IT-Asset-Management-Checkliste: Unverzichtbar für Inventarisierung, Audits und Identifizierung von Assets

Wesentliche Erkenntnisse:

• ITAM-Checklisten sind für die Verfolgung und Verwaltung aller IT-Assets während ihres gesamten Lebenszyklus unerlässlich.
• Zu den Vorteilen einer ITAM-Checkliste gehören eine bessere Nachverfolgung der Assets, Kostensenkung, Automatisierung, erhöhte Sicherheit und eine bessere Entscheidungsfindung.
• Eine IT-Asset-Management-Checkliste enthält Informationen über Assetkategorien, Assetdetails, Bestandsaktualisierungen und Identifikationsnummern, die bei der Identifizierung und Dokumentation von Assets helfen.

Themen in diesem Beitrag:

Eine Checkliste für das IT-Asset-Management ist ein Dokument, das Unternehmen bei der Verfolgung und Verwaltung ihrer IT-Assets unterstützt. Diese Assets können von Hardware über Software bis hin zu anderen Assets in Ihrem IT-Netz reichen und sind entscheidend für die Gewährleistung der Effektivität der Assets während ihres gesamten Lebenszyklus, von der Beschaffung bis zur Entsorgung.

Eine Checkliste für das IT-Asset-Management ist ein wichtiges Dokument, das die notwendigen Prozesse und Verfahren für die Verwaltung von IT-Assets enthält. Der Hauptzweck besteht darin, sicherzustellen, dass alle IT-Assets erfasst, nachverfolgt, gewartet und optimiert werden, um ihre Lebensdauer zu verlängern. Dies hilft den Unternehmen, die Assets zu identifizieren, ihre Leistung zu überwachen, Upgrades zu planen, die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten und Kosten zu senken.

Die wichtigsten Elemente einer IT-Asset-Management-Checkliste wären eine Liste aller IT-Assets, die Verfolgung ihrer Bewegung und Nutzung, ihr Zustand und ihre Verwaltung, die Konfiguration von IT-Assets, die Verfolgung von Wartung und Reparatur sowie die Entsorgung von IT-Assets. Sobald dies erledigt ist, liefert das System Berichte und Analysen über Leistung, Nutzung und Wartungsaufwand, um bessere Entscheidungsprozesse zu ermöglichen.

Vorteile einer Checkliste für die IT-Verwaltung

Der Einsatz einer IT-Asset-Management (ITAM)-Checkliste kann Ihrem Unternehmen viele Vorteile bringen, z. B. die ordnungsgemäße Nachverfolgung aller IT-Assets, die Verringerung von Verschwendung und die Unterstützung von Unternehmen bei der Einsparung von Geld, die Automatisierung manueller Aufgaben und die Möglichkeit für IT-Mitarbeiter, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren, die Verringerung von Sicherheitsproblemen bei Assets, indem sichergestellt wird, dass sie mit den neuesten Updates konfiguriert sind, die Gewährleistung der Einhaltung der neuesten Industriestandards und somit die Verringerung des Risikos unerwünschter Geldstrafen, während gleichzeitig ein umfassender Überblick über alle IT-Assets für eine bessere Entscheidungsfindung und Produktivität geboten wird.

Eine ITAM-Checkliste hilft bei der Rationalisierung von ITAM-Prozessen, z. B. bei der Sicherstellung, dass Assets nicht doppelt vorhanden sind oder fehlen, bei der Bereitstellung von Standort, Status und Wartungshistorie der Assets, bei der Planung und Nachverfolgung von Wartungsaufzeichnungen, bei der Reduzierung von Datenverstößen und Umweltabfällen sowie bei der Ermittlung von Trends, um datengestützte Entscheidungen zu treffen.

Warum ist eine IT-Asset-Management-Checkliste für Ihr Unternehmen unerlässlich?

Eine ITAM-Checkliste ist für Ihr Unternehmen unverzichtbar, da sie klare und richtige Ziele für die Verwaltung des IT-Bestands enthält. Die Verwendung einer Checkliste zur Identifizierung und Nachverfolgung von IT-Assets hilft bei der Verwaltung von Assets, indem sie deren Nutzung erhöht, die Nachverfolgung und Verwaltung von Assets rationalisiert, Ausfallzeiten von Assets reduziert, die Einhaltung von Vorschriften durch genaue IT-Aufzeichnungen gewährleistet und die Gesamtproduktivität erhöht.

Die ITAM-Checkliste gewährleistet die Einhaltung interner Richtlinien und externer Vorschriften, indem sie IT-Aufzeichnungen wie Softwarelizenzen verwaltet, die Konformität von Software sicherstellt, Reparaturpläne verfolgt, potenzielle Bedrohungen identifiziert und behebt und einen klaren Prüfpfad für die IT-Assets aufzeigt.

