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Für die Instandhaltung Software einsetzen: Diese Voraussetzungen müssen erfüllt sein

Oft soll für die Instandhaltung Software zum Einsatz kommen. Dafür müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein. So können notwendige Prozesse effektiv und zeitsparend durchgeführt werden.

Fuer Instandhaltung Software verwenden
Markus Willenborg
Markus WillenborgInventar Experte8 Min

Wesentliche Erkenntnisse:

  • Es bringt viele Vorteile, wenn für die Instandhaltung Software zum Einsatz kommt.
  • Voraussetzung ist eine passgenaue Infrastruktur. Cloud und mobile Apps sind wichtige Faktoren.
  • Wartung und Instandhaltung passen thematisch ideal zur Inventarverwaltung.

Warum Instandhaltungssoftware?

Warum sollte für die Instandhaltung Software eingesetzt werden? Es verursacht Aufwand, Software auszuwählen und zu installieren. Für die Anschaffung fallen Kosten an. Oft sind auch laufende Lizenzkosten fällig. Instandhaltung ist allerdings aus mehreren Gründen besonders wichtig:

  • Funktionserhalt: Arbeitsmittel müssen ohne Probleme funktionieren. Ausfälle stören die Arbeitsabläufe. Sie werden zudem schnell teuer, wenn deswegen Termine nicht eingehalten werden können. Regelmäßige Wartung und vorausschauende Instandhaltung verbessern die Ausfallsicherheit.
  • Werterhalt: Arbeitsmittel sind oft hochwertig. Zum Teil ist eine Ersatzbeschaffung nicht kurzfristig möglich. Daher sollten Verschleißteile regelmäßig erneuert werden. Kleine Schäden müssen umgehend behoben werden. Dadurch bleibt der Zustand der Assets länger erhalten. Zeitwert und eventueller Wiederverkaufswert sinken langsamer.
  • Arbeitssicherheit: Beschädigte Arbeitsmittel gefährden die Mitarbeiter. Defekte können zu Gefahrenstellen werden. Emissionen dürfen nicht unkontrolliert von den Vorgaben abweichen. Eine regelmäßige Kontrolle von Arbeitsmitteln auf den ordnungsgemäßen Zustand ist wichtig.
  • Gesetzliche Vorgaben: In vielen Bereichen sind regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen vorgeschrieben. Ein Beispiel ist die Medizintechnik. Wartungen sind aber auch oft Voraussetzung, um die Herstellergarantie nicht zu verlieren. Entsprechende Fristen müssen daher eingehalten werden.

Es ist nicht mehr zeitgemäß, die Vielzahl an Terminen in Listen oder Kalendern zu verwalten. Zu groß ist die Gefahr, dass Fristen versäumt werden. Zudem müssen oft Mitarbeiter aus verschiedenen Bereichen auf Termine zugreifen können. Verantwortliche in der Verwaltung beauftragen Dienstleister. Mitarbeiter in der Werkstatt überwachen die Einhaltung von Wartungsfristen. Der Arbeiter möchte sich vom ordnungsgemäßen Zustand seines Arbeitsmittels überzeugen. Spezialisierte Instandhaltungssoftware erfüllt diese Anforderungen. Dabei gibt es allerdings unterschiedliche Ansätze, die nachfolgend noch betrachtet werden.

Was ist der Unterschied zwischen Wartung und Instandhaltung?

Ziel ist es, die richtige Instandhaltungssoftware für Unternehmen zu finden. Dazu sollten zunächst ein paar Begriffe geklärt werden. Was ist Instandhaltung genau? Dies ergibt sich aus der DIN 31051. Die Norm enthält alle Maßnahmen zum Erhalt des Zustands von Maschinen und Anlagen. Auch die administrativen Aufgaben zählen dazu. Die DIN 31051 nennt vier Maßnahmen der Instandhaltung:

1. Instandsetzung: Damit ist die Reparatur von Schäden oder Defekten gemeint. Dadurch soll die Funktionsfähigkeit wiederhergestellt werden.

