Inventurliste Vorlage Excel: So gelingt die Inventur mit kostenloser Tabelle

In der Inventurliste werden die Ergebnisse der Erfassung und Zählung einer körperlichen Bestandsaufnahme festgehalten. Aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) ergibt sich die Pflicht, zum Bilanzstichtag die aktuellen Bestände aller Wertgegenstände im Unternehmen zu ermitteln. Zur Verfügung stehen dafür drei unterschiedliche Arten:

• die Stichtagsinventur zum Ende des Geschäftsjahres,
• die verlegte Inventur im Zeitraum von drei Monaten vor und zwei Monaten nach dem Bilanzstichtag und
• die permanente Inventur irgendwann im Laufe des Geschäftsjahres

Verantwortliche können die für sie geeignete Form der Inventur auswählen. Die durch Zählen, Messen und Wiegen festgestellten Mengen an Inventar, Arbeitsmitteln und Material lassen sich beispielsweise nach Kategorie sortiert in Exceltabellen eintragen. Gegenüber handgeschriebenen Listen hat dies den Vorteil, dass die Datenbestände direkt digital übernommen werden können. Zur Vereinheitlichung empfiehlt es sich, Vorlagen in Excel als Inventurliste.

Bei Berechnungen und Verknüpfungen von Daten ist die Anwendung sehr mächtig. Dabei besteht die Möglichkeit, komplexe Formeln und mathematische Funktionen einzusetzen. Die Verwendung einer Excel-Vorlage kann vor der Inventur vom entsprechenden Fachbereich im Unternehmen vorbereitet werden. Anwender müssen sich nicht mit der Komplexität auseinandersetzen. Sie beschränken sich auf das Befüllen der Eingabefelder.

Ein weiterer Vorteil ist, dass eine Inventurliste in Excel als Vorlage kostenlos umgesetzt werden kann. Wenn eine entsprechende Office-Lizenz vorhanden ist, lassen sich im Internet angebotene Vorlagen nutzen. Verwenden Sie gerne auch die neue Vorlage von Timly, die zurzeit in Vorbereitung ist. Auf Wunsch informieren Sie in unserem Newsletter, wenn sie verfügbar ist.

Die inhaltlichen Anforderungen an eine Inventurliste als Vorlage in Excel bestimmen sich aus den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung. Dazu zählt, dass die Aufstellung eindeutig und nachvollziehbar sein muss. Zudem muss sie vollständig und inhaltlich korrekt sein. Ein weiteres Kriterium ist die Zielrichtung der Inventur. Es muss für die Buchhaltung im Anschluss möglich sein, die Gesamtwerte der Assets zu entnehmen.

Daraus ergibt sich ein typischer Aufbau für die Inventurvorlage. Diese muss immer folgende Felder aufweisen:

Artikelnummer: Sie dient der eindeutigen Identifizierung eines Artikels. Es handelt sich dabei um die Kategorie der Assets, sofern eine Zählung erfolgt. Bei hochwertigen Einzelgegenständen kann auch die Seriennummer zur Identifizierung des individuellen Gegenstands verwendet werden. In diesem Fall werden die Artikel separat erfasst.

Bezeichnung: In dieses Feld gehört die eindeutige Beschreibung, um welchen Artikel es sich handelt. Dabei können optional auch Hersteller und Typ erfasst werden. Grundsätzlich sollten Daten immer so genau wie möglich aufgenommen werden.

Menge: Hierbei handelt es sich um die Summe gleichartiger Artikel einer Kategorie.

Einheit: Es bietet sich an, die Einheit, also Gewicht oder Anzahl, separat zu erfassen. Dadurch können unterschiedliche Kategorien besser in einer Liste zusammengefasst werden.

Wert: Wichtig ist es, den Zeitwert der Assets einzutragen, da dieser in der Bilanz benötigt wird. Bei Massenartikeln muss unterschieden werden in Einzelwert und Gesamtwert der festgestellten Menge.

Standort: Hierbei handelt es sich um ein optionales Feld. Für die Bilanz ist es nur dann entscheidend, wenn die Buchführung etwa an unterschiedlichen Standorten getrennt erfolgt. Im Sinne der Transparenz ist es dennoch sinnvoll, den Standort von Inventar einzutragen.

Bemerkungen: Dieses ebenfalls optionale Feld sorgt für mehr Flexibilität. Die Mitarbeiter haben dadurch eine einfache Möglichkeit, Zusatzinformationen wie zum Beispiel Schäden einzutragen. Hiervon profitiert am Ende die Qualität der gesamten Bestandsaufnahme.