Um eine Checkliste für das IT-Asset-Management zu erstellen, müssen Sie zunächst die Unternehmensziele ermitteln. Sprechen Sie mit den angesehenen Interessengruppen, die an dem Prozess beteiligt sein werden, um sicherzustellen, dass ihre Gedanken berücksichtigt werden.

Zunächst müssen Sie den Zweck der ITAM-Checkliste, den Umfang der Checkliste und die wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs) festlegen. Die Beteiligten müssen aus verschiedenen Abteilungen wie Finanzen, Beschaffung, Betrieb, Management und IT-Abteilungen stammen. Die Stakeholder sollten in die Planungsphase einbezogen werden, und es sollte eine Analyse der Rollen und Zuständigkeiten vorgenommen werden.

Für die Erstellung einer effektiven Checkliste für bewährte IT-Asset-Management-Verfahren ist es wichtig, dass Sie sich zunächst über die Ziele im Klaren sind. Ermitteln Sie die wichtigsten Interessengruppen, die an dem Prozess beteiligt sein werden, und stellen Sie sicher, dass deren Beiträge in die Checkliste einfließen.

Bei der Auswahl einer Checklistenvorlage sollten Sie die folgenden Faktoren berücksichtigen:

• Auswahl einer einfachen und leicht verständlichen Vorlage.
• Passen Sie die Vorlagen an Ihre geschäftlichen Anforderungen an.
• Die Möglichkeit, die Vorlage zu ändern und zu aktualisieren, falls erforderlich.
• Stellen Sie sicher, dass das Muster für Ihre allgemeinen Ziele relevant ist.

Hier sind einige Vorlagen, die Sie berücksichtigen sollten:

• ITAM-Softwarevorlagen wie ServiceNow oder Cherwel.
• Microsoft Excel.
• Google Spreadsheet-Vorlage.
• Verwendung von Smartdraw zur Erstellung von benutzerdefinierten Vorlagen.

Die Umsetzung des ITAM-Asset-Managements erfolgt in folgenden Schritten:

• Alle Beteiligten müssen eine Schulung erhalten. Jeder sollte wissen, wie man die Checkliste benutzt.
• Die Checkliste muss an die erforderlichen Teams und Abteilungen weitergegeben werden.
• Die Checkliste muss ständig überwacht und bewertet werden.
• Die Beteiligten sollten aufgefordert werden, Rückmeldungen zu geben, wie die Checkliste verbessert werden kann.

Die Art der Informationen, die in einer ITAM-Inventarisierungs-Checkliste enthalten sein müssen, ist sehr umfangreich und muss regelmäßig überprüft werden, um ihre Genauigkeit und Vollständigkeit zu gewährleisten.

Bei den Kategorien handelt es sich um Hardware, Software und Netzwerkausrüstung. Die Hardware-Checkliste kann Dinge wie Desktops, Laptops, Tablets, Drucker, Speichergeräte und Peripheriegeräte wie Monitore und Tastaturen umfassen.

Bei der Software wären dies Betriebssysteme wie Windows, Anwendungen wie Microsoft Office oder Adobe, Datenbanken wie Oracle und Antivirus-Software.

Bei der Netzwerkausrüstung handelt es sich um Router, Switches, Firewalls und Modems. Netzwerkschnittstellen. Einige Unternehmen müssen jedoch auch Geräte wie IoT, Cloud-Dienste wie Amazon, virtuelle private Netzwerke und virtuelle Maschinen in Betracht ziehen.

Zu den Informationen, die für jedes Wirtschaftsgut aufgezeichnet werden müssen, gehören Informationen zum Wirtschaftsgut, Seriennummer, Hersteller, Modellnummer, Kaufdatum, Garantieinformationen und Standort. Es ist wichtig, das Inventar auf dem neuesten Stand zu halten, da es zu einer genauen Nachverfolgung der Assets beiträgt, die Assetverwaltung verbessert, die Sicherheit erhöht und die IT-Budgetierung und -Planung verbessert. Die IT-Abteilung sollte dies entweder auf täglicher, wöchentlicher oder monatlicher Basis tun, um die Einhaltung der Vorschriften und die Effizienz der Assets zu gewährleisten.

Wie kann eine Checkliste helfen, alle IT-Assets zu identifizieren?

Eine Checkliste kann dabei helfen, alle IT-Bestände zu identifizieren, indem sie Methoden wie diese bereitstellt:

• Regelmäßige Inspektionen der Assets in den Abteilungen und an den Standorten, an denen die IT-Assets genutzt oder gelagert werden.
• Scannen von Netzwerken, um festzustellen, ob alle Geräte mit dem Netzwerk verbunden sind.
• Einsatz von Inventarverwaltungssoftware zur Verfolgung und Verwaltung aller IT-Assets.

