Wie man Inventar verfolgt: Effektive Tipps, Methoden und Optimierungsstrategien

Es gibt verschiedene Möglichkeiten der Bestandsverfolgung, z. B. manuelle und automatische Systeme. Manuelle Systeme aktualisieren die Lagerbestände und das Inventar mit Hilfe eines manuellen Systems. Bei sehr kleinen Unternehmen ist dies eine kostengünstige Methode, bei der ein Blatt Papier oder eine Tabellenkalkulation verwendet wird. Allerdings ist diese Methode anfälliger für menschliche Fehler und zeitaufwändig. Automatisierte Verfolgungssysteme werden zur Verfolgung, Überprüfung und Aktualisierung des Bestands eingesetzt. Diese Methode ist effizienter und weniger fehleranfällig.

Die Vor- und Nachteile manueller und automatischer Verfolgungssysteme sind wie folgt:

• Die Vorteile manueller Systeme liegen darin, dass sie billig und leicht einzurichten sind. Die Nachteile manueller Systeme bestehen darin, dass sie zu viel Zeit in Anspruch nehmen und anfällig für Fehler sind.
• Die Vorteile der automatisierten Nachverfolgung liegen darin, dass sie effizient ist und Echtzeitdaten liefert. Der Nachteil ist, dass die Einrichtung komplex ist und eine erhebliche Vorabinvestition in Kosten und Arbeit erfordert.

Es ist wichtig zu wissen, wann Sie Ihr System von manuell auf automatisiert umstellen sollten. Automatisierte Systeme können Unternehmen bei ihrem Wachstum unterstützen und bieten eine bessere Datenverwaltung und -verfolgung. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, die Art und Größe des Unternehmens sowie das zu überwachende Inventar zu berücksichtigen. Bevor Sie sich für ein Upgrade Ihres Systems entscheiden, sollten Sie daher die Vor- und Nachteile der einzelnen Methoden abwägen.

Im Folgenden finden Sie einige Schritte zur manuellen Bestandsaufnahme:

• Erstellen Sie eine Liste der auf Lager befindlichen Artikel mithilfe eines Hauptbuchs, von Notizbüchern oder einer Tabellenkalkulation.
• Sobald ein Verkauf abgeschlossen ist, erfassen Sie ihn manuell im System.
• Aktualisieren Sie den Bestand am Ende des Tages auf der Grundlage der aktuellen Verkäufe und des Bestands.
• Erstellen Sie ein Blatt mit den Listen aller Artikel, einschließlich der Rohstoffe und Fertigerzeugnisse.

Es ist wichtig zu wissen, dass die manuelle Nachverfolgung eine Herausforderung ist, wenn das Unternehmen ein hohes Volumen hat. Die Probleme reichen von Ungenauigkeit bis zu Skalierungsproblemen und können sehr zeitaufwändig sein. Um diese Probleme zu überwinden, könnte man eine Excel-Tabelle verwenden, einen Zählzyklus einrichten, um einen kleinen Teil des Bestands zu zählen, und überlegen, wie man die verbessern kannBestandsverwaltungssoftware.

Kleine Unternehmen können ihre Bestände mit manueller Nachverfolgung, cloudbasierter Bestandsverwaltungssoftware oder sogar per Direktversand verfolgen. Sehen wir uns einige einfache Methoden an.

• Verwenden Sie eine manuelle Nachverfolgung, wie z. B. Tabellenkalkulationen oder ein einfaches Hauptbuch, um Einkäufe und Verkäufe zu erfassen.
• Nutzen Sie eine Cloud-basierte Bestandsverwaltungssoftware mit einer Test- oder kostenlosen Version, damit Sie die wichtigsten Funktionen ausprobieren können, um festzustellen, ob diese geeignet ist.
• Verwenden Sie die Dropshipping-Methode, damit es keine Lagerhaltung gibt. Der Lieferant liefert das Produkt direkt an den Kunden.

Die Einführung eines Bestandsverfolgungssystems für kleine Betriebe ist jedoch unerlässlich. Dieses System hilft, Kosten zu sparen, indem es Überbestände und Fehlbestände vermeidet, die Genauigkeit verbessert, den Unternehmen hilft, bessere Entscheidungen über Einkäufe und Preisgestaltung zu treffen, und die Kundenzufriedenheit erhöht.

Unternehmen können von der Bestandsverfolgung in Echtzeit profitieren:

• Verbesserung der Bestandsverwaltung in der Lieferkette. Es hilft bei der Bereitstellung von Lagerbeständen vom Zeitpunkt des Verkaufs bis zum Zeitpunkt des Kaufs und Versands. Es hilft auch bei der Integration mit Lagerverwaltungs-, Enterprise Resource Planning (ERP)- und Transportmanagementsystemen.
• Rationalisierung der Abläufe, um die Auftragsabwicklung zu beschleunigen, die Vorlaufzeiten zu verkürzen und die Lagerbestände zu verbessern. Auf diese Weise lassen sich Fehl- und Überbestände vermeiden, was wiederum unerwünschte Kosten senkt.

