Inventar erstellen: mit passender Software ganz einfach

Inventar: Definition und Beispiele

Einmal im Jahr ein Inventar erstellen gilt als Pflicht, doch warum nicht auch an den restlichen Tagen des Jahres wissen, wo welche Inventargüter sind? Den Überblick zu haben ist nicht nur in Inventurzeiten wichtig und hilfreich. Im Gegenteil: Unternehmen, die grundsätzlich mit einer ordentlichen Inventarsoftware arbeiten, haben bei der jährlichen Inventur einen geringeren Aufwand.

Moderne Inventarisierungssoftware kann praktisch ganzjährig ein Inventar erstellen. Sie sorgt dafür, dass jederzeit auf effiziente Weise eine Übersicht über materielle Inventargüter besteht. Zudem verwaltet sie Prüf- und Wartungstermine. Unternehmen, die in eine gute Inventarverwaltungssoftware investiert haben und diese durch mehrere Mitarbeiter nutzen lassen, werden im Alltag nicht mehr mit Problemen durch fehlende oder defekte Maschinen, Möbel oder Werkzeuge konfrontiert.

Als Ergebnis einer fortwährenden Inventur mit einer Software entsteht ein Inventar, dass bei Anfragen von Behörden oder bei Steuerangelegenheiten direkt zur Hand ist. Das Inventar ist also eine übersichtliche und genaue Auflistung von allem, was im Unternehmen vorhanden ist.

Es entsteht bei der Inventur und umfasst mehr als materielle Vermögensgegenstände wie Fahrzeuge oder Möbel. Beim Inventar-Erstellen gilt es, durch Zählen, Messen, Wiegen oder Berechnen auch Anlage- und Umlaufvermögen sowie Sach- und immaterielles Vermögen zu erfassen. Ebenfalls müssen die Schulden des Unternehmens im Inventar genannt werden.

Mit einer Lagerverwaltungssoftware lässt sich das Umlaufvermögen einfach und langfristig dokumentieren. Dabei handelt es sich um Vermögensgegenstände, die zum Verbrauch, zur Verarbeitung, zur Veräußerung oder zur Rückzahlung im Betrieb sind; bspw. Reserve-Rohstoffe oder Wertpapiere.

Umlaufvermögen befindet sich also nur kurze Zeit im Unternehmen. Im Gegensatz dazu dient das Anlagevermögen für lange Zeit dem Geschäftsbetrieb. Es zählt zu den sogenannten aktiven Bilanzposten und somit zu den Vermögensbestandteilen, die längerfristig in einer Firma etabliert sind, wie etwa Patente oder eingebaute Anlagen.

Für wen hat die Verwaltung von Objekten Bedeutung?

Wenn Sie ein Inventar erstellen lassen, entsteht ein Abgleich des tatsächlich vorhandenen Bestandes mit den Werten aus der Buchhaltung. Unternehmen, die gesetzlich zur Inventur verpflichtet sind, müssen die Bestände nach Räumen und Bereichen getrennt erfassen. (Dies gelingt mit einer Inventarisierungssoftware, die generell Standorte von Objekten erfasst, leicht.)

Nach § 240 des Handelsgesetzbuches soll eine Inventur zu Beginn einer Geschäftstätigkeit sowie bei der Auflösung bzw. dem Verkauf eines Unternehmens stattfinden. Zudem ist eine jährliche körperliche Bestandsaufnahme buchhalterisch sinnvoll. Rechtlich gesehen müssen nicht alle Unternehmen ein Inventar erstellen.

Relevant ist u. a. der Umsatz bei gewerblichen Unternehmen. Überschreitet dieser bestimmte Schwellenwerte, greift die Buchführungspflicht – siehe § 241a Handelsgesetzbuch (HGB). Dieser Pflicht kann per doppelter kaufmännischer Buchführung, Inventur und Jahresabschluss nachgekommen werden.