Eine mögliche Vorgehensweise ist:

1. Anlagen einer neuen Mappe in Excel
2. Erstellen einer Tabelle pro Asset-Kategorie
3. Beschriften der Spalten mit den für die Inventur benötigten Inhalten wie Artikelnummer, Beschreibung usw.
4. Am jeweiligen Ende von Spalten mit Zahlenwerten sollte ein Summenfeld vorgesehen werden
5. Optionale Markierung mit Rahmenlinien und farbliche Hervorhebungen erstellen
6. Einfügen von Formeln:
   • Summe im Feld unterhalb aller Gesamtwerte
   • Produkt im Feld Gesamtwert für die Felder Menge und Einzelwert
7. Optionaler Schutz des Arbeitsblattes mit Freigabe nur der Eingabefelder

Eine entsprechende Excel-Tabelle ist in wenigen Minuten erstellt und kann als Vorlage an die Inventurkräfte ausgegeben werden. Später lassen sich die Inhalte einfach automatisiert zusammenführen, wobei die Originaldateien als Belege aufbewahrt werden sollten.

Wichtig ist es, die Felder einheitlich zu benennen und auszufüllen. Ansonsten erfordert das Zusammenführen verschiedener Einzeltabellen später erhebliche manuelle Nacharbeiten. Hierfür sollten Vorgaben gemacht und an alle Mitarbeiter weitergegeben werden.

Tipp: Zur Vereinheitlichung können Auswahlfelder (sog. Dropdown) eingefügt werden. Dafür haben Sie im Reiter „Daten“ die Möglichkeit, die „Datenüberprüfung“ in den Datentools zu aktivieren. Diese kann sich beispielsweise auf eine andere Tabelle beziehen, in der die standardisierten Bezeichnungen gesammelt werden.

Die Durchführung einer rechtssicheren Inventur gehört zu den Basisfunktionen einer Inventarsoftware wie Timly. Darin wird eine stets aktuelle Inventarliste geführt, die auch als digitales Lagerbuch dient. Mit diesen Erfahrungswerten erstellen wir eine Inventurliste als Vorlage in Excel, die alle benötigten Felder enthält. Dazu wird die Vorlage etliche praktische Funktionen bieten, die Ihre Inventur einfacher macht.

Um auf dem Laufenden zu bleiben, melden Sie sich gerne bei unserem Newsletter an – ganz einfach in unserem Footer. Dort werden wir rechtzeitig bekanntgeben, wenn der Download verfügbar ist. Darüber hinaus erhalten Sie bei uns im Ressourcen-Hub weitere wertvolle Tipps und aktuelle Informationen rund um die Inventur.

Der größte Vorteil von Excel ist zugleich auch ein Nachteil: die Universalität. Das Programm bietet einen erstaunlichen Funktionsumfang und kommt in unterschiedlichsten Bereichen zur Anwendung. Durch mächtige Möglichkeiten der Formatierung, der Automatisierung und der Verknüpfung von Inhalten lassen sich zahlreiche Aufgabenbereiche sinnvoll damit abdecken.

Anders als bei der Verwendung von Spezialanwendungen müssen mögliche Fehlbedienungen aber im Vorfeld beachtet und so gut es geht abgefangen werden. Ansonsten drohen aufwändige Nacharbeiten. Wir haben verschiedene Probleme und mögliche Lösungen zusammengestellt:

Problem: Manuelle Eingaben beinhalten das Risiko von Schreibfehlern und „Zahlendrehern“.

Lösung: Nutzen Sie Dropdown-Felder statt Texteingaben. Das verhindert nicht nur uneinheitliche Benennungen, sondern auch Tippfehler. Zudem können zulässige Werte festgelegt werden, zum Beispiel nur Zahlenwerte in der Spalte „Anzahl“. Hier lassen sich zusätzlich Minimalwerte und Maximalwerte vorgeben, die ebenfalls das Risiko von Fehleingaben verringern.

Problem: Listen können unbeabsichtigt verändert oder gelöscht werden.

Lösung: Nutzen Sie den Schutz einzelner Arbeitsblätter und geben nur die unbedingt benötigten Felder für die Eingabe frei. Zudem sollten Zwischenstände regelmäßig während der Inventur gespeichert und Backups angelegt werden.

Problem: Das gleichzeitige Bearbeiten von Exceltabellen kann zu Inkonsistenzen führen.

