Ressourcen optimal nutzen: Werkzeug organisieren mit Software

Werkzeug organisieren gehört zu den Basisanforderungen in Handwerk und Produktion. Arbeitsmittel müssen verfügbar und in ordnungsgemäßem Zustand sein. Qualifizierte Mitarbeiter sind es gewohnt, sorgsam mit ihrem Werkzeug umzugehen. Dennoch ist es sinnvoll, sich über das Werkzeugmanagementsystem regelmäßig Gedanken zu machen. Wichtige Voraussetzung ist ein intuitives Werkzeug-Ordnungssystem. Herrscht in der Werkstatt Ordnung, sorgt das für Professionalität und Struktur. Dabei spielt in der Werkstatt Aufbewahrung eine wichtige Rolle. Werkzeug verstauen muss einfach und intuitiv sein. Übersichtliche Aufbewahrungssysteme sollten zur Grundausstattung gehören. „Die Werkstatt aufräumen“ muss ein selbstverständlicher Punkt des Tagesablaufs bleiben.

Oftmals sind die Arbeitsbedingungen allerdings dynamisch. Dann werden Werkzeuge nicht nur an einem fest definierten Ort benötigt. Vielmehr müssen Mitarbeiter sie an wechselnde Arbeitsorte mitnehmen. Übergaben erfolgen vor Ort, Arbeitsmittel werden an Subunternehmer verliehen. Das macht es Verantwortlichen schwer, den Überblick zu behalten. Gerade Standorte und Zuteilungen an Mitarbeiter ändern sich häufig. Für die Disposition und die Wartungsplanung sind Aufbewahrungsorte und Ansprechpartner essenziell. Zudem schont es wertvolle Ressourcen, wenn Arbeitsmittel engmaschig getrackt werden.

Um Werkzeug organisieren zu können, ist eine entsprechende Infrastruktur notwendig. Dafür sind mehrere Voraussetzungen wichtig:

1. Ordnungssysteme: Aufbewahrungsboxen und Werkzeugkoffer sorgen für Ordnung und Schutz des Inhalts. Ausreichend Lagerplätze und eine durchdachte Kennzeichnung bringen Übersicht. Dies gilt für Werkstätte und Produktionshallen genauso, wie für Kundendienstfahrzeuge.

2. Klare Regeln: Das Aufstellen von klaren Regeln vermeidet Missverständnisse und Diskussionen. Wenn das Ordnungssystem schriftlich fixiert ist, können Mitarbeiter zur Einhaltung verpflichtet werden. Dadurch wird die Beachtung zur Selbstverständlichkeit.

3. Kontrolle: Die Einhaltung von Regeln muss überwacht werden. Dies sollte transparent und regelmäßig erfolgen. Das erhöht die Akzeptanz bei Mitarbeitern. Zudem wird dadurch die Gleichbehandlung aller Personen sichergestellt.

4. Wartung und Pflege: Werkzeuge sollten nur in vorschriftsmäßigem Zustand zurückgegeben werden. Die regelmäßige Reinigung und Instandsetzung ist Voraussetzung. Es muss sichergestellt sein, dass alle Arbeitsmittel einsatzbereit und technisch in Ordnung sind.

Das verwendete System hängt von den Anforderungen und baulichen Begebenheiten ab. Wichtig ist es, Bereiche und Verantwortliche festzulegen. Diese lassen sich entweder thematisch oder räumlich organisieren. In einem Fall werden Werkzeuge einem bestimmten Arbeitsbereich zugeordnet. Die Alternative ist es, räumliche Abschnitte zu bilden. Zu diesen gehören dann die Arbeitsmittel. In beiden Fällen orientiert sich das Ablagesystem an den Arbeitsabläufen. Die Werkzeuge sollten so einsortiert werden, dass sie schnell griffbereit sind.

Mitarbeitern ihre persönliche Ausstattung auszuhändigen, ist eine weitere Möglichkeit. Diese hat sich gerade im Handwerk bewährt. So wird Eigenverantwortlichkeit gefördert. Insbesondere bei hochwertigen Werkzeugen profitieren die Mitarbeiter direkt vom guten Zustand. Allerdings ist es auch hier wichtig, professionelle Aufbewahrungsmöglichkeiten zu bieten. Etwa mit stabilen Werkzeugkisten und durchdachten Ablagesystemen.