2. Inspektion: Darunter versteht man die Inaugenscheinnahme von Arbeitsmitteln. Dabei soll der aktuelle Zustand festgestellt und bewertet werden. Hierzu zählen etwa Funktionstests und das Messen von Füllständen.

3. Wartung: Dadurch soll die Abnutzung von Maschinen und Anlagen verringert werden. Es werden dabei Verschleißteile getauscht, bevor sie defekt sind. Zudem sind vorbeugende Maßnahmen wie das Schmieren von beweglichen Teilen umfasst. Ebenso das Nachfüllen von sekundären Betriebsstoffen.

4. Verbesserung: Hierbei werden funktionsfähige Teile durch leistungsfähigere Komponenten ersetzt. In der Informationstechnik zum Beispiel, um die Bandbreite zu erhöhen. Dadurch werden Maschinen und Anlagen auf einem aktuellen Stand gehalten.

Wartung ist gemäß der Definition also nur ein Teilbereich der Instandhaltung. In der Praxis werden die Begriffe allerdings häufig synonym verwendet.

Ergänzt wird die Definition durch die DIN EN 13306. Sie orientiert sich an den Zielen der Instandhaltung. Dabei wird unterschieden in:

  • Vorbeugende Instandhaltung: Meint Maßnahmen, die vor Eintritt eines Schadens durchgeführt werden. Dies umfasst die zuvor beschriebenen Bereiche Inspektion und Wartung.
  • Zustandsorientierte Instandhaltung: Dabei werden defekte oder veraltete Teile getauscht. Entsprechend finden sich hier eher die Maßnahme der Instandsetzung und Verbesserung wieder. Allerdings kann auch das Auffüllen von Betriebsmitteln umfasst sein.

Insgesamt ergeben sich viele Anforderungen. Diese sollte eine Software für Instandhaltung möglichst erfüllen. Die zu erfassenden Assets können stark unterschiedlich sein. Arbeitsorte variieren. Termine müssen so koordiniert werden, dass Arbeitsabläufe möglichst wenig gestört werden. Daher müssen alle Arbeitsmittel eines Unternehmens von der Instandhaltungssoftware erfasst werden. Hilfreich ist es zudem, wenn Filterungen und Verknüpfungen flexibel eingesetzt werden. Auf diese Weise besteht ein besserer Überblick. Es kann einfach festgestellt werden, welche Komponenten sich in einem Bereich befinden.

Über 600 Firmen, Schulen und Städte vertrauen auf Timly

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Wie lässt sich bei der Instandhaltung Software sinnvoll einsetzen?

Kommt bei der Instandhaltung Software zum Einsatz, muss diese ein breites Spektrum abbilden. Einfache Listen können dies nicht leisten. In der Instandhaltung sollte Software möglichst effektiv sein. Dazu müssen mehrere Aufgabenbereiche abgedeckt werden.

Erfassung: Es ist erforderlich, alle Assets einheitlich zu erfassen. Fahrzeuge benötigen Inspektionen in der Werkstatt. Elektrische Geräte erhalten eine Sicherheitsüberprüfung nach der DGUV V3. Es ist nicht sinnvoll, dies mit unterschiedlichen Systemen zu verwalten. Das Verknüpfen von Gegenständen erleichtert zudem die Planung. Objekte werden beispielsweise einem Produktionsabschnitt fest zugeordnet. So lassen sich Wartungen besser koordinieren und zusammenfassen.