Lösung: Halten Sie die Bestandsaufnahme möglichst einfach und übersichtlich. Wenn keine Kapazitäten für die Vernetzung zur Verfügung stehen, nutzen sie für jeden Arbeitsbereich eine einzelne lokale Tabelle. Die Inhalte können später einfach in eine Gesamttabelle importiert werden. Zudem bleiben die Prozesse so nachvollziehbar, etwa in Bezug auf für Eingaben verantwortliche Personen.

Problem: In verschiedenen Excel-Versionen sind Funktionen unterschiedlich benannt. Auch die Dateiformate haben sich verändert.

Lösung: Im Idealfall lassen Sie vor Beginn der körperlichen Inventur überprüfen, dass eine einheitliche Version auf den Endgeräten installiert ist. Alternativ sollte die Inventurliste als Vorlage in Excel unterschiedlicher Versionen getestet werden. Die verwendeten Versionen sollten zudem notiert werden. Bei einer zentralen IT-Administration sollten während der laufenden Inventur keine Updates eingespielt werden.

Nicht vergessen werden dürfen auch die Bereiche des Datenschutzes und der Datensicherheit. Die Bestandsaufnahme kann sich über Tage oder Wochen erstrecken. Oftmals sind auch verschiedene Arbeitsorte betroffen. Daher sollten Sie strenge Vorgaben machen, wo die Tabellen abgelegt werden und in welcher Weise sie weitergegeben werden dürfen.

Bei externen Datenträgern und mobilen Geräten empfiehlt es sich, eine Verschlüsselung mit BitLocker zu nutzen. Auch die Excel-Tabellen lassen sich mit separaten Passwörtern schützen. Der Versand darf nur über verschlüsselte Verbindungen erfolgen. Neben dem reinen Datenschutz ist wichtig, die Dateien vor unberechtigten Änderungen zu schützen. Denn Inhalte finden später rechtswirksame Verwendung in der Bilanz des Unternehmens.

Wesentlich für die Betrachtung ist der Zeitaufwand, der für eine Bestandsaufnahme mit einer Inventurliste als Vorlage in Excel nötig ist. Insbesondere, wenn die Zählung und Übertragung von Ergebnissen viel Arbeitszeit binden, sollte geprüft werden, ob mit einer spezialisierten Inventarsoftware effizienter gearbeitet werden kann. Dort stehen beispielsweise Komfortfunktionen wie die Erfassung per Barcode-Scanner und QR-Code zur Verfügung.

Eine weitere relevante Fragestellung ist, wie die Inventarverwaltung generell im Unternehmen organisiert ist. Die ganzheitliche Inventarverwaltung erfasst ohnehin alle Assets und trackt diese in Echtzeit. Dadurch müssen für die Inventur keine Inventarlisten mehr erstellt werden. Es ist lediglich die Bestandsprüfung, also der Abgleich zwischen Soll und Ist, notwendig.

Wir haben wesentliche Punkte für die Beurteilung noch einmal in einer Kurzübersicht für Sie zusammengefasst.

Einrichtung und Konfiguration

📋 Tabellenkalkulation
Anwendungen sind einfach einzurichten und häufig bereits installiert. Für spezielle Zwecke wie die Inventur müssen Vorlagen erstellt werden. Zum Teil existieren freie Muster als Download im Internet. Eine separate Rechte- und Benutzerverwaltung ist meist nicht vorgesehen.

💻 Inventarsoftware
Eine Inventarsoftware wie Timly funktioniert als Software-as-a-Service (SaaS). Sie kann direkt in der Web-App aufgerufen und benutzt werden. Es müssen nur entsprechende Benutzerkonten eingerichtet werden. Die eigentliche Konfiguration übernimmt der Anbieter.

🔎 Fazit
Eine SaaS-Anwendung funktioniert „out of the box“ und verursacht keinen Administrationsaufwand. Dennoch kann die Nutzung einer Excel-Vorlage eine einfache und schlanke Alternative sein.

Netzwerkfähigkeit/Mehrbenutzerfähigkeit

📋 Tabellenkalkulation
Dateien können im Netzwerk freigegeben werden. Vereinzelt treten Schwierigkeiten auf, wenn Datensätze zeitgleich bearbeitet werden müssen. Neben der Freigabe im eigenen Netzwerk ist auch hier die Nutzung von Cloud-Services möglich.

💻 Inventarsoftware
Timly basiert auf einer Datenbank, die von vornherein für eine Mehrbenutzerfähigkeit konzipiert ist. Kollisionen sind ausgeschlossen. Zudem läuft die Anwendung als Clouddienst separiert vom Firmennetzwerk.