Werkzeug organisieren ist kein Selbstzweck. Über allem muss die Praktikabilität stehen. Software kann dabei eine wichtige Hilfestellung geben. Informationen zu sammeln, zu verknüpfen und zu filtern ist für Menschen zeitaufwändig. Software erledigt diese Aufgaben schnell und zuverlässig. Datenbankbasierte Systeme bieten vielfältige Abfragemöglichkeiten. Dadurch erhalten Verantwortliche wichtige Informationen für eine effektive Disposition. Hierzu zählen etwa Wartungsübersichten und aktuelle Zuordnungen von Arbeitsmitteln. Das System funktioniert allerdings nur, wenn Daten permanent erhoben und aktualisiert werden. Dies darf Arbeitsabläufe vor Ort nicht stören. Unnötige Nachfragen sorgen zudem oft für vermeidbaren Zeitverzug.

Das digitale Werkzeugmanagement funktioniert kaum noch mit statischen Listen. Dafür sind die Anforderungen zu dynamisch geworden. Unternehmen führen Arbeiten nicht mehr nur am Firmensitz oder in dessen Nähe aus. Montagetätigkeiten, Großbaustellen und auch das Homeoffice prägen den Alltag.

So ergeben sich einige wichtige Voraussetzungen, damit die Werkzeugverwaltung funktioniert:

• Mobiler Zugriff: Die Werkzeugverwaltung muss direkt am Arbeitsort aufzurufen sein. Es ist nicht mehr zeitgemäß, Informationen in Listen zu erfassen und später zu übertragen. Somit ist eine zentrale, möglichst cloudbasierte Speicherung unabdingbar. Nur so können Mitarbeiter direkt über das Internet unkompliziert Zugriff erhalten.
• Mobile Endgeräte: PCs können an vielen Arbeitsorten nicht verwendet werden. Laptops sind hingegen für manche Umgebungen zu empfindlich. Daher ist es sinnvoll, die Bedienung über Smartphones und Tablets vorzusehen. Touch-Gesten lassen sich auch bei schlechtem Licht oder mit Handschuhen ausführen. Spezielle Ruggedized-Geräte sind unempfindlich gegenüber Schmutz und Stürzen.
• Aufruf per Barcode-Scanner: Umständliche Eingaben von Seriennummern werden schnell zeitaufwändig. Datensätze müssen intuitiv aktualisierbar sein. Eine praxistaugliche Lösung sind QR-Codes, die mit mobilen Endgeräten eingelesen werden. So lässt sich ein Geräteprofil ohne manuelle Eingaben bearbeiten.
• Berechtigungssystem: Bei aller Praktikabilität darf die Sicherheit nicht zu kurz kommen. Daher ist ein Berechtigungssystem notwendig. Mitarbeiter dürfen nur für sie notwendige Informationen erhalten und bearbeiten. Zudem ist ein sicheres Authentifizierungsverfahren erforderlich.
• Flexible Geräteprofile: Jedes Unternehmen ist im Detail anders organisiert. Daher ist es hilfreich, wenn sich die Geräteprofile individuell anpassen lassen. Verantwortliche können so Attribute selbst bestimmen. Jedes Profil wird auf die eigenen Bedürfnisse zugeschnitten.

Um Werkzeug organisieren zu können, sind systematische Ablagen hilfreich. Dies gilt auch für digitale Lösungen. Eine datenbankbasierte Inventarverwaltung ist hier im Vorteil. Die Verknüpfung von Elementen kann anhand von beliebigen Kriterien erfolgen. Ein interessanter Ansatz sind daher digitale Container, wie Timly sie verwendet. Ein solcher Container stellt einen virtuellen Verbund dar. Dabei kann es sich zum Beispiel um einen Raum oder ein Fahrzeug handeln. Ebenso ist es möglich so einen Arbeitsbereich oder ein Projekt abzubilden. Dem Container werden alle benötigen Werkzeug und sonstige Artikel zugewiesen. Sie können nun im Paket verwaltet werden. Aktuelle Termine stehen gebündelt zur Verfügung. Die Ressourcenverteilung wird vereinfacht. Jeder Container erhält einen eigenen QR-Code. Die Zuweisung ist durch einfaches Einscannen zeitsparend und intuitiv möglich. Dieses Ein- und Auschecken ist essenziell, um Werkzeuge in Echtzeit tracken zu können.

