Intelligente Werkzeuge App als echter Vorteil

Die intelligente Werkzeuge App kommt in immer mehr Unternehmen zum Einsatz. Vor der Einführung mögen sich Verantwortliche fragen, ob das wirklich notwendig ist. Schließlich verursacht Software Kosten und meist auch Administrationsaufwand. Werkzeuge werden angeschafft und den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt. Das hört sich einfach an. Doch tatsächlich ist es mit der Anschaffung und Ausgabe nicht getan. Standorte und Zuordnungen ändern sich. Dadurch entsteht Aufwand, wenn ein bestimmtes Werkzeug gesucht wird. Zudem sind häufig Fristen für Wartungen und Sicherheitsüberprüfungen zu beachten. Aber auch seitens der Mitarbeiter gibt es Ansprüche.

So werden regelmäßig Informationen zur Bedienung und Wartung benötigt. Tritt ein Defekt auf, ist es von Vorteil, wenn dies in Echtzeit gemeldet wird. So entstehen keine zusätzlichen Wartezeiten, wenn Ersatzteile bestellt werden müssen. Oft sollen Mitarbeiter sich vor Arbeitsbeginn vom ordnungsgemäßen Zustand ihrer Maschinen überzeugen. Dafür benötigen sie Zugriff auf Wartungs- und Prüfprotokolle. Kurz gesagt, eine Werkzeugverwaltung ist in der heutigen Zeit wichtiger denn je. Disposition und Koordination von Terminen sind im Arbeitsalltag ansonsten mit hohem Aufwand verbunden.

Für eine intelligente Werkzeugverwaltung ist die richtige Software als Basis notwendig. Diese sollte sich an den Anforderungen des Unternehmens orientieren. Grundvoraussetzung ist, dass alle Arbeitsmittel in einer einheitlichen Software erfasst werden können. Ideal ist hier der ganzheitliche Ansatz. Eine starre Abgrenzung, was als Werkzeug gilt oder nicht, ist oft nicht zweckmäßig.

Vielmehr ist es sinnvoll, alle Assets zu berücksichtigen, die bei der täglichen Arbeit benötigt werden. Erfasst sein sollte also etwa verbautes Inventar, wie zum Beispiel Schränke. Aber auch Fahrzeuge und klassische Werkzeuge. Jedes Arbeitsmittel wird nur mit den notwendigen Informationen gespeichert. Welche das sind, variiert je nach Art des Gegenstands. Inhaltlich orientieren sich die hinterlegten Daten in erster Linie an den Arbeitsabläufen. Für Arbeitsmittel sind in der Regel drei große Bereiche relevant:

1. Verfügbarkeit: Mitarbeiter müssen wissen, wo sich die Arbeitsmittel befinden. Zudem ist oftmals wichtig, in welchem Zustand sie sind. Daher ist eine Speicherung aktueller Standorte notwendig. Ebenso eine Zuordnung zu Personen oder Objekten, wie zum Beispiel einem Kundendienstfahrzeug. Eine wichtige Komfortfunktion ist die Möglichkeit, Werkzeuge online zu reservieren. Der zentrale Terminplaner zeigt an, wann das Arbeitsmittel zur Verfügung steht.

2. Informationssammlung: Bedienungsanleitungen, Wartungshinweise und Sicherheitsvorschriften sind nur ein Teil der benötigten Daten. Im Laufe der Zeit sammeln sich zahlreiche Dokumente für Werkzeuge und Maschinen. Hier ist ein einheitlicher digitaler Speicherort von Vorteil. Dadurch hat jeder Mitarbeiter in Echtzeit Zugriff auf benötigte Informationen. Rückfragen können minimiert werden.

3. Nachhaltigkeit: Regelmäßige Wartungen sorgen für Funktionsfähigkeit und Langlebigkeit. Daher ist es sinnvoll, den Zustand von Arbeitsmitteln zu dokumentieren und zu verfolgen. Eine zentrale Wartungsplanung vereinfacht die Planung. Zudem wird das Risiko verringert, dass Termine übersehen werden.