Die besten Praktiken für die Dokumentation von IT-Assets lauten wie folgt:

• Verwenden Sie eine Standardvorlage, um Details wie Name, Beschreibung, Standort und Status des Assets einzugeben.
• Fügen Sie der Dokumentation Fotos oder Videos bei.
• Aktualisieren Sie die Datensätze, um den Status, den Standort oder die Konfiguration des Assets darzustellen.
• Bewahren Sie Dokumente an einem zentralen Ort auf. Dies ermöglicht einen einfachen Zugriff und Aktualisierungen.

Hier finden Sie einen Leitfaden für die Erstellung eindeutiger Identifikationsnummern für Assets in der Checkliste:

• Stellen Sie sicher, dass ein einheitliches Format für die Identifikationsnummern gewählt wurde. Dies könnte eine Reihe von Buchstaben und Zahlen sein.
• Es ist sehr vorteilhaft, wenn die Identifikationsnummern in einer fortlaufenden Reihenfolge vergeben werden.
• Geben Sie die Art des Assets in der Identifikationsnummer an. Dies würde eine einfache Identifizierung ermöglichen.
• Achten Sie darauf, dass eine eindeutige Kennung verwendet wird, damit es keine Verwechslungen gibt.

Bei der Erstellung einer ITAM-Checkliste ist es wichtig, die wichtigsten Funktionen und Faktoren zu berücksichtigen, um die richtige Software auszuwählen.

Die wichtigste Funktion, die für die Erstellung einer ITAM-Checkliste erforderlich ist, ist die Nachverfolgung von Assets. Sie hilft bei der Automatisierung der Verwaltung, bei der Kennzeichnung mit Barcodes und QR-Codes, bei der Echtzeitüberwachung und bei der Anpassung von Asset-Etiketten.

Bei der Berichterstattung ist es wichtig, Funktionen zu verwenden, die sich leicht anpassen lassen, z. B. vorgefertigte Berichte, Datenanalyse- und Visualisierungstools.

Bei der Erstellung einer ITAM-Asset-Inventarisierungs-Checkliste sollten Sie darauf achten, ob die gewählte ITAM-Lösung die Integration mit anderen IT-Systemen, API-Konnektivität für individuelle Anpassungen und die Unterstützung verschiedener Datenformate bietet. Dies gewährleistet einen nahtlosen und anpassungsfähigen Asset-Management-Prozess.

Es ist auch wichtig, den Erfolg und die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten, indem man Audits plant und für Datenverschlüsselung und Zugangskontrolle sorgt. Was die Wartung und den Support betrifft, so ist es wichtig, dass sich ein spezielles Team um die Aktualisierung und Wartung der Software kümmert. Es ist auch wichtig, eine Wissensdatenbank einzurichten, in der die Dokumentation leicht abgerufen werden kann, wenn andere Mitarbeiter an den Aktualisierungen arbeiten.

Im Hinblick auf die Benutzerfreundlichkeit ist es wichtig, dass die Checkliste über eine benutzerfreundliche Oberfläche und Unterstützungsoptionen verfügt. Denn eine benutzerfreundliche Oberfläche ist intuitiv und leicht anpassbar, leicht zu navigieren und verfügt über klare Beschriftungen und Anweisungen. Was die Support-Optionen betrifft, so müssen Sie sicherstellen, dass verschiedene Support-Kanäle wie Telefon, E-Mail und Chat, eine Wissensdatenbank, Schulungen und andere wichtige Ressourcen zur Verfügung stehen.

Achten Sie bei der Auswahl des richtigen Anbieters darauf, dass Sie gründlich recherchiert haben, um Funktionen, Preise und Bewertungen zu vergleichen. Fordern Sie Demos und Testversionen an und vergewissern Sie sich, dass der Anbieter einen guten Ruf genießt. Vergewissern Sie sich außerdem, dass die Software an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden kann und in der Lage ist, sich an veränderte Anforderungen anzupassen. Außerdem ist es wichtig, dass die Checkliste skalierbar ist, um sicherzustellen, dass der Anbieter in der Lage ist, große Infrastrukturen zu skalieren und zu verwalten. Deshalb ist es wichtig, einen seriösen Anbieter wie Timly zu wählen.

Eine Checkliste kann bei einem ITAM-Audit von Vorteil sein, da sie eine Vorbereitung auf das Audit ermöglicht. Zunächst müssen Sie die Ziele festlegen. Bestimmen Sie den Zweck des Audits und legen Sie dann fest, welche IT-Assets geprüft werden müssen. Erstellen Sie einen Zeitplan und Meilensteine für die geprüften Assets.

