Timly als digitaler Elektromanager – Prüfberichte verwalten und mehr

Ganzheitlicher Elektromanager Pro – Timly als Universallösung

Mit Timly kann Inventar jeglicher Art umfassend abgebildet werden. Die Profile für die Assets sind so gestaltet, dass entsprechend der konkreten Anforderungen vor Ort Kategorien anpassbar und erweiterbar bleiben. Zusätzliche Arbeitsmittelkategorien (AMK) lassen sich ganz nach Bedarf erstellen. Zudem ist es durch die Container-Funktion möglich, logische Einheiten zu bilden.

Dabei kann es sich um Arbeitsbereiche, Räume, Fahrzeuge oder Maschinen mit mehreren Einzelkomponenten handeln. Auf diese Weise lassen sich zwar alle Arbeitsmittel in einem Bereich separat erfassen und bearbeiten, können bei der Verwaltung aber raumweise ausgegeben werden. Jedes Asset verfügt über einen Kalender, in dem sich Wartungstermine und Prüffristen eintragen lassen. Der Kalender ist smart gestaltet und beinhaltet beispielsweise eine Erinnerungsfunktion.

Für Prüfungen, etwa nach den Vorschriften der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV), dem sogenannten E-Check gemäß der DGUV V3, können so alle Elektrogeräte bereichsweise gefiltert werden. Vordrucke aller Art, zum Beispiel die Berichte zum Druck von Gefährdungsbeurteilungen, lassen sich digital ausfüllen und direkt im gewünschten Profil ablegen.

Im Gegensatz zu einem dedizierten Elektromanager bietet diese Variante den Vorteil, dass alle notwendigen Informationen zur Durchführung von Sicherheitsüberprüfungen an einem Ort vorliegen. Standorte und Historie der letzten Prüfberichte sind einfach zu finden und aufzurufen.

Lokaler Elektromanager-Download vs. cloudbasierte Software

Lokal installierte Software galt jahrelang als Standard für professionelle Anwendungen. Auch serverbasierte Programme benötigten in der Regel eine Client-Software, die auf jedem Rechner installiert sein musste. Timly bietet seine Inventarsoftware als cloudbasierten Dienst an.

Software-as-a-Service hat den Vorteil, dass sie von jedem geeigneten Endgerät aufgerufen werden kann. Timly stellt dafür eine Web-App bereit, die zusätzlich für Smartphones und Tablets optimiert wurde. Dadurch kann mit der Software von jedem beliebigen Ort aus gearbeitet werden.

Der Prozess der elektrotechnischen Prüfung und sonstiger Prüfvorgänge, zum Beispiel für Leiter oder Tritt oder persönliche Schutzausrüstung (PSA) von Mitarbeitern, können direkt vor Ort dokumentiert werden. Auch Schutzmaßnahmen nach jeweiliger Bestimmung der Hersteller sind einfach festzuhalten. So lassen sich mit Software allgemeine Sichtprüfungen, Prüfungen arbeitsschutzrechtlicher Verordnungen und sonstige interne oder externe Vorgaben problemlos verwalten.

Jede durchgeführte Maßnahme wird in Echtzeit gespeichert und alle berechtigten Mitarbeiter können sich jederzeit vom ordnungsgemäßen Zustand von elektrischen und sonstigen Arbeitsmitteln überzeugen. Bei arbeitsschutzrechtlichen Überprüfungen liegen immer alle notwendigen Dokumente vor. Vereinfacht wird das Aufrufen von Geräteprofilen in Timly durch die Möglichkeit, diese mit QR-Codes zu kennzeichnen. Es reicht dann das Einscannen des QR-Codes in der Timly-Inventar App, um Daten aufrufen oder aktualisieren zu können.

Bei der Nutzung der cloudbasierten Lösung entsteht beim Anwender dennoch kein administrativer Aufwand. Die benötigten Cloud-Server verwalten die Experten von Timly. Dabei wird ein entsprechendes Augenmerk auf die notwendige Sicherheit gelegt. Die Server sind DSGV-konform eingerichtet. Daten werden ausschließlich verschlüsselt übertragen. Nutzer müssen explizit für den erforderlichen Zugriff berechtigt werden.

Softwarebasierter Elektromanager – Preis als sekundärer Faktor

Professionelle Software wie die Inventarisierungslösung von Timly verursacht laufende Kosten. Dafür erhalten Anwender regelmäßig Sicherheitsupdates und Funktionserweiterungen. Auch ein geschulter Support und eine Service-Hotline sind im Preis enthalten. Die Optimierung von Arbeitsabläufen spart aber vor allem Arbeitszeit ein.

Wenn vor einem E-Check keine Geräte mehr gesucht und aufgelistet werden müssen, senkt dies den Arbeitsaufwand enorm. Der mit den unterschiedlichen Prüfpflichten einhergehende Verwaltungsaufwand wird minimiert. Protokolle können direkt im digitalen Elektromanager rechtssicher ausgefüllt und abgelegt werden.

Auch der Prüfvorgang selber wird durch den ganzheitlichen Ansatz unterstützt. So bietet Timly eine integrierte Personalverwaltung an, in der Berechtigungsnachweise von Prüfpersonal aufgenommen werden können. Die zum Teil sehr empfindliche Prüfhardware, etwa Geräte der Hersteller Amprobe oder Chauvin, lassen sich direkt in der Inventarsoftware administrieren. Dadurch liegen auch notwendige Eichnachweise On-Demand vor.

Mit Elektromanager Schnittstellen bedienen

Der gesamte in Timlys Inventarverwaltungssoftware erfasste Datenbestand wird in einer Datenbank auf dem Cloud-Server dauerhaft abgelegt. Dies hilft bei der Dokumentation und dem Führen einer digitalen Geräteakte. Zudem lassen sich alle erhobenen Datensätze in jedem benötigten Kontext optimal nutzen.

Stehen betriebswirtschaftliche Auswertungen mit anderer Software an, so ist über entsprechende integrierte Schnittstellen ein Export benötigter Informationen möglich. Analysen und Auswertungen aller Art können im Verwaltungsbereich von Timly für den gesamten Datenbestand vorgenommen werden. Dort liegen notwendige Filtermöglichkeiten vor.

Die Historie von durchgeführten Maßnahmen zur Wartung und der Sicherheitsüberprüfungen lässt sich für jedes Gerät einsehen und auswerten.

Downloads, Freeware und Open-Source

Für viele Anwendungszwecke wird quelloffene oder kostenlose Software angeboten. Hier sollte der Funktionsumfang genau betrachtet werden. Die strengen Anforderungen an cloudbasierte Lösungen für Unternehmen sind in der Regel nicht kostenfrei umzusetzen. Freeware ist zudem häufig nur mit eingeschränkten Optionen gratis verfügbar.

Bei Open-Source ist zu beachten, dass meist erheblicher Aufwand für Installation und Konfiguration vor Ort nötig wird. Letztlich haben alle freien Lösungen gemeinsam, dass kein vertraglicher Anspruch gegenüber dem Anbieter besteht. Im Bereich der Inventarverwaltung ist Kontinuität gefragt. Das erstmalige Erfassen aller Assets und das Hinterlegen erforderlicher Termine sind mit Aufwand verbunden.

Arbeitsmittel sollen über ihre gesamte Nutzungsdauer mit der Softwarelösung verwaltet werden. Hier ist ein etablierter Software-Anbieter wie Timly der verlässlichere Ansprechpartner.