelten Funktionen ermöglicht die einfache Digitalisierung Ihres Inventars.

Inventar verwalten

Egal ob IT-Ressourcen, Werkzeuge, Maschinen, Fuhrpark, Mobiliar oder Verträge: Alles in Timly

Mobil überall verfügbar

Genau dort, wo sich Ihr Inventar befindet: Mit integriertem Barcode-Scanner für Smartphones & Tablets

Clever zuweisen

Inventar ganz einfach auf Personen, Räume, Standorte oder externe Dienstleister zuweisen.

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Digitale Objektakte

Hinterlegen Sie zu Ihrem Inventar digital wichtige Informationen, Dateien, Dokumente & Kontakte.

GPS Erfassung

Speichern Sie mit einem Scan den genauen GPS-Standort des Inventars. Auch historisch nachverfolgbar.

Wartungsplaner

Dokumentation von Reparaturen & Wartungen am Standort des Objektes, sowie Fristenmanagement.

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