Planung: Dienstleister müssen zeitgerecht beauftragt werden. Eigene Mitarbeiter benötigen ebenfalls Übersichten, um Wartungen planen zu können. Es kann erforderlich sein, Arbeitsbereiche temporär stillzulegen. Es ist aber auch möglich, Wartungsarbeiten auf Wochenenden oder Betriebsferien zu legen. Dafür ist ein leistungsfähiger Wartungsplaner notwendig. Dieser muss in der Lage sein, Termine aller Art anzuzeigen. Filtermöglichkeiten, etwa nach Gerätetyp oder Standort, sind unerlässlich. Automatisierte Erinnerungen helfen dabei, dass Termine nicht übersehen werden. Ein Ticketsystem sorgt für Transparenz. Darin können Aufträge beschrieben und der Arbeitsstand überwacht werden.

Ausführung: Mitarbeiter benötigen Anweisungen, welche Arbeiten ausgeführt werden müssen. Daher ist es hilfreich, wenn eine mobile Instandhaltungssoftware zum Einsatz kommt. Dadurch lassen sich Tickets vor Ort einsehen und aktualisieren. Checklisten können darin digital zur Verfügung gestellt werden. So wird eine einheitliche Vorgehensweise gewährleistet. Die Gefahr, dass Maßnahmen vergessen werden, sinkt.

Dokumentation: Jede Tätigkeit muss dokumentiert werden. Das dient der Transparenz im Unternehmen. Verantwortliche sehen, dass Arbeiten ausgeführt wurden. Arbeiter können den Wartungszustand ihrer Arbeitsmittel feststellen. Mitarbeiter in der Werkstatt behalten den Überblick. Bei Kontrollen kann nachgewiesen werden, dass Wartungen ordnungsgemäß durchgeführt wurden. Dies spielt bei Prüfungen durch Behörden eine Rolle. Ebenso auch, wenn Garantieansprüche beim Hersteller angemeldet werden.

Ablage: Alle Maßnahmen der Instandhaltung müssen dauerhaft abgelegt bleiben. Sinnvoll ist es, dies an einem zentralen Speicherort zu tun. Im Idealfall sollte dieser von allen benötigten Arbeitsplätzen aus zugreifbar sein. Dadurch lassen sich Wartungshistorien langfristig verfolgen. Die Wirtschaftlichkeit einzelner Geräte lässt sich besser beurteilen. Aber auch gesetzliche Aufbewahrungsfristen werden auf diese Weise eingehalten.

Timlys Instandhaltung Software

Welche Instandhaltungssoftware gibt es?

Ein Überblick der möglichen Lösungen hilft dabei, für die Instandhaltung Software auszuwählen. Auf dem Markt sind verschiedene Varianten verfügbar:

  • Tabellenkalkulationsprogramme: Excel und Co. sind leistungsfähig und flexibel. Sie lassen sich für viele Anwendungszwecke einsetzen. Termine können zum Beispiel auch mit Outlook verwaltet werden. Die Universalität der Office-Produkte geht natürlich zulasten einiger spezieller Funktionen. Ein Ticketsystem lässt sich dort nur mit sehr viel Aufwand integrieren. Auch der Einsatz von mobilen Endgeräten ist oft nicht zweckmäßig. Für kleine Unternehmen kann diese Lösung dennoch ausreichend sein. Insbesondere, wenn der Bestand nicht zu groß ist.
  • Wartungssoftware: Es sind für sehr viele spezielle Zwecke Programme erhältlich. So auch für die Instandhaltung. Entsprechende Anwendungen sind oft als eine sehr mächtige Terminverwaltung umgesetzt. Dadurch kann ein hoher Grad der Automatisierung erreicht werden. Es können Ablagesysteme für Dokumente integriert sein. In der Regel erfüllen solche Anwendungen ihre Aufgabe vollständig. Weitere Anpassungen sind meist nicht nötig. Müssen große Mengen Arbeitsmittel verwaltet werden, lohnt sich die Investition häufig. In der Regel wird dadurch Arbeitszeit eingespart und die Instandhaltung effektiver. Dieser Umstand gleicht die Mehrkosten normalerweise aus. Mitarbeiter müssen dann jedoch den Umgang mit einer weiteren Software lernen. Zudem ist unter Umständen zusätzliche Hardware notwendig.
  • Ganzheitliche Inventarsoftware: Die meisten Unternehmen erfassen ihr Inventar digital. Dies dient in erster Linie der Bestandskontrolle und -verfolgung. Hier gibt es Überschneidungen mit dem Aufgabenbereich der Instandhaltung. Bei der Erfassung von Arbeitsmitteln können ihnen Wartungstermine und Checklisten zugeordnet werden. Flexible Lösungen wie Timly verfolgen den ganzheitlichen Ansatz. Jeder erfasste Gegenstand erhält einen eigenen Terminkalender und eine digitale Akte. Zudem sind logische Verknüpfungen vorgesehen. So können Räume definiert werden. Diesen wird dann darin befindliches Inventar zugeordnet. Dies ist zum Beispiel auch mit Produktionsabschnitten oder Fahrzeugen möglich.

