Einen effektiven Instandhaltungsplan erstellen mit Timly

• Wie Inventarsoftware dabei hilft, Termine im Blick zu behalten
• Was gehört zur Instandhaltung?
• Als Instandhaltungsplan Muster bei der Erfassung hinterlegen
• Bei der Instandhaltungsplanung Gebäude logisch gliedern
• Für den Instandhaltungsplan Excel einsetzen
• Sonderfall IT-Instandhaltung
• IoT-Sensoren unterstützen den Instandhaltungsplan
• Softwarebasierter Instandhaltungsplan im Vorteil

Wie Inventarsoftware dabei hilft, Termine im Blick zu behalten

Ein Instandhaltungsplan sorgt dafür, dass notwendige Wartungs- und Inspektionstermine nicht in der Hektik des Alltags übersehen werden. Doch die Aufgabe, alle notwendigen Arbeitsmittel einheitlich zu erfassen, klingt leichter als sie ist. Es sind unterschiedliche Parameter zu beachten. So ist es unter Umständen nicht effektiv, Maßnahmen zur Instandhaltung in einem Arbeitsbereich an unterschiedlichen Tagen durchzuführen. Denn auf diese Weise werden reguläre Arbeitsabläufe unnötigerweise mehrfach gestört.

Timly bietet alle Voraussetzungen dafür, das Inventar in einem Unternehmen oder einer sonstigen Organisation ganzheitlich zu erfassen. Dabei können auch räumliche Verbünde gebildet werden. Der übersichtliche Wartungsplaner minimiert den Aufwand, Termine zu koordinieren und Abhängigkeiten im Instandhaltungsplan zu erkennen.

Was gehört zur Instandhaltung?

Der Begriff der Instandhaltung ist der Definition nach umfassender, als er im allgemeinen Sprachgebrauch möglicherweise verstanden wird. In der DIN 31051 ist nämlich festgelegt, dass es sich dabei um einen Oberbegriff handelt, unter den Maßnahmen zur Inspektion, Wartung und Instandsetzung gefasst werden.

Bei der Inspektion handelt es sich demzufolge um die reine Inaugenscheinnahme eines Arbeitsmittels, mit dem Ziel den aktuellen Zustand und gegebenenfalls zu treffende Maßnahmen beurteilen zu können. Die Wartung hingegen beschreibt alle Aufgaben, die zur Erhaltung des Ist-Zustandes notwendig sind. Für den Begriff der Instandsetzung kann synonym auch die Reparatur genannt werden. Gemeint ist damit die Behebung von Schäden, um den Soll-Zustand wiederherzustellen.  

Aus praktischer Sicht dürfte es allerdings Sinn ergeben, auch notwendige Sicherheitsüberprüfungen in den Instandhaltungsplan mit aufzunehmen. Diese lassen sich beispielsweise mit der Inspektion kombinieren und minimieren den Arbeitsausfall.

Timly ermöglicht es, beliebige Aktivitäten zu definieren, in denen durchzuführende Maßnahmen der Instandhaltung und Intervalle zur Wiederholung beschrieben sind. Diese lassen sich in der Folge den betroffenen Assets zuordnen. Im Wartungskalender werden dann alle fälligen Prüf- und Wartungsarbeiten angezeigt. Auf Wunsch auch gefiltert, beispielsweise nach Standort, Gerätekategorie oder Verantwortlichem. Die praktische Erinnerungsfunktion meldet anstehende Termine an Verantwortliche und optional an externe Dienstleister. 

Als Instandhaltungsplan Muster bei der Erfassung hinterlegen

Die besondere Stärke von Timly ist seine Flexibilität bei der Erfassung unterschiedlicher Assets. Es lassen sich nahezu beliebige Kategorien anlegen und mit den gewünschten Attributen versehen. Dadurch ist es möglich, sowohl Möbel und Verbrauchsgegenstände zu erfassen, als auch Werkzeuge, Maschinen und Fahrzeuge. Entsprechend ist es kein Problem, einen systematischen Instandhaltungsplan mit Timly unternehmensweit umzusetzen. Erforderliche Kategorisierungen lassen sich als permanentes Attribut hinterlegen. Notwendige Aktivitäten können einfach von zuständigen Mitarbeitern verknüpft werden.  

Eine gesonderte Infrastruktur ist auch bei standortübergreifenden Vorgaben nicht notwendig. Timly funktioniert cloudbasiert. Nutzer melden sich mittels eines internetfähigen Endgerätes am Cloud-Server an und haben sofort Zugriff auf alle Funktionen der Inventarverwaltung. Der Server entspricht selbstverständlich den Vorgaben der DSGVO. Sichere Transportverschlüsselung und das Berechtigungskonzept für Benutzer sorgen für Datenschutz und Datensicherheit.  