Zentrale Funktion in der Werkzeugverwaltung ist die digitale Geräteakte. Dort werden wichtige Informationen gesammelt. Mitarbeiter können vor Ort benötigte Daten einsehen. Essenzielle Unterlagen sind so stets griffbereit. Anleitungen und Hinweise lassen sich ohne Aufwand teilen. Prüfprotokolle und Nachweise liegen überall digital vor.

Ein weiterer wichtiger Bereich ist die Terminplanung. Dabei geht es einerseits um die Disposition. Im Idealfall lassen sich Werkzeuge digital reservieren. Auslastung und Nutzungszeiträume für alle Arbeitsmittel können zentral eingesehen werden. Andererseits ist die Planung von Wartungen und Überprüfungen auf diese Weise abgedeckt. Verantwortliche aus der Werkstatt haben die Möglichkeit, Termine zentral zu setzen. Die Mitarbeiter vor Ort bekommen eine Nachricht darüber per E-Mail. Auch arbeitsschutzrechtliche Überprüfungen lassen sich in den benötigten Intervallen hinterlegen.

Um Status und Verlauf von Wartungen und Reparaturen zu verfolgen, hilft ein Ticketsystem. Ein solches Ticket wird für ein Arbeitsmittel eröffnet und verknüpft. Es enthält den aktuellen Stand der beschriebenen Aufgabe. Darüber hinaus werden zusätzlich alle Details festgehalten. Involvierte Mitarbeiter können jeden Schritt dokumentieren. Auch geschlossene Tickets sind recherchierbar. So sehen Mitarbeiter, wann Werkzeuge wieder verfügbar sind. Reparaturen und Wartungen bleiben dauerhaft nachvollziehbar.

Auch moderne softwarebasierte Inventarverwaltung lässt sich ganzheitlich gestalten. Damit ist gemeint, dass alle Arbeitsmittel und sonstige Inventargegenstände erfasst werden. Die Verwaltung erstreckt sich über die gesamte Nutzungsdauer im Unternehmen. Informationen werden grundsätzlich immer direkt in das System eingepflegt. Mitarbeiter können die cloudbasierte Anwendung von überall am Smartphone aufrufen. Dadurch wird es ermöglicht, Informationen umgehend und dennoch zeitsparend einzupflegen.

Alle administrativen Belange sind abgedeckt:

• Im Geräteprofil finden sich jegliche relevanten Informationen.
• Die digitale Geräteakte wird zum Sammelpunkt für alle anfallenden Unterlagen.
• Der Wartungsplaner enthält alle anstehenden Termine für das Arbeitsmittel.
• Standorte und Verantwortliche werden laufend dokumentiert. Die Historie der Nutzung bleibt nachvollziehbar.
• Abhängigkeiten zwischen Arbeitsmitteln lassen sich durch digitale Container abbilden.
• Umfangreiche Verwaltungsfunktionen ermöglichen die Evaluation von Kennzahlen wie Auslastung und Wartungskosten.

Ziel ist es, einen vollständigen Überblick der vorhandenen Ressourcen zu erhalten. Das ermöglicht eine optimale Verteilung von Arbeitsmitteln. Zudem erleichtert es betriebswirtschaftliche Entscheidungen, etwa durch Kosten-Nutzen-Kalkulationen.

Werkzeug organisieren spart letztlich Kosten ein. Arbeitsmittel und auch Materialien werden oftmals teurer. Zum Teil gestaltet sich auch die Beschaffung zunehmend schwieriger. Der verantwortungsvolle Umgang mit vorhandenen Ressourcen ist nicht nur aus diesem Grund sinnvoll. Optimierte Inventarsoftware wie Timly ermöglicht eine ganzheitliche Verwaltung aller benötigten Arbeitsmittel. Verluste von Werkzeugen werden durch das Tracken verringert. Zuordnungen und festgeschriebene Verantwortlichkeiten fördern den sorgsamen Umgang. Arbeitsabläufe werden insgesamt effektiver, wenn benötigte Informationen jederzeit zugreifbar sind. Software bietet darüber hinaus ergänzende Möglichkeiten zur Auswertung und Analyse. Damit lässt sich oftmals das Maximum aus vorhandenen Mitteln herausholen.