Die Timly Software in der Anwendung

IT Assets & Möbel
Werkzeugverwaltung
Wartungsmanagement
Lagerverwaltung
GPS-Tracking
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(Keine Kreditkarte notwendig)

Was versteht man unter Softwarepflege?

In den letzten Jahren ist eine weitere Anforderung im Bereich Wartung hinzugekommen. Die Softwarepflege erhält eine zunehmende Bedeutung für die Sicherheit. Endgeräte sind oft permanent mit dem Internet verbunden. Dadurch können sie angreifbar werden. Zudem schleichen sich immer wieder Fehler in zunehmend komplexer werdende Anwendungen. Daher ist es wichtig, Versionsstände von Software zu überwachen. Gefährliche Schwachstellen betreffen meist gar nicht eine bestimmte Anwendung. Oft sind Module von Drittanbietern betroffen, die in verschiedenen Softwareprodukten eingesetzt sind. Auch die Softwarepflege sollte im Idealfall automatisiert werden. Hierfür haben sich spezielle Anbieter etabliert. Marktführer ist die Firma Lansweeper. Dessen Software durchsucht und überwacht alle Endgeräte im lokalen Netzwerk. Werden angreifbare Softwareversionen festgestellt, gibt die Software eine Warnung aus. Lansweeper muss dabei nicht separat von der Inventarverwaltung betrachtet werden. Timly verfügt über eine native Schnittstelle zu Lansweeper und übernimmt dessen Datenbestand.

Praktische Umsetzung mit Timly: So wird bei der Instandhaltung Software effektiv genutzt

Für einen effektiven Einsatz von Instandhaltungssoftware ist die richtige Infrastruktur notwendig. Es muss möglich sein, alle Inventargegenstände in einer Software zu erfassen. Timly bietet hierfür flexible Profile an, die um jedes benötigte Attribut ergänzt werden können. Dadurch lassen sich Einrichtungsgegenstände genauso erfassen wie Maschinen oder Hardware. Die Speicherung des Datenbestandes an einem zentralen Ort vereinfacht viele Prozesse. Cloudspeicher sorgt zudem für Flexibilität. Für den Zugriff ist nur ein internetfähiges Endgerät notwendig. Timly ist als Web-App verfügbar. So kann die Software nicht nur am PC bedient werden. Sie ist auch für Smartphones und Tablets optimiert. Gegenstände werden mit QR-Codes gekennzeichnet. Das vereinfacht es, ein Geräteprofil aufzurufen. Mitarbeiter können bei der Wartung einfach den QR-Code am Smartphone einscannen. Sie haben so Zugriff auf die digitale Geräteakte. Dort lassen sich Wartungspläne, aber auch die elektronische Dokumentation der Instandhaltung ablegen. Ergänzt werden kann dies beispielsweise mit Bildern über den aktuellen Gerätezustand. Das integrierte Ticketsystem kann in Echtzeit bedient werden. Hilfsmittel wie der integrierte Wartungsplaner helfen der Verwaltung.

