Instandhaltungssoftware: Was muss sie können?

Auf dieser Seite finden Sie Inhalte zu folgenden Themen:

• Warum das Inventar im Unternehmen so wichtig ist
• Inventarsoftware, Wartungsplaner und Co.: Ein Produkt für alle Fälle
• Beim Funktionsumfang von Instandhaltungssoftware Markführer: Timly
• Gibt es eine gute Instandhaltungssoftware kostenlos?
• Instandhaltungssoftware ist nicht gleich Instandhaltungssoftware – Vergleich lohnt sich
• Instandhaltungssoftware: Schweiz, Österreich und Deutschland – Kunden haben ähnliche Anforderungen

Warum das Inventar im Unternehmen so wichtig ist

Werkzeuge und Maschinen sollen zuverlässig funktionieren. Voraussetzung dafür sind regelmäßige Wartungen und das Einhalten vorgeschriebener Prüfungen. Ungeplante Ausfälle kosten meist bares Geld, wenn Zeitpläne deswegen platzen oder gar Aufträge nicht fristgerecht abgeschlossen werden können.

Es gibt verschiedene Ansätze, um möglichst reibungslose Arbeitsabläufe zu garantieren. Dazu zählen das Führen von Inventarlisten und das Übertragen von persönlicher Verantwortung für zugeteilte Arbeitsmittel. Sie können Ihre Mitarbeiter dabei unterstützen, indem Sie ihnen ein mächtiges digitales Hilfsmittel an die Hand geben: Eine Instandhaltungssoftware wie die Inventarverwaltung von Timly.

Wir möchten Ihnen im Folgenden näherbringen, welche handfesten Vorteile das mit sich bringt.
Der Begriff des Inventars sollte möglichst umfassend ausgelegt werden. Es zählen letztlich alle beweglichen und ortsfesten Gegenstände sowie technische Anlagen dazu, die zur Erfüllung Ihrer Aufgaben notwendig sind. Das beginnt bei Büromöbeln, setzt sich über die IT-Infrastruktur fort und beinhaltet jegliche Werkzeuge, Maschinen und Fahrzeuge Ihres Unternehmens.

Alle Assets sollen natürlich in erster Linie ihren Zweck erfüllen. Dazu müssen sie funktionsfähig und in ordnungsgemäßem Zustand sein. Dazu kommen Prüftermine aus unterschiedlichsten Gesetzen und Verordnungen, wie zum Beispiel der Straßenverkehrszulassungsordnung (StVZO), Verordnungen der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) und Vorschriften aus dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG).

Einige der Verordnungen beinhalten zudem eine Dokumentationspflicht. Deswegen müssen Sie und Ihre Mitarbeiter möglichst einen permanenten Überblick haben, um folgende Fragen beantworten zu können:

• Wo befindet sich mein Inventar?
• In welchem Zustand ist es?
• Wann stehen Wartungs- oder Prüftermine an?
• Welche Arbeiten wurden bei einer Wartung oder Reparatur (genau) ausgeführt?

Nicht unwichtig ist die Dokumentation von Wartungen und Reparaturen auch aus betriebswirtschaftlicher Sicht. Eine Erfassung von durchgeführten Arbeiten und daraus entstehenden Kosten erleichtert es Ihnen, unrentable Arbeitsmittel ausfindig zu machen und gegebenenfalls zu ersetzen.

Inventarsoftware, Wartungsplaner und Co.: Ein Produkt für alle Fälle

Wenn Sie sich die Mühe machen würden, in Ihrem Unternehmen verwendete Assets einer Oberkategorie zuzuordnen, so würde vermutlich eine stattliche Liste dabei herauskommen. Wenn Sie diese Liste nun noch um jeweils eine Spalte für notwendige Informationen und anstehende Termine ergänzen würden, käme mit ziemlicher Sicherheit eine unübersichtliche Sammlung dabei heraus, die kaum mehr sinnvoll einzusetzen wäre.

Softwarebasierte Hilfsmittel wie Exceltabellen oder spezielle Software, zum Beispiel Wartungsplaner, können da eine große Hilfe sein. Je mehr Softwareprodukte Sie allerdings verwenden, desto größer wird das Risiko, dass Informationen in wertvoller Arbeitszeit doppelt erfasst werden.

Ebenso kann es Ihre Mitarbeiter vor unnötige Herausforderungen stellen, wenn für jede Aufgabe eine andere Software verwendet wird. Je komplizierter Arbeitsabläufe sind, desto länger dauern sie und desto fehleranfälliger wird die Arbeit. Im ungünstigsten Fall werden Eintragungen vergessen oder aus Zeitdruck unterlassen.

