Die Vorteile einer Inventardatenbank

Auf dieser Seite finden Sie Inhalte zu folgenden Themen:

• Wie verwaltet eine Inventar Software die eingetragenen Daten?
• Gibt es eine Inventar Datenbank, die Open Source ist?
• Auf Inventarisierung spezialisierte Software zahlt sich schnell aus

Wie verwaltet eine Inventar Software die eingetragenen Daten?

Wartungsfristen, Gerätestandorte, Bedienungsanleitungen, Statistiken und andere Inventardaten werden immer wieder nachgefragt. Oft haben bestimmte Mitarbeiter die Berechtigung, auf eine Sammlung solcher Daten zuzugreifen und ihre Kollegen zu informieren. Wo aber sind die Objektdaten eines Unternehmens am besten aufgehoben? – in einer Inventarsoftware, auf die dezentral zugegriffen werden kann. Das Herzstück einer solchen Software ist die Inventardatenbank.

Die Aufgabe einer Inventardatenbank ist das Inventarmanagement in kompakter und konzentrierter Form. In einer solchen Datenbank sind alle Informationen zum Unternehmensinventar zu finden, die berechtigte Mitarbeiter in die Inventarsoftware eingetragen haben. Wenn die Mitarbeiter Fragen zu Details über Inventargegenstände haben, rufen sie über die grafische Oberfläche in der App bzw. im Browser die Datenbankeinträge auf.

Im Kern funktioniert eine Inventardatenbank ähnlich wie andere Datenbanken: Jedes Inventarobjekt besitzt ein Datenblatt, auf dem Parameter und Dateianhänge gespeichert sind. Die Inventarsoftware überträgt Nutzeranfragen in Datenbanksprache und gibt die Antwort der Datenbank wiederum in für Menschen lesbarer Form aus.

Im Gegensatz zu einer Bibliotheks-, Medizin- oder Warendatenbank werden in einer Inventardatenbank Parameter wie Lizenzlaufzeiten, Zustände von Einrichtungsgegenständen, Reservierungen für Ausleihen, historische Nutzungszeiten oder Prüftermine von Elektronik erfasst.

Wenn Sie Büromöbel, IT-Assets, Maschinen und anderes Firmeninventar in einer Inventarsoftware verwalten, verringern Sie den Aufwand bei der jährlichen Inventur, unterstützen aber auch an jedem anderen Arbeitstag einen reibungslosen Workflow.

Inventar nachhaltig zu digitalisieren ist die Bedingung für effizienteres Facility-Management, einen besseren Helpdesk und Mehrwert-Prozesse wie die interne Leistungsverrechnung. Die Inventardatenbank hält zu solchen Zwecken Informationen u. a. darüber bereit, wo sich Firmenobjekte wann befinden und wie diese ausgerüstet sind.

Gibt es eine Inventar Datenbank, die Open Source ist?

Um sparsam mit dem Unternehmensbudget zu haushalten, suchen Viele nach Freeware-Lösungen, auch im Bereich der Inventarverwaltung. Es gibt durchaus kostenlose Inventardatenbanken, die für allererste Inventarisierungsversuche Sinn machen können. Meist wird Nutzern bei solchen Freeware-Experimenten klar, welche Datenbankfelder und Softwarefunktionen sie tatsächlich benötigen.

Open Source-Inventardatenbanken sind gerade für IT-ferne Branchen meist nicht hilfreich. Sie sind oft nur auf Englisch verfügbar. Für Anpassungen an individuelle Firmenbedarfe sind eigene Programmierkenntnisse erforderlich. Bei Problemen gibt es kein festes Supportteam, sondern bestenfalls ein Forum, in dem Enthusiasten versuchen, Ihnen aus Ihrer Freizeit heraus Tipps zu geben.

Damit Ihr Inventarverzeichnis zuverlässig zugänglich ist und genau zu Ihren Bedürfnissen passt, sollten Sie folglich lieber auf ein professionelles Produkt setzen, dessen Kaufpreis sich durch Serviceleistungen und höhere Qualität rechtfertigt.

Bei einer modernen Inventarsoftware sind alle Firmen-Assets in einer zentralen Inventardatenbank abgelegt und stehen Ihnen in Echtzeit zur Verfügung. Dank des einfach zu verstehenden Nutzer-Interfaces können Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen Zugriff auf die Datenbank erhalten und sie über die Inventar-App oder im Browser benutzen. Schließlich sind Daten eine wertvolle Ressource Ihres Unternehmens, die effizient genutzt werden sollte.

Eine kundenorientierte, bewährte Inventarisierungssoftware wie Timly führt u. a. durch eine bessere Nutzung vorhandener Inventargüter zur Effizienzsteigerung. Zudem hilft eine gute Inventardatenbank bei der Disposition und rechtzeitigen Wartung. Sie profitieren außerdem von einem professionellem Prüfterminmanagement und haben die Liste der Inventargüter bei Bedarf direkt für den Betriebsprüfer griffbereit.