🔎 Fazit
Entscheidend ist hier der Faktor, ob die Inventur durch viele Personen an unterschiedlichen Orten stattfinden soll. In diesem Fall ist die spezialisierte Inventarsoftware im Vorteil. Mehrbenutzerfähigkeit, Netzwerkfähigkeit und Rechteverwaltung sind integriert.

Mobile Anwendung

📋 Tabellenkalkulation
Optimierte Tabellen lassen sich auch auf mobilen Endgeräten verwenden. Dennoch ist die Anwendung eher für Desktop-PCs und Laptops gedacht.

💻 Inventarsoftware
Die Web-App von Timly passt sich dem aufrufenden Endgerät an. Daher ist eine Nutzung sowohl am stationären PC als auch auf dem Smartphone möglich.

🔎 Fazit
Wenn die Bestandsaufnahme an dynamischen Arbeitsplätzen durchgeführt wird, sorgt die Nutzung einer App für mehr Flexibilität. Insbesondere werden Daten umgehend zentral gespeichert und müssen nicht nachträglich übertragen werden.

Benutzerfreundlichkeit

📋 Tabellenkalkulation
Anwendungen wie Excel sind intuitiv zu bedienen. Dafür sorgt das WYSIWYG-Prinzip („What you see is what you get”). Der Kontext einer Eingabe ist meist ersichtlich. Allerdings sind entsprechende Programme für Tastatureingaben optimiert.

💻 Inventarsoftware
Timly lässt sich bei der Bestandsaufnahme fast vollständig per Touch-Gesten bedienen. Im Inventurmodus reicht sogar das Einscannen von QR-Codes im integrierten Barcode-Scanner für die rechtssichere Erfassung von Inventar [Link einfügen: https://timly.com/inventur-software-barcode/]. Dies spart wertvolle Arbeitszeit.

🔎 Fazit
Naturgemäß ist eine Spezialanwendung hier im Vorteil gegenüber einer universellen Lösung wie Excel. Timly ist genau für diesen Anwendungszweck konzipiert und optimiert. Allerdings lässt sich auch bei Letzterer etwa durch Dropdown-Felder, Suchmasken und Einbindung von Lesegeräten die Benutzerfreundlichkeit erhöhen.

Synergieeffekte

📋 Tabellenkalkulation
Wird eine Office-Software speziell für den Zweck der Inventur beschafft, kann sie auch in anderen Bereichen Verwendung finden.

💻 Inventarsoftware
Für die ganzheitliche Inventarsoftware Timly ist die Inventur ein wichtiger Teilbereich. Darüber hinaus optimiert sie aber noch etliche andere Bereiche wie zum Beispiel das Asset-Management, die Wartungsplanung und den Informationsaustausch rund um Arbeitsmittel.

🔎 Fazit
Beide Anwendungen erfüllen noch weitere Zwecke im Unternehmen. Insbesondere, wenn das Asset-Management bislang nicht digitalisiert ist, kann die Einführung einer Inventarsoftware für allgemeine Effizienzsteigerungen sorgen – nicht nur bei der Inventur.

Kosten

📋 Tabellenkalkulation
Es sind verschiedene Pakete in unterschiedlichen Preislagen erhältlich. Da in den meisten Unternehmen Office-Pakete ohnehin zu den Standardanwendungen gehören, entstehen oft keine zusätzlichen Kosten. Das Erstellen und Anpassen einer Inventurliste als Vorlage in Excel kann hingegen Kosten verursachen. Zudem ist die für die Bestandsaufnahme aufgewendete Arbeitszeit ein wesentlicher Faktor.

💻 Inventarsoftware
Timly ist in verschiedenen Abo-Modellen verfügbar. Enthalten sind Funktionen für die ganzheitliche Inventarverwaltung im Unternehmen. Ebenso Bereitstellung des Cloud-Servers, Onboarding und ein qualifizierter Support.

🔎 Fazit
Wenn ohnehin eine Inventarsoftware im Unternehmen benötigt wird oder sehr viel Arbeitszeit für die Bestandsaufnahme aufgewendet werden muss, ist eine Anwendung wie Timly vorteilhaft. Geht es nur um die einfache digitale Erfassung von Artikeln, kann auch die Tabellenkalkulation die geeignete Lösung sein.

Um sich einen ersten Eindruck von Timly zu verschaffen, empfehlen wir unsere kostenlose Demo. Um die Inventarsoftware in Ihrem Unternehmen praktisch auszuprobieren und mit einer Inventurliste als Vorlage für Excel zu vergleichen, können Sie zudem eine unverbindliche 10-Tage-Testversion nutzen.