Um den Ansprüchen gerecht zu werden, ist ein hoher Grad an Mobilität erforderlich. Eine naheliegende Lösung ist die intelligente Werkzeuge App als Schnittstelle. Dadurch haben Mitarbeiter von jedem Einsatzort aus Zugriff auf die Inventarverwaltung.

Software-as-a-Service (SaaS) ist eine effiziente Alternative. Die Anwendung befindet sich auf einem Cloud-Server. Die Nutzer rufen ein Web-Frontend vom beliebigen Endgerät auf. Von dort haben sie den vollen Funktionsumfang. Der Administrationsaufwand entfällt weitgehend. Denn die Cloud-Server werden bei professionellen Softwareprodukten in der Regel vom Anbieter verwaltet. Der Kunde ordert ein fest definiertes Paket. Dieses ist zudem meist skalierbar. Zusätzliche Accounts können im Normalfall einfach dazugebucht werden. Natürlich ist auch eine Verringerung der Kapazitäten möglich. Etwa, wenn Zugänge nur temporär für ein Projekt benötigt wurden.

Auch für die Sicherheit ist bei SaaS-Anwendungen der Anbieter zuständig. Dazu zählt die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Dies umfasst die Implementierung von Schutzmaßnahmen nach dem aktuellen Stand der Technik. Ebenso sind eine sichere Transportverschlüsselung sowie Authentifizierungsverfahren dort Standard. Nicht vergessen werden darf die Rechteverwaltung für die Benutzer. So benötigt nicht jeder Mitarbeiter einen Vollzugriff auf alle Daten. Anpassbare Zugriffsrechte sorgen hingegen für den nötigen Datenschutz.

Für Smartphones stehen die von einer App gewohnten Funktionen zur Verfügung. Dazu zählen etwa Wischgesten und das einfache Scrollen des Bildschirms. Das macht die Werkzeugverwaltung praxistauglich. Gerade auf Baustellen sind Schmutz und schlechte Sichtverhältnisse an der Tagesordnung. Eingaben über die Bildschirmtastatur wären nur mit viel Aufwand möglich. Auch der Aufruf von Geräteprofilen kann vereinfacht werden. Für die Kennzeichnung von Assets sind QR-Codes geeignet. In deren Datenfeldern lassen sich Seriennummern und App-Aufrufe kodieren. Entsprechend müssen Mitarbeiter nur den QR-Code mit der Kamera des Smartphones einlesen. Die Werkzeugmanagement-App fungiert dabei als Barcode-Scanner und ruft das hinterlegte Profil direkt auf.

Wartung und Instandhaltung sind ein wichtiges Thema. So beschäftigen sich Fachleute etwa mit der vorausschauenden Wartung. Verschleiß und das Auftreten von Defekten sollen dabei anhand von Erfahrungswerten berechnet werden. Auch eine Simulation per Künstlicher Intelligenz (KI) kann zukünftig relevant werden. All dies dient der Optimierung von Instandhaltungsmaßnahmen. Diese sind auf der einen Seite zwar teuer und unter Umständen zeitaufwändig. Treten allerdings unvorhergesehene Defekte auf, verursacht das oft viel höhere Kosten. Zum Beispiel dann, wenn deswegen Termine nicht eingehalten werden können.

Zudem ist es wichtig, die unterschiedlichen Prüfpflichten einzuplanen. Zu beachten ist etwa das Regelwerk der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV). Dies dient in erster Linie der Sicherheit eigener Mitarbeiter. Aber auch bei behördlichen Kontrollen spielt es eine Rolle. Nicht eingehaltene Sicherheitsüberprüfungen können unterschiedliche negative Folgen nach sich ziehen. Die intelligente Werkzeuge App fungiert auch hier als zentraler Hub. Sie wird für die Erhebung, Speicherung und Verteilung von Informationen genutzt.

Der smarte Wartungsplaner unterstützt zudem durch automatisierte Benachrichtigungen. Auch eine Verknüpfung mit externen Dienstleistern ist hier möglich. So können Wartungsaufträge aus dem System heraus erteilt werden. Eine zentrale Übersicht steht wiederum für Verantwortliche in der Verwaltung bereit. Das vereinfacht die Disposition und ermöglicht eine Kontrolle.

