Inventarisierung Geräte: Diese Vorteile bietet spezialisierte Software

Auf dieser Seite finden Sie Inhalte zu folgenden Themen:

• Die Vorteile einer webbasierten Inventarisierung der Geräte
• Inventarverwaltung mit Excel: kostenlos, aber fehleranfällig
• Geräte Inventarisierung im Lager durch Software vereinfachen
• Inventarisierung der Büroausstattung zuverlässiger gestalten
• Moderne Inventarverwaltung: webbasiert und ortsunabhängig

Die Vorteile einer webbasierten Inventarisierung der Geräte

Modernes Asset Management findet nicht auf Papier oder an einem Magnetbrett statt. Geräte, Werkzeuge, Möbel, Hardware oder virtuelle Assets wie Lizenzen werden in vielen Unternehmen längst digital verwaltet. Allerdings kommen dabei häufig Programme ohne passgenaue Features zum Einsatz. Die Folgen sind unnötige Zusatzarbeiten und Zeitverluste.

Eine moderne Inventarisierungssoftware dagegen steht für einen reibungslosen Ablauf der Geräteverwaltung. Sie ist für Facility Manager eine große Hilfe – Dank Leistungen wie der mobilen Geräteerfassung in Echtzeit oder Erinnerungen an Wartungsfristen und Garantieabläufe. Die digitale Inventarisierung der Assets erleichtert die Überwachung der technischen Infrastruktur und das rechtzeitige Beauftragen externer Dienstleister.

Eine Inventarisierungssoftware in Verbindung mit Inventaretiketten kann beispielsweise der Werkzeugverwaltung oder der Wartungsplanung für IT-Ressourcen dienen. Mit einer webbasierten Software (Zweck: Inventarisierung Geräte) können Schäden oder Defekte von jedem berechtigten Mitarbeiter ortsunabhängig per Smartphone App gemeldet werden.

Inventarverwaltung mit Excel: kostenlos, aber fehleranfällig

Wenn man die Vorteile cloudbasierter Inventarisierungssoftware verdeutlichen möchte, werden zeitgleich die Nachteile klassischer Methoden sichtbar. So haben lokal installierte Computerprogramme dasselbe Problem wie Magnetbretter oder Papierlisten an der Lagerwand oder in einem Büroordner: Sie befinden sich an einem zentralen Ort, zu dem man sich bewegen muss, um Geräte zu verwalten.

Durch entstehende Verzögerungen kann es zur doppelten Vergabe von Objekten kommen. Sind nur bestimmte Mitarbeiter mit der Inventarisierung betraut, kommt es zudem bei Krankheit oder Urlaub zu einem Aufgabenstau mit der Folge potenzieller Informationsverluste. Erfolgt die Inventarisierung der Geräte dagegen dezentral kann sie von verschiedenen Angestellten eigenverantwortlich durchgeführt werden.

Das Scannen und Verwalten der Assets direkt vor Ort spart Zeit und Wege. Für effizientes und sicheres Facility Management sollten Informationen zu Standorten und Zuständen der Inventargegenstände sowie passende Anleitungen überall dort einsehbar sein, wo ein Mitarbeiter diese benötigt.

Kostenlose Inventursoftware mit meist nur rudimentären Funktionen kann dies nicht abdecken. Die Kosten für eine Online-Inventarverwaltung wie Timly umfassen bereits das Hosting, zukünftige Updates und DSGVO-konforme Backups.

Geräte Inventarisierung im Lager durch Software vereinfachen

Dank moderner, cloudbasierte Inventarisierungssoftware konnten bereits viele Unternehmen die Inventarisierung der Geräte effizienter und zuverlässiger gestalten. Dabei wurden Inventaretiketten an zu inventarisierende Betriebsmittel wie Werkzeuge oder branchenspezifische Geräte angebracht. Dazu zählen etwa Maschinen, Fuhrpark, Vermessungsgeräte, IT-Ressourcen, Mobiliar oder medizinische Geräte.

In der Inventarsoftware können Daten wie Gerätenummern, Seriennummern, Fibu Nummern oder Betriebsanleitungen hinterlegt werden. Nach entsprechender Eintragung in die Datenbank erinnert die Software termingerecht an den Garantieablauf oder anstehende Wartungen. Auch wichtige Termine wie Mitarbeiterzertifizierungen, oder Schulungen, können über die effiziente Software verwaltet werden.

Aufgaben der Lagerkoordination wie die Reservierung und das gezielte Ausgeben von Geräten an Mitarbeiter bildet die Software detailgetreu ab. Eine webbasierte Inventarisierung der Geräte verbessert in vielen Fällen die Anbindung an Drittsysteme – zum Beispiel Software der Bereiche Beschaffung oder Buchhaltung.

Die Inventarsoftware erfasst fortlaufend Daten, deren Auswertung für die Buchhaltung hilfreich ist. So kann passgenau nach möglichen Ersparnissen und nötigen Investitionen gesucht werden.

Moderne Inventarverwaltung: webbasiert und ortsunabhängig

Die Grundlage für eine digitale Geräteverwaltung sind QR-Code-Etiketten, die man auf den Objekten anbringt, damit sie bei Bedarf eingescannt werden. Anstatt Assets jeweils ins Lager zu bringen, kann deren Erfassung mobil erfolgen. Mitarbeiter können dafür mobile Scangeräte wie Smartphones oder Notebooks nutzen.

Das spart Laufwege und Zeit, da man Änderungen an der Inventardatenbank überall erledigen kann, wo eine Internetverbindung besteht. Dank der Cloudanbindung und der dezentralen Inventarisierung der Geräte ist es nicht mehr nötig, dass bestimmte Räume oder Mitarbeiter zeitnah zur Verfügung stehen. Die Betriebsmittelverwaltung geht in die Eigenverantwortung der Nutzenden über und wird so schneller und flexibler.

Mit einer mobilen App zur Inventarisierung der Geräte wird beispielsweise die Werkzeugverwaltung einfacher. Auftretende Geräteschäden können direkt vor Ort vom Smartphone eines Mitarbeiters aus, inklusive eines Fotos, gemeldet werden. Ebenso verhält es sich, wenn ein Betriebsmittel an einen anderen Angestellten weitergegeben wird.

Mittels GPS-Erfassung können Standorte von Inventargegenständen gespeichert und historisch nachverfolgt werden. Für die Geschäftsführung und das Controlling erstellt die Software eine Übersicht zur Betrachtung und Auswertung wichtiger Inventardaten.

Nutzt man die webbasierte Inventarsoftware im Rahmen eines Software as a Service-Modells ist für all das keine eigene IT-Infrastruktur vonnöten. Um die rechtskonforme Datenverarbeitung und ein sicheres Rechenzentrum kümmert sich in diesem Fall der Anbieter der Geräteverwaltungssoftware.