Inventarisierung Geräte: Diese Vorteile bietet spezialisierte Software

Die Vorteile einer webbasierten Inventarisierung der Geräte

Modernes Asset Management findet nicht auf Papier oder an einem Magnetbrett statt. Geräte, Werkzeuge, Möbel, Hardware oder virtuelle Assets wie Lizenzen werden in vielen Unternehmen längst digital verwaltet. Allerdings kommen dabei häufig Programme ohne passgenaue Features zum Einsatz. Die Folgen sind unnötige Zusatzarbeiten und Zeitverluste.

Eine moderne Inventarisierungssoftware dagegen steht für einen reibungslosen Ablauf der Geräteverwaltung. Sie ist für Facility Manager eine große Hilfe – Dank Leistungen wie der mobilen Geräteerfassung in Echtzeit oder Erinnerungen an Wartungsfristen und Garantieabläufe. Die digitale Inventarisierung der Assets erleichtert die Überwachung der technischen Infrastruktur und das rechtzeitige Beauftragen externer Dienstleister.

Eine Inventarisierungssoftware in Verbindung mit Inventaretiketten kann beispielsweise der Werkzeugverwaltung oder der Wartungsplanung für IT-Ressourcen dienen. Mit einer webbasierten Software (Zweck: Inventarisierung Geräte) können Schäden oder Defekte von jedem berechtigten Mitarbeiter ortsunabhängig per Smartphone App gemeldet werden.

Inventarverwaltung mit Excel: kostenlos, aber fehleranfällig

Wenn man die Vorteile cloudbasierter Inventarisierungssoftware verdeutlichen möchte, werden zeitgleich die Nachteile klassischer Methoden sichtbar. So haben lokal installierte Computerprogramme dasselbe Problem wie Magnetbretter oder Papierlisten an der Lagerwand oder in einem Büroordner: Sie befinden sich an einem zentralen Ort, zu dem man sich bewegen muss, um Geräte zu verwalten.

Durch entstehende Verzögerungen kann es zur doppelten Vergabe von Objekten kommen. Sind nur bestimmte Mitarbeiter mit der Inventarisierung betraut, kommt es zudem bei Krankheit oder Urlaub zu einem Aufgabenstau mit der Folge potenzieller Informationsverluste. Erfolgt die Inventarisierung der Geräte dagegen dezentral kann sie von verschiedenen Angestellten eigenverantwortlich durchgeführt werden.

Das Scannen und Verwalten der Assets direkt vor Ort spart Zeit und Wege. Für effizientes und sicheres Facility Management sollten Informationen zu Standorten und Zuständen der Inventargegenstände sowie passende Anleitungen überall dort einsehbar sein, wo ein Mitarbeiter diese benötigt.

Kostenlose Inventursoftware mit meist nur rudimentären Funktionen kann dies nicht abdecken. Die Kosten für eine Online-Inventarverwaltung wie Timly umfassen bereits das Hosting, zukünftige Updates und DSGVO-konforme Backups.

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Die Inventarisierung Ihrer Geräte ist nur einen Schritt entfernt

Geräte Inventarisierung im Lager durch Software vereinfachen

Dank moderner, cloudbasierte Inventarisierungssoftware konnten bereits viele Unternehmen die Inventarisierung der Geräte effizienter und zuverlässiger gestalten. Dabei wurden Inventaretiketten an zu inventarisierende Betriebsmittel wie Werkzeuge oder branchenspezifische Geräte angebracht. Dazu zählen etwa Maschinen, Fuhrpark, Vermessungsgeräte, IT-Ressourcen, Mobiliar oder medizinische Geräte.

In der Inventarsoftware können Daten wie Gerätenummern, Seriennummern, Fibu Nummern oder Betriebsanleitungen hinterlegt werden. Nach entsprechender Eintragung in die Datenbank erinnert die Software termingerecht an den Garantieablauf oder anstehende Wartungen. Auch wichtige Termine wie Mitarbeiterzertifizierungen, oder Schulungen, können über die effiziente Software verwaltet werden.

Aufgaben der Lagerkoordination wie die Reservierung und das gezielte Ausgeben von Geräten an Mitarbeiter bildet die Software detailgetreu ab. Eine webbasierte Inventarisierung der Geräte verbessert in vielen Fällen die Anbindung an Drittsysteme – zum Beispiel Software der Bereiche Beschaffung oder Buchhaltung.

Die Inventarsoftware erfasst fortlaufend Daten, deren Auswertung für die Buchhaltung hilfreich ist. So kann passgenau nach möglichen Ersparnissen und nötigen Investitionen gesucht werden.

