Die permanente Inventur: Was ist das? 1

Die permanente Inventur: Was ist das?

Erfahren Sie was es damit auf sich hat und wie die permanente Inventur effizient geregelt werden kann

Die permanente Inventur: Was ist das? 2

Die Verpflichtung zur regelmäßigen Inventur kann für Unternehmen eine Herausforderung darstellen

Was ist die permanente Inventur?

Einmal im Jahr steht die Inventur an. Mit der Inventur bzw. Bestandsaufnahme, werden lückenlos die Art, Menge und Wert aller Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens erfasst. Meist wird bei Gegenständen auch der Zustand dokumentiert.

Die Inventur ist für jedes Unternehmen kostenintensiv, zeitintensiv und kostet eine Menge Nerven. Die permanente Inventur ist eine besondere Art der Bestandsaufnahme. Bei der permanenten Inventur handelt es sich um eine besondere Art der Bestandsaufnahme im Unternehmen und erlaubt es diesem, die Inventur auf mehrere Tage im Jahr zu verteilen.

Das Inventar muss nach § 241 (2) HGB (Inventur) körperlich und buchmässig aufgenommen werden. Wenn der Bestand mittels der permanenten Inventur aufgenommen wird, so wird der Bestand ab dem Zeitpunkt mit der festgestellten Menge fortgeführt.

Die Variante der permanenten Inventur findet vor allem bei Unternehmen mit häufig wechselnden Beständen Anwendung, worunter Kassenbestände als auch Warenbestände fallen. Umsatzbedingt fallen in einem laufenden Geschäftsjahr Bestandsfortschreibungen aus Zugängen, wie Bareinzahlungen und Wareneingänge, und Abgängen, wie Barauszahlungen und Warenausgängen, an. Der tatsächliche Bestand ändert sich dadurch, sollte jedoch dann zu jedem Zeitpunkt mit dem Buchwert übereinstimmen.

Was sind die Voraussetzungen für eine permanente Inventur?

Wenn ein Unternehmen die Variante der permanenten Inventur einführen möchte, ist das sogenannte Lagerbuch ein Muss. In dem Lagerbuch werden alle Artikel mit ihren Beständen und Lagerbewegungen dokumentiert und nur, wenn alle Zugänge und Abgänge dort niedergeschrieben sind, darf das vereinfachte Inventurmodell der permanenten Inventur angewendet werden.

Durchführung der permanenten Inventur

Bei der Inventur muss für jeden geführten Artikel einmal im Jahr eine körperliche Inventur durchgeführt werden und der tatsächliche Bestand des Artikels ausgezählt werden. Dieser Ist-Zustand und die dazugehörigen Bestandsabweichungen werden dann im Lagerbuch dokumentiert, inklusive des Zeitpunkts der Bestandsermittlung.

Bei der permanenten Inventur ist im Gegensatz zur Stichtagsinventur nicht erforderlich, dass wirklich alle Bestände am selben Tag aufgenommen werden. Die Bestandsaufnahme kann bei der permanenten Inventur an verschiedenen Tagen erfolgen und die aufgenommene Menge auf verschiedene Termine aufgeteilt werden.

Die Inventur darf sich allerdings nicht nur auf Stichproben oder repräsentativen Querschnitt begrenzen, sondern muss immer den gesamten Bestand einschliessen.

Ein Beispiel der permanenten Inventur: Ein Wintersportgeschäft hat während den Sommermonaten genügend Zeit, um eine exakte Inventur für jede einzelne Ware durchzuführen. Die Eingänge und Ausgänge werden alle zum Bilanzstichtag am 31.12. mit Belegen dokumentiert und im Warenwirtschaftssystem erfasst. Die Fortschreibungen werden nun am Ende des Wirtschaftsjahres in die Bilanz aufgenommen.
Wann eine permanente Inventur unzulässig ist: Wenn es sich beim Bestand um besonders wertvolle Wirtschaftsgüter handelt, darf das vereinfachte Inventurverfahren der permanenten Inventur nicht durchgeführt werden. Das gilt auch für Gegenstände, bei denen unkontrollierbare Abgänge (bspw. durch Schwund, Verderben oder Verdunstung) erfolgen können oder welche leicht zerbrechlich sind.
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Die Vorteile dieses Verfahrens

Dieses vereinfachte Inventurverfahren hat viele verschiedenen Vorteile gegenüber anderen Inventurverfahren:

Frei wählbarer Zeitpunkt

Der wohl grösste Vorteil der permanenten Inventur ist, dass der Zeitpunkt der körperlichen Inventur frei wählbar ist und die Inventurhandlungen somit über das ganze Jahr verteilt werden können.

Kein Zeitdruck

Durch den frei wählbaren Zeitpunkt der Inventur und die Verteilung der Inventurhandlungen auf das Jahr, entsteht kein Zeitdruck und es kann qualifiziertes Personal eingesetzt werden, wodurch schlussendlich bessere Ergebnisse zu erwarten sind und die Fehler reduziert werden.