Die Echtzeit-Bestandsverfolgung hilft Unternehmen, Fehlbestände zu vermeiden, da sie die Lagerbestände in Echtzeit überwachen können. So können Unternehmen fundierte Entscheidungen über ihren Bestand treffen und sicherstellen, dass die Artikel immer vorrätig sind. Unternehmen können auch Bestandsengpässe erkennen und ihre Bestellungen in der Lieferkette anpassen.

Eine ordnungsgemäße Bestandsverfolgung kann die Kundenzufriedenheit erhöhen, da die Produkte verfügbar sind, die Wartezeit verkürzt und das Einkaufserlebnis insgesamt verbessert wird. Daher hilft die Bestandsverfolgungssoftware von Timly bei der Rationalisierung dieser Prozesse, indem sie Echtzeittransparenz gewährleistet, die Auftragsverwaltung automatisiert, genaue Prognosen liefert, nahtlos integriert wird, die Möglichkeit zur Anpassung bietet und sich auf die Sicherheit der Geschäftsdaten konzentriert.

Bei der Wahl des richtigen Systems zur Bestandsverfolgung müssen Sie einige Dinge beachten:

• Die Größe des Unternehmens. Diese bestimmt die Art des verwendeten Bestandsverfolgungssystems. Kleine Unternehmen profitieren von einem einfachen, erschwinglichen und grundlegenden Bestandsverwaltungssystem. Je größer das Unternehmen ist, desto mehr robuste und skalierbare Optionen werden benötigt.
• Die Industrie. Dies erfordert ein anderes Management, um verderbliche Waren zu verwalten und höhere Volumenraten, um Verderb zu vermeiden.
• Umschlagshäufigkeit der Vorräte. Er ist wichtig, weil er widerspiegelt, wie die Waren verkauft und wieder aufgefüllt werden. Eine hohe Umschlagshäufigkeit bedeutet, dass die Waren schneller umschlagen als eine niedrige Umschlagshäufigkeit.

Skalierbarkeit und Anpassung sind von entscheidender Bedeutung, denn skalierbare Software kann sich an Veränderungen anpassen, ohne dass ein großer Umbau erforderlich ist. Dadurch wird sichergestellt, dass das System auch bei einer Erweiterung des Unternehmens effektiv und effizient ist. Was die Anpassung anbelangt, so ist kein System für jedes Inventar geeignet. Daher ist es wichtig, den Wechselrichter an die Anforderungen des Unternehmens anzupassen.

Bei der Wahl des richtigen Bestandsverfolgungssystems müssen die Kosten, die Benutzerfreundlichkeit und die Schulungsanforderungen ermittelt werden. Untersuchen wir die Optionen manueller, automatisierter und hybrider Systeme.

• Manuelle Systeme verwalten das Inventar mit Hilfe von physischen Aufzeichnungen und Tabellenkalkulationen. Sie sind billig, aber auch zeitaufwändig und anfällig für menschliche Fehler.
• Automatisierte Systeme verwalten Bestellungen, Verkäufe und Lieferungen. Sie bieten Echtzeit-Analysen und Bedarfsprognosen, die zwar teuer sein können, aber langfristig zur Kostensenkung beitragen. Aufgrund der Komplexität der Software ist eine Schulung erforderlich.
• Hybride Systeme nutzen sowohl manuelle als auch automatisierte Ansätze. Sie können flexibel und kosteneffizient sein. Sie erfordern jedoch eine ausgewogene Schulung sowohl für manuelle als auch für automatisierte Prozesse.

Berücksichtigen Sie daher bei der Auswahl eines Bestandsverfolgungssystems Kosten, Benutzerfreundlichkeit und Schulungsbedarf.

Bei der Verfolgung von Beständen an verschiedenen Standorten müssen Kommunikationsprobleme und logistische Aspekte berücksichtigt werden. Lassen Sie uns ein paar wichtige Überlegungen untersuchen.

• Logistische Hindernisse, wie z. B. Verzögerungen beim Transport, können zu Fehlbeständen und Überbeständen führen.
• Zu den Kommunikationsproblemen gehören Missverständnisse, Koordinationsprobleme, Bestandsabweichungen aufgrund menschlicher Fehler, veraltete Verfolgungssysteme und Verzögerungen bei der Bestandsübertragung.