Ein Schaden soll nicht mehrfach gemeldet werden. Mitarbeiter möchten wissen, wann ihr Werkzeug wieder zur Verfügung steht. Transparenz und einfache Kommunikation sind mit einem Ticket-System möglich. Der feststellende Mitarbeiter legt das Ticket an. Etwaige Sachbearbeiter aus Werkstatt oder Verwaltung können Informationen ergänzen. Zudem ist es vorgesehen, das Ticket schließlich einem verantwortlichen Mechaniker zuzuweisen.

Auch die Dokumentation über Fortschritt und getroffene Maßnahmen lässt sich integrieren. Fotos von Schäden und Beschreibungen müssen nicht mehr versandt werden. Nachfragen können minimiert werden, wenn alle den gleichen Informationsstand haben. Auch nach Abschluss der Reparatur bleibt das Ticket recherchierbar. So gehen keine Informationen verloren. Verantwortliche können nachsehen, wie oft ein Arbeitsmittel defekt war.

Ebenso bleibt ersichtlich, wie aufwändig die Reparatur gewesen ist. Aktualisierungen werden den Beteiligten per E-Mail oder Push-Nachricht angezeigt. Ein Ticket-System sollte daher immer zum Funktionsumfang der Werkzeug-App gehören.

Der Anspruch an eine intelligente Werkzeuge App ist es, dass sie weiterentwickelt wird. Ein Ansatzpunkt ist es, manuelle Datenerhebungen überflüssig zu machen. Das Internet of Things (IoT) steht für die smarte Vernetzung von Gegenständen. Ziel ist es, dass diese selbständig miteinander agieren. In der Werkzeugverwaltung ist es noch ein weiter Weg bis zur Automatisierung.

Dennoch sind bereits erprobte Lösungen auf dem Markt erhältlich. Professionelle IoT-Sensoren lassen sich in die Werkzeug-App integrieren. Ein Beispiel hierfür ist etwa die Kooperation von Timly und adnexo. Die Sensoren von adnexo sind so gebaut, dass sie sich an vielen Maschinen nachrüsten lassen. So gibt es Ausführungen mit eigener Stromversorgung. Die genutzten Batterien halten durch einen extrem optimierten Energieverbrauch zum Teil jahrelang. Auch eine integrierte Netzwerkanbindung über spezielle IoT-SIM-Karten ist vorgesehen.

Einsetzen lassen sich die IoT-Sensoren beispielsweise in folgenden Bereichen:

• GPS-Tracking: Dies gewährleistet eine automatische Standortverfolgung. Ebenso ist ein Diebstahlschutz durch die Einrichtung von Geo-Fences möglich.
• Betriebsstundenerhebung: Durch Bewegungssensoren kann die Laufzeit von Maschinen getrackt werden. Diese ist oft an Wartungsintervalle geknüpft. Entsprechend wird die Einhaltung der Termine automatisch überwacht.
• Distanzsensoren: Hiermit können Füllstände erhoben und überwacht werden. Dies wird etwa mit Hinweisen bei Unterschreiten bestimmter Werte gekoppelt.
• Temperatur- und Feuchtigkeitsmessung: Auch hier lassen sich kritische Grenzwerte definieren. Werden sie erreicht, erhalten Verantwortliche eine Warnung.

Timly integriert auf solche Weise erhobene Informationen in seine Werkzeugverwaltung. Dadurch erfolgt eine praxistaugliche Einbettung der erhobenen Daten. Zudem bleibt es möglich, Werkzeuge und Maschinen nur selektiv mit IoT-Sensoren auszustatten.

Die intelligente Werkzeuge App fungiert als wichtiges Bindeglied zwischen den Arbeitsbereichen. Sie hält die notwendigen Informationen vor und vereinfacht die Kommunikation. Mitarbeiter bekommen einfachen Zugriff auf benötigte Daten. Dies erhöht die Arbeitsqualität. Zudem spart es Arbeitszeit ein, wenn Nachfragen entfallen. Von großer Bedeutung ist die richtige Infrastruktur. SaaS-Anwendungen haben im dynamischen Feld der Werkzeugverwaltung viele Vorteile. Es wird nur ein Smartphone mit Internetanbindung benötigt. So steht die vollständige Funktionalität an jedem Arbeitsort zur Verfügung.