Für den besseren Komfort steht die Timly-Inventar App bereit, die auf Smartphones und Tablets genutzt werden kann. Integriert ist auch ein Barcode-Scanner, mit dem sich QR-Codes einlesen lassen, die als Identifizierungsmerkmal für erfasste Assets zur Verfügung stehen. Die genutzten QR-Codes haben den Vorteil, dass sie fehlertolerant bei schlechten Licht- und Witterungsverhältnissen sind. Zudem genügen sehr kompakte Aufkleber, sodass auch kleine Gegenstände gut damit gekennzeichnet werden können.  

Bei der Instandhaltungsplanung Gebäude logisch gliedern

Um die Übersicht zu verbessern und die Erstellung vom Instandhaltungsplan zu vereinfachen, können in Timly Container-Objekte definiert werden. Diesen lassen sich andere Assets zuordnen. Bei einem Container kann es sich um einen Raum oder Arbeitsbereich handeln, aber auch um ein Kundendienstfahrzeug oder den Lagerplatz.

Timly schafft so die Möglichkeit, dass Verantwortliche in der Verwaltung übersichtlich sehen, wann in welchen Bereichen Instandhaltungsmaßnahmen erforderlich sind. Gleichermaßen haben Mitarbeiter vor Ort die Möglichkeit, durch Einscannen vom QR-Code einzusehen, ob Arbeitsmittel in vorschriftsmäßigem Zustand sind. In der Historie jedes Assets bleiben durchgeführte Instandhaltungsmaßnahmen dauerhaft hinterlegt. Die digitale Geräteakte bietet darüber hinaus die Möglichkeit, Protokolle, aber auch Wartungshinweise und Bedienungsanleitungen, für Gegenstände zu speichern. 

Für den Instandhaltungsplan Excel einsetzen

Excel gehört zu den beliebtesten Anwendungen, wenn es darum geht, Tabellen und Übersichten zu erstellen. Dieser Status spricht für Qualität und Universalität der Anwendung. Ab einer bestimmten Quantität und Komplexität der erfassten Gegenstände bietet es jedoch Vorteile, eine spezialisierte Anwendung wie Timly einzusetzen. Dessen datenbankbasierte Speicherung erlaubt es, dynamische Ansichten für Anwender zu generieren, die nur gerade benötigte Informationen enthalten. Dies vereinfacht die Handhabung und die Übersichtlichkeit.

Die Mehrbenutzerfähigkeit ist bei modernen Datenbanken von vornherein implementiert. Das cloudbasierte Konzept erlaubt es zudem, dass an jedem beliebigen Arbeitsort auf den Datenbestand zugegriffen werden kann. Dies erleichtert sowohl den Informationsaustausch als auch die Möglichkeit, Instandhaltungsmaßnahmen direkt in Timly zu dokumentieren. 

Sonderfall IT-Instandhaltung

Die Erfassung von Hardware unterscheidet sich nicht grundsätzlich von der Verwaltung anderer Arbeitsmittel. Anders sieht es bei verwendeten Betriebssystemen und installierter Software aus. Zur Wartung zählt es beispielsweise, Versionsstände zu aktualisieren oder selbstständig durchgeführte Updates zu überwachen. Der Instandhaltungsplan dient hier nicht nur der Funktionsfähigkeit eingesetzter IT-Assets. Vielmehr stellt veraltete Software ein signifikantes Sicherheitsrisiko für das gesamte Firmennetzwerk dar.  

Aus diesem Grund hat Timly eine Kooperation mit Lansweeper ins Leben gerufen. Lansweeper ist Marktführer im Bereich der IT-Asset-Management-Software und ermöglicht es, Hardware sowie Software im Firmennetzwerk automatisiert zu erfassen. Dabei erfolgt eine regelmäßige Überprüfung der Versionsstände genutzter Software. Zusätzlich ist ein Abgleich mit der Datenbank für bekanntgewordene Softwareschwachstellen, Common Vulnerabilities and Exposures (CVE) genannt, integriert. Werden angreifbare Elemente erkannt, erfolgt eine Warnung an Verantwortliche. 

Über die API von Lansweeper lassen sich Informationen über erkannte IT-Assets direkt in Timly importieren. Eine Verknüpfung der beiden Software-Produkte erlaubt es zudem, aus dem Datenbestand von Timly direkt in den entsprechenden Datensatz von Lansweeper zu springen. 

IoT-Sensoren unterstützen den Instandhaltungsplan

Nicht alle Arbeitsmittel im Unternehmen haben statische Wartungsintervalle. Gerade bei Maschinen hängen diese häufig von der Intensität der Nutzung ab. Timly ermöglicht es daher, smarte IoT-Sensoren des Partnerunternehmens adnexo einzubinden. Diese messen beispielsweise Betriebsstunden oder zurückgelegte Distanzen von Arbeitsmaschinen. Distanzsensoren lassen sich dafür nutzen, Füllstände von Betriebsmitteln zu überwachen. Auf diese Weise ist es möglich, dynamische Parameter im Instandhaltungsplan zu berücksichtigen, ohne dafür unnötig Arbeitszeit aufwenden zu müssen.