Darüber hinaus können Missverständnisse, menschliche Fehler und ein veraltetes Nachverfolgungssystem zu Bestandsabweichungen und Verzögerungen führen. Stockouts in den Geschäften oder der Produktion können ebenfalls zu Verzögerungen führen, die sich auf den Betrieb und die Kundenzufriedenheit auswirken.

Die Vor- und Nachteile der verschiedenen Geschäftsansätze sind im Folgenden aufgeführt:

• Die Vor- und Nachteile der Verwendung eines zentralen Bestandsverwaltungssystems:
  • Die Vorteile liegen in der verbesserten Echtzeittransparenz, der effizienten Auffüllung, die zur Aufrechterhaltung optimaler Bestände beitragen kann, und in den Kosteneinsparungen.
  • Die Nachteile bestehen darin, dass die Einführung des Systems hohe Vorlaufkosten erfordert und die Verwaltung komplex ist, wenn das Unternehmen viele Produktlinien hat.
• Die Vor- und Nachteile eines dezentralen Bestandsverwaltungssystems.
  • Die Vorteile liegen darin, dass die lokale Kontrolle über bestimmte Geschäfte dazu beiträgt, auf die regionale Nachfrage zu reagieren, und dass sie klein und leichter zu verwalten sind.
  • Die Nachteile sind die mangelnde Transparenz, die es schwierig macht, sich ein vollständiges Bild zu machen, und ein höheres Risiko von Bestandsdiskrepanzen.

Ein zentralisiertes System kann den Überblick durch Funktionen wie Echtzeitanalysen, automatisierte Bestandskontrollprozesse und die Integration mit RFID und POS verbessern.

Für die Bestandsverfolgung in saisonalen Geschäften ist es von entscheidender Bedeutung, den schwankenden Lagerbedarf und die Verkaufstrends zu überwachen. Dazu ist es erforderlich, das Risiko eines übermäßigen oder unzureichenden Lagerbestands zu erkennen, die Nachfrage anhand historischer Verkaufsdaten zu prognostizieren, während der Hochsaison zusätzlichen Lagerraum für den Lagerbestand zu schaffen und das Risiko eines übermäßigen oder unzureichenden Lagerbestands zu berücksichtigen. Diese Strategien ermöglichen es saisonalen Unternehmen, die Bestandsverwaltung zu optimieren, die Kosten zu senken und die Rentabilität zu steigern.

Um die Genauigkeit des Inventars zu gewährleisten, ist die Durchführung regelmäßiger Prüfungen von entscheidender Bedeutung, da sie dazu beitragen, Unstimmigkeiten in den Bestandsaufzeichnungen zu ermitteln und zu korrigieren. Regelmäßige Bestandsprüfungen, wie z. B. Zykluszählungen und vollständige Zählungen, ermöglichen es den Unternehmen, die Genauigkeit ihrer Bestandsaufzeichnungen zu überprüfen und zu verhindern, dass sich Fehler im Laufe der Zeit ansammeln. Die Durchführung von Bestandszählungen ist ein schrittweiser Prozess, der die Vorbereitung der Zählung, die Zählung des Bestands und den Abgleich der Ergebnisse mit den Bestandsaufzeichnungen umfasst. Zu den Strategien zur Minimierung von Fehlern gehören die Einführung bewährter Verfahren wie die Verwendung von Bestandsverwaltungssystemen, die Schulung der Mitarbeiter und die regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Bestandsaufzeichnungen, um die Genauigkeit zu erhalten und Fehler zu vermeiden.

Häufige Fehler, die Unternehmen bei der Bestandsaufnahme machen, sind die folgenden:

• Unternehmen haben zu viel Lagerbestand, was zu erhöhtem Abfall und Lagerkosten führt. Dies führt zu finanziellen Verlusten aufgrund von zusätzlichem Kapital und veralteten Artikeln.
• Die Unternehmen können ihre Lagerbestände nicht aufrechterhalten, was die Gefahr birgt, dass die Bestände ausgehen und Verkaufschancen verpasst werden. Dies führt zur Unzufriedenheit der Kunden.
• Eine fehlerhafte oder unvollständige Dateneingabe kann zu einem Verlust von Bestandsunterlagen führen und die Bestandsverwaltung erschweren.
• Ungenaue Prognosen erschweren die Bestimmung der Lagerbestände. Dies kann zu Unter- und Überbeständen führen, was sich negativ auf die finanzielle Gesundheit des Unternehmens auswirken kann.
• Ohne eine ordnungsgemäße Prüfung erkennen Unternehmen möglicherweise nicht, ob es zu Lieferengpässen oder Überschüssen kommt, was zu Fehlbeständen oder Überlagerungen führen kann.