Sammeln Sie anschließend die Unterlagen zu den IT-Assets, z. B. Bestandslisten, Bestellungen oder Quittungen, Wartungs- und Reparaturprotokolle sowie Softwarelizenzen. Gehen Sie die Bestandsdokumente durch und stellen Sie sicher, dass sie korrekt und vollständig sind.

Sie müssen auch die Beteiligten bestimmen, die an der Prüfung teilnehmen sollen. Dazu gehören die Geschäftsleitung, die Benutzer und das IT-Personal. Sie müssen daher über die Ziele und den Umfang des Audits informiert sein.

Der Prüfungsprozess würde die Identifizierung aller IT-Assets, wie Hardware, Software und Netzwerkgeräte, beinhalten, die nach Typ, Standort und Funktion klassifiziert werden müssten.

Beginnen Sie die Prüfung damit, dass Sie sich vergewissern, dass die Liste der IT-Bestände korrekt ist, und aktualisieren Sie sie, wenn nötig. Es wäre besser, wenn ein System zur Verfolgung der Bestände eingeführt würde, um diese zu überwachen und zu verwalten.

Stellen Sie während der Prüfung sicher, dass die Assets ordnungsgemäß dokumentiert sind und den Vorschriften und Branchenstandards entsprechen. Stellen Sie sicher, dass jeder Asset auf der Grundlage von Sicherheit und potenziellen Bedrohungen bewertet wird. Entwickeln Sie einen Plan zur Bewältigung der potenziellen Risiken, die auftreten können.

Durchführung von Tests, um sicherzustellen, dass die Assets entsprechend ihren Informationen konfiguriert und gekennzeichnet sind. Sicherstellen, dass das Asset wie gewünscht funktioniert und die Geschäftsanforderungen erfüllt.

Nach der Prüfung müssen Sie die Ergebnisse und Empfehlungen ausarbeiten und sie den Beteiligten und der Geschäftsleitung vorlegen. Beantworten Sie alle aufgeworfenen Fragen und entwickeln Sie einen Umsetzungsplan, um die Risiken und Schwachstellen zu mindern. Sobald dies geschehen ist, konfigurieren Sie die Anforderungen für eine Aktualisierung des Bestandsverzeichnisses.

Um ein Team für die Umsetzung Ihrer IT-Inventarisierungsinitiativen zu bilden, müssen Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten des Teams festlegen. Daher ist es wichtig, dass die folgenden IT-Rollen eingerichtet werden:

• Asset-Verwalter: Der Asset-Manager oder IT-Asset-Manager ist für die Entwicklung und Umsetzung von Richtlinien zuständig.
• Asset-Analyst: Der Asset Analyst oder IT Asset Analyst ist für die Inventur der IT-Assets zuständig. Er verfolgt die Nutzung und Leistung der Assets und stellt ITAM-Informationen bereit.
• Asset-Administrator: Der Asset-Administrator oder IT-Asset-Administrator ist für die Koordinierung der Asset-Management-Aufgaben in der gesamten Abteilung und Organisation zuständig.
• Sicherheitsspezialist: Der Sicherheitsspezialist oder IT-Sicherheitsspezialist ist für die Integrität und Sicherheit der IT zuständig.

Für diese Teammitglieder sind folgende Fähigkeiten und Kenntnisse erforderlich:

• Beherrschung der technischen Fähigkeiten zur Verwaltung von Software, Datenanalysetools und IT-Infrastruktur.
• Ausgeprägte Kommunikations- und Kooperationsfähigkeiten, um mit allen Beteiligten effektiv zusammenzuarbeiten.
• Analytische Fähigkeiten zur Gewinnung verwertbarer Erkenntnisse und zur Optimierung der Inventarverwaltung.
• Projektmanagementfähigkeiten, um Aufgaben effektiv zu koordinieren und Ziele zu erreichen.
• Verständnis der Geschäftsabläufe, um die Aktivitäten an den Unternehmenszielen auszurichten.

Hier finden Sie einige Strategien für eine effektive Teamkoordination und -kommunikation:

• Halten Sie regelmäßige Treffen ab, um die Fortschritte zu besprechen und Probleme anzusprechen.
• Legen Sie klare Rollen und Zuständigkeiten fest, damit alle an einem Strang ziehen und es nicht zu Unklarheiten kommt.
• Nutzen Sie Tools für die Zusammenarbeit, wie z. B. Projektmanagement-Software, um zu kommunizieren und Aufgaben zu verwalten.
• Bereitstellung von Schulungs- und Entwicklungsmöglichkeiten zur Verbesserung der Fähigkeiten.