Gibt es eine Inventar App kostenlos? Vorteile & Nachteile

Wenn eine Inventar App kostenlos ist, für wen eignet sie sich dann?

Um das Inventar zu verwalten stehen grundsätzlich diverse Programme zur Verfügung. Viele werden mit Attributen wie „kostenlos“, „open source“ oder „einfach“ beworben. Aber sind dies auch die Eigenschaften einer Inventar App, die im Unternehmensalltag die größte Rolle spielen? Wie steht es um die Effizienz und Zuverlässigkeit kostenloser Inventur Apps? – Dieser Beitrag zeigt einige Vor- und Nachteile kostenfreier Inventarprogramme auf, damit Sie eine informierte Entscheidung für Ihr Unternehmen treffen können.

In diversen Unternehmen aller Branchen kommen für die Inventarverwaltung kostenlose Lösungen zum Einsatz. Häufig dann, wenn zum ersten Mal eine Inventur ansteht oder bemerkt wurde, dass überhaupt eine strukturierte Auflistung der vorhandenen Maschinen, Geräte, Lizenzen, Möbel oder Werkzeuge nötig ist.

Beispielsweise wird eine Inventur App eingesetzt, um die Überprüfung des Bestandes zu erleichtern. Bei der jährlichen Erfassung sämtlicher Betriebsmittel kann eine Inventar App kostenlos sein, um kurzfristig Arbeitszeit zu sparen. Klassische, analoge Systeme werden gerade von jüngeren Mitarbeitern oft nicht gut angenommen. Eine mobile App, die einen Barcode Scanner beinhaltet, ermöglicht eine modernere Art der Inventur unter Verwendung von Smartphones und Tablets.

Ist die Inventar App kostenlos, so ist die Auswahl der Features oft begrenzt. Schließlich möchten Entwickler, die kein Geld oder lediglich ein paar Werbeeinnahmen erhalten, meist nicht unnötig viel Zeit in ein solches Softwareprojekt stecken. Für junge Unternehmen kann eine derartige Einstiegslösung zur mobilen Inventur Erfassung dennoch einige Prozesse im Betrieb erleichtern.

Spätestens, wenn für die generelle, regelmäßige Inventarverwaltung mobile Apps eingesetzt werden sollen, lohnt es sich aber, den Blick auch auf kostenpflichtige Lösungen zu richten. Diese bieten häufig erheblich mehr Funktionalität und Sicherheit, wobei sich der Preis häufig nach dem individuellen Bedarf an Programmmodulen richtet.

Mobile Inventar App: kostenlos, aber gut?

Grundsätzlich sollten sich Unternehmen, die über die Start-up-Phase hinaus gewachsen sind, bei der Inventarverwaltung an Fragen der Effizienz und Funktionsbreite orientieren. Die Bezahlversion einer professionellen Inventar App kann in den meisten Fällen an den tatsächlichen Bedarfen eines Unternehmens ausgerichtet werden. Ist eine Inventar App kostenlos, so steht üblicherweise kein Support bereit, wenn Anpassungen der Programmmodule gewünscht sind oder Fragen zur Bedienung aufkommen.

Nichtsdestotrotz kann in einigen Fällen eine kostenlose Version einer Inventarsoftware sinnvoll sein, nämlich dann, wenn das Unternehmen erste Erfahrungen in der Inventarverwaltung sammelt. Zum Einstieg, um sich eigener Bedarfe bewusst zu werden, kann es lohnend sein, zunächst eine Inventar App kostenlos zu nutzen. Gerade für ein Start-up mit begrenztem Budget mögen eingeschränkte Inventarverwaltungsoptionen besser sein als keinerlei Software oder DIY-Lösungen mit Excel.

Während also für junge Unternehmen oder Abteilungen, für die digitale Inventarverwaltung neu ist, eine kostenlose Inventarsoftware ein sinnvoller Einstieg sein kann, zeigen sich bei einer steigenden Anzahl von Betriebsmitteln und Mitarbeitern meist die Grenzen der kostenlosen Software.

Die Timly Inventar App in unter 2 Minuten einfach erklärt

Das kann die Inventar App kostenlos nicht

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Was eine professionelle Inventarisierungssoftware heute leisten kann

Ist eine Inventar App kostenlos, dann bietet sie nicht die Möglichkeit, ein Etikett mit einem QR-Code zu drucken, mit dem ein Inventarobjekt schnell per Smartphone oder Tablet eingescannt werden kann. In einer professionellen Inventar App wie Timly kann nach dem Einscannen schnell das Betriebsmittel einer Person, einem Raum oder einem externen Dienstleister zugewiesen werden.

Gerade für größere Unternehmen ist eine intuitive Bedienbarkeit durch verschiedene Mitarbeiter wichtig. Verfügen Sie über mehrere Standorte, ist eine Vernetzung der Inventardatenbank zwischen diesen notwendig, sodass problemlos mehrere Mitarbeiter zeitgleich auf den Datenbestand zugreifen und Eingaben tätigen können. Wenn die Inventar App kostenlos ist, weil man sein Office-Paket dafür verwendet, ergeben sich Excel-Listen mit Inventardaten, die auf kleinen, mobilen Bildschirmen schwierig zu lesen und zu navigieren sind.

Über 250 Firmen, Schulen und Städte vertrauen auf Timly

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Schließlich werden für die effiziente Inventarverwaltung häufig die unterschiedlichsten Inventar-Kategorien nötig. So kann es, je nach Branche, beispielsweise Software, Fahrzeuge, Büroausstattung, IT-Geräte oder Maschinen geben.

Deren Wartungsintervalle lassen sich häufig nicht mitverwalten, wenn die Inventar App kostenlos ist. Bedenken Sie auch, dass eine hochwertige Inventarsoftware wie Timly hilfreiche Schnittstellen und Exportmöglichkeiten aufweist.

Ist die Inventar App kostenlos sinnvoll

Besondere Vorsicht ist zudem in Sachen Datenschutz geboten, wenn Sie nach einer Cloudlösung für Ihre nächste Inventur oder die generelle Inventarverwaltung suchen. Die Speicherung von Daten sowie die gesicherte Übertragung dieser von Nutzern zu Servern ist kostenintensiv. Bietet eine Inventar App kostenlos an, die personenbezogene Daten in ihrer Cloud zu speichern, sollten Sie dies kritisch hinterfragen. Im Zweifel ist ein dauerhafter, bewährter Vertragspartner wie Timly, der konform zur DSGVO arbeitet, vorzuziehen.

Apropos Sicherheit: Bei vernetzten Apps müssen Softwareentwickler regelmäßig mit Aktualisierungen auf bekanntgewordene Sicherheitslücken von Drittanbieter-Modulen reagieren. Auch dies garantiert ein spezialisiertes Inventarsoftware-Unternehmen wie Timly, im Vergleich zu kostenlosen Lösungen.

Timly Inventarverwaltung Software ist DSGVO konform
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