Schritte zur Vermeidung von Fehlern

• Regelmäßige Audits zur Ermittlung von Problemen und verbesserungsbedürftigen Bereichen.
• Schulung der Mitarbeiter. Damit soll das Inventarsystem genutzt werden, um menschliche Fehler zu vermeiden. Wichtig ist auch, dass die Mitarbeiter mit dem Risikomanagement im Bereich der Cybersicherheit, der IT-Sicherheit und der Einhaltung von Vorschriften vertraut sind.
• Einführung von Technologien zur Erhöhung der Zuverlässigkeit und zur Verringerung von Fehlern.
• Leistungsanalysen, um zu messen, wie das Unternehmen die KPI misst, und um Abweichungen und Trends zu ermitteln.
• Kontinuierliche Verbesserung der Prozesse, um Innovationen zu fördern und offen für neue Ideen zu sein.

Die Bestandsverfolgung kann mit verschiedenen online oder auf dem Markt erhältlichen Blättern kostenlos durchgeführt werden. Zum Beispiel:

• Sie können kostenlose, angepasste und benutzerfreundliche Vorlagen in Microsoft Excel herunterladen und verwenden. Mit diesen Vorlagen können Sie Bestände verfolgen, Verkäufe überwachen und Meldebestände verwalten.
• Sie können Ihr Inventar mit Google Docs oder einer Tabellenkalkulation verwalten. Einige Funktionen umfassen die Überwachung von Lagerbeständen, Lieferanteninformationen und automatische Berichte.
• Für Artikel, die 50 oder weniger sind, können Sie ein Hauptbuch verwenden, um die Artikel physisch zu verfolgen. Diese Methode ist jedoch weniger effizient und kompliziert für Unternehmen, die einen größeren Umfang benötigen.

Zwar gibt es viele kostenlose Optionen auf dem Markt, doch müssen Einschränkungen wie Skalierbarkeit und das Fehlen von Funktionen wie Echtzeitverfolgung, automatische Aufzeichnung, erweiterte Analysen, Sicherheit und Datenintegration berücksichtigt werden. Darüber hinaus können kostenpflichtige Lösungen bei der Integration anderer Geschäftssysteme, wie Buchhaltungs- und CRM-Software, helfen.

Um den Bestand und die Verkäufe gemeinsam zu verfolgen, ist es unerlässlich, dass mehrere Tools zur Verfolgung der Verkäufe eingesetzt werden und einen umfassenden Überblick bieten. Diese Werkzeuge sind:

• Netsuite, das ERP-Systeme verwendet, bietet eine Ansicht der Aufträge in allen Abteilungen, vom Vertrieb bis zur Buchhaltung.
• Die Cloud-basierte Bestandsverwaltung von Timly ermöglicht die Sichtbarkeit von Artikeln, Echtzeit-Analysen und die Bestandsverfolgung an vielen Standorten. Die Lagerbestände können auch nach einem Verkauf angepasst werden, um sie mit anderer Software zu integrieren.

Die Verknüpfung von Verkaufsdaten mit der Bestandsverwaltung bietet Echtzeiteinblicke in den Bestand und die Verkaufszahlen, reduziert Fehl- und Überbestände, verbessert die Verfügbarkeit von Artikeln für die Kunden und steigert so deren Zufriedenheit, reduziert den Abfall, senkt die Lagerkosten und bietet Zugang zu Daten, die eine bessere Prognose und strategische Planung ermöglichen. Dies trägt zu einer besseren Verkaufsstrategie und einer effektiven Bestandsverwaltung bei.

Es ist wichtig, Muster und Schwankungen in der Kaufkraft der Kunden zu ermitteln, um den Bestand zu prognostizieren und die Lagerbestände zu optimieren. Dies kann saisonal oder über bestimmte Zeiträume hinweg überwacht werden. Unternehmen können zum Beispiel Zeitreihenanalysen verwenden, um vergangene Verkäufe zu untersuchen und Trends, Saisonabhängigkeit und zyklische Schwankungen zu ermitteln. Die untersuchten Techniken reichen von der exponentiellen Glättung bis hin zu autoregressiven integrierten gleitenden Durchschnitten (ARIMA), die zur Erstellung von Prognosen eingesetzt werden können. Qualitative Prognosen können mit begrenzten Daten und Informationen aus der Marktforschung durchgeführt werden.

Um Benachrichtigungen für den Nachschub einzurichten, müssen Unternehmen einen Alarm auslösen, wenn der Lagerbestand unter einen bestimmten Grenzwert fällt. Dies kann ein Punkt sein, an dem Nachbestellungen vorgenommen werden. Darüber hinaus ist die Optimierung der Bestände durch genaue Prognosen und eine effiziente Verwaltung von entscheidender Bedeutung, da sie Vorteile wie reduzierte Kosten, verbesserten Kundenservice, einen rationalisierten Betrieb der Lieferkette und allgemeine Effizienz bietet.