Weniger Arbeitsaufwand

Der Arbeitsaufwand der Bestandsaufnahme kann minimiert werden, in dem diese bei niedrigen Warenbeständen durchgeführt wird. Es ist selbsterklärend, dass Sie durch die Reduzierung von Arbeitsaufwand effektiv Kosten sparen.

Kein Stillstand im Betrieb

Dadurch, dass die Inventurhandlungen auf das ganze Jahr verteilt werden können und in einzelnen Etappen erfolgen, kommt es zu keinem Stillstand des Betriebs und die Prozesse im Unternehmen werden nicht so stark beeinflusst.

Die Nachteile der permanenten Inventur

Alles was Vorteile hat, hat auch Nachteile. Allerdings sind die Nachteile der permanenten Inventur mehr als übersichtlich:

Erhöhte Anforderungen an die Buchhaltung

Es entstehen hohe Anforderungen an die buchhalterische Erfassungen, welche jedoch durch Warenwirtschaftssysteme und andere technische Lösungen wie beispielsweise Timly minimiert werden können.

Einschränkungen beim Produktumfang

Die Anwendungsmöglichkeiten der permanenten Inventur sind leicht eingeschränkt und können leider nicht auf alle Produktgruppen angewendet werden.

Der Einsatz von Timly zur permanenten Inventur

Wie schon erwähnt, sind mit der permanenten Inventur auch hohe Anforderungen an die buchhalterische Erfassung verbunden. Inventarlisten zu erstellen, ist ohnehin schon eine grosse Sache und auf dem herkömmlichen Weg müssen aufwendige Exceltabellen angelegt werden. Das erfolgt im Optimalfall nach dem Vier-Augen-Prinzip. Aufwendig und zeitintensiv.

Die Digitalisierung spielt uns hier allerdings in die Karten und macht das Erstellen von Inventarlisten einfach wie noch nie zuvor. Mit der Inventar Software Timly lässt sich das Inventar nämlich einfach und effizient verwalten und das alles online. Die Inventarverwaltung ist auch über das Smartphone und Tablet vollumfänglich nutzbar.

Es lassen sich frei definierbare Kategorien und Eingabefelder anlegen und Timly verfügt über umfangreiche Detailseiten mit Dokumenten, Services, Standorten, Nutzungsdaten und Zuweisungshistorie. Die Daten können ganz einfach in der Cloud gespeichert werden, welche täglich, basierend auf modernsten IT-Systemen und selbstverständlich DSGVO-konform, gesichert werden.

Des Weiteren sind Schnittstellen zu gängigen Systemen verfügbar, wodurch sich Timly ganz einfach in bisher vorhandene Verwaltungssysteme integrieren lässt und von Synergieeffekten profitiert werden kann.

 

Nachfolgend sehen Sie den Funktionsumfang der Timly Inventarverwaltung Software zur permanenten Inventur:

Übersicht über das Inventar jederzeit und von überall Kompatibilität mit mobilen Geräten wie Smartphones oder Tablets Integrierter Barcode / QR-Code Scanner Einfache, massenweise Inventarisierung möglich Zuweisen des Inventars auf einzelne Personen oder Orte Dateien, Dokumente oder auch Kontakte hinterlegen GPS-Standort Tracking inkl. Standorthistorie

So funktioniert die Inventarverwaltung mit Timly

Die Inventur funktioniert mit Timly ganz einfach und effizient. Beispielsweise können in der Baubranche alle Maschinen und Geräte mit einem QR-Code Etikett versehen werden, gescannt und dadurch ganz einfach im Verwaltungssystem erfasst werden. Wenn schon eine Inventarliste vorhanden ist, kann diese ganz einfach in Timly importiert und weitergeführt werden.

Das Smartphone oder Tablet kann im „Inventur Modus“ wie eine Art Scanner genutzt werden. So kann jeder Mitarbeiter auch ganz einfach sein Handy für die Inventur nutzen und die Maschinen und IT-Inventarisierung erfassen. Inventar, das vielfach im Unternehmen vorhanden ist wie z.B. Stühle und Tische, können mit dem Scanner von Timly unkompliziert massenweise inventarisiert werden. Eine physische Inventur wird so im Handumdrehen durchgeführt.

In der Terminübersicht von Timly lassen sich Inventur-, Prüfungs- und Wartungstermine hinterlegen und eventuelle Schäden an den Maschinen oder Geräten mit Bild festgehalten werden. So lassen sich bei einer permanenten Inventur auch mehrere Inventurtermine einstellen und geraten niemals in Vergessenheit. Die Inventarliste ist ohne grossen Aufwand clever und effizient erstellt.

Intuitive Inventarverwaltung mit Timly

Inventar verwalten

Baugeräte, IT-Inventar, Mobiliar oder Verträge: Alles in Timly

Überall mobil

Mit integriertem Barcode-Scanner auf dem Smartphone

Clever disponieren

Inventar auf einzelne Personen, Orte oder Kunden zuweisen

All-in-one

Dateien, Dokumente und Kontakte hinterlegen

GPS Erfassung

GPS-Standorte speichern und historisch nachverfolgen

Wartungen planen

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