Weist Ihre Dokumentation allerdings erst Lücken auf, ist das ganze System schnell unbrauchbar. Daher macht es sich bezahlt, wenn Sie auf ein multifunktionales Tool zur Inventarverwaltung wie Timly setzen. Dessen Flexibilität und Funktionsumfang erlaubt es, alle notwendigen Informationen eines Arbeitsmittels übersichtlich an einem Ort zu sammeln. Eine intuitive Bedienung fördert die Akzeptanz zur Nutzung bei Ihren Mitarbeitern.

Beim Funktionsumfang von Instandhaltungssoftware Markführer: Timly

Ein Enterprise-Asset-Management-System wie Timly begleitet jeden eingestellten Gegenstand über seine gesamte Nutzungsdauer. Bei der ersten Erfassung erhält das Asset einen platzsparenden Aufkleber mit einem QR-Code. Die Kategorien für jedes Arbeitsmittel sind flexibel und lassen sich an individuelle Anforderungen anpassen.

Neben allgemeinen Informationen können beispielsweise Bedienungsanleitungen, Wartungshinweise und feste oder temporäre Zuteilungen an Mitarbeiter erfasst werden. Auf Wunsch kann ein Eintrag aber auch zu einer digitalen Akte eines Inventargegenstands anwachsen. Es lassen sich lückenlose Nachweise über Nutzung, Wartung, Reparaturen und Prüftermine eintragen.

Die Datenhaltung erfolgt zentral in einer vom Anbieter administrierten Cloud. Diese entspricht natürlich den Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und verfügt über ein feingranulares Berechtigungs- und Authentifizierungssystem. Diese Form der Datenspeicherung bietet zahlreiche Vorteile: Der Datenbestand ist jederzeit aktuell von jedem Arbeitsort mit einem internetfähigen Gerät abrufbar.

Dies bedeutet, dass Mitarbeiter auf Baustellen oder im Außendienst Zugriff auf wichtige Informationen haben, diese aber auch jederzeit aktualisieren können. Auf diese Weise landen Meldungen von Defekten in Echtzeit beim Verantwortlichen in der Werkstatt und notwendige Ersatzteile können umgehend beschafft werden.

Das Übersehen von anstehenden Wartungsterminen wird nahezu ausgeschlossen. Der Disponent im Büro bekommt bei der Zuteilung auf Wunsch entsprechende Hinweise und der Mitarbeiter vor Ort sieht anstehende Termine bei der Übernahme eines Arbeitsgerätes.

Insbesondere für den Zugriff vor Ort, auf Baustellen und in Produktionshallen, bietet Timly eine Inventar-App für Smartphone oder Tablet. Bei diesen Geräten dient die Kamera zugleich als Scanner für den QR-Code. Ihren Mitarbeitern wird die aktive Nutzung der Instandhaltungs-Software und Inventarverwaltungs-Software also denkbar einfach gemacht.

Sie haben damit alle notwendigen Informationen über Anlagen und Maschinen stets griffbereit in der Tasche.
Übrigens sind die vorgestellten Funktionen nur ein Teil der Möglichkeiten, die Sie mit Timly haben. So beinhaltet das Paket noch weitere Features wie beispielsweise einen Inventurmodus, eine Personaladministration, in der notwendige Befähigungsnachweise verwaltet werden können, und eine Materialverwaltung.

Gibt es eine gute Instandhaltungssoftware kostenlos?

Open Source und Freeware haben ihren Charme. Hobbyentwickler und Start-ups bieten ihre Software manchmal kostenfrei oder gar quelloffen an, etwa um sich auf dem Markt zu etablieren. Wenn Sie für einzelne Aufgaben auf eine solche Software setzen möchten, sollten Sie allerdings stets eine Alternative im Blick haben, wenn zum Beispiel die Entwicklung plötzlich eingestellt wird oder die Entwickler nicht zeitnah auf bekanntgewordene Sicherheitslücken reagieren können.

Die Nutzung von Cloudspeicher, die permanente Weiterentwicklung eines Produkts und nicht zuletzt ein kompetenter und stets erreichbarer Support kosten Geld. Freeware ist meistens nicht in der Lage, einen solchen Service zu bieten, wenn die entstehenden Kosten nicht anderweitig – etwa durch Werbung – gedeckt werden können.

In den meisten Fällen ist eine kostenpflichtige professionelle Software im Funktionsumfang derart überlegen, dass sich entstehende Lizenzkosten durch die Einsparung von Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter und die bessere Ausnutzung zur Verfügung stehender Ressourcen amortisieren.