Kleinere Unternehmen entscheiden sich dagegen häufig für eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung und verzichten auf eine Inventur. Aus steuerrechtlichen Gründen können gegebenenfalls auch nichtgewerbliche Unternehmen zum Bilanzieren verpflichtet sein. In diesem Fall wird das Finanzamt dazu auffordern; auch hier empfiehlt sich ein gut geführtes Inventar.

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Wie können wir ein korrektes Inventar erstellen?

Um ein Inventar aufzustellen, eignet sich ein digitales Programm, in dem die Inventarbewegungen durch Inventarlisten, eine Inventarhistorie und die Kaufbelege festgehalten werden. Praktisch gesehen haben sich dabei Etiketten an Büromöbeln, Computern, EDV-Zubehör und Betriebsmitteln bewährt.

Diese können eingescannt werden, um direkt Zugriff auf die Inventardatenbank an der richtigen Stelle zu erhalten. Rechtskonformes Inventarmanagement umfasst u. a. Vermögensgegenstände und Schulden. Letztere lassen sich, ebenso wie immaterielle Vermögensgegenstände (wie Bankguthaben oder Patente), der Buchhaltungssoftware oder dem ERP-Programm entnehmen.

Wenn Sie ein Inventar erstellen, entstehen Bilanzunterlagen. Diese müssen nach § 257 Abs. 1 HGB zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Dies kann mittlerweile auch in Form digitaler Dokumente auf Datenträgern erledigt werden. Allerdings sollte das Inventar keine Mängel aufweisen, da sonst die Buchführung als nicht ordnungsgemäß betrachtet wird, womit die darauf aufbauende Bilanzierung als nichtig gilt.

Beim Inventar-Erstellen: Excel sinnvoll?

Noch immer verwalten viele Unternehmen aus dem Handel, der Industrie oder anderen Branchen ihr Inventar manuell. Bei der Inventur läuft dies darauf hinaus, dass Angestellte und Aushilfen mit Papier, Stift und Klemmbrett ein Inventar erstellen. Materialmengen und Objektinformationen werden in so manchen Betrieben in kostenlose Excel-Listen eingetragen.

Beide Vorgehensweisen sind recht anfällig für Informationsverlust und Fehler aufgrund von mangelnder Übersicht. Lohnenswerter ist das Inventar-Erstellen, das in den Firmenalltag eingebunden ist. Bei einer permanenten Inventur behalten alle Berechtigten jederzeit den Überblick darüber, welche Geräte funktionstüchtig und im Lager oder in einem Fahrzeug sind.

Inventargüter, die im Home Office sind, werden klar erfasst. Die Lagerwirtschaft und die Materialnachbestellung verlaufen in geordneten Bahnen. Kurzum: Eine gute Inventarsoftware spart Opportunitätskosten und erleichtert den Mitarbeitenden den Arbeitsalltag. Die Verteilung der Verantwortung für das Inventar auf mehrere Personen mittels einer Inventar-App wie Timly sorgt zudem gegenüber unflexiblen Excel-Inventar-Tabellen für mehr Sicherheit vor Datenverlust.

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Was eine gute Verwaltungssoftware leisten kann

Mit einer professionellen, an Ihr Unternehmen angepassten Software erleichtern Sie die Inventur, aber auch den alltäglichen Workflow. Es lässt sich erheblich einfacher ein Inventar erstellen, wenn alle Daten über Unternehmensgüter bereits digital vorliegen.

Die Schulden eines Unternehmens, die bei einer Inventur ebenfalls erfasst werden müssen, lassen sich weniger in der Software abbilden, aber zahlreiche andere Funktionen von Software wie Timly tragen zur laufenden Inventur bei. 

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Somit muss nicht an bestimmten Tagen des Jahres der Betrieb für die Inventur geschlossen werden. Es genügt, mehrere Mitarbeitende (je nach Größe der Firma) mit der Auswertung der Buchhaltungssoftware und der Extraktion von Daten der Inventarsoftware zu betrauen.

Bei Bedarf können Sie mit einer spezialisierten Software auch mehrfach im Jahr ein Inventar erstellen sowie Statistiken anschauen, um suboptimale Prozesse zu bemerken und den Unternehmensbetrieb effizienter zu gestalten.

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