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Inventarisierung der Büroausstattung zuverlässiger gestalten

Für den Bürobereich eines Unternehmens spielt die IT Inventarisierung eine wesentliche Rolle. Durch steigende Vielfalt der Ausstattung lassen sich die Kosten für IT-Ressourcen zunehmend schwerer planen.

Eine leistungsfähige Inventarisierungssoftware hilft den Verwaltungsaufwand zu reduzieren.

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Sie erhöht die Transparenz und verschafft jederzeit Überblick über Ressourcen wie Hardware, Softwarelizenzen oder virtuelle Umgebungen. So werden unnötige Käufe vermieden und dank rechtzeitiger Wartung die Lebensdauer von IT-Geräten verlängert. Dokumente und Handbücher sind für die jeweiligen Lizenz- oder Gerätenutzer schnell auf dem Computer oder Mobilgerät verfügbar.

Mit der zusätzlichen webbasierten Inventarisierung von Möbeln und Büroeinrichtung unterstützen Sie die Arbeit des Facility Managers. Ein auf die individuellen Firmenbedürfnisse zugeschnittenes Dokumentationssystem hält unter anderem Inventarlisten, die Inventarhistorie und Kaufbelege fest.

Die digitale Inventarisierung der Geräte sorgt für einen rechtssicheren Inventar- und Versicherungsnachweis. Sie schafft zudem die nötige Transparenz zur Identifizierung von Sparpotentialen.

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Übersicht über das Inventar jederzeit und von überall

Kompatibilität mit mobilen Geräten wie Smartphones oder Tablets

Integrierter Barcode / QR-Code Scanner

Einfache, massenweise Inventarisierung möglich

Zuweisen des Inventars auf einzelne Personen oder Orte

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Dateien, Dokumente oder auch Kontakte hinterlegen

GPS-Standort Tracking inkl. Standorthistorie

Wie ist eine einfache Inventarisierung Ihrer Geräte möglich?

Moderne Inventarverwaltung: webbasiert und ortsunabhängig

Die Grundlage für eine digitale Geräteverwaltung sind QR-Code-Etiketten, die man auf den Objekten anbringt, damit sie bei Bedarf eingescannt werden. Anstatt Assets jeweils ins Lager zu bringen, kann deren Erfassung mobil erfolgen. Mitarbeiter können dafür mobile Scangeräte wie Smartphones oder Notebooks nutzen.

Das spart Laufwege und Zeit, da man Änderungen an der Inventardatenbank überall erledigen kann, wo eine Internetverbindung besteht. Dank der Cloudanbindung und der dezentralen Inventarisierung der Geräte ist es nicht mehr nötig, dass bestimmte Räume oder Mitarbeiter zeitnah zur Verfügung stehen. Die Betriebsmittelverwaltung geht in die Eigenverantwortung der Nutzenden über und wird so schneller und flexibler.

Mit einer mobilen App zur Inventarisierung der Geräte wird beispielsweise die Werkzeugverwaltung einfacher. Auftretende Geräteschäden können direkt vor Ort vom Smartphone eines Mitarbeiters aus, inklusive eines Fotos, gemeldet werden. Ebenso verhält es sich, wenn ein Betriebsmittel an einen anderen Angestellten weitergegeben wird.

Mittels GPS-Erfassung können Standorte von Inventargegenständen gespeichert und historisch nachverfolgt werden. Für die Geschäftsführung und das Controlling erstellt die Software eine Übersicht zur Betrachtung und Auswertung wichtiger Inventardaten.

Nutzt man die webbasierte Inventarsoftware im Rahmen eines Software as a Service-Modells ist für all das keine eigene IT-Infrastruktur vonnöten. Um die rechtskonforme Datenverarbeitung und ein sicheres Rechenzentrum kümmert sich in diesem Fall der Anbieter der Geräteverwaltungssoftware.

Intuitive Verwaltung Ihres Inventars

Mit Timly erhalten Sie Zugang zu einer effizienten Inventarisierung Geräte Software. Ein breites Spektrum an ausgeklügelten Funktionen ermöglicht die einfache Digitalisierung Ihres Inventars.

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Inventar ganz einfach auf Personen, Räume, Standorte oder externe Dienstleister zuweisen.

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Digitale Objektakte

Hinterlegen Sie zu Ihrem Inventar digital wichtige Informationen, Dateien, Dokumente & Kontakte.

GPS Erfassung

Speichern Sie mit einem Scan den genauen GPS-Standort des Inventars. Auch historisch nachverfolgbar.

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Dokumentation von Reparaturen & Wartungen am Standort des Objektes, sowie Fristenmanagement.

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