Smarte Sensoren und IoT

Wartungsintervalle können variabel sein. Ein Faktor sind beispielsweise Betriebsstunden oder Laufleistung. Auch der Verbrauch von Betriebsmitteln läuft nicht immer linear. Ein gutes Hilfsmittel sind smarte Sensoren. Dabei kommt das Internet of Things (IoT) zum Einsatz. Die Sensoren verfügen über eine eigene Stromversorgung. Sie sind zudem über spezielle SIM-Karten vernetzt. Aufgrund eines extrem optimierten Stromverbrauchs halten verbaute Batterien in der Regel mehrere Jahre. Durch die Vernetzung sind die Sensoren in der Lage, dynamische Informationen zu melden. So können sie Füllstände von Betriebsmitteln überwachen. Unterschreiten diese einen festgelegten Wert, wird eine Warnung ausgegeben. Auch Standorte oder Laufleistungen von Fahrzeugen lassen sich übermitteln. In Kombination mit der Instandhaltungssoftware können so etliche Überwachungsaufgaben automatisiert werden. Das erhöht die Sicherheit und spart Arbeitszeit. Dieser Umstand lässt sich auch nutzen, wenn für Instandhaltung Software zum Einsatz kommt. 

Einfachheit überzeugt: Arbeitsmittel ganzheitlich verwalten

Für die Instandhaltung Software einzusetzen, ist zweifellos sinnvoll. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Instandhaltungssoftware eingesetzt werden kann. Welche Lösung am besten ist, hängt von den Anforderungen vor Ort ab. Wichtige Faktoren sind Größe des Unternehmens und die Anzahl der Arbeitsmittel. Spezielle Lösungen decken oft alle benötigten Funktionen ab. Sie vereinfachen so die Instandhaltung. Eine Möglichkeit, dies besonders einfach umzusetzen, sind ganzheitliche Lösungen. Diese Anwendungen decken alle Anforderungen rund um ein zu verwaltendes Objekt ab. Im Falle der Instandhaltung ist eine ganzheitliche Inventarsoftware daher eine gute Lösung.

FAQs: Bei der Instandhaltung Software einsetzen

Warum sollte bei der Instandhaltung Software eingesetzt werden?

Der Verwaltungsaufwand für die Instandhaltungsmaßnahmen lässt sich so minimieren. Terminüberwachung erfolgt automatisch, Dokumentationen werden direkt in der Software geführt.

Wieso ist es sinnvoll, die Wartungsplanung in Inventarsoftware zu integrieren?

Inventarsoftware verwaltet alle Informationen rund um die eigenen Arbeitsmittel. Termine werden im Wartungsplaner gespeichert. Instandhaltungsmaßnahmen lassen sich in der digitalen Akte dokumentieren. So bleiben alle Daten an einem zentralen Ort.

Wie kann der Einsatz von Software an verschiedenen Arbeitsorten ermöglicht werden?

Web-Apps sind flexibel und lassen sich auch auf mobilen Endgeräten bedienen. Die Inventar-App von Timly kann praktisch an jedem Arbeitsort genutzt werden. Witterungsverhältnisse und Schmutz spielen gerade mit auf Robustheit optimierten Endgeräten keine Rolle.

Kann eine Datenübertragung in Echtzeit gewährleistet werden?

Moderne Cloudanwendungen vereinfachen den Datenaustausch. Wird ein Wartungsprotokoll vor Ort ausgefüllt und gespeichert, steht es zeitgleich auch Werkstatt und Verwaltung zur Verfügung.

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Das Team von Timly hat mit Freude den Kick-Off mit Clinique DELC in Biel/Bienne (CH) durchgeführt und begrüsst seinen ersten Kunden aus der Medizin Branche. Clinique DELC ist eine sehr erfolgreiche und innova...

